ড্যাশবোর্ড এবং বোর্ড

স্বাগত বোর্ড, প্রতিটি মডিউলের হোমপেজের ড্যাশবোর্ড, কে কোনটি দেখতে পারবে, এবং একটি টাইলের সংখ্যাগুলো আসলে কী বোঝায়।

ড্যাশবোর্ড হলো রিপোর্টে ব্যবহৃত একই মূল পরিসংখ্যানের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা টাইলস এবং চার্টের একটি সমষ্টি। এ কারণেই একটি টাইল বিশ্বাসযোগ্য: এটি ড্যাশবোর্ডের জন্য লেখা কোনো আলাদা কোয়েরি নয়, বরং এর সংজ্ঞা একই, তাই একটি টাইল এবং একটি রিপোর্টের মধ্যে কোনো অমিল থাকতে পারে না।

• প্রতিটি টাইলে তার নিজস্ব মুদ্রার চিহ্ন থাকে, এমনকি এর সংক্ষিপ্ত রূপেও — ৪.২ মিটার লেখা একটি টাইল এবং কম জায়গায় রাখা ও দ্রুত পড়া যায় এমন চিহ্নবিহীন একটি টেবিলের মধ্যে একই ধরনের অস্পষ্টতা রয়েছে।
• টাইলস ড্রিল। একটি চিত্র নিলে তার পেছনের রেকর্ডগুলো খুলে যায়, যা টাইলটির মতো করে সংকুচিত হয়।
• একটি বোর্ডের সবকিছু কোম্পানি এবং ব্যবসায়িক ইউনিট পরিবর্তনকারীকে মেনে চলে, তাই বোর্ডটি আপনি যে সত্তার প্রতিনিধিত্ব করছেন, তার হয়েই কাজ করে।

শীর্ষে থাকা ছয়টি সংখ্যা: শিল্প-মানসম্মত কেপিআই এবং প্রক্রিয়া সূচক

প্রতিটি মডিউলের স্ট্রিপটি ছয়টি প্রধান পরিসংখ্যান দিয়ে খোলে, যেগুলো অর্থায়ন, সরবরাহ-শৃঙ্খল, মানবসম্পদ এবং পরিচালন দলগুলো সর্বত্র ব্যবহার করে এমন পরিমাপক থেকে বেছে নেওয়া হয়েছে। ফলে, সংখ্যাগুলোর অর্থ পাঠকের কাছে প্রত্যাশিতই থাকে। প্রতিটি ছয়ের মধ্যে ফলাফল-ভিত্তিক কেপিআই (KPI) অন্তর্ভুক্ত থাকে — অর্থাৎ কাজটি শেষ পর্যন্ত কী পর্যায়ে পৌঁছেছে — এবং প্রক্রিয়াগত কর্মক্ষমতা সূচক, যা টাইলের উপর 'প্রক্রিয়া সূচক' (Process indicator) হিসেবে চিহ্নিত থাকে। এগুলো থেকে জানা যায় কাজটি কীভাবে চলছে: যেমন—চক্রের সময়, প্রথমবারেই সঠিক কাজ করার হার, এবং বজায় রাখা পরিষেবার মান।

"সমস্ত পরিসংখ্যান"-এর অধীনে থাকা ছয়টির নিচে আরও কিছু পরিমাপক রয়েছে — যেমন বাজেট ভ্যারিয়েন্স, স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেলানো ইনভয়েস ও ব্যাংক লাইন, ডিপিও, ওভারটাইম শেয়ার, সরবরাহকারীর গুণমান, এমটিবিএফ, ক্লিন-ক্লেম রেট, ল্যাব টার্নঅ্যারাউন্ড এবং অন্যান্য। ডিএসও, ইনভেন্টরি টার্নস, টার্নওভার এবং অ্যাবসেন্স-এর মতো হারগুলো পুরো বছরের জন্য নয়, বরং নির্বাচিত সময়কালের জন্য গণনা করা হয়, তাই মার্চ মাসের বছর-ভিত্তিক হিসাবটিই সঠিক।

শিরোনামের সংখ্যাটি ঠিক সেভাবেই লেখা হয় যেভাবে কোনো ফিনান্স প্যাক লেখে — ১২.৪ মিলিয়ন, ₹৩.২ কোটি, ৪৮.২ হাজার — এক লাইনে, কখনোই দুই লাইনে ভাগ করে নয়। পুরো সংখ্যাটি দেখতে সেটির উপর পয়েন্ট করুন।

প্রতিটি মডিউলের হোমপেজে একটি ড্যাশবোর্ড

প্রতিটি মডিউলের পরিসংখ্যান সেই মডিউলের নিজস্ব হোম পেজে, সংশ্লিষ্ট স্ক্রিনগুলোর পাশেই থাকে: অ্যাকাউন্টিং খুললে উপরের স্ট্রিপটিতে আয়, আপনার প্রাপ্য এবং আপনার দেনা দেখানো হয়; স্টুডেন্ট লাইফসাইকেল খুললে এনরোলমেন্ট, সেকশন পূরণ, আর্লি অ্যালার্ট এবং ফি ব্যালেন্স দেখা যায়। বেছে নেওয়ার জন্য এখন আর এক্সিকিউটিভ ভিউয়ের কোনো তালিকা নেই — আপনি যে মডিউলে আছেন, সেটিই নির্ধারণ করে কী দেখানো হবে।

• একটি সংখ্যা যে নথিপত্র নিয়ে গঠিত, তা খুলে দেয়: বকেয়া প্রাপ্য হিসাব নিলে গ্রাহকের চালানগুলো খুলে যায়।
• ডানদিকের রেলিংটি মডিউলটিতে কোন বিষয়গুলোর প্রতি মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন তা দেখায়, যা ঝুঁকির মাত্রা অনুযায়ী ক্রমানুসারে সাজানো হয়েছে, এবং এতে এইমাত্র কী ঘটেছে — যেমন কে কোন রেকর্ডটি তৈরি, পরিবর্তন বা অনুমোদন করেছে।
• প্রতিটি স্ক্রিনের কার্ডের নিচের সংখ্যাগুলো—অর্থাৎ কতগুলো রেকর্ড আছে, এবং প্রথমে পড়ার মতো রাজ্যগুলোতে কতগুলো রেকর্ড আছে—তালিকাটি থেকেই গণনা করা হয়, তাই যে তালিকাটি আপনি খুলতে পারবেন না, তাতে কোনো সংখ্যাই দেখানো হয় না।

স্বাগত বোর্ড

ড্যাশবোর্ড ট্যাবটি ওয়েলকাম বোর্ড খোলে: কোম্পানির প্রধান পরিসংখ্যান, সেলস পাইপলাইন, আপনার জন্য অপেক্ষারত রেকর্ডসমূহ, একটি আর্থিক চিত্র, যে বিষয়গুলোর প্রতি মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন, দলের সাম্প্রতিক কার্যকলাপ এবং আপনার জন্য উন্মুক্ত মডিউল ড্যাশবোর্ডগুলোর একটি সার্বিক ধারণা। এটি শুধুমাত্র আপনার ভূমিকার অন্তর্ভুক্ত মডিউল ড্যাশবোর্ডগুলো থেকে তৈরি করা হয় এবং অন্য কিছু থেকে নয়, ফলে দুজন ব্যক্তি ভিন্ন ভিন্ন বোর্ড দেখতে পান এবং তারা যে মডিউলে কাজ করেন না, সেখানকার কোনো পরিসংখ্যান কেউই দেখতে পান না।

একটি মডিউলের পরিসংখ্যান কে দেখে

একটি মডিউলের পরিসংখ্যান, এর অ্যালার্ট এবং এর সাম্প্রতিক কার্যকলাপ হলো সেই মডিউলের ড্যাশবোর্ড স্ক্রিন, যা অন্য যেকোনো স্ক্রিনের মতোই প্ল্যাটফর্ম → রোলস (Platform → Roles) থেকে ‘ডিসপ্লে’ (Display) বিকল্পসহ প্রদান করা হয়। যে রোলের জন্য তার মডিউলের সমস্ত অ্যাকশন সেট করা আছে, সেটির এটি আগে থেকেই থাকে। যে রোল শুধুমাত্র নির্দিষ্ট স্ক্রিনের জন্য সীমাবদ্ধ, তাকে মডিউলের ড্যাশবোর্ড সারিতে ‘ডিসপ্লে’ (Display) বিকল্পটি টিক দিয়ে এটি দেওয়া হয়। এই পরিবর্তনটি হওয়ার পর, যে রোলগুলো আগে এক্সিকিউটিভ ভিউ খুলতে পারত, তাদের সংশ্লিষ্ট মডিউলের ড্যাশবোর্ডগুলো দেওয়া হয়েছিল, ফলে কেউ তাদের দেখার মতো কোনো পরিসংখ্যান হারায়নি।

পরিসংখ্যানগুলো কোন সময়কালকে অন্তর্ভুক্ত করে

সংখ্যাগুলোর উপরে—ওয়েলকাম বোর্ডে এবং প্রতিটি মডিউলের হোম পেজে—সময়কালটি উল্লেখ করা থাকে: এই সপ্তাহ (সোমবার থেকে), এই মাস, এই ত্রৈমাসিক, চলতি বছর, অথবা একটি শুরু ও শেষ তারিখ সহ কাস্টম। ড্যাশবোর্ডের প্রতিটি পরিমাপ নির্বাচিত সময়কালের জন্য গণনা করা হয়, এবং তার নিচের লাইনে তারিখগুলো উল্লেখ করা থাকে। একটি কাস্টম সময়কাল আজকের পরে শেষ হতে পারে না, এবং যেটি শুরু হওয়ার আগেই শেষ হয়ে যায়, সেটি ব্যবহৃত হয় না: ড্যাশবোর্ড চলতি বছরের মোট সময়কাল দেখায় এবং তার কারণও ব্যাখ্যা করে। এই ডিভাইসে আপনার পছন্দটি মনে রাখা হয়।

আপনার ড্যাশবোর্ডে টাইলস পিন করা

যেকোনো টাইলকে তার পাশের পিন চিহ্ন ব্যবহার করে আপনার নিজের ড্যাশবোর্ডে পিন করা যেতে পারে: যেমন, আপনার খোলা যেকোনো ড্যাশবোর্ডের একটি পরিমাপ, একটি রিপোর্টের শীর্ষে থাকা কোনো মূল সংখ্যা, অথবা একটি মডিউল হোমের স্ক্রিন। পিন করা টাইলগুলো ওয়েলকাম বোর্ডে 'আমার পিন করা টাইলস' (My pinned tiles) এর অধীনে দেখা যায়; পিন করা টাইলের উপরের × চিহ্নটি সেটিকে আনপিন করে দেয়, এবং পিন চিহ্নটি আবার চাপলেও একই কাজ হয়।

• পিনগুলো আপনার এবং প্রতিটি কোম্পানির জন্য সংরক্ষিত থাকে: আপনি এক কোম্পানিতে যে পিনগুলো ব্যবহার করেন, সেগুলো অন্য কোম্পানিতে দেখানো হয় না।
• প্রতিবার ড্যাশবোর্ড খোলার সময়, পিন করা সংখ্যাটি আবার গণনা করা হয়, এবং তা সেই একই সময়কাল ও নিয়মের অধীনে হয় যেখানে আপনি এটি পিন করেছিলেন।
• আপনার ভূমিকাগুলো যদি একটি নির্দিষ্ট মাপে পৌঁছানো বন্ধ করে দেয়, তাহলে টাইলটিতে আগের সংখ্যাটি দেখানোর পরিবর্তে "আপনার জন্য আর উপলব্ধ নয়" লেখাটি ভেসে ওঠে।

একটি তালিকা টাইল হিসাবে

একটি পিন করা টাইল ঠিক আপনার সংকুচিত করা তালিকার মতোই একটি তালিকা হতে পারে — যেমন "সরবরাহকারীর চালান যা এখনও পরিশোধ করা হয়নি, এই বছর প্রদেয়" — যা দেখায় এতে কতগুলি রেকর্ড রয়েছে এবং যেখানে এটি কোনো রেকর্ডের নাম উল্লেখ করে, সেখানে একটি পরিমাণ কলামের মোট যোগফল দেখায়। টাইলটি অ্যাক্সেস করলে একই শর্তে তালিকাটি খোলে, ফলে এর পেছনের সারিগুলোর সাথে সংখ্যাটি সবসময় মিলিয়ে দেখা যায়। প্রতিবার ড্যাশবোর্ড খোলার সময়, আপনার নিজের অ্যাক্সেসের অধীনে এটি আবার গণনা করা হয়।

ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে ASK-কে অনুরোধ করা হচ্ছে

আপনি কীসের উপর নজর রাখতে চান তা বলতে পারেন এবং ASK-কে তা তৈরি করতে দিতে পারেন: "২০২৬ সালে আমাদের যে পেমেন্টগুলো এখনও করতে হবে তার একটি ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন"। ASK আপনার অনুরোধ করা প্রতিটি জিনিসের জন্য একটি করে টাইল পিন করে — যেমন, বছরে পরিশোধযোগ্য অপরিশোধিত সরবরাহকারী ইনভয়েসের তালিকা, যা এখনও বকেয়া আছে তার মোট পরিমাণসহ দেখানো হয়, এবং যেখানে প্রয়োজন, সেখানে প্রদেয় অর্থের মেয়াদ-ভিত্তিক পরিসংখ্যান — এবং মূল টাইলটি যে তালিকাটি গণনা করে তা খুলে দেয়। উত্তরে পিন করা জিনিসটির নাম এবং আপনার ড্যাশবোর্ডের একটি লিঙ্ক উল্লেখ করা থাকে।

একটি অংশ ভাঁজ করে দূরে

"Needs your attention" লেখাটি ভাঁজ করা অবস্থায় খোলে: শিরোনামটি তার জায়গায়ই থাকে এবং পাশে একটি সংখ্যা দেখা যায়, ফলে তালিকাটি পৃষ্ঠার শীর্ষে জায়গা না নিলেও আপনি দেখতে পান যে এগারোটি বিষয় অপেক্ষা করছে। একটি খোলার জন্য শিরোনামের পাশের শেভরনটিতে বা শিরোনামটিতেই চাপ দিন। একটি খোলা অংশ সেই ব্রাউজার ট্যাবের বাকি সময়টুকু খোলা থাকে এবং নতুন ট্যাবে বা পুনরায় সাইন ইন করার পর আবার ভাঁজ হয়ে যায়।

আপনি যখন দূরে থাকবেন: দায়িত্ব অর্পণ করুন

"আপনার মনোযোগ প্রয়োজন" শিরোনামে সেই রেকর্ডগুলোর তালিকা দেখানো হয়, যেগুলো প্রসেস মাইনিং এজেন্ট আপনার জন্য অপেক্ষারত অবস্থায় খুঁজে পেয়েছে। আপনি ছুটিতে থাকাকালীন কেউ সেগুলো দেখতে পায় না, এবং একটি আটকে থাকা পারচেজ অর্ডার পনেরো দিন ধরে আটকেই থাকে। ঐ বিভাগের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আপনার অনুপস্থিতির দিনগুলোর জন্য তালিকাটি একজন সহকর্মীর কাছে হস্তান্তর করেন।

1. 'আপনার মনোযোগ প্রয়োজন' অংশে ডেলিগেট চাপুন।
2. আপনার অনুপস্থিতিতে কাজ সামলানোর জন্য এমন সহকর্মীকে বেছে নিন যিনি এখনও লগ ইন করতে পারেন এবং এই কোম্পানিতেই কাজ করেন।
3. প্রথম এবং শেষ দিনটি দিন। দুটিই আবশ্যক: একটি অন্তহীন হস্তান্তর প্রক্রিয়া হলো এমন, যা কেউ বাতিল করতে ভুলে যায়। আপনার ছুটি অনুমোদিত বা অনুরোধ করা থাকলে, শুরুতেই তার তারিখগুলো দেওয়া হয়।
4. কারণ বলুন এবং ডেলিগেট চাপুন।

• সেই দিনগুলিতে আপনার জন্য আসা প্রতিটি বিষয় তাদের ড্যাশবোর্ডে আপনার নামসহ "প্রেরিত" হিসেবে প্রদর্শিত হয়। তারা সেটি খুলতে, স্থগিত করতে, বাতিল করতে বা ফরওয়ার্ড করতে পারে — এমনকি এমন একটি মডিউলেও যেখানে তারা সাধারণত কাজ করে না, কারণ বিষয়টি দেখানো হয় যাতে এটির সমাধান করা যায়, সেই মডিউলে কাজ করার জন্য নয়।
• তারা সেকশনটির উপরে শেষ তারিখসহ দেখতে পায়, "আপনি আপনার হয়ে কাজটি সামলে নিচ্ছেন"; আর আপনি দেখতে পান আপনার তালিকাটি কার কাছে আছে এবং কতদিন পর্যন্ত।
• শেষ দিনের পর এটি নিজে থেকেই বন্ধ হয়ে যায়। সেগুলোতে কিছুই কপি করা হয় না, ফলে এর মধ্যে মুছে ফেলা কোনো আইটেম একবারে দুটি তালিকা থেকেই অদৃশ্য হয়ে যায় এবং ফিরিয়ে নেওয়ার মতো কিছুই থাকে না।
• একটি হস্তান্তর আপনার কার্যকর থাকা অন্য কোনো হস্তান্তরের সাথে ওভারল্যাপ করতে পারবে না। দুজন ব্যক্তি প্রত্যেকেই যদি মনে করে যে তারা দায়িত্ব সামলাচ্ছে, তাহলে কেউই তা পারে না।
• শুধুমাত্র আপনি অথবা কোনো প্রশাসকই একই ডায়ালগের 'Your hand-overs' থেকে এটি নির্ধারিত সময়ের আগেই শেষ করতে পারেন।

এক ব্যক্তির জন্য একটি জিনিস: ফরোয়ার্ড

যেকোনো একটি রো ফরওয়ার্ড করলে, সেই আইটেমটি আপনার বেছে নেওয়া একটি তারিখ পর্যন্ত কোম্পানির যেকোনো ব্যক্তির কাছে পাঠানো হয়, সাথে একটি ঐচ্ছিক নোটও থাকে যেখানে আপনি তাদের কী করতে চান তা উল্লেখ করতে পারেন। এটি তাদের ড্যাশবোর্ডে আপনার দ্বারা "ফরওয়ার্ড করা হয়েছে" হিসেবে চিহ্নিত হয়ে দেখায়; আপনার ড্যাশবোর্ডে এটি সেই তারিখ পর্যন্ত তাদের কাছে "ফরওয়ার্ড করা হয়েছে" হিসেবে দেখায় এবং এটি ফিরিয়ে নেওয়ার জন্য রিকল করার অপশন থাকে। যখন রেকর্ডটির জন্য আপনার পরিবর্তে অন্য কারো সিদ্ধান্তের প্রয়োজন হয়, তখন এটি ব্যবহার করুন — একটি ই-মেইলের মতো নয়, ফরওয়ার্ড করা আইটেমটি কারো তালিকায় ততক্ষণ পর্যন্ত থাকে যতক্ষণ না এটির সমাধান করা হয় বা তারিখটি পার হয়ে যায়।

সমকক্ষ মানদণ্ড