সৌদি ই-ইনভয়েসিং: ZATCA প্রথম পর্যায়

গ্রাহকের চালান, ক্রেডিট নোট এবং ডেবিট নোট আরবি ও ইংরেজিতে কিউআর কোডসহ ইস্যু করা হয়, যা একটি অবিচ্ছিন্ন সিরিজ থেকে নম্বরযুক্ত এবং একবার ইস্যু করার পর স্থির হয়ে যায় — স্ট্যান্ডার্ড বা সরলীকৃত, ট্যাক্স কোড, ক্রেতার সিআর নম্বর এবং জাতীয় ঠিকানা থেকে ভ্যাটের বিভিন্ন শ্রেণিবিভাগ, এবং পরিবর্তনের আগে পোস্ট করা চালানগুলোও এর অন্তর্ভুক্ত।

ZATCA ফেজ ১, অর্থাৎ জেনারেশন ফেজ, একজন সৌদি ভ্যাট-নিবন্ধিত বিক্রেতার কাছে তিনটি জিনিস চায়: প্রতিটি ট্যাক্স ইনভয়েস এবং নোটে আরবিতে নির্দিষ্ট বিষয়বস্তু থাকবে, এতে একটি কিউআর কোড থাকবে যা ফোন থেকে পড়া যায়, এবং ইস্যু করার পরে কোনো কিছুই পরিবর্তন করা হবে না — কোনো ভুল হলে তা একটি ক্রেডিট বা ডেবিট নোটের মাধ্যমে সংশোধন করা হবে। কোম্পানিটি এটি চালু করার পর TRANXACT এই তিনটি কাজই করে, এবং যে কোম্পানি এটি চালু করেনি, তাদের ক্ষেত্রেও এর থেকে ভিন্ন কিছু হয় না।

এটি চালু করা হচ্ছে

অ্যাকাউন্টিং → ট্যাক্স → ট্যাক্স জুরিসডিকশনস-এ গিয়ে কোম্পানির ট্যাক্স জুরিসডিকশন খুলুন। যখন এর দেশ SA হবে, তখন আরও দুটি ফিল্ড দেখা যাবে: নাম (আরবি) এবং ই-ইনভয়েসিং ব্যবস্থা। ব্যবস্থাটি ZATCA ফেজ 1 (জেনারেটর)-এ সেট করুন এবং সেভ করুন।

যতক্ষণ না কোম্পানি প্রকৃতপক্ষে এর অধীনে ইস্যু করতে পারে, ততক্ষণ পর্যন্ত প্রতিটি অনুপস্থিত আইটেম একবারে তালিকাভুক্ত করে সেভটি প্রত্যাখ্যান করা হয়:

• এখতিয়ারভুক্ত এলাকায় নিবন্ধিত হিসেবে টিক দেওয়া আছে।
• নিবন্ধন নম্বরটি হলো সৌদি ভ্যাট নম্বর: পনেরো অঙ্কের, যা ৩ দিয়ে শুরু ও শেষ হয়।
• লেটারহেডে কোম্পানির আইনি নাম আরবিতে এবং ঠিকানা আরবিতে লেখা থাকে। প্ল্যাটফর্ম → মুদ্রিত ফর্ম → লেটারহেড সম্পাদনা-এর অধীনে এটি সম্পাদনা করুন; একটি সৌদি কোম্পানির জন্য লেটারহেডে বিল্ডিং নম্বর, জেলা এবং জাতীয় ঠিকানার অতিরিক্ত নম্বরও চাওয়া হয়।

একবার চালু হয়ে গেলে:

• গ্রাহকের ইনভয়েস, ক্রেডিট নোট এবং ডেবিট নোটের নম্বর রেঞ্জগুলো (ARINV, ARCREDIT, ARDEBIT) সিস্টেম দ্বারা নম্বরযুক্ত করা হয়, যা কখনও রিসেট হয় না এবং কেবল সামনের দিকেই এগোয়। ডাটাবেস নিজে এমন কোনো পরিবর্তন প্রত্যাখ্যান করে, যার ফলে কোনো নম্বর পেছনে চলে যায় বা পুনরায় ব্যবহৃত হয়।
• দ্বিভাষিক ফর্ম ZATCA-A4 (ইনভয়েস) এবং ZATCA-A4-MEMO (ক্রেডিট ও ডেবিট নোট) কোম্পানির ডিফল্ট মুদ্রিত ফর্ম হয়ে যায়।
• পরিবর্তনের আগে কোম্পানি কর্তৃক পোস্ট করা প্রতিটি চালান এবং নোট ঘটনার পরে জারি করা হয় — নিচে ‘পরিবর্তনের আগে পোস্ট করা চালান’ দেখুন।

চালান তৈরি করা

অ্যাকাউন্টিং → পেয়েবলস অ্যান্ড রিসিভেবলস → এআর ইনভয়েসেস-এ নতুন ইনভয়েস রয়েছে। এখানে গ্রাহক, ইনভয়েস এবং পরিশোধের তারিখ, মুদ্রা (কোম্পানির নিজস্ব মুদ্রার জন্য খালি থাকে), ইনভয়েসের ধরন, সরবরাহের তারিখ এবং একটি নির্দিষ্ট সময় ধরে সরবরাহের ক্ষেত্রে তার শেষ তারিখ ও লাইনগুলো জানতে চাওয়া হয়।

পোস্ট না করা পর্যন্ত চালানটি DRAFT- দিয়ে শুরু হওয়া একটি অস্থায়ী নম্বরসহ একটি ড্রাফট হিসেবে থাকে। যেকোনো ড্রাফটের মতোই এটি সংশোধন ও বাতিল করা যায়। এটি ইস্যু করার পরেই এর আসল নম্বরটি পায়, তাই একটি বাতিল ড্রাফট সিরিজে কখনো কোনো শূন্যস্থান তৈরি করে না।

প্রমিত বা সরলীকৃত, এবং এটি পরিবর্তন করা

একটি ট্যাক্স ইনভয়েসে (বি২বি, “স্ট্যান্ডার্ড”) ক্রেতার নাম, ঠিকানা এবং ভ্যাট নম্বর উল্লেখ থাকে; একটি সরলীকৃত ট্যাক্স ইনভয়েসে (বি২সি) তা থাকে না এবং আইন অনুযায়ী এর ক্রেতার স্থানটি খালি রাখা হয়। ইনভয়েসটি তৈরি করার সময় এর ধরন নির্ধারণ করা হয়: আপনি যা বেছে নেবেন, অথবা, স্থানটি খালি রাখলে, নথিভুক্ত ভ্যাট নম্বরসহ ক্রেতার জন্য একটি ট্যাক্স ইনভয়েস এবং নম্বরবিহীন ক্রেতার জন্য একটি সরলীকৃত ইনভয়েস তৈরি হবে।

ইনভয়েসটি খসড়া থাকা অবস্থায়, এআর ইনভয়েসেস-এর ‘চেঞ্জ ইনভয়েস টাইপ’ বিকল্পটি ব্যবহার করে এর ধরন পরিবর্তন করা হয়। এই পরিবর্তনটি নথিভুক্ত করা হয়: ‘টাইপ চেঞ্জড’ কলামে দেখা যায় কখন এটি করা হয়েছে, রেকর্ডে থাকে কে এটি করেছে, এবং অডিট ট্রেইলে উভয়ই থাকে। ইনভয়েসটি ইস্যু হয়ে গেলে এর ধরন অন্য সবকিছুর সাথে স্থির হয়ে যায়।

ট্যাক্স কোডগুলো ZATCA ক্যাটাগরি বহন করে।

অ্যাকাউন্টিং → ট্যাক্স → ট্যাক্স কোড-এ ZATCA-এর জন্য তিনটি ফিল্ড রয়েছে, যা তালিকায় ZATCA কলাম হিসাবে দেখানো হয়:

বিদ্যমান ভ্যাট কোডগুলো তাদের প্রয়োগবিধি অনুসারে পূরণ করা হয়েছে: স্ট্যান্ডার্ড, রিডিউসড, মার্জিন স্কিম এবং ডিমড কোডগুলো হলো S; জিরো রেটেড হলো Z; এক্সেম্পট হলো E; আউট অফ স্কোপ এবং রিভার্স চার্জ হলো O। আউট-অফ-স্কোপ কোডগুলোকে VATEX-SA-OOS দেওয়া হয়েছে, এবং রপ্তানি হিসাবে চিহ্নিত জিরো-রেটেড কোডগুলোকে রপ্তানির কারণ দেওয়া হয়েছে। অন্য সব জিরো-রেটেড বা এক্সেম্পট কোড ইচ্ছাকৃতভাবে কোনো কারণ ছাড়াই রাখা হয়েছে — ZATCA-এর কোন কারণটি প্রযোজ্য হবে, তা আপনাকেই বলতে হবে — এবং যতক্ষণ না তা বলা হচ্ছে, পোস্ট প্রতিটি লাইনের নাম উল্লেখ করে।

ক্রেতার বিবরণ

সৌদি আরবের একটি ট্যাক্স ইনভয়েসে ক্রেতার নাম সেভাবেই উল্লেখ করা থাকে, যেভাবে বাণিজ্যিক রেজিস্ট্রি তাদের চেনে। যে গ্রাহকের দেশ সৌদি আরব (CRM → Accounts & Contacts → Accounts), তার ক্ষেত্রে ফর্মটিতে যোগ করা হয়:

• আরবিতে নাম।
• বাণিজ্যিক নিবন্ধন (CR) নং।
• জাতীয় ঠিকানার অংশগুলো হলো: বিল্ডিং নম্বর, জেলা এবং চার-অঙ্কের অতিরিক্ত নম্বর। অ্যাড্রেস বুক (প্ল্যাটফর্ম → ক্লাসিফিকেশন → অ্যাড্রেস বুক) একটি সৌদি ঠিকানার জন্যও এই একই তিনটি তথ্য চেয়ে থাকে।

এই ব্যবস্থা অনুযায়ী, গ্রাহকের সাইট বা আর্থিক বিবরণী সংরক্ষণ করার সময় তার ভ্যাট নম্বর যাচাই করা হয়: এটি পনেরো অঙ্কের একটি নম্বর, যা ৩ দিয়ে শুরু ও শেষ হয়। ভুল নম্বর থাকলে, ইস্যু করার মুহূর্তে নয়, বরং সেখানেই তা প্রত্যাখ্যান করা হয়।

পোস্টটি একটি সমস্যা।

ZATCA-এর অধীনে একটি ইনভয়েস পোস্ট করলে তা ইস্যু করা হয়। সবকিছু একসাথে যাচাই করা হয়, এবং কোনো কিছু বাদ পড়লে তা এক এক করে না দেখিয়ে একটি মেসেজেই তালিকাভুক্ত করা হয়:

• বিক্রেতার আরবি নাম, আরবি ঠিকানা এবং ভ্যাট নম্বর;
• প্রতিটি লাইনে একটি ভ্যাট বিভাগ, এবং প্রতিটি Z, E ও O লাইনে একটি কারণ;
• ট্যাক্স ইনভয়েসে (বি২বি), ক্রেতার নাম, ঠিকানা এবং ভ্যাট নম্বর;
• ক্রেডিট বা ডেবিট নোটের ক্ষেত্রে, মূল ইনভয়েস এবং কারণ।

তারপর, এক ধাপে: সিরিজের পরবর্তী নম্বরটি নেওয়া হয়; সার্ভারের ঘড়ি থেকে ইস্যুর সময়টি স্ট্যাম্প করা হয় (রিয়াদের সময় অনুযায়ী মুদ্রিত); বিক্রেতা ও ক্রেতার বিবরণ ইনভয়েসে কপি করা হয়, যাতে পরবর্তীতে ঠিকানা পরিবর্তন হলেও ইস্যু করা ইনভয়েসটি পরিবর্তিত না হয়; ইনভয়েসটি অন্য মুদ্রায় হলে ভ্যাটও সৌদি রিয়াল (SAR)-এ দেখানো হয়; এবং কিউআর কোডটি তৈরি করা হয়।

কিউআর কোডটি হলো সেই কোড যা ZATCA প্রথম পর্যায়ের জন্য নির্দিষ্ট করে দেয়: পাঁচটি ট্যাগ, যা Base64 TLV (ট্যাগ, দৈর্ঘ্য, মান) হিসেবে একত্রে এনকোড করা থাকে। ZATCA-এর নিজস্ব অ্যাপ এটি পড়তে পারে।

ক্রেডিট এবং ডেবিট নোট

ZATCA-এর অধীনে AR ক্রেডিট/ডেবিট মেমোতে অবশ্যই সংশোধিত ইস্যুকৃত ইনভয়েসটির নাম এবং কারণ উল্লেখ করতে হবে। নোটটি তৈরি করার মুহূর্ত থেকেই কারণটি আবশ্যক, শুধু ইস্যু করার সময় নয়: কারণ ছাড়া কোনো নোট সংরক্ষণের সময় প্রত্যাখ্যান করা হয়। একটি ক্রেডিট নোট ইনভয়েসের মূল্য শূন্যের নিচে নামিয়ে আনতে পারে না: একটি ইনভয়েসের বিপরীতে সমস্ত ক্রেডিট নোট একত্রে ইনভয়েস এবং তার ডেবিট নোটের মোট মূল্যকে অতিক্রম করতে পারবে না। একটি নোট ইনভয়েসের মতোই ডাকযোগে ইস্যু করা হয়, যার নিজস্ব সিরিজ থেকে নিজস্ব নম্বর এবং নিজস্ব QR কোড থাকে।

ক্রেডিট নোট হলো গ্রাহকের কাছে পাওনা অর্থ, যা গ্রাহক পরিশোধ করেন না। এটি যে ইনভয়েসে ক্রেডিট করা হয়, তার পরিমাণ কমিয়ে দেয়, অথবা গ্রাহককে রিফান্ড হিসেবে ফেরত দেওয়া হয়; এর বিপরীতে কখনো অর্থ গ্রহণ করা হয় না। সুতরাং, শুধু ZATCA-এর অধীনেই নয়, প্রতিটি কোম্পানির জন্যই:

• ক্রেডিট নোটের ক্ষেত্রে রসিদ প্রয়োগের সুবিধা দেওয়া হয় না এবং সার্ভার এর বিপরীতে রসিদ দিতে অস্বীকার করে।
• একটি ক্রেডিট নোটকে কখনোই বকেয়া হিসেবে দেখানো হয় না: এআর (AR) তালিকাটি ক্রেডিট নোটগুলোকে নিজস্ব একটি ক্রেডিট ব্যান্ডে রাখে, যেখানে কোনো বিলম্বিত দিন উল্লেখ থাকে না।
• এই ব্যবস্থা অনুযায়ী, যে চালান এখনও ইস্যু করা হয়নি, তার বিপরীতেও রসিদ দিতে অস্বীকার করা হয়।

পরিবর্তনের আগে পোস্ট করা চালান (ব্যাক-ফিল)

যে কোম্পানির আগে থেকেই একটি লেজার ছিল, তারা যখন ZATCA চালু করে, তখন তাদের এমন কিছু ইনভয়েস এবং নোট ছিল যা পোস্ট করা হলেও কখনও ইস্যু করা হয়নি। এখন এটি চালু করলে, ইস্যু হওয়ার পরে সেগুলি ইস্যু করা হয়, এবং যা কিছু অবশিষ্ট থাকে তার জন্য সিস্টেমের প্রতিটি স্টার্টআপে একই ঘটনা ঘটে। পোস্ট করা, আংশিক পরিশোধিত, পরিশোধিত বা রিভার্স করা প্রতিটি ইনভয়েস, ক্রেডিট নোট এবং ডেবিট নোটকে নিম্নরূপে দেওয়া হয়:

• ইস্যুর সময়: রিয়াদ সময় দুপুর ১২টায় এর পোস্টিং তারিখ (অথবা জার্নাল না থাকলে এর ইনভয়েস তারিখ), যাতে কিউআর-এর সময়টি কাগজে উল্লিখিত তারিখেই পড়ে।
• চালানের একটি ধরণ: যা প্রদান করা হয়েছিল, অথবা ক্রেতার কাছে ভ্যাট নম্বর থাকলে বা তিনি কোনো সরকারি সংস্থা হলে একটি কর চালান, এবং অন্যথায় সরলীকৃত। এর চালানের সাথে একটি টীকা থাকে।
• প্রতিটি লাইনের জন্য একটি ভ্যাট ক্যাটাগরি এবং হার: লাইনটির ট্যাক্স কোড থাকলে তা থেকে, অন্যথায় যে ট্যাক্সের সাথে এটি পোস্ট করা হয়েছিল তা থেকে — ট্যাক্সযুক্ত লাইনগুলো হলো S; রাজ্যের বাইরের ক্রেতার (রপ্তানি) জন্য একটি আনট্যাক্সড লাইন হলো Z এবং রাজ্যের ভেতরের ক্রেতার জন্য O, সাথে কারণ হিসেবে উল্লেখ থাকে যে এটিকে ০% পোস্টিং থেকে ক্যাটাগরিভুক্ত করা হয়েছে।
• বর্তমানে নথিভুক্ত বিক্রেতা ও ক্রেতার তথ্য, SAR-এ ভ্যাট, একটি UUID এবং QR কোড, যা পোস্ট করার সময়কার মোট পরিমাণ থেকে তৈরি করা হয়েছে।

পোস্ট করা কোনো কিছুই স্থানান্তরিত হয় না: মোট পরিমাণ, সংখ্যা, তারিখ বা জার্নাল—কোনোটাই নয়। এআর ইনভয়েস তালিকা এগুলিকে 'ব্যাক-ফিল্ড' হিসেবে চিহ্নিত করে, কারণ এগুলি তৈরি করার সময় যাচাই করা হয়নি এবং এগুলির ইস্যু করার সময়টি একটি পোস্টিং তারিখ, কোনো ঘড়ির কাঁটার রিডিং নয়।

মুদ্রিত চালান

• পাশাপাশি আরবি ও ইংরেজি, এবং উপরে ডানদিকে কিউআর কোডটি রয়েছে।
• সরলীকৃত ইনভয়েসে বিক্রেতার আরবি নাম, ঠিকানা ও ভ্যাট নম্বর সম্বলিত অংশটি এবং ক্রেতার অংশটি বাদ দেওয়া হয়।
• ভ্যাট ক্যাটাগরি কলাম সহ প্রতি লাইনের ভ্যাট, আলাদা সেলে আরবি মোট পরিমাণ সহ ক্যাটাগরি অনুযায়ী ভ্যাটের সারাংশ, হাজার বিভাজক সহ কথায় ভ্যাটের সারাংশ, প্রতিটি Z, E বা O লাইনের জন্য ছাড়ের কারণ, এবং SAR-এ ভ্যাট।
• একটি নোটের শিরোনামে বলা থাকে এটি কোন ধরনের চালানের অন্তর্গত; নোটের সাথে মূল চালান এবং তার কারণ সংযুক্ত থাকে।
• ইস্যুর সময়, রিয়াদের সময় অনুযায়ী।

একটি সঠিক ইনভয়েস কোনো সতর্কতা ছাড়াই প্রিন্ট হয়। যে ফিল্ডগুলো ইচ্ছাকৃতভাবে খালি রাখা হয় — যেমন একটি সরলীকৃত ইনভয়েসের ক্রেতা ব্লক, ইনভয়েসের নোট ফিল্ড, একটি ড্রাফটের কিউআর (QR), ইতিমধ্যে এসএআর (SAR)-এ থাকা ইনভয়েসের এসএআর লাইন, এবং ছাড়ের তালিকা (যখন কোনো ছাড় থাকে না) — সেগুলো আর খালি-ফিল্ড সতর্কতা দেখায় না।

প্রথম পর্যায় যা করে না

দ্বিতীয় পর্যায় — অর্থাৎ এক্সএমএল ইনভয়েস, ক্রিপ্টোগ্রাফিক স্ট্যাম্প, হ্যাশ চেইন এবং ZATCA-এর প্ল্যাটফর্ম (ফাতুরা)-এর মাধ্যমে ছাড়পত্র বা রিপোর্টিং — এর অংশ নয়। দ্বিতীয় পর্যায়ের জন্য প্রয়োজনীয় ফিল্ডগুলো সংরক্ষিত থাকে: প্রতিটি ইনভয়েসকে তার নির্দিষ্ট UUID দেওয়া হয়, ফলে দ্বিতীয় পর্যায় যে পরিচয় দিয়ে রিপোর্ট করবে, তা ইনভয়েসটির কাছে আগে থেকেই থাকে; এবং ইনভয়েস হ্যাশ, পূর্ববর্তী ইনভয়েসের হ্যাশ ও কাউন্টারটি দ্বিতীয় পর্যায় পূরণ না করা পর্যন্ত খালি রাখা হয়।

আইন যতক্ষণ চায় ততক্ষণ রাখা হয়

ZATCA-এর অধীনে ইস্যু করা ইনভয়েস ও নোট, সেগুলো যতবার প্রিন্ট করা হয়েছে তার রেকর্ড এবং কোম্পানির অডিট লগ—কোনো ডেটা রিটেনশন পলিসিতে যা-ই বলা থাকুক না কেন, তা কখনোই আর্কাইভ বা মুছে ফেলা হয় না। পুরোনো ডেটা সংরক্ষণ ও অপসারণ দেখুন।