Anlagen
Eine Datei einem Datensatz zuzuordnen und wo sie tatsächlich gespeichert wird.
Datensätze enthalten Anhänge: den unterzeichneten Vertrag auf der Bestellung, den Lieferschein auf der Quittung, den Scan der Lieferantenrechnung. Ein Anhang wird dem Datensatz zugeordnet und ist immer mit diesem verfügbar – beim Öffnen des Datensatzes aus einer Liste, über einen detaillierten Bericht oder über einen Link werden dieselben Dateien angezeigt.
- Dateien können von Ihrem Rechner hochgeladen oder von einem angeschlossenen Laufwerk ausgewählt werden. In diesem Fall speichert die Plattform die Originaldatei anstelle einer zweiten Kopie.
- Wer was wann angebracht hat, wird dokumentiert. Anhänge sind Teil der Geschichte des Dokuments, keine bloße Verzierung.
- Ein Datensatz, dessen Zeilen eingefroren sind, akzeptiert weiterhin Anhänge. Das Einfrieren schützt die Nummern, die zu den Buchungen geführt haben; es ist kein Grund, die dazugehörigen Unterlagen abzulehnen.
Wenn das Dokument, das Sie anhängen möchten, selbst die Quelle des Datensatzes ist – beispielsweise eine Lieferantenrechnung, die Sie gerade eingeben möchten –, versuchen Sie stattdessen „Aus Dokument erstellen“. Dabei wird die Datei eingelesen und ein ausgefülltes Formular angezeigt.