Orçamentos e contabilidade de compromissos
O que pode ser gasto, de onde veio o dinheiro, o que já foi prometido e os quatro níveis de controle.
Em TRANXACT, um orçamento controla os gastos em vez de apenas descrevê-los, e o faz no momento em que a promessa é feita, e não no momento em que a fatura chega.
Os três números
| Número | O que é isso? |
|---|---|
| Orçamento | O que pode ser gasto, por centro de custo e conta, durante um determinado período. |
| Compromisso | O que foi prometido, mas ainda não faturado — uma requisição aprovada, uma ordem de compra em aberto. |
| Real | O que foi lançado no livro-razão. |
O valor disponível é o orçamento menos os compromissos menos os gastos reais. Deixar os compromissos de fora desse cálculo é como as organizações descobrem em março que gastaram o orçamento de fevereiro em janeiro e tinham a documentação para comprovar isso o tempo todo.
Níveis de controle
- Nenhuma — o orçamento é registrado e contabilizado, e nada é interrompido.
- Aviso — a pessoa é informada de que a sessão terminou e pode prosseguir.
- Bloqueio — o documento foi recusado.
- Bloqueio com exceção — recusado a menos que alguém com direito à exceção registre um motivo, que será mantido em arquivo.
A contabilização de compromissos não se limita a compras. Qualquer atividade que prometa dinheiro antes de gastá-lo pode gerar um compromisso, que é liberado quando o dinheiro é efetivamente recebido, garantindo que o mesmo valor nunca seja contabilizado duas vezes.
As fontes de financiamento registram a origem dos recursos, o que é importante quando um orçamento é financiado por mais de uma fonte e o relatório precisa indicar em qual rubrica o custo foi alocado.