E-Rechnungsstellung in Saudi-Arabien: ZATCA Phase 1

Kundenrechnungen, Gutschriften und Lastschriften werden in Arabisch und Englisch mit einem QR-Code ausgestellt, fortlaufend nummeriert und nach der Ausstellung fixiert – Standard oder vereinfacht, Mehrwertsteuerkategorien gemäß Steuergesetzbuch, Kundennummer und nationale Adresse des Käufers sowie die vor der Umstellung ausgestellten Rechnungen werden ebenfalls ausgestellt.

ZATCA Phase 1, die Generierungsphase, verlangt von einem in Saudi-Arabien mehrwertsteuerregistrierten Verkäufer drei Dinge: Jede Steuerrechnung und jeder Zahlungsbeleg muss einen festgelegten Inhalt in Arabisch enthalten, einen QR-Code, der mit einem Smartphone gelesen werden kann, und es dürfen keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden – Fehler werden durch eine Gutschrift oder Lastschrift korrigiert. TRANXACT erfüllt alle drei Anforderungen, sobald das Unternehmen den Dienst aktiviert hat; für Unternehmen, die ihn noch nicht aktiviert haben, gelten dieselben Regeln.

Einschalten

Öffnen Sie die Steuerhoheitsgebiete des Unternehmens unter Buchhaltung → Steuern → Steuerhoheitsgebiete. Wenn das Land Südafrika ist, werden zwei weitere Felder angezeigt: Name (Arabisch) und E-Rechnungsstellung. Stellen Sie die Rechnungsstellung auf ZATCA Phase 1 (Generierung) ein und speichern Sie die Einstellungen.

Die Speicherung wird abgelehnt, wobei alle fehlenden Artikel gleichzeitig aufgelistet werden, bis das Unternehmen tatsächlich etwas ausgeben kann:

• Bei der zuständigen Gerichtsbarkeit ist „Registriert“ angekreuzt.
• Die Registrierungsnummer ist eine saudische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: fünfzehn Ziffern, beginnend und endend mit 3.
• Der Briefkopf enthält den Firmennamen und die Adresse in arabischer Sprache. Bearbeiten Sie ihn unter Plattform → Gedruckte Formulare → Briefkopf bearbeiten. Für saudische Unternehmen werden zusätzlich die Hausnummer, der Bezirk und die nationale Hausnummer abgefragt.

Sobald es eingeschaltet ist:

• Die Nummernkreise für Kundenrechnungen, Gutschriften und Lastschriften (ARINV, ARCREDIT, ARDEBIT) werden vom System vergeben, nie zurückgesetzt und laufen ausschließlich fortlaufend. Die Datenbank selbst lehnt Änderungen ab, die eine Nummer zurücknehmen oder wiederverwenden würden.
• Die zweisprachigen Formulare ZATCA-A4 (Rechnungen) und ZATCA-A4-MEMO (Gutschriften und Lastschriften) werden zu den standardmäßig gedruckten Formularen des Unternehmens.
• Sämtliche Rechnungen und Notizen, die das Unternehmen vor der Umstellung ausgestellt hat, werden nachträglich ausgestellt – siehe dazu auch „Rechnungen, die vor der Umstellung ausgestellt wurden“ weiter unten.

Erstellung einer Rechnung

Buchhaltung → Kreditoren & Debitoren → AR-Rechnungen: Neue Rechnung. Hier werden Kunde, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Währung (leer für die eigene Währung), Rechnungsart, Lieferdatum und, bei Lieferungen über einen Zeitraum, das Enddatum sowie die einzelnen Positionen abgefragt.

Bis zur endgültigen Verbuchung ist die Rechnung ein Entwurf mit einer vorläufigen Nummer, die mit „ENTWURF-“ beginnt. Sie kann wie jeder Entwurf korrigiert und storniert werden. Ihre endgültige Nummer erhält sie erst bei der Ausstellung, sodass ein stornierter Entwurf keine Lücke in der Nummerierung hinterlässt.

Standard oder vereinfacht, und deren Änderung

Eine Standardrechnung (B2B) enthält den Namen des Käufers, dessen Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; eine vereinfachte Standardrechnung (B2C) hingegen nicht, und das Käuferfeld bleibt gesetzlich leer. Die Art der Rechnung wird bei der Erstellung festgelegt: Sie wählen entweder die gewünschte Variante oder lassen das Feld leer, sodass für Käufer mit hinterlegter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Standardrechnung und für Käufer ohne diese eine vereinfachte Rechnung erstellt wird.

Solange die Rechnung noch ein Entwurf ist, kann der Rechnungstyp über die Funktion „Rechnungsart ändern“ in den AR-Rechnungen angepasst werden. Die Änderung wird protokolliert: In der Spalte „Typ geändert“ wird der Zeitpunkt der Änderung angezeigt, der Bearbeiter wird erfasst und beides ist im Prüfprotokoll dokumentiert. Sobald die Rechnung ausgestellt ist, ist der Rechnungstyp zusammen mit allen anderen Einstellungen endgültig festgelegt.

Steuercodes tragen die ZATCA-Kategorie

Buchhaltung → Steuern → Steuercodes enthält drei Felder für ZATCA, die in der Liste als Spalte ZATCA angezeigt werden:

Die bestehenden Mehrwertsteuercodes wurden entsprechend ihrer Behandlung ausgefüllt: Standard-, ermäßigte, Margen- und fiktive Codes erhalten den Code S; Nullsatz den Code Z; Steuerbefreiung den Code E; nicht steuerpflichtige und Reverse-Charge-Codes den Code O. Nicht steuerpflichtige Codes erhielten die Bezeichnungen VATEX-SA-OOS, und für als Exporte gekennzeichnete Nullsatzcodes wurden die Exportgründe angegeben. Alle anderen Nullsatz- oder Steuerbefreiungscodes bleiben absichtlich ohne Begründung – welche der ZATCA-Gründe zutrifft, entscheiden Sie – und Post ordnet jede Zeile so lange, bis die Begründung genannt ist.

Angaben zum Käufer

Auf einer saudischen Steuerrechnung wird der Käufer so genannt, wie er im Handelsregister erfasst ist. Bei einem Kunden mit dem Land Saudi-Arabien (CRM → Konten & Kontakte → Konten) wird im Formular Folgendes hinzugefügt:

• Name auf Arabisch.
• Handelsregisternummer (CR)
• Die Bestandteile einer nationalen Adresse: Hausnummer, Bezirk und die vierstellige Zusatznummer. Das Adressbuch (Plattform → Klassifizierung → Adressbuch) fragt für eine saudische Adresse dieselben drei Angaben ab.

Bei diesem Verfahren wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden beim Speichern seiner Website- oder Finanzdaten überprüft: fünfzehn Ziffern, die mit 3 beginnen und enden. Eine falsche Nummer wird dort abgelehnt, und nicht erst bei dem Versuch der Ausstellung.

Beitrag ist Problem

Das Buchen einer Rechnung unter ZATCA löst das Problem aus. Alles wird gemeinsam geprüft, und fehlende Angaben werden in einer einzigen Meldung anstatt einzeln aufgelistet:

• Arabischer Name, arabische Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers;
• eine Umsatzsteuerkategorie in jeder Zeile und einen Grund in jeder Z-, E- und O-Zeile;
• auf einer Steuerrechnung (B2B) Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers;
• Bei einer Gutschrift oder Lastschrift sind die Originalrechnung und der Grund anzugeben.

Dann wird in einem Schritt Folgendes erledigt: Die nächste Nummer in der Serie wird gezogen; die Ausstellungszeit wird von der Serveruhr abgestempelt (gedruckt in Riad-Zeit); die Daten von Verkäufer und Käufer werden auf die Rechnung kopiert, sodass eine spätere Adressänderung die ausgestellte Rechnung nicht verändert; die Mehrwertsteuer wird ebenfalls in SAR ausgewiesen, wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt ist; und der QR-Code wird erstellt.

Der QR-Code entspricht dem von ZATCA für Phase 1 festgelegten Code: fünf Tags, die als Base64-TLV (Tag, Länge, Wert) kodiert sind. Er wird von der ZATCA-eigenen App gelesen.

Gut- und Lastschriften

Gutschriften/Lastschriften im Rahmen des ZATCA müssen die korrigierte Rechnung und den Korrekturgrund enthalten. Die Angabe des Grundes ist ab Erstellung der Gutschrift erforderlich, nicht erst bei der Rechnungsstellung: Eine Gutschrift ohne Angabe des Grundes wird beim Speichern abgelehnt. Eine Gutschrift darf den Rechnungsbetrag nicht unter Null senken: Die Summe aller Gutschriften zu einer Rechnung darf den Rechnungsbetrag zuzüglich ihrer Lastschriften nicht übersteigen. Eine Gutschrift wird wie eine Rechnung mit einer eigenen Nummer aus einer eigenen Serie und einem eigenen QR-Code erstellt.

Eine Gutschrift ist ein Geldbetrag, der dem Kunden geschuldet wird, nicht von ihm. Sie mindert die Rechnung, auf die sie gutgeschrieben wird, oder wird dem Kunden als Rückerstattung ausgezahlt; sie wird niemals als Gegenleistung erhalten. Daher gilt für jedes Unternehmen, nicht nur für solche, die unter das ZATCA-Gesetz fallen:

• Bei einer Gutschrift kann keine Quittung eingelöst werden, und der Kellner lehnt eine Quittung gegen eine Gutschrift ab.
• Eine Gutschrift wird niemals als überfällig angezeigt: In der Debitorenliste werden Gutschriften in einer eigenen Kreditkategorie geführt, ohne Angabe von Tagen der Zahlungsverzögerung.
• Nach dieser Regelung wird auch eine Quittung für eine noch nicht ausgestellte Rechnung verweigert.

Rechnungen, die vor der Umstellung gebucht wurden (die Nachfüllung)

Ein Unternehmen, das bereits vor der Aktivierung von ZATCA ein Hauptbuch führte, hatte Rechnungen und Belege, die zwar gebucht, aber nie ausgestellt wurden. Durch die Aktivierung werden diese nun nachträglich ausgestellt, und das Gleiche geschieht bei jedem Systemstart für alle noch vorhandenen Posten. Jede Rechnung, Gutschrift und Lastschrift, die gebucht, teilweise bezahlt, bezahlt oder storniert wurde, wird erfasst:

• Der Ausgabezeitpunkt: das Buchungsdatum (oder das Rechnungsdatum, falls kein Journal vorhanden ist) um 12 Uhr Riad-Zeit, sodass die im QR angegebene Zeit auf das im Papier angegebene Datum fällt.
• Die Rechnungsart: die Art der Rechnung, oder eine Steuerrechnung, wenn der Käufer über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt oder eine Behörde ist, andernfalls eine vereinfachte Rechnung. Der Rechnung folgt ein Vermerk.
• Für jede Zeile werden die Mehrwertsteuerkategorie und der Mehrwertsteuersatz angegeben: aus dem Steuerkennzeichen der Zeile, sofern vorhanden, ansonsten aus der Steuer, mit der die Zeile verbucht wurde – besteuerte Zeilen erhalten das Kennzeichen S; eine unbesteuerte Zeile erhält das Kennzeichen Z für einen Käufer außerhalb des Königreichs (Export) und O für einen Käufer innerhalb des Königreichs, jeweils mit dem Hinweis, dass die Kategorisierung von einer 0%-Buchung erfolgte.
• Die Verkäufer- und Käuferdaten, wie sie aktuell vorliegen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in SAR, eine UUID und der QR-Code, erstellt aus den Gesamtsummen der Buchung.

Nichts von dem, was gebucht wurde, ändert sich: weder eine Summe, eine Zahl, ein Datum noch der Journaleintrag. In der Liste der Debitorenrechnungen werden diese als „Nachträglich ergänzt“ gekennzeichnet, da sie bei ihrer Erstellung nicht geprüft wurden und ihr Ausstellungsdatum ein Buchungsdatum und nicht ein Zeitstempel ist.

Die gedruckte Rechnung

• Arabisch und Englisch nebeneinander, mit dem QR-Code oben rechts.
• Das Verkäuferfeld mit arabischem Namen, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie das Käuferfeld – auf einer vereinfachten Rechnung weggelassen.
• Mehrwertsteuer pro Zeile mit einer Spalte für die Mehrwertsteuerkategorie, eine Mehrwertsteuerübersicht nach Kategorie mit den arabischen Summen in eigenen Zellen, die Mehrwertsteuerübersicht in Worten mit Tausendertrennzeichen, der Befreiungsgrund für jede Z-, E- oder O-Zeile und die Mehrwertsteuer in SAR.
• Der Titel einer Notiz gibt an, zu welcher Art von Rechnung sie gehört; eine Notiz enthält die Originalrechnung und den Grund.
• Der Zeitpunkt der Ausstellung, in Riad-Zeit.

Eine korrekte Rechnung wird ohne Warnung gedruckt. Felder, die absichtlich leer gelassen werden – beispielsweise das Käuferfeld einer vereinfachten Rechnung, die Notizfelder einer Rechnung, der QR-Code eines Entwurfs, die SAR-Zeile einer bereits im SAR-Verfahren befindlichen Rechnung oder die Ausnahmenliste, wenn keine Ausnahmen vorliegen – lösen keine Warnung mehr aus.

Was Phase 1 nicht leistet

Phase 2 – die XML-Rechnung, der kryptografische Stempel, die Hash-Kette und die Freigabe bzw. Meldung über die ZATCA-Plattform (Fatoora) – ist hiervon ausgenommen. Die für Phase 2 benötigten Felder sind reserviert: Jeder Rechnung wird bei Ausstellung eine UUID zugewiesen, sodass sie bereits die Identität besitzt, unter der Phase 2 sie meldet. Der Rechnungs-Hash, der Hash der vorherigen Rechnung und der Zähler bleiben leer, bis Phase 2 sie ausfüllt.

Wird so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz vorschreibt.

Rechnungen und Notizen, die gemäß ZATCA ausgestellt wurden, die jeweiligen Druckdaten und das Prüfprotokoll des Unternehmens werden unabhängig von den Vorgaben der Datenaufbewahrungsrichtlinie weder archiviert noch gelöscht. Siehe „Aufbewahren und Entfernen alter Daten“.