Anlagen
Eine Datei einem Datensatz zuzuordnen und wo sie tatsächlich gespeichert wird.
Datensätze enthalten Anhänge: den unterzeichneten Vertrag auf der Bestellung, den Lieferschein auf der Quittung, den Scan der Lieferantenrechnung. Ein Anhang wird dem Datensatz zugeordnet und ist immer mit diesem verfügbar – beim Öffnen des Datensatzes aus einer Liste, über einen detaillierten Bericht oder über einen Link werden dieselben Dateien angezeigt.
- Dateien können von Ihrem Rechner hochgeladen oder von einem angeschlossenen Laufwerk ausgewählt werden. In diesem Fall speichert die Plattform die Originaldatei anstelle einer zweiten Kopie.
- Wer was wann angebracht hat, wird dokumentiert. Anhänge sind Teil der Geschichte des Dokuments, keine bloße Verzierung.
- Ein Datensatz, dessen Zeilen eingefroren sind, akzeptiert weiterhin Anhänge. Das Einfrieren schützt die Nummern, die zu den Buchungen geführt haben; es ist kein Grund, die dazugehörigen Unterlagen abzulehnen.
Wenn das Dokument, das Sie anhängen möchten, selbst die Quelle des Datensatzes ist – beispielsweise eine Lieferantenrechnung, die Sie gerade eingeben möchten –, versuchen Sie stattdessen „Aus Dokument erstellen“. Dabei wird die Datei eingelesen und ein ausgefülltes Formular angezeigt.
Since 20 October Word (.doc, .docx) and text (.txt) files can be attached and their text is read; macro-enabled and mislabelled files are refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.