T-Minus: la pianificazione della migrazione — al momento, periodo e archivio
Regola 4 e i tre ambiti di migrazione, cosa comporta una migrazione "as-of", i tre livelli di migrazione periodica, come scegliere per oggetto e la sequenza di caricamento.
Regola 4: migra i saldi che puoi verificare, non la cronologia che non puoi. A ogni oggetto di migrazione viene assegnato uno dei tre ambiti, decisi durante la fase di scoperta e registrati per ciascun oggetto, con la relativa motivazione, nel foglio "Ambito di migrazione" del Toolkit. La scelta determina il registro degli oggetti, il piano di simulazione e il carico di lavoro di riconciliazione.
| Ambito di applicazione | Che cos'è | Cosa contiene |
|---|---|---|
| A partire da — l'impostazione predefinita | Dati anagrafici, partite aperte e saldi iniziali alla data di passaggio | Clienti, fornitori, articoli, dipendenti, beni; crediti/debiti aperti, ordini aperti, scorte disponibili; il bilancio di verifica iniziale. Il più veloce e completamente riconciliabile. |
| Periodo — facoltativo | Aggiunge i saldi relativi al periodo precedente al passaggio al nuovo sistema, ad esempio l'anno fiscale fino ad oggi. | Saldi netti mensili del libro mastro per conto e dimensione. Consente la creazione di report da inizio anno e confronti. Riconciliazione mensile. Scelta in base alle esigenze, mai predefinita. |
| Archivio — mai migrato | La cronologia completa delle transazioni rimane nel sistema legacy, in sola lettura e interrogabile. | I dati legacy sono impostati in sola lettura al tempo T-0; vengono conservati per scopi di audit e per obblighi di legge; vengono estratti in un archivio dati se i dati legacy vengono dismessi. |
Inseguire la storia è il modo in cui le implementazioni muoiono. La storia più antica rimane sempre nell'archivio legacy di sola lettura, ed è per questo che tale archivio deve rimanere interrogabile anche dopo T-0.
Dettagli sull'impostazione predefinita proposta
| Gruppo di oggetti | Cosa è caricato | Come a | Riconciliato contro |
|---|---|---|---|
| Struttura | Entità, piano dei conti, dimensioni, calendari | Configurazione | Approvazione della mappatura |
| Dati anagrafici | Clienti, fornitori, articoli, dipendenti, banche, registro dei beni strumentali | Data di passaggio | Conteggio dei record, totali hash dei campi chiave |
| Crediti aperti | Fatture e note di credito clienti non pagate, con relative date di scadenza. | Data di passaggio | Invecchiamento dei crediti = conto di controllo del libro mastro |
| Pagamenti aperti | Fatture e note di credito dei fornitori non pagate | Data di passaggio | Scadenza dei pagamenti = conto di controllo del libro mastro |
| Ordini aperti | Ordini di vendita e di acquisto aperti, quantità rimanenti | Data di passaggio | Report sugli ordini aperti |
| Azione | Quantità e valore per articolo e magazzino (lotto/numero di serie, se utilizzato) | Data di passaggio | Valutazione delle scorte = Inventario contabile |
| Immobilizzazioni | Costo, ammortamento accumulato, vita residua | Data di passaggio | Registro cespiti = Contabilità generale |
| Saldi di apertura | Bilancio di verifica per conto, entità e dimensione | Data di passaggio | Legacy TB riga per riga — zero delta |
| Stipendi da inizio anno | Importo lordo, comprensivo di imposte e detrazioni, per dipendente dall'inizio dell'anno (se il periodo è a metà anno) | Data di passaggio | Rendiconto annuale dei salari pregressi |
Se possibile, scegli la data di passaggio alla fine di un periodo, che sia mensile o trimestrale. Il sistema legacy chiude il periodo, il bilancio di primo grado è definitivo e il primo periodo TRANXACT inizia da zero.
Migrazione del periodo in dettaglio (impostazione predefinita proposta)
| Livello | Che cos'è | Quando |
|---|---|---|
| P1 · Saldi mensili — consigliati | Movimenti netti per conto, entità e dimensione al mese; una registrazione contabile per periodo, imputata al periodo corrispondente. Funzionano i confronti da inizio anno, budget vs consuntivo e comparativi con l'anno precedente. Riconciliazione mensile. | È necessario un avvio a metà anno, dati da inizio anno o dati comparativi. |
| P2 · Riepiloghi | Riepiloghi periodici per conto, centro di costo, progetto e gruppo di clienti. Analisi più approfondite, ma comunque verificabili; maggiore mappatura e più voci da riconciliare. | Quando le dimensioni contano; solo per l'anno fiscale in corso |
| P3 · Transazioni dettagliate — solo in casi eccezionali | Riproduzione dei singoli documenti. Raramente necessario, poiché l'archivio precedente risponde alle richieste di approfondimento; viola la regola 4 se utilizzato di default. | Una decisione del proprietario di Countdown, registrata nel registro Fit; di solito T-Plus |
Esempio: avvio il 1° ottobre, esercizio fiscale dal 1° gennaio. La fase "As-of" carica le partite aperte e il bilancio di verifica al 30 settembre; P1 aggiunge nove registrazioni contabili mensili, da gennaio a settembre, in modo che i confronti da inizio anno e con l'anno precedente vengano eseguiti in TRANXACT.
I dati periodici moltiplicano il lavoro di riconciliazione: ogni mese migrato deve essere collegato al sistema preesistente. Limitatevi all'anno fiscale corrente o all'anno di riferimento e preferite i saldi mensili alle transazioni.
Scelta dell'ambito (impostazione predefinita proposta)
| Situazione | Ambito di applicazione | Perché |
|---|---|---|
| Avvio del servizio all'inizio dell'anno fiscale. | A partire da | I saldi di apertura corrispondono al bilancio di chiusura dell'anno precedente; non sono necessari dati relativi al periodo. |
| Avvio a metà anno, è necessario il reporting da inizio anno in TRANXACT | A partire da + P1 | I saldi mensili forniscono il dato da inizio anno e il confronto tra budget e risultati effettivi. |
| Le dichiarazioni dei redditi o statutarie coprono il periodo di transizione | Al + P1 (anno corrente) | È possibile generare rendimenti da TRANXACT per l'intero periodo |
| La direzione richiede dati comparativi dell'anno precedente. | Al + P1 (anno precedente, annuale o mensile) | Confronti senza migrazione dei documenti |
| Analisi per centro di costo/progetto durante la fase di transizione | A partire da + P2 | Storia dimensionale, ancora verificabile |
| Un revisore o un utente ha bisogno di un'analisi dettagliata del documento. | A partire da + archivio | L'archivio legacy risponde a questa domanda; nessuna migrazione |
| Pagamento degli stipendi a metà anno | Al + stipendio da inizio anno | Per i certificati di fine anno sono necessari i totali dell'intero anno. |
La sequenza di registrazione e caricamento degli oggetti (impostazione predefinita proposta)
L'ordine di caricamento segue le dipendenze e ogni oggetto ha un proprietario, un ambito e una riconciliazione:
- Configurazione: entità, piano dei conti, dimensioni, imposte, valute.
- Dati di riferimento principali: banche, condizioni di pagamento, listini prezzi, magazzini.
- Partner commerciali: clienti, fornitori, contatti.
- Prodotti e persone: articoli, distinte base, dipendenti.
- Beni — il registro dei beni strumentali.
- Parti aperte — crediti e debiti aperti.
- Ordini aperti: ordini di vendita e ordini di acquisto.
- Scorte: quantità e valori.
- Saldi: il bilancio di apertura, più i saldi del periodo, se selezionati.
- Salari totali da inizio anno — se il periodo è a metà anno.
Il registro degli oggetti di migrazione del Toolkit contiene questo elenco con il numero di record per ogni simulazione e una variazione in tempo reale. Un oggetto è "pronto" solo quando la sua variazione è pari a zero in due simulazioni consecutive.
I valori contrassegnati come predefiniti proposti rappresentano i punti di partenza raccomandati dalla metodologia. Confermare ciascuno di essi per ogni incarico; il contratto, il modulo d'ordine e l'accordo sul livello di servizio (SLA) hanno la precedenza.