Facturación electrónica en Arabia Saudita: ZATCA Fase 1

Facturas de clientes, notas de crédito y notas de débito emitidas en árabe e inglés con un código QR, numeradas de una serie ininterrumpida y fijas una vez emitidas (estándar o simplificado), categorías de IVA del código fiscal, número CR del comprador y dirección nacional, y también las facturas contabilizadas antes de la emisión del cambio.

La Fase 1 de ZATCA, la fase de generación, exige a los vendedores saudíes registrados en el IVA tres cosas: que cada factura y nota fiscal contenga un texto predefinido en árabe, que incluya un código QR legible por el móvil y que ningún documento emitido se modifique posteriormente; cualquier error se corrige con una nota de crédito o débito. TRANXACT cumple con los tres requisitos una vez que la empresa lo activa, y no hay ninguna diferencia para las empresas que no lo hayan hecho.

Encendiéndolo

Abra la jurisdicción fiscal de la empresa en Contabilidad → Impuestos → Jurisdicciones fiscales. Si el país es Sudáfrica, aparecerán dos campos más: Nombre (en árabe) y Régimen de facturación electrónica. Seleccione el régimen ZATCA Fase 1 (generación) y guarde.

Se rechaza el guardado, y se enumeran todos los elementos faltantes a la vez, hasta que la empresa pueda emitirlo realmente:

• Está marcado como registrado en la jurisdicción.
• El número de registro es un número de IVA saudí: quince dígitos, que empieza y termina con 3.
• El membrete incluye el nombre legal de la empresa y su dirección en árabe. Para editarlo, vaya a Plataforma → Formularios impresos → Editar el membrete. En el caso de una empresa saudí, el membrete también solicita el número de edificio, el distrito y el número adicional de la dirección nacional.

Una vez encendido:

• Los rangos de números para facturas, notas de crédito y notas de débito de clientes (ARINV, ARCREDIT, ARDEBIT) son numerados por el sistema, nunca se reinician y solo avanzan. La base de datos rechaza cualquier cambio que implique retroceder o reutilizar un número.
• Los formularios bilingües ZATCA-A4 (facturas) y ZATCA-A4-MEMO (notas de crédito y débito) se convierten en los formularios impresos predeterminados de la empresa.
• Todas las facturas y notas que la empresa publicó antes del cambio se emiten a posteriori; consulte la sección Facturas publicadas antes del cambio, a continuación.

Emitir una factura

Contabilidad → Cuentas por pagar y por cobrar → Facturas de AR tiene Nueva factura. Solicita el cliente, la factura y las fechas de vencimiento, la moneda (vacío para la moneda de la empresa), el tipo de factura, la fecha de suministro y, para un suministro durante un período, su fecha de finalización y las líneas.

Hasta que se contabilice, la factura es un borrador con un número provisional que comienza con BORRADOR-. Puede corregirse y cancelarse, como cualquier otro borrador. Su número definitivo solo se adquiere al emitirse, por lo que un borrador cancelado nunca deja un hueco en la serie.

Estándar o simplificado, y su modificación

Una factura fiscal (B2B, «estándar») indica el nombre del comprador, su dirección y su número de IVA; una factura fiscal simplificada (B2C) no lo hace, y por ley, el campo del comprador se deja en blanco. El tipo de factura se decide al emitirla: se puede elegir o, si se deja en blanco, se genera una factura fiscal para un comprador con número de IVA registrado y una simplificada para un comprador sin él.

Mientras la factura aún está en borrador, la opción Cambiar tipo de factura en Facturas de AR la modifica. El cambio queda registrado: la columna Tipo cambiado muestra cuándo se realizó, el registro indica quién lo realizó y el historial de auditoría incluye ambos datos. Una vez emitida la factura, su tipo se fija junto con el resto de los datos.

Los códigos tributarios incluyen la categoría ZATCA.

Contabilidad → Impuestos → Códigos de Impuestos tiene tres campos para ZATCA, que se muestran en la lista como la columna ZATCA:

Los códigos de IVA existentes se completaron según su tratamiento: los códigos estándar, reducido, del régimen de margen y considerados son S; el tipo cero es Z; el exento es E; fuera del ámbito de aplicación y del mecanismo de inversión del sujeto pasivo son O. A los códigos fuera del ámbito de aplicación se les asignó VATEX-SA-OOS, y a los códigos con tipo cero denominados como exportaciones se les asignaron los motivos de exportación. Todos los demás códigos con tipo cero o exentos se dejan sin motivo a propósito (usted decide cuál de los motivos de ZATCA se aplica) y Post nombra cada línea hasta que se especifica.

Los datos del comprador

Una factura fiscal saudí nombra al comprador tal como lo conoce el registro mercantil. Para un cliente cuyo país es Arabia Saudita (CRM → Cuentas y contactos → Cuentas), el formulario agrega:

• Nombre en árabe.
• Registro mercantil (CR) n.º
• Las partes de la dirección nacional son: número de edificio, distrito y el número adicional de cuatro dígitos. La libreta de direcciones (Plataforma → Clasificación → Libreta de direcciones) solicita los mismos tres datos para una dirección saudí.

Según este sistema, el número de IVA del cliente se comprueba al guardar sus datos personales o financieros: quince dígitos, que comienzan y terminan en 3. Si es incorrecto, se rechaza en ese momento, en lugar de en el momento de la emisión.

El post es un problema

Al registrar una factura bajo ZATCA, se emite. Todo se verifica en conjunto y cualquier elemento faltante se enumera en un solo mensaje en lugar de uno por uno:

• el nombre árabe del vendedor, la dirección árabe y el número de IVA;
• una categoría de IVA en cada línea y un motivo en cada línea Z, E y O;
• En una factura fiscal (B2B), el nombre, la dirección y el número de IVA del comprador;
• En una nota de crédito o débito, la factura original y el motivo.

A continuación, en un solo paso: se toma el siguiente número de la serie; se registra la hora de emisión del reloj del servidor (impresa en hora de Riad); se copian los datos del vendedor y del comprador en la factura, de modo que un cambio posterior de dirección no altere una factura ya emitida; el IVA se muestra también en SAR cuando la factura está en otra moneda; y se genera el código QR.

El código QR es el que ZATCA especifica para la Fase 1: cinco etiquetas, codificadas juntas como Base64 TLV (etiqueta, longitud, valor). La propia aplicación de ZATCA lo lee.

Notas de crédito y débito

Las notas de crédito/débito de AR bajo ZATCA deben indicar la factura emitida que corrigen y el motivo. El motivo es obligatorio desde el momento de la creación de la nota, no solo al emitirla: una nota sin motivo se rechaza al guardar. Una nota de crédito no puede tener un importe inferior a cero: todas las notas de crédito contra una factura juntas no pueden exceder el importe de la factura más sus notas de débito. Una nota se emite en Post, como una factura, con su propio número de serie y su propio código QR.

Una nota de crédito es dinero que se le debe al cliente, no que este le debe. Reduce la factura a la que abona o se devuelve al cliente como reembolso; nunca se cobra contra ella. Por lo tanto, para todas las empresas y no solo bajo ZATCA:

• No se ofrece la opción de presentar un recibo en una nota de crédito, y el camarero se niega a emitir un recibo en ese caso.
• Una nota de crédito nunca se muestra como vencida: la lista de cuentas por cobrar coloca las notas de crédito en una banda de crédito propia, sin días de retraso.
• Según este régimen, también se deniega el recibo de una factura que aún no se ha emitido.

Facturas registradas antes del cambio (el relleno retroactivo)

Una empresa que ya tenía un libro mayor cuando activó ZATCA tenía facturas y notas que se registraron pero nunca se emitieron. Al activarlo, se emiten posteriormente, y lo mismo sucede cada vez que se inicia el sistema para todo lo que aún esté pendiente. Cada factura, nota de crédito y nota de débito que se registró, pagó parcialmente, pagó o anuló recibe la siguiente información:

• Hora de emisión: su fecha de contabilización (o la fecha de la factura si no tiene asiento contable) al mediodía, hora de Riad, por lo que la hora que aparece en el código QR coincide con la fecha que indica el documento.
• Tipo de factura: la que se emitió, o una factura fiscal cuando el comprador tiene un número de IVA registrado o es un organismo gubernamental, y simplificada en caso contrario. A continuación de la factura se incluye una nota.
• Una categoría y tasa de IVA en cada línea: del código fiscal de la línea cuando lo tenga, de lo contrario del impuesto con el que se contabilizó: las líneas gravadas son S; una línea no gravada es Z para un comprador fuera del Reino (una exportación) y O para un comprador dentro del mismo, con un motivo que indica que se categorizó a partir de un asiento contable del 0 %.
• El vendedor y el comprador tal como están registrados ahora, el IVA en SAR, un UUID y el código QR, creado a partir de los totales con los que se publicó.

Nada de lo que se registró se mueve: ni el total, ni el número, ni la fecha, ni el asiento contable. La lista de facturas de AR las marca como "Rellenadas retroactivamente" porque no se verificaron al generarse y su fecha de emisión es la fecha de contabilización, no la hora.

La factura impresa

• Árabe e inglés uno al lado del otro, con el código QR en la parte superior derecha.
• El bloque del vendedor con su nombre árabe, dirección y número de IVA, y el bloque del comprador, que se omite en una factura simplificada.
• IVA por línea con una columna de categoría de IVA, un resumen del IVA por categoría con los totales en árabe en sus propias celdas, el resumen del IVA en palabras con separadores de miles, el motivo de exención para cada línea Z, E u O, y el IVA en SAR.
• El título de una nota indica a qué tipo de factura pertenece; la nota incluye la factura original y el motivo.
• Hora de emisión, en horario de Riad.

Una factura correcta se imprime sin advertencia. Los campos que se dejan en blanco a propósito (el bloque del comprador en una factura simplificada, los campos de notas en una factura, el código QR en un borrador, la línea SAR en una factura que ya está en formato SAR, la lista de exenciones cuando no hay exenciones) ya no generan una advertencia de campo en blanco.

Lo que la Fase 1 no hace

La fase 2 —la factura XML, el sello criptográfico, la cadena hash y la liquidación o el informe a través de la plataforma de ZATCA (Fatoora)— no forma parte de este proceso. Los campos que requiere la fase 2 están reservados: a cada factura se le asigna un UUID al emitirse, por lo que ya tiene la identidad que la fase 2 utilizará para informarla, y el hash de la factura, el hash de la factura anterior y el contador se mantienen vacíos hasta que la fase 2 los complete.

Conservado durante el tiempo que exija la ley.

Las facturas y notas emitidas conforme a la Ley ZATCA, el registro de cada impresión y el registro de auditoría de la empresa nunca se archivan ni se eliminan mediante una política de retención de datos, independientemente de lo que esta estipule. Consulte la sección «Conservación y eliminación de datos antiguos».