ಹಳೆಯ ಡೇಟಾವನ್ನು ಉಳಿಸುವುದು ಮತ್ತು ತೆಗೆದುಹಾಕುವುದು

ಧಾರಣ ನೀತಿಗಳು: ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ಡೇಟಾ ಹಳೆಯದಾದರೆ ಮತ್ತು ಮುಟ್ಟದೇ ಇದ್ದರೆ ಅದನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಿ ಅಥವಾ ಶುದ್ಧೀಕರಿಸಿ - ಯಾವುದನ್ನೂ ರವಾನಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಪೂರ್ವನಿಯೋಜಿತವಾಗಿ ಏನನ್ನೂ ಆನ್ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಯಾವುದೇ ಸ್ಥಳಾಂತರಗೊಳ್ಳುವ ಮೊದಲು ಪೂರ್ವವೀಕ್ಷಣೆ.

ದಾಖಲೆಗಳು ಶಾಶ್ವತವಾಗಿ ಬೆಳೆಯುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಮುಚ್ಚಿದ ದಾಖಲೆಗಳು ರಾಶಿಯಾಗುತ್ತವೆ. ವೇದಿಕೆ → ಡೇಟಾ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳು → ಡೇಟಾ ಧಾರಣ ಎಂದರೆ ಕಂಪನಿಯು ಡೇಟಾ ಹಳೆಯದಾದಾಗ ಮತ್ತು ಯಾರೂ ಅದನ್ನು ಬಳಸದಿದ್ದರೆ ಏನಾಗುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ: ಲೈವ್ ಟೇಬಲ್‌ಗಳಿಂದ ಅದನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಿ ಅಥವಾ ಅದನ್ನು ಶುದ್ಧೀಕರಿಸಿ.

ನೀತಿ ಏನು ಹೇಳುತ್ತದೆ

"ಬದಲಾವಣೆ" ಎಂಬುದನ್ನು ದಾಖಲೆಯ ಸ್ವಂತ ದಿನಾಂಕಗಳಿಂದ ಮತ್ತು ಆಡಿಟ್ ಟ್ರಯಲ್‌ನಿಂದ ಓದಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕಳೆದ ತಿಂಗಳು ಯಾರೋ ಸರಿಪಡಿಸಿದ ಐದು ವರ್ಷಗಳ ಹಳೆಯ ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್ ಅನ್ನು ಮುಟ್ಟಲಾಗಿದೆ, ಅದರ ಸ್ವಂತ ದಿನಾಂಕಗಳು ಹಾಗೆ ಹೇಳದಿದ್ದರೂ ಸಹ.

ಏನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಬಹುದು?

• ಲಾಗ್‌ಗಳು: ಆಡಿಟ್ ಲಾಗ್, ಸಿಂಗಲ್ ಸೈನ್-ಆನ್ ಪ್ರಯತ್ನಗಳು, ಕೊನೆಗೊಂಡ ಸೈನ್-ಇನ್ ಸೆಷನ್‌ಗಳು, API ಸ್ಟುಡಿಯೋ ಕರೆ ಲಾಗ್, ವೆಬ್‌ಹುಕ್ ವಿತರಣೆಗಳು, ಇಮೇಲ್ ಔಟ್‌ಬಾಕ್ಸ್, ಏಕೀಕರಣ ಈವೆಂಟ್‌ಗಳು, ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ, ಪೈಪ್‌ಲೈನ್ ಮತ್ತು ಬ್ಯಾಚ್ ಕೆಲಸದ ರನ್‌ಗಳು, ವಿಶ್ಲೇಷಣಾ ಪ್ರಶ್ನೆ ರನ್‌ಗಳು, ವರದಿ ರನ್‌ಗಳು, ಮುದ್ರಿತ ಫಾರ್ಮ್ ರನ್‌ಗಳು, ASK ಪ್ರಶ್ನೆ ಲಾಗ್, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಗಣಿಗಾರಿಕೆ ರನ್‌ಗಳು, ಮುಗಿದ ಗಮನ ವಸ್ತುಗಳು, AI ಏಜೆಂಟ್ ರನ್‌ಗಳು, IoT ಸಿಗ್ನಲ್‌ಗಳು, ರೋಗಿಯ ದಾಖಲೆ ಪ್ರವೇಶ ಲಾಗ್ ಮತ್ತು ವಲಸೆ ಕಾಕ್‌ಪಿಟ್‌ನಿಂದ ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಲಾದ ಪರಂಪರೆ ಇತಿಹಾಸ.
• ಮುಚ್ಚಿದ ವ್ಯವಹಾರ ದಾಖಲೆಗಳು: ಮುಚ್ಚಿದ ಬೆಂಬಲ ಟಿಕೆಟ್‌ಗಳು, ಮುಗಿದ CRM ಚಟುವಟಿಕೆಗಳು, ಅವಧಿ ಮುಗಿದ, ತಿರಸ್ಕರಿಸಿದ ಅಥವಾ ಪರಿವರ್ತಿಸಲಾದ ಉಲ್ಲೇಖಗಳು, ಮುಚ್ಚಿದ ಅಥವಾ ರದ್ದುಗೊಳಿಸಿದ ಮಾರಾಟ ಮತ್ತು ಖರೀದಿ ಆದೇಶಗಳು ಮತ್ತು ಪಾವತಿಸಿದ ಅಥವಾ ನಿರರ್ಥಕ ಗ್ರಾಹಕ ಮತ್ತು ಪೂರೈಕೆದಾರ ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್‌ಗಳು.

ಏನು ಇಡಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಯೊಂದಿಗೆ ಏನು ಹೋಗುತ್ತದೆ

• ಬೇರೆ ಯಾವುದೋ ಒಂದು ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಇನ್ನೂ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಕಾರಣದೊಂದಿಗೆ ಲೆಕ್ಕಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್ ಇನ್ನೂ ಸೂಚಿಸುವ ಮುಚ್ಚಿದ ಖರೀದಿ ಆದೇಶವು ಅದು ಇರುವ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿಯೇ ಇರುತ್ತದೆ.
• ದಾಖಲೆಗೆ ಸೇರಿದ ಸಾಲುಗಳು ಅದರೊಂದಿಗೆ ಹೋಗುತ್ತವೆ: ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್‌ನ ಸಾಲುಗಳು, ಟಿಕೆಟ್‌ನ ಸಂದೇಶಗಳು. ಅವುಗಳನ್ನು ಅದರೊಂದಿಗೆ ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅದರೊಂದಿಗೆ ಮರುಸ್ಥಾಪಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ದಾಖಲೆ ಎಂದಿಗೂ ಅರ್ಧದಷ್ಟು ಇರುವುದಿಲ್ಲ.

ಪೂರ್ವವೀಕ್ಷಣೆ, ಈಗಲೇ ರನ್ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ

1. ನೀತಿಯನ್ನು ರಚಿಸಿ. ಅದನ್ನು ಸ್ವಿಚ್ ಆಫ್ ಮಾಡಿ ಉಳಿಸಲಾಗಿದೆ.
2. ಪೂರ್ವವೀಕ್ಷಣೆ ಒತ್ತಿರಿ. ಇದು ರನ್ ಏನನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಅಥವಾ ಶುದ್ಧೀಕರಿಸುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಅದು ಏನನ್ನು ಮತ್ತು ಏಕೆ ಇರಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಎಣಿಕೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಏನನ್ನೂ ಬದಲಾಯಿಸುವುದಿಲ್ಲ.
3. ಪೂರ್ವವೀಕ್ಷಣೆಯಲ್ಲಿ ನೀವು ಹೇಳಿದ್ದನ್ನೇ ಹೇಳಿದಾಗ ಪಾಲಿಸಿಯನ್ನು ಆನ್ ಮಾಡಿ. ಹಿನ್ನೆಲೆ ಕೆಲಸವು ಪ್ರತಿ 15 ನಿಮಿಷಗಳಿಗೊಮ್ಮೆ ಬಾಕಿ ಇರುವ ಪಾಲಿಸಿಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಂದೂ ಅದರ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.
4. ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ ಏನು ಹೇಳಿದರೂ ರನ್ ಈಗ ಅದನ್ನು ಒಮ್ಮೆಗೇ ರನ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ.

ಕೈಯಿಂದ ಅಥವಾ ಪೂರ್ವವೀಕ್ಷಣೆಯಿಂದ ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಓಟವು ಧಾರಣ ರನ್‌ಗಳಲ್ಲಿದೆ: ಅದು ಏನನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದೆ, ಏನನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಿದೆ ಅಥವಾ ಶುದ್ಧೀಕರಿಸಿದೆ, ಏನನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಂಡಿದೆ ಮತ್ತು ಯಾರು ಅದನ್ನು ನಡೆಸಿದೆ.

ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಿ, ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಹಿಂದಕ್ಕೆ ಇರಿಸಿ

ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಿದ ದಾಖಲೆಗಳು ಆರ್ಕೈವ್ ರನ್‌ಗಳು ಏನನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡಿವೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಪ್ರತಿಯೊಂದೂ ಅದರೊಂದಿಗೆ ಹೋದ ಸಾಲುಗಳೊಂದಿಗೆ. ಮರುಸ್ಥಾಪನೆಯು ದಾಖಲೆ ಮತ್ತು ಅದರ ಸಾಲುಗಳನ್ನು ಅವು ಇದ್ದಂತೆಯೇ ಇರಿಸುತ್ತದೆ. ದಾಖಲೆಯು ಉಲ್ಲೇಖಿಸುವ ಏನಾದರೂ ನಂತರ ಹೋಗಿದ್ದರೆ - ಅದರ ಗ್ರಾಹಕರು ಅಳಿಸಿದ್ದಾರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ - ಏನನ್ನೂ ಸೂಚಿಸದ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಮರಳಿ ತರುವ ಬದಲು ಮರುಸ್ಥಾಪನೆಯನ್ನು ಒಟ್ಟಾರೆಯಾಗಿ ನಿರಾಕರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಯಾರು ಏನು ಮಾಡಬಹುದು?

ಶುದ್ಧೀಕರಣವು ಬದಲಾವಣೆಗಿಂತ ಅಳಿಸುವಿಕೆಗೆ ಅಗತ್ಯವಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ಹಾಗೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಒಂದೇ ಬಾರಿಗೆ ಒಂದು ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್ ಅನ್ನು ಅಳಿಸದ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸಂಪಾದಿಸುವ ಮೂಲಕ ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಹತ್ತು ಸಾವಿರವನ್ನು ಅಳಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗಬಾರದು.

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.