T-Minus: تنظيم عملية الهجرة - اعتبارًا من، والفترة، والأرشيف
القاعدة 4 ونطاقات الترحيل الثلاثة، وما يتم تحميله في ترحيل الحالة الراهنة، ومستويات الترحيل الدوري الثلاثة، وكيفية الاختيار لكل كائن، وتسلسل التحميل.
القاعدة الرابعة: انقل الأرصدة التي يمكنك مراجعتها، وليس السجلات التي لا يمكنك مراجعتها. يُمنح كل عنصر ترحيل أحد ثلاثة نطاقات، يتم تحديدها أثناء عملية الاكتشاف، وتُسجل لكل عنصر، مع ذكر السبب، في ورقة نطاق الترحيل الخاصة بمجموعة الأدوات. ويؤثر هذا الاختيار على سجل العناصر، وخطة المحاكاة، وعبء عمل المطابقة.
| نِطَاق | ما هو | ما يحتويه |
|---|---|---|
| اعتبارًا من — الوضع الافتراضي | البيانات الرئيسية، والبنود المفتوحة، والأرصدة الافتتاحية في تاريخ الانتقال | العملاء، والموردون، والأصناف، والموظفون، والأصول؛ حسابات القبض/الدفع المفتوحة، والطلبات المفتوحة، والمخزون المتاح؛ ميزان المراجعة الافتتاحي. أسرع وأسهل عملية مطابقة. |
| نقطة — اختيارية | يضيف الأرصدة لفترة ما قبل الانتقال، على سبيل المثال، السنة المالية حتى تاريخه | صافي أرصدة دفتر الأستاذ العام الشهرية لكل حساب ووحدة قياس. يُمكّن من إعداد التقارير والمقارنات منذ بداية العام. تتم المطابقة شهريًا. يتم اختيارها حسب الحاجة، وليس بشكل افتراضي. |
| الأرشيف — لم يتم نقله مطلقًا | تبقى سجلات المعاملات العميقة في النظام القديم، وهي للقراءة فقط وقابلة للاستعلام. | يتم ضبط النظام القديم للقراءة فقط عند T-0؛ ويتم الاحتفاظ به لفترات التدقيق والفترات القانونية؛ ويتم استخراجه إلى مخزن البيانات إذا تم إيقاف النظام القديم. |
إن تتبع التاريخ هو سبب فشل التطبيقات. يبقى التاريخ العميق دائمًا في الأرشيف القديم للقراءة فقط - ولهذا السبب يجب أن يظل هذا الأرشيف قابلاً للاستعلام بعد T-0.
اعتبارًا من تاريخه بالتفصيل (الافتراضي المقترح)
| مجموعة الكائنات | ما تم تحميله | كما في | تم التوفيق ضد |
|---|---|---|---|
| بناء | الكيانات، مخطط الحسابات، الأبعاد، التقاويم | الإعدادات | الموافقة على عملية رسم الخرائط |
| البيانات الرئيسية | العملاء، والموردون، والسلع، والموظفون، والبنوك، وسجل الأصول الثابتة | تاريخ الانتقال | عدد السجلات، إجمالي تجزئة الحقول الرئيسية |
| الذمم المدينة المفتوحة | فواتير العملاء غير المدفوعة والائتمانات، مع تواريخ الاستحقاق | تاريخ الانتقال | تقادم حسابات القبض = حساب التحكم في دفتر الأستاذ العام |
| الذمم الدائنة المفتوحة | فواتير الموردين غير المدفوعة والائتمانات | تاريخ الانتقال | حساب تقادم حسابات الدفع = حساب مراقبة دفتر الأستاذ العام |
| الطلبات المفتوحة | أوامر البيع والشراء المفتوحة، والكميات المتبقية | تاريخ الانتقال | تقارير الطلبات المفتوحة |
| مخزون | الكمية والقيمة لكل صنف ولكل مستودع (الدفعة / الرقم التسلسلي عند استخدامه) | تاريخ الانتقال | تقييم المخزون = مخزون دفتر الأستاذ العام |
| الأصول الثابتة | التكلفة، الاستهلاك المتراكم، العمر المتبقي | تاريخ الانتقال | سجل الأصول = دفتر الأستاذ العام |
| الأرصدة الافتتاحية | ميزان المراجعة لكل حساب وكيان وبُعد | تاريخ الانتقال | بيانات قديمة سطرًا بسطر — فرق صفري |
| كشوف المرتبات منذ بداية العام | إجمالي الدخل والضرائب والاستقطاعات لكل موظف منذ بداية العام (إذا كان ذلك في منتصف العام) | تاريخ الانتقال | تقرير الرواتب القديمة حتى تاريخه |
اختر تاريخ الانتقال في نهاية فترة زمنية محددة - شهر أو ربع سنة - كلما أمكن ذلك. يقوم النظام القديم بإغلاق الفترة، ويكون ميزان التسوية الافتتاحي نهائيًا، وتبدأ فترة TRANXACT الأولى من جديد.
تفاصيل عملية نقل البيانات الدورية (الافتراضي المقترح)
| المستوى | ما هو | الوقت |
|---|---|---|
| P1 · الأرصدة الشهرية — موصى بها | صافي الحركة لكل حساب، وكيان، وبُعد شهريًا؛ قيد واحد لكل فترة، يُرحّل إلى الفترة المطابقة. مقارنة بين البيانات منذ بداية العام، والميزانية الفعلية مقابل الميزانية، والبيانات المقارنة مع العام السابق. تتم المطابقة شهريًا. | مطلوب تاريخ بدء التشغيل في منتصف العام، أو بيانات مقارنة من بداية العام حتى تاريخه، أو بيانات مقارنة. |
| P2 · ملخصات المجلات | ملخصات دورية حسب الحساب، ومركز التكلفة، والمشروع، ومجموعة العملاء. تحليل أكثر شمولاً، مع إمكانية التدقيق؛ المزيد من عمليات الربط والمزيد من البنود للمطابقة. | عندما تكون الأبعاد مهمة؛ السنة المالية الحالية فقط |
| P3 · المعاملات التفصيلية — استثناء فقط | إعادة تشغيل المستندات الفردية. نادراً ما تكون هناك حاجة لذلك، لأن الأرشيف القديم يجيب على أسئلة التصفح التفصيلي؛ ويخالف القاعدة 4 إذا تم استخدامه افتراضياً. | قرار من مالك برنامج العد التنازلي، مسجل في سجل اللياقة البدنية؛ عادةً ما يكون T-Plus |
مثال: بدء التشغيل في 1 أكتوبر، السنة المالية من 1 يناير. يقوم برنامج As-of بتحميل البنود المفتوحة وميزان المراجعة في 30 سبتمبر؛ ويضيف برنامج P1 تسعة قيود ميزان شهرية، من يناير إلى سبتمبر، بحيث تتم مقارنات السنة حتى تاريخه والسنة السابقة في برنامج TRANXACT.
تُضاعف بيانات الفترة من أعمال المطابقة: يجب ربط كل شهر مُرحّل بالبيانات القديمة. لذا، يُنصح بتقييدها بالسنة المالية الحالية، أو السنة المقارنة، وتفضيل الأرصدة الشهرية على المعاملات.
اختيار النطاق (الافتراضي المقترح)
| الموقف | نِطَاق | لماذا |
|---|---|---|
| يبدأ التشغيل مع بداية السنة المالية | اعتبارًا من | الأرصدة الافتتاحية هي أرصدة نهاية العام الماضي؛ لا حاجة لبيانات الفترة |
| يبدأ التشغيل في منتصف العام، ويلزم تقديم تقارير منذ بداية العام في برنامج TRANXACT | اعتبارًا من + P1 | تُظهر الأرصدة الشهرية مقارنة بين إجمالي الأرصدة منذ بداية العام والميزانية الفعلية. |
| تغطي الإقرارات القانونية أو الضريبية فترة الانتقال | اعتبارًا من + P1 (السنة الحالية) | يمكن استخراج الإقرارات من برنامج TRANXACT للفترة الكاملة |
| تطلب الإدارة بيانات مقارنة بالعام السابق | اعتبارًا من + P1 (السنة السابقة، سنوي أو شهري) | المقارنات بدون ترحيل المستندات |
| تحليل حسب مركز التكلفة / المشروع خلال عملية الانتقال | اعتبارًا من + P2 | التاريخ البُعدي، لا يزال قابلاً للتدقيق |
| يحتاج المدقق أو المستخدم إلى إمكانية استعراض تفاصيل المستند | اعتبارًا من + الأرشيف | يجيب الأرشيف القديم على هذا السؤال؛ لا حاجة إلى ترحيل. |
| كشوف المرتبات في منتصف العام | اعتبارًا من + كشوف المرتبات منذ بداية العام | تتطلب شهادات نهاية العام إجمالي السنة كاملة |
تسلسل تسجيل وتحميل الكائن (الافتراضي المقترح)
يتم ترتيب التحميل وفقًا للتبعيات، ولكل كائن مالك ونطاق ومطابقة:
- التكوين - الكيانات، مخطط الحسابات، الأبعاد، الضرائب، العملات.
- البيانات المرجعية الرئيسية - البنوك، شروط الدفع، قوائم الأسعار، المستودعات.
- الشركاء التجاريون - العملاء والموردون وجهات الاتصال.
- المنتجات والأشخاص - العناصر، وقوائم المواد، والموظفين.
- الأصول — سجل الأصول الثابتة.
- البنود المفتوحة — حسابات القبض والدفع المفتوحة.
- الطلبات المفتوحة - طلبات البيع والشراء.
- المخزون - الكميات والقيم.
- الأرصدة - رصيد الميزانية الافتتاحي، بالإضافة إلى أرصدة الفترة إذا تم اختيارها.
- كشوف المرتبات منذ بداية العام حتى تاريخه - إذا كان ذلك في منتصف العام.
يحتوي سجل كائنات الترحيل في مجموعة الأدوات على هذه القائمة مع عدد السجلات لكل محاكاة وقيمة دلتا مباشرة. لا يكون الكائن "جاهزًا" إلا عندما تكون قيمة دلتا الخاصة به صفرًا في محاكاتين متتاليتين.
القيم المحددة كقيم افتراضية مقترحة هي نقاط البداية الموصى بها في المنهجية. يجب تأكيد كل قيمة على حدة لكل مهمة؛ ويسري العقد ونموذج الطلب واتفاقية مستوى الخدمة.
خذ الدورة التدريبية حول هذا الموضوع، مع الرسوم التوضيحية والتحقق.