الميزانيات ومحاسبة الالتزامات
ما يمكن إنفاقه، ومن أين أتت الأموال، وما تم وعد به بالفعل، ومستويات الرقابة الأربعة.
تتحكم الميزانية في برنامج TRANXACT في الإنفاق بدلاً من مجرد وصفه، وتفعل ذلك في اللحظة التي يتم فيها تقديم الوعد وليس في اللحظة التي تصل فيها الفاتورة.
الأرقام الثلاثة
| الرقم | ما هو |
|---|---|
| الموازنة | ما يمكن إنفاقه، حسب مركز التكلفة والحساب، لفترة زمنية محددة. |
| التزام | ما تم وعده ولكن لم يتم إصدار فاتورة به بعد - طلب شراء معتمد، أمر شراء مفتوح. |
| الفعلي | ما الذي تم تسجيله في دفتر الأستاذ؟ |
المبلغ المتاح هو الميزانية مطروحًا منها الالتزامات مطروحًا منها المصروفات الفعلية. إن استبعاد الالتزامات من هذه الحسابات هو ما يجعل المؤسسات تكتشف في شهر مارس أنها أنفقت ميزانية فبراير في يناير، وأن لديها الوثائق التي تثبت ذلك طوال الوقت.
مستويات التحكم
- لا شيء - يتم تسجيل الميزانية والإبلاغ عنها، ولا يتم إيقاف أي شيء.
- تحذير - يتم إخبار الشخص بأنه قد انتهى ويمكنه المتابعة.
- بلوك - تم رفض المستند.
- الحظر مع التجاوز - يُرفض إلا إذا قام شخص مخول بالتجاوز بتسجيل سبب، ويتم الاحتفاظ بهذا السبب في السجل.
لا يقتصر نظام المحاسبة عن الالتزامات على عمليات الشراء فقط. فأي شيء يعد بدفع مبلغ مالي قبل إنفاقه يمكن أن يُنشئ التزاماً، ويتم تحرير هذا الالتزام عند وصول المبلغ فعلياً، وبالتالي لا يتم احتساب المبلغ نفسه مرتين.
تسجل مصادر التمويل من أين أتت الأموال، وهو أمر مهم عندما يتم تمويل الميزانية من أكثر من مكان واحد، ويجب أن يوضح التقرير أي بند من بنود الإنفاق تم إنفاقه عليه.