Módulo
Sistema de gestión de recursos humanos
Personal, horario, permisos, prestaciones, formación y nóminas: las nóminas se registran directamente en el libro mayor.
10 grupos · 27 secciones · 179 pantallas
Personal
The people, the jobs they hold, and how they are performing.
ArchivosEmpleadosSe abre un proceso para el trabajador que incluya sus relaciones laborales, derecho a trabajar, cumplimiento normativo, perfil de talento, objetivos, evaluaciones y desvinculación. Una recontratación implica una nueva relación con la misma persona, lo que garantiza la continuidad del servicio.AbiertoVistaPosibles empleados duplicadosTodos los empleados cuyo nombre coincida con otro registro junto con un correo electrónico, un identificador nacional (como un número de Iqama), el mismo puesto y fecha de contratación, o el mismo registro de persona. Abra ambos para compararlos. Personas diferentes: seleccione «No es un duplicado» e indique el motivo (o indique el motivo al guardar con «Crear de todos modos»), y el par saldrá de esta lista.AbiertoEspacio de trabajoOrganigramaLa línea jerárquica, representada gráficamente. Arrastra a una persona sobre otra para cambiar su jefe.AbiertoArchivosPuestosLos puestos en el organigrama: cada uno representa un trabajo, en un departamento y una ubicación, con el número de empleados presupuestados y la categoría salarial correspondiente. Se contrata personal para ocupar estos puestos.AbiertoArchivosAcciones de personalAscensos, traslados y cambios salariales, cada uno aprobado por alguien distinto de quien lo solicitó y aplicó al empleado el día en que entra en vigor, con el historial de qué cambió con respecto a qué.Abierto
Rendimiento y talento
13Análisis, objetivos, el cuadro de nueve jugadores y quién podría ocupar este puesto si el actual titular se marchara.
ArchivosCiclos de rendimientoEl período, la escala de calificación y si las calificaciones deben ajustarse a una distribución.AbiertoArchivosEvaluaciones de desempeñoRendimiento y potencial son ejes diferentes, y confundirlos es lo que hace imposible construir posteriormente un modelo de nueve cajas.AbiertoArchivosObjetivosLa forma en que se evalúa un objetivo debe acordarse antes de que comience el período, en lugar de discutirse después, que es para lo que sirven la medida y el objetivo.AbiertoArchivosGoal Check-insWhere each goal stood at each check-in, the owner’s update and the manager’s answer.AbiertoVistaCheck-in StatusEach goal’s check-in clock: the cycle’s cadence, the last check-in, when the next is due, and which are overdue.AbiertoArchivosDevelopment PlansWhat a person will do to grow: actions with due dates, linked to courses and skills. Activating a plan enrols its courses.AbiertoArchivosDevelopment ActionsThe steps of each plan: a course (enrolled, and closed when completed), a skill to a level, mentoring, a stretch assignment.AbiertoArchivosReview WorkflowsThe steps a performance review passes through, per review type or chosen on a cycle: self review, manager review, calibration, approval, acknowledgement.AbiertoArchivosReview Workflow StepsEach step, in order: what it is, who acts (the employee, their manager, the manager’s manager, or a role) and how many days it has.AbiertoVistaReview HistoryEvery move of every review: who started, submitted, approved, sent back or acknowledged it, and what they said.AbiertoArchivosPerfiles de talentoLa matriz de nueve cuadrantes como sus dos ejes, más el riesgo de fuga, la movilidad y lo que la persona misma dice que quiere, que no es lo mismo que lo que se ha planeado para ella.AbiertoArchivosPlanes de sucesiónUn plan es para un PUESTO, no para una persona; planificar la sucesión de una persona es la forma de acabar sin ningún plan cuando la ascienden.AbiertoArchivosCandidatos a la sucesiónEs importante que el candidato esté informado: un plan que se le ha explicado y otro que no son instrumentos diferentes.Abierto
Learning & Development
Required training and who has done it, certifications and licenses, skills, and the learning platform.
Learning
12Courses, who must take them and by when, sessions, paths, evaluations, and who is compliant.
ArchivosCursos de formaciónAbiertoArchivosInscripciones a cursosQuién está en qué curso, hasta dónde han llegado y qué puntuación han obtenido.AbiertoArchivosTraining Assignment RulesWho must take a course or a learning path -- by job, position, department, location or as new hires -- by when, and how often again. Run daily, or now.AbiertoArchivosTraining SessionsInstructor-led dates: where (or the link), who teaches, how many places, who registered and who attended.AbiertoArchivosSession AttendanceWho registered for each session, who was wait-listed and who attended.AbiertoArchivosLearning PathsCourses in order. A sequential path enrols the next course when the one before it is completed.AbiertoArchivosLearning Path CoursesThe courses of each path and their order.AbiertoArchivosLearning Path AssignmentsWho is on which path and how far along -- completion %.AbiertoArchivosCourse EvaluationsWhat people thought of a course after completing it: ratings from 1 to 5 and comments.AbiertoVistaCompletion HistoryEvery completion ever recorded -- a recurring course keeps each round -- with whether it was on time and until when it counts.AbiertoVistaCompliance TrainingEvery assigned course and whether each person is compliant today -- completed, and the completion still valid -- with what is overdue. Filter to compliance courses for the mandatory-training report.AbiertoVistaProgramme EffectivenessPer course: how many finish, how well they score, and what they thought of it.Abierto
Certifications & Skills
6What people hold and when it lapses, what they can do, and what their jobs need.
ArchivosCertifications & LicensesWhat each person holds and when it expires. Alerts go at 90, 60 and 30 days and on expiry, and a renewal task is raised.AbiertoArchivosHabilidadesThe skill catalogue: what can be held, grouped by category, on a scale of 1 to its top level.AbiertoArchivosSkills InventoryWho has which skill at what level, where the level came from -- self, manager, course or certification -- and whether it is verified.AbiertoArchivosJob Skill RequirementsWhat a job (or one position) needs, and at what level. The gaps are measured against these.AbiertoArchivosSkills a Course TeachesCompleting the course raises the skill to this level, verified, as from the course.AbiertoVistaSkill GapsEach person against what their job requires: the level held, the level needed, and the gap.Abierto
LMS Integration
3An external learning platform -- Aspire or any other -- connected by file or HTTP.
ArchivosLMS ConnectorsAn external learning platform -- Aspire, or any other -- exchanging courses, enrolments and completions by file (CSV, Excel, text) or over HTTP, with the field mapping and the schedule.AbiertoVistaLMS Sync RunsEvery exchange with a learning platform: what was read, created, updated and refused.AbiertoArchivosLMS Error LogRows a platform sent that could not be taken, and why. Put the mapping or the master data right, then reprocess.Abierto
Contratación
Una solicitud de puesto, quién la firmó, todos los que se postularon y qué debe estar listo para el primer día.
Reclutamiento e incorporación
25Una solicitud de puesto, quién la firmó, dónde se anunció, todos los que se postularon, quiénes fueron vistos, quiénes fueron nombrados y qué debe estar preparado para su primer día.
Espacio de trabajoRecruiting DashboardThe funnel by stage and its conversion, time to fill and time to hire, which sources produce hires, offer acceptance, and whether every hire went through the required steps.AbiertoEspacio de trabajoOnboarding DashboardHow many accepted offers turned into people who started, every joiner's checklist and how far it has got, and the tasks overdue by who owns them.AbiertoEspacio de trabajoOffboarding DashboardWho is leaving and who has left, and the offboarding tasks each department owes -- access, equipment, final pay -- with the overdue ones first.AbiertoEspacio de trabajoEEO Applicant FlowSelection rates by race and ethnicity, sex, veteran and disability status from applicants' voluntary self-identification, with the four-fifths comparison. Counts only; small groups are suppressed.AbiertoArchivosSolicitudes de contrataciónSolicitud de puesto: descripción del puesto, categoría, ubicación, costo anual y justificación. Se envía para su firma y se obtienen las aprobaciones necesarias; solo las vacantes aprobadas pueden publicarse.AbiertoVistaAprobaciones de contrataciónCada firma que se espera para una vacante, en el orden en que se recogen. El nivel que se está esperando es aquel cuyos niveles anteriores ya han firmado; ningún nivel inferior puede decidirse primero.AbiertoArchivosOfertas de empleoDónde se anunció la vacante y durante cuánto tiempo. Una vacante puede anunciarse en varios canales a la vez; el portal de empleados y un periódico cuentan como dos anuncios para una misma solicitud. Adjunte el anuncio publicado a la solicitud y este quedará registrado en el expediente del nombramiento.AbiertoArchivosCandidatosTodas las personas que se han presentado ante esta empresa para un puesto, ya sea que hayan solicitado empleo o hayan sido encontradas, están incluidas en esta lista. Quienes ya trabajan aquí están marcados como empleados internos, lo que permite identificar los traslados internos como tales.AbiertoVistaAplicacionesCada solicitud recibida para una vacante y la etapa en la que se encuentra. Esta pantalla responde a la pregunta "¿cuántas personas solicitaron, cuántas fueron preseleccionadas, cuántas fueron entrevistadas y quiénes fueron seleccionadas?", contabilizado a partir de los registros, no de una hoja de cálculo.AbiertoArchivosEntrevistas¿Quién está siendo visto, por quién, cuándo y qué resultó de ello? Una ronda sin retroalimentación es una reunión sobre la que nadie puede actuar, por eso el resultado queda en suspenso.AbiertoVistaPaneles de entrevistasCada asiento en cada panel de entrevistas: quién se sienta, qué cargo, qué recomendaron y qué puntuación le dieron sobre 100. Cada panelista marca su propia fila con una puntuación.AbiertoVistaClasificación de candidatosTodos los solicitantes, en el orden en que los paneles de entrevistas los clasificaron. Los candidatos con la misma puntuación comparten una clasificación. Se permite seleccionar a cualquier candidato clasificado por debajo de otro que aún esté en proceso de selección; el motivo debe quedar registrado.AbiertoArchivosOfertasOfertas enviadas a los candidatos y en qué fase del ciclo de aprobación y respuesta se encuentra cada una.AbiertoVistaIncorporación y bajaCada lista de verificación está en funcionamiento: de quién es, qué se ha hecho, qué está pendiente. El acceso, la tarjeta y el escritorio de un nuevo empleado figuran en una de estas listas, al igual que lo que un empleado que se marcha aún debe devolver.AbiertoArchivosListas de verificación de incorporación¿Qué debe suceder antes de que alguien pueda empezar y qué debe suceder cuando se vaya? Un registro de entrada que levantar, una tarjeta de identificación que imprimir, un escritorio que asignar, activos que devolver: todo esto como una plantilla para que nadie dependa de recordarlo.AbiertoArchivosEtapas del procesoLas etapas por las que pasa una solicitud, y cuáles de ellas corresponden a preseleccionado, entrevistado, oferta y contratado. Contar un embudo solo es posible porque se trata de registros, no de palabras en una columna.AbiertoArchivosNormas de aprobación de contratacionesQué vacantes requieren firma y quién debe firmarlas. Las personas se nombran en los Niveles de Aprobación de la norma, que es la misma pantalla que se usa para una orden de compra: una delegación de autoridad, escrita una sola vez.AbiertoArchivosCuadros de puntuación de entrevistasEn qué se basa el comité para evaluar a un candidato, qué importancia tiene cada criterio y cómo la opinión del comité se convierte en una recomendación, establecida antes de que se realice cualquier entrevista. Una para una vacante, otra para un puesto o la recomendación predeterminada de la empresa.AbiertoArchivosCandidate MessagesWhat a candidate is told when their application arrives, reaches a stage, is invited to interview, is not taken further or is made an offer. Switch a message on to send it by itself.AbiertoVistaMessages to CandidatesEvery message written to a candidate -- by itself or by hand, sent, held, opted out or failed -- and why.AbiertoArchivosOffer Letter TemplatesThe letter an offer is sent with. Send writes it from the default template, files it as a PDF on the offer and sends it for the candidate's electronic signature.AbiertoArchivosTask DepartmentsWhich department does the onboarding and offboarding tasks of each owner role, and who answers for them. The offboarding dashboard counts each department's tasks, overdue ones first.AbiertoArchivosRecruiting SettingsWhether offers go out for electronic signature and who countersigns them, how long an applicant's self-identification link works, and the smallest group the EEO report will show.AbiertoArchivosCareers SiteThe company's public careers site: its live postings on the careers-site channel, each with an apply form that works without signing in. Closed until you open it; at an unguessable address until you choose a public one. Internal postings are never shown there (employees see them under Internal Jobs).AbiertoInformeCalendar InvitationsInvitations sent from interviews, performance reviews and check-ins: who was invited to what, when, and how often it was sent. Sending again after a change updates the same calendar entry; cancelling removes it from every calendar.Abierto
Hora y salida
Qué estaba programado, qué se hizo y qué se tomó.
Control de asistencia y horario
13Qué estaba programado, qué se hizo y qué dictaminó la normativa al respecto.
ArchivosHojas de horas trabajadasSe registran las horas trabajadas y luego se evalúan según la norma que rige a la persona, de modo que lo que apruebe el gerente sea lo que se pagará.AbiertoArchivosRegistros de tiempoAbiertoInformeWho’s InWho is clocked in, on a break or out right now, with the status they last gave and where.AbiertoVistaClock PunchesEvery clock-in, clock-out, break and status, with the server’s time, where it came from and, where asked for, the position. Never edited: a wrong one is put right by a punch correction.AbiertoVistaPunch CorrectionsA missed or wrong punch put right, with the reason, decided by somebody other than whoever asked and never by the employee themselves. Those an employee asks for wait in their manager’s Team Approvals too.AbiertoInformePunch ExceptionsThe last two weeks’ missed punches: a clock-in never clocked out, a break never ended, and -- for people whose policy requires punches -- a scheduled day with no punch and no leave.AbiertoArchivosHorarios de trabajoEl patrón que alguien está destinado a seguir. Un ciclo no tiene por qué ser de siete días: cuatro días de trabajo y cuatro de descanso son ocho.AbiertoArchivosAsignaciones de horariosAbiertoArchivosTurnosUn turno que termina antes de empezar se extiende más allá de la medianoche, lo que hace que sus horas abarquen dos fechas.AbiertoArchivosListaAbiertoArchivosReglas de horas extrasLas horas extras son una conclusión, no una entrada. Se aplican las normas del país donde se paga a la persona, y prevalece la norma regional sobre la nacional.AbiertoArchivosTime PoliciesHow time is captured and counted for a pay group, the people an overtime rule governs, or the whole company: clock punches required or hours typed allowed, whether the browser’s position is asked for, rounding, and a premium for working a holiday.AbiertoArchivosExcepciones de tiempoLo que reveló la revisión diaria: un turno sin tiempo registrado, ausencia injustificada, inicio tardío, jornada laboral muy larga, horas extras no autorizadas, hoja de registro de horas no entregada. Corrija el registro de tiempo donde se lleva; indique aquí lo que se hizo.Abierto
ArchivosSolicitudes de permisoAbiertoArchivosSaldos de vacacionesTodo lo ganado, menos lo que se ha tomado y lo que se ha pedido pero aún no se ha decidido.AbiertoArchivosMovimientos de salidaCada acumulación, día tomado y arrastre, de modo que se pueda explicar un saldo en lugar de confiar en él.AbiertoArchivos¿Quién está de baja?Ausencia reservada y solicitada, para un gerente que busca un reemplazo.AbiertoArchivosTipos de hojasQué se considera un día libre, cómo se acumula el derecho a él y cuánto cuesta. Cada solicitud de permiso y cada saldo pendiente se relaciona con uno de estos aspectos.AbiertoArchivosCalendarios de vacacionesAbierto
Viajes de empleados
Pedir permiso para ir y reclamar el reembolso del costo.
Informes de viajes y gastos
5Permiso para viajar antes del viaje, gastos incurridos, política de verificación de cada partida, viáticos aplicables y tarjetas de pago. Trasladado desde Cadena de Suministro: viajar es una actividad del empleado.
ArchivosSolicitudes de viajeLo que se aprobó antes del viaje. Un gasto que requiere aprobación previa no tiene dónde esconderse sin ella.AbiertoArchivosInformes de gastosEn el momento de la presentación, cada línea se verifica según la política correspondiente a su tipo, y la infracción se indica en la línea: qué norma se ha infringido y en qué medida.AbiertoArchivosPolítica de gastosLos límites máximos, los límites diarios y los umbrales de recepción con los que se compara cada reclamación.AbiertoArchivosTarifas por díaAlojamiento, comidas y gastos imprevistos según el destino.AbiertoArchivosTarjetas corporativasQuién tiene qué tarjeta y a qué cuenta se transfiere. Lo que se pagó con una tarjeta no se le debe al reclamante nuevamente.Abierto
Nómina de sueldos
De bruto a neto, todo lo que indica el cálculo y lo que se presenta.
VistaPayroll ReadinessEach pay group’s period now due, how far its cycle has got, and what is still open before it can be run.AbiertoVistaEjecución de nóminasAbiertoArchivosRegistro de nóminaCada nómina en cada ciclo, con lo que le costó al empleador.AbiertoInformeExplicación de la nóminaCada línea de cada nómina con la frase que la explica, para la conversación que todo empleado de nóminas tiene.AbiertoArchivosEl año hasta la fechaLo que realmente establecen todas las normas tributarias es que las bases salariales, los umbrales y los límites son cuestiones que se refieren al acumulado del año.AbiertoArchivosAcumulado anual por jurisdicciónCada estado, programa estatal y localidad por separado, según lo requieran las casillas 14 a 20 del formulario W-2. Acumulados por nómina; corrija el recibo de pago y estos se mostrarán a continuación.AbiertoArchivosPago retroactivoDinero adeudado por períodos ya pagados, debido a un cambio con fecha retroactiva.AbiertoVistaDirect DepositsWho is paid where, masked to the last four, and the pay periods each account is in force. A change is asked for, approved by somebody else, and paid from the next pay period.AbiertoVistaPay FilesEach payroll run’s net-pay file for the bank, every version kept with its checksum and control totals. Made from Payroll Runs > Create pay file.AbiertoEspacio de trabajoPay File SettingsThe account net pay leaves from, the ACH identity the bank gave the company, balanced files and prenotes.Abierto
Configuración de pago
9Cómo se llama el dinero, a quién se le paga y cuándo, y de qué depende el impuesto.
ArchivosCódigos para ganar dineroCómo se denomina el dinero, cómo se calcula cada tipo y si se considera salario.AbiertoArchivosCódigos de deducciónQué se publica, en qué orden y qué impuestos reduce antes de hacerlo.AbiertoArchivosGrupos de pagoQuiénes cobran juntos, con qué frecuencia y qué motor los calcula.AbiertoArchivosCalendario de pagosLos períodos por los que se paga a un grupo de pago y cuándo se paga a cada uno.AbiertoArchivosRetención (W-4)Lo que cada empleado le ha indicado al empleador que retenga. No se puede calcular nada para alguien que no tenga información registrada.AbiertoArchivosAsignaciones de impuestos localesLas ciudades, condados, distritos escolares y PSDs que gravan a cada empleado, ya sea como residente o como trabajador. La localidad de trabajo y de residencia que figura en el registro del empleado también se consideran asignaciones; esto aplica para cualquier otra cosa.AbiertoArchivosIngresos recurrentesPago que se repite cada período sin necesidad de volver a ingresarlo.AbiertoArchivosDeducciones de los empleadosTodo aquello que se deduce del salario de una persona, incluidos los embargos y los préstamos.AbiertoArchivosCuentas de impuestos sobre la nómina¿En qué cuenta de pasivo se debe pagar cada tipo de impuesto al contabilizar la nómina? Todo lo que quede en la cuenta 2110 permanece donde siempre ha estado.Abierto
Impuestos y declaración de impuestos
10Las tarifas vigentes, los formularios que hay que presentar y los motores que pueden hacer ambas cosas.
Espacio de trabajoFormularios legalesLos formularios de nómina obligatorios del país de la empresa y el lugar donde se elabora cada uno de ellos.AbiertoEspacio de trabajoMotores de impuestos y nóminasProveedores externos que calculan los impuestos o gestionan toda la nómina. Llamadas reales, credenciales reales, selladas en reposo.AbiertoArchivosConstantes fiscalesLas tarifas y bases salariales vigentes durante un año. Se conservan como datos porque cambian cada año; compárelas con la publicación 15-T actual.AbiertoArchivosTablas de retenciónLos corchetes del método de porcentaje. "Múltiples trabajos" es la tabla estándar con cada umbral reducido a la mitad, que es lo que selecciona el paso 2(c) del W-4.AbiertoArchivosTarifas estatalesCómo retiene cada estado: sin impuestos, una tasa fija, su escala progresiva (tramos estatales) o el formulario DE 44 de California. La nota indica el año de cada cifra; compruébela con la guía para empleadores del estado antes de realizar la transacción.AbiertoArchivosCorchetes estatalesLas escalas graduadas que leen los métodos estatales. Solo Desde y Tasa importan para el cálculo; un estado que no tiene tabla para casados retiene a los declarantes casados en su tabla para solteros.AbiertoArchivosProgramas estatalesA qué contribuyen los empleados en el estado donde trabajan: discapacidad, licencia familiar y remunerada, atención a largo plazo, desempleo del empleado; cada una con su propia base salarial, y cada una una línea en la nómina y una entrada en la casilla 14 del formulario W-2.AbiertoArchivosJurisdicciones tributarias localesCiudades, condados, distritos escolares, subdivisiones políticas de Pensilvania y distritos de transporte público, con sus tarifas para residentes y no residentes y la norma que determina cuál de ellas corresponde a cada una.AbiertoArchivosCorchetes localesLa escala gradual de residentes de una localidad, principalmente la de la ciudad de Nueva York.AbiertoArchivosCambio de motoresCada transacción con un sistema externo de impuestos o nóminas. Si seis meses después el proveedor y el sistema de contabilidad no coinciden, esto es lo que lo resuelve.Abierto
Garnishments
2Court and agency orders, taken in priority within the legal limits, and remitted to each payee.
ArchivosGarnishment OrdersChild support, tax levies and creditor orders: the case, the payee and where the money goes, and the order of precedence. Payroll takes them in priority order within the CCPA limits of their deduction code.AbiertoEspacio de trabajoGarnishment RemittancesWhat each payroll run withheld under each order, one remittance per payee, its file (with the child support DED addenda) and the payment reference once it is sent.Abierto
Nómina saudí
4Contribuciones a GOSI, expediente salarial de WPS y premios por fin de servicio, para una empresa en Arabia Saudita.
ArchivosTasas GOSIQué cobra GOSI, a quién y desde cuándo. Un ciudadano saudí registrado antes del 3 de julio de 2024 paga el 9,75 % y el empleador el 11,75 %; uno registrado después paga la tasa de anualidad creciente de la nueva ley; para cualquier otro, el empleador paga el 2 % por riesgos laborales. En base a vivienda, el salario mínimo es de 1500 SAR y el máximo de 45 000 SAR al mes.AbiertoEspacio de trabajoDeclaración de GOSILas contribuciones mensuales a GOSI, desglosadas por empleado: salario cotizado, anualidad, SANED y participaciones por riesgos, además de los importes efectivamente descontados en las nóminas. Fecha límite: 15 del mes siguiente.AbiertoEspacio de trabajoArchivo de salarios de WPSEl archivo de información salarial para una nómina aprobada, para que el banco realice el pago y Mudad lo registre. Incluye el documento de identidad (iqama o DNI) de cada empleado, su banco e IBAN, y el desglose del salario en salario base, vivienda, otros ingresos y deducciones.AbiertoEspacio de trabajoFin del servicioLo que se le debería a cada empleado al irse: medio mes de salario por cada uno de los primeros cinco años y un mes por cada año posterior, sobre el último salario; un tercio, dos tercios o la totalidad al renunciar, según la antigüedad (artículos 84 y 85).Abierto
Labor Distribution & GL Interface
9What each payslip was for -- grant, property, program, fund, cost center, department, job -- and the payroll journal as a file for the general ledger that receives it, balanced, reconciled and sent.
Espacio de trabajoGL Interface ConsoleChoose an interface and a payroll run: the control totals, anything that would stop the file, make it, send it, and take the specification and mapping workbook away.AbiertoArchivosGL InterfacesWhere payroll goes in the general ledger that receives it: the target system profile (Yardi Voyager journal ETL, or a generic CSV / JSON journal), its codes, the schedule and the transport. A new interface sends TEST files until Go live.AbiertoArchivosGL Interface MappingsWhich target account (and property, segments) each payroll amount goes to. The most specific rule wins: a code before *, then each dimension it names, then priority.AbiertoArchivosGL Interface Code CrosswalkA property, department, program, fund, grant, cost center or job as the target system codes it.AbiertoArchivosGL Interface Valid CodesThe receiving system's own chart and property list. With a list loaded, a code not on it stops the file.AbiertoVistaGL Interface FilesEvery file made, version by version, with its checksum and control totals -- never changed, never deleted. Resend sends the same file again; Reprocess makes the next version after a correction.AbiertoVistaGL Interface ExceptionsWhat stopped a file: a missing mapping, an invalid code, an imbalance, a control total that did not agree, a failed transmission. Correct the cause and Reprocess.AbiertoArchivosLabor SplitsThe standing distribution of an employee's (or a position's) pay, used where no time says otherwise: salaried people, holidays, retro and off-cycle pay.AbiertoVistaPayslip AllocationsEach payslip split by what the work was for. The employer's taxes and benefit costs follow the gross.Abierto
Parallel Payroll
2The system being replaced and this one, side by side for each cycle until they agree.
VistaLegacy Payroll RegistersThe payroll register of the system being replaced, one per cycle: Import a CSV, text or Excel file -- employee rows (gross, net, taxes, deductions, benefits, employer costs, accruals, liabilities), GL rows (account, debit, credit) and labor allocation rows.AbiertoVistaParallel Payroll ComparisonsLegacy register against a TRANXACT run, category by category and employee by employee, with a tolerance and a sign-off. Go-live is ready after two cycles in a row are signed off.Abierto
Premio
Qué se ofrece más allá del salario y en qué punto del rango salarial se sitúa la persona.
Espacio de trabajoBenefits DashboardEligibility and enrollment, open-enrollment progress, life events, dependents waiting on proof, and -- in the United States -- ACA compliance, carrier files and garnishments, each figure a link to its list.AbiertoArchivosPlanes de beneficiosQué se ofrece, quién lo ofrece y cuánto cuesta tanto al empleado como al empleador. Cada elección se centra en uno de estos aspectos.AbiertoArchivosElecciones de beneficiosLo que cada persona eligió, en qué nivel se encuentra y cuánto les cuesta a ellos y al empleador en cada período.AbiertoArchivosAños del planEl año en que se desarrolla una campaña benéfica y el plazo durante el cual alguien puede cambiar de opinión sin que ocurra ningún acontecimiento importante en su vida.AbiertoArchivosDependientesAbiertoArchivosAcontecimientos de la vida¿Qué permite a alguien cambiar sus opciones fuera del período de inscripción abierta y cuánto tiempo tiene para hacerlo? El plazo se calcula a partir del evento, no del texto.AbiertoArchivosInscripciones a beneficiosAbierto
Carriers & ACA
5Enrollment and contribution files for carriers and recordkeepers, and the Affordable Care Act forms.
ArchivosCarriers & RecordkeepersWho is sent what: an insurer (Aflac, Prudential ...) its 834 enrollment file, a 401(k) or 457 recordkeeper (Vanguard, Nationwide ...) its contribution file after each payroll, in its own layout, and how it is delivered.AbiertoEspacio de trabajoCarrier FilesEvery 834, contribution and eligibility file built, sealed: download, send, resend, regenerate a corrected version, and the delivery log of every attempt.AbiertoEspacio de trabajoACA Full-Time StatusWho is full time under the ACA, month by month -- by look-back measurement or monthly hours -- and why.AbiertoEspacio de trabajoACA Forms (1095-C / 1094-C)Form 1095-C lines 14, 15 and 16 for every month, the 1094-C transmittal, printing, AIR-shaped XML and corrections.AbiertoArchivosACA SettingsThe measurement method and periods, the affordability safe harbor, and the employer (ALE member) on the 1094-C. Mark which plans are minimum essential coverage and minimum value with "Plan ACA flags".Abierto
Compensación
8Las zonas de tiro, dónde se sientan las personas en ellas y qué cambia tras una revisión.
ArchivosPuesto de pagoDonde cada persona se sitúa en su rango. Un índice de comparación de 1,00 es el punto medio.AbiertoArchivosNiveles salarialesUn rango, no un número. Todo lo que vale la pena decidir sobre un salario es una cuestión de posición dentro de ese rango.AbiertoArchivosSalary Grade StepsThe steps of a grade: step 1 on hire, the next after a year’s service. A grade with no steps is paid anywhere in its range.AbiertoArchivosEstructuras salarialesAbiertoArchivosCiclos de compensaciónUna revisión, su presupuesto y si las propuestas se ajustan al mismo.AbiertoArchivosPremios de compensaciónLo que indicaba la matriz y lo que solicitaba el gerente. La diferencia entre ambos es lo que revisa un comité.AbiertoArchivosSubvenciones de capitalAbiertoArchivosRecompensas totalesEl paquete completo: salario, objetivo de bonificación, lo que el empleador aporta a las prestaciones y los impuestos, participación en el capital y vacaciones.Abierto
Firmas
2Documentos enviados a la otra parte para su firma electrónica, y quién puede firmarlos en nombre de la empresa.
Espacio de trabajoFirma electrónicaContratos, órdenes y acuerdos enviados a la otra parte para su firma, y el estado de cada uno. Se envía una copia del documento original; la copia firmada se registra junto con un certificado que indica quién la firmó y cuándo.AbiertoEspacio de trabajoAutoridad para firmarQuién puede firmar estos documentos en nombre de la empresa y hasta qué valor. La autoridad proviene del rol desempeñado; los límites se establecen en la plataforma.Abierto
Cumplimiento
Qué se le debe a un gobierno, qué salió mal y qué se hizo al respecto.
Impuesto sobre la nómina
7Tres relojes —el del dinero, el del formulario y el de la conciliación anual— y el que va más rápido es el que conlleva la penalización.
Espacio de trabajoAsistente de Impuestos sobre la NóminaTrabaje paso a paso en un período de impuestos sobre la nómina. El pago, la declaración y el cierre del ejercicio son tres procesos distintos que se realizan en tres plazos diferentes: una empresa que presenta la documentación correctamente pero deposita tarde es penalizada, y una empresa que deposita a tiempo pero presenta la documentación tarde es penalizada menos.AbiertoArchivosRegistro de impuestos sobre la nóminaUna por obligación, no una por autoridad: una cuenta de retención de impuestos sobre la renta y una cuenta de desempleo en el mismo estado son registros diferentes con números, tasas y fechas de vencimiento diferentes.AbiertoArchivosCalendario de impuestos sobre la nóminaQué se debe pagar y cuándo. El depósito y la devolución aparecen en filas separadas porque son obligaciones distintas con penalizaciones distintas.AbiertoArchivosPeríodos de impuestos sobre la nóminaUna ejecución tiene un propósito y un período. El mismo período de pago aparece en una ejecución de depósito, una declaración y un cierre de año en momentos diferentes, se calcula de la misma manera y se concilia entre sí.AbiertoVistaObligaciones tributarias sobre la nóminaUna fila por obligación. "Impuesto sobre la nómina" no es un número: son seis números para cinco autoridades en cuatro relojes, y el total acumulado es la suma de estos y no al revés.AbiertoArchivosDepósitos de impuestos sobre la nóminaCada depósito realizado. Se considera por separado del pasivo, ya que un pasivo puede depositarse a plazos y un depósito puede cubrir varios pasivos; la conciliación entre ellos es el paso anual donde se detectan los errores.AbiertoArchivosHallazgos sobre el impuesto sobre la nóminaLo que revelaron las verificaciones. Un saldo neto negativo y un registro faltante son ambos motivos de bloqueo, y por la misma razón: alguien ajeno a la empresa los descubre primero.Abierto
Salud y seguridad
1Incidentes, situaciones de riesgo y las medidas adoptadas al respecto, según los criterios del organismo regulador.
Employee Relations & Records
3Disciplinary actions and their appeals, the legal holds on people's records, and AI-assisted decisions waiting for a person.
ArchivosDisciplinary ActionsWarnings, suspensions, demotions and dismissals for cause, with the policy they rest on, the employee's acknowledgement and any appeal. Never deleted: an action given in error is rescinded and the record stays. Retained, held and exported like every personnel record.AbiertoInformeLegal HoldsThe legal holds on people's records, active first. While a hold is active its records cannot be changed or deleted — that is why a save on a held employee is refused. Holds are placed and released under Platform › Legal Holds.AbiertoInformeAI Decision ReviewsAI-assisted decisions about people that wait for a person: accept, override or reject, with the reason.Abierto
VistaW-4 SubmissionsForms W-4 employees signed in self service. Each took effect from the next pay period as a new withholding record (Employee Tax Setup); the old one is kept. A W-4 needs no approval -- acknowledge that HR has seen it.AbiertoVistaForm I-9Employment eligibility: Section 1 is the employee’s, by their first day; Section 2 is yours, within three business days of it; Supplement B when a work authorization expires. Overdue forms come first. Numbers are sealed and shown as their last four. Retain until the later of 3 years after the first day and 1 year after employment ends.AbiertoVistaFMLA CasesFamily and Medical Leave Act requests: eligibility when asked, the certification, your designation, and the hours used against the 12-week (or 26-week) entitlement. Designating here also decides the request in the self-service inbox. Medical certifications are filed on the case, not on the employee file.AbiertoArchivosFMLA SettingsHow this company applies FMLA: the entitlement, the 12-month method (one for everybody), whether paid leave runs at the same time, the eligibility rule, and whether the worksite has 50 employees within 75 miles.Abierto
Informes
El catálogo, el número de personas que lo componen y lo que viene a continuación.
Informes
2Informes ejecutivos, de gestión, operativos y de auditoría sobre los registros de este módulo.
InformeInformes y análisisEl catálogo de informes de este módulo y los modelos que lo respaldan —dimensiones e indicadores clave— se pueden reorganizar, filtrar, totalizar y exportar.AbiertoInformePredictivo y prescriptivoHacia dónde se dirigen las medidas de este módulo, cuánto vale esa proyección y qué hacer al respecto mientras aún hay tiempo.Abierto
Más
Accesible mediante enlace
5Estas pantallas no tienen ningún icono en la página del módulo. Se accede a ellas desde el registro al que pertenecen, desde una vista guardada o mediante su dirección, y una vez abiertas, se comportan como cualquier otra lista.
ArchivosRelaciones laboralesLa capa que existe entre una persona y sus asignaciones. Una recontratación implica una nueva relación con la misma persona, lo cual es fundamental para garantizar la continuidad del servicio.AbiertoArchivosIdentificadores y derecho al trabajoPasaportes, visados, permisos de trabajo y licencias. El estado se indica después de la fecha de caducidad, y la columna de consecuencias es lo que hace que una caducidad impida trabajar, en lugar de simplemente ser notada.AbiertoArchivosCumplimiento por parte de los trabajadores¿Qué requisitos debe cumplir un trabajador para poder realizar su trabajo, y qué sucede si no los cumple?AbiertoArchivosDesvinculaciónLa salida, incluida la jubilación: la conversación de despedida, el pago final, los bienes, el acceso a ellos y las obligaciones que perduran más allá del empleo.AbiertoVistaPasos para la ejecución del impuesto sobre la nóminaCada paso de cada carrera, con quién la corrió y quién la aprobó.Abierto