বাজেট এবং প্রতিশ্রুতি হিসাবরক্ষণ

কী ব্যয় করা হতে পারে, অর্থ কোথা থেকে এসেছে, ইতোমধ্যে কী প্রতিশ্রুতি দেওয়া হয়েছে, এবং নিয়ন্ত্রণের চারটি স্তর।

TRANXACT-এর বাজেট শুধু ব্যয়ের বর্ণনা না দিয়ে তা নিয়ন্ত্রণ করে, এবং এটি চালান আসার মুহূর্তে নয়, বরং প্রতিশ্রুতি দেওয়ার মুহূর্তেই তা করে থাকে।

তিনটি সংখ্যা

উপলব্ধ অর্থ হলো বাজেট থেকে দায়বদ্ধতা এবং প্রকৃত ব্যয় বাদ দেওয়ার পরের পরিমাণ। এই হিসাব থেকে দায়বদ্ধতা বাদ দেওয়ার ফলেই প্রতিষ্ঠানগুলো মার্চ মাসে জানতে পারে যে, তারা ফেব্রুয়ারির বাজেট জানুয়ারিতেই খরচ করে ফেলেছে এবং তা প্রমাণ করার জন্য তাদের কাছে শুরু থেকেই কাগজপত্র ছিল।

নিয়ন্ত্রণ স্তর

• কোনোটিই না — বাজেট নথিভুক্ত করা হয় এবং তার ভিত্তিতে প্রতিবেদন জমা দেওয়া হয়, এবং কোনো কিছুই বন্ধ করা হয় না।
• সতর্কীকরণ — ব্যক্তিটিকে বলা হয় যে তার কাজ শেষ এবং তিনি এগিয়ে যেতে পারেন।
• ব্লক — নথিটি প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে।
• ওভাররাইড সহ ব্লক — প্রত্যাখ্যান করা হয়, যদি না ওভাররাইড করার অধিকারী কোনো ব্যক্তি একটি কারণ নথিভুক্ত করেন, যা রেকর্ডে রাখা হয়।

তহবিলের উৎসগুলো নথিভুক্ত করে যে টাকা কোথা থেকে এসেছে, যা তখন গুরুত্বপূর্ণ যখন একটি বাজেট একাধিক উৎস থেকে অর্থায়ন করা হয় এবং প্রতিবেদনে উল্লেখ করতে হয় যে কোন খরচটি কোন তহবিল থেকে করা হয়েছে।