আপনার মেইলবক্স ও ক্যালেন্ডারকে CRM-এর সাথে সংযুক্ত করুন

আপনার নিজের Microsoft 365 বা Google মেইল এবং মিটিংগুলো, সংশ্লিষ্ট কন্ট্যাক্ট, লিড ও অ্যাকাউন্টগুলোর বিপরীতে লগ করা থাকবে, তবে শুধুমাত্র আপনার সম্মতি সাপেক্ষে।

মেলবক্স সিঙ্ক আপনার মেইল ও ক্যালেন্ডার পড়ে এবং CRM-এ থাকা কোনো ব্যক্তির সাথে সম্পর্কিত মেসেজ ও মিটিংগুলোকে অ্যাক্টিভিটি হিসেবে লগ করে: যেমন কন্ট্যাক্ট, লিড বা অ্যাকাউন্টের উপর একটি ইমেল বা মিটিং, যা অ্যাকাউন্টটির খোলা অপরচুনিটির সাথে সংযুক্ত থাকে। আপনি সম্মতি না দেওয়া পর্যন্ত কিছুই পড়া হয় না এবং অন্য কেউ আপনার মেলবক্স পড়তে বা সিঙ্ক করতে পারে না।

1. একজন প্রশাসক CRM > Inbox & Calendar > Mailbox Apps-এর অধীনে কোম্পানির অ্যাপটি একবার নিবন্ধন করেন (ক্লায়েন্ট আইডি এবং, Set client secret-এর ক্ষেত্রে, সিক্রেটটি)।
2. মেইলবক্স কানেকশনস খুলুন, Microsoft 365 বা Google Workspace বেছে নিন এবং Add চাপুন, তারপর Connect চাপুন। আপনি Microsoft বা Google-এ সাইন ইন করবেন; TRANXACT আপনার পাসওয়ার্ড কখনও দেখতে পায় না।
3. আমার মেইলবক্স ও ক্যালেন্ডার CRM-এ অন্তর্ভুক্ত করার জন্য ‘আমি সম্মত’ বিকল্পটিতে টিক দিন, প্রতিটি বার্তার কী কী রাখা হবে তা নির্বাচন করুন, এবং যে ডোমেইন বা লেবেলগুলো কখনোই লগ করা যাবে না সেগুলোর একটি তালিকা তৈরি করুন। সংরক্ষণ করুন।
4. এখনই পড়ুন-এ ক্লিক করুন, অথবা প্রতি পনেরো মিনিট অন্তর সিঙ্ক হওয়ার কাজটি করতে দিন।

• প্রথমে ঠিকানা দিয়ে কোনো কন্ট্যাক্টের সাথে, তারপর কোনো লিডের সাথে এবং সবশেষে ওয়েব ডোমেইন দিয়ে কোনো অ্যাকাউন্টের সাথে মেইল মেলানো হয়। শুধুমাত্র সহকর্মীদের মধ্যে আদান-প্রদান হওয়া মেইল কখনোই লগ করা হয় না।
• ব্যক্তিগত হিসেবে চিহ্নিত মিটিংগুলো সেগুলোর বিষয়বস্তু সংরক্ষণ না করেই এড়িয়ে যাওয়া হয়।
• একই বার্তা দুবার দেখা গেলে, বা দুজন সহকর্মীর মেইলবক্সে দেখা গেলেও, তা একবারই লগ করা হয়।
• আপনি CRM-এ যে মিটিং বুক করেন, তা আপনার নিজের ক্যালেন্ডারে যুক্ত হয়ে যায় যখন ‘CRM-এ বুক করা মিটিংগুলো আমার ক্যালেন্ডারে যুক্ত করুন’ বিকল্পটি টিক দেওয়া থাকে।