T-Minus: preparando a migração — situação atual, período e arquivo
Regra 4 e os três escopos de migração, o que uma migração "a partir de" carrega, os três níveis de migração de período, como escolher por objeto e a sequência de carregamento.
Regra 4: migre saldos que você pode auditar, não o histórico que você não pode. Cada objeto de migração recebe um de três escopos, definidos durante a fase de Descoberta e registrados por objeto, com a respectiva justificativa, na planilha de Escopo de Migração do Toolkit. A escolha direciona o registro de objetos, o plano simulado e a carga de trabalho de reconciliação.
| Escopo | O que é isso? | O que contém |
|---|---|---|
| A partir de — o padrão | Dados mestres, itens em aberto e saldos iniciais na data de transição | Clientes, fornecedores, itens, funcionários, ativos; contas a receber/pagar em aberto, pedidos em aberto, estoque disponível; balancete inicial. Mais rápido e totalmente conciliável. |
| Ponto final — opcional | Adiciona os saldos de um período anterior à transição, por exemplo, o ano fiscal até a data atual. | Saldos contábeis líquidos mensais por conta e dimensão. Permite relatórios e comparações acumulados no ano. Conciliação mensal. Selecionado conforme a necessidade, nunca por padrão. |
| Arquivo — nunca migrado | O histórico transacional completo permanece no sistema legado, em modo somente leitura e consultável. | O conjunto de dados legados torna-se somente leitura em T-0; é mantido para fins de auditoria e períodos legais; e é extraído para um repositório de dados caso o conjunto legado seja desativado. |
Perseguir o histórico é o que leva ao fracasso das implementações. O histórico profundo sempre permanece no arquivo legado somente leitura — e é por isso que esse arquivo deve permanecer consultável após T-0.
Em detalhes (padrão proposto)
| Grupo de objetos | O que está carregado | Como em | Reconciliado contra |
|---|---|---|---|
| Estrutura | Entidades, plano de contas, dimensões, calendários | Configuração | Aprovação do mapeamento |
| Dados mestres | Clientes, fornecedores, itens, funcionários, bancos, registro de ativos fixos | Data de transição | Contagens de registros, totais de hash de campos-chave |
| Contas a receber em aberto | Faturas e créditos de clientes não pagos, com datas de vencimento. | Data de transição | Antiguidade de contas a receber = conta de controle do razão geral |
| Contas a pagar em aberto | Faturas e créditos de fornecedores não pagos | Data de transição | Antiguidade de contas a pagar = conta de controle do razão geral |
| Pedidos em aberto | Pedidos de venda e compra em aberto, quantidades restantes | Data de transição | Relatórios de pedidos abertos |
| Estoque | Quantidade e valor por item e armazém (lote/número de série, quando aplicável) | Data de transição | Avaliação de estoque = Inventário contábil |
| Ativos fixos | Custo, depreciação acumulada, vida útil restante | Data de transição | Registro de ativos = Razão Geral |
| Saldos iniciais | Balancete de verificação por conta, entidade e dimensão. | Data de transição | Linha por linha do TB legado — delta zero |
| Folha de pagamento acumulada no ano | Salário bruto, impostos e deduções acumulados no ano por funcionário (se o cálculo for feito no meio do ano). | Data de transição | Relatório de folha de pagamento legado acumulado no ano |
Escolha a data de transição no final de um período — mês ou trimestre — sempre que possível. O sistema Legacy fecha o período, o balancete de lançamento é finalizado e o primeiro período do TRANXACT começa do zero.
Migração de período em detalhes (padrão proposto)
| Nível | O que é isso? | Quando |
|---|---|---|
| P1 · Saldos mensais — recomendado | Movimentação líquida por conta, entidade e dimensão por mês; um lançamento contábil por período, contabilizado no período correspondente. Análise comparativa entre o acumulado do ano, o orçamento e o realizado, além de comparações com o ano anterior. Conciliação mensal. | Entrada em operação no meio do ano, dados acumulados no ano ou comparativos necessários. |
| P2 · Resumos de periódicos | Resumos periódicos por conta, centro de custos, projeto e grupo de clientes. Análise mais completa, porém ainda auditável; mais mapeamento e mais linhas para conciliar. | Quando as dimensões importam; somente para o ano fiscal atual |
| P3 · Transações detalhadas — apenas como exceção | Reprodução de documentos individuais. Raramente necessário, já que o arquivo legado responde com detalhamento; viola a regra 4 se usado por padrão. | Decisão do proprietário do Countdown, registrada no Fit Ledger; geralmente T-Plus. |
Exemplo: entrada em operação em 1 de outubro, ano fiscal a partir de 1 de janeiro. A operação "A partir de" carrega os itens em aberto e o balancete de verificação de 30 de setembro; a transação P1 adiciona nove lançamentos contábeis mensais de saldo, de janeiro a setembro, de modo que as comparações acumuladas no ano e com o ano anterior sejam executadas no TRANXACT.
Os dados periódicos multiplicam o trabalho de conciliação: cada mês migrado deve ser vinculado ao sistema legado. Limite-se ao ano fiscal atual ou ao ano comparativo e dê preferência aos saldos mensais em vez das transações.
Selecionando o escopo (padrão proposto)
| Situação | Escopo | Por que |
|---|---|---|
| Entrada em operação no início do ano fiscal | A partir de | Os saldos iniciais correspondem ao saldo final do ano anterior; não são necessários dados do período. |
| Entrada em operação no meio do ano, com necessidade de relatórios acumulados do ano no TRANXACT. | A partir de + P1 | Os saldos mensais mostram o acumulado do ano e o orçamento versus o realizado. |
| As declarações fiscais ou legais abrangem o período de transição. | A partir de + P1 (ano atual) | Os reembolsos podem ser feitos pela TRANXACT para todo o período. |
| A gerência solicita dados comparativos do ano anterior. | A partir de + P1 (ano anterior, anual ou mensal) | Comparativos sem documentos de migração |
| Análise por centro de custo/projeto ao longo da transição | A partir de + P2 | Histórico dimensional, ainda auditável |
| Um auditor ou usuário precisa de detalhamento de documentos. | Até + arquivo | O arquivo legado responde a essa pergunta; não há migração. |
| Folha de pagamento no meio do ano | Saldo atual + folha de pagamento | Os certificados de fim de ano precisam apresentar os totais do ano completo. |
O registo de objetos e a sequência de carregamento (padrão proposto)
A ordem de carregamento segue as dependências, e cada objeto tem um proprietário, um escopo e uma reconciliação:
- Configuração — entidades, plano de contas, dimensões, impostos, moedas.
- Cadastro de referência — bancos, condições de pagamento, listas de preços, armazéns.
- Parceiros comerciais — clientes, fornecedores, contatos.
- Produtos e pessoas — itens, listas de materiais, funcionários.
- Ativos — o registro de ativos fixos.
- Itens em aberto — contas a receber e contas a pagar em aberto.
- Pedidos em aberto — pedidos de venda e de compra.
- Estoque — quantidades e valores.
- Saldos — o saldo inicial do balancete, mais os saldos do período, se selecionados.
- Folha de pagamento acumulada no ano — se for meados do ano.
O Registro de Objetos de Migração do Toolkit contém esta lista com a contagem de registros por simulação e o delta em tempo real. Um objeto só está "pronto" quando seu delta é zero em duas simulações consecutivas.
Os valores marcados como padrão proposto são os pontos de partida recomendados pela metodologia. Confirme cada um deles para cada projeto; prevalecem o contrato, o formulário de pedido e o SLA.