Presupuestos y contabilidad de compromisos
Qué se puede gastar, de dónde proviene el dinero, qué ya está prometido y los cuatro niveles de control.
En TRANXACT, un presupuesto controla el gasto en lugar de simplemente describirlo, y lo hace en el momento en que se realiza la promesa, no en el momento en que llega la factura.
Los tres números
| Número | Qué es |
|---|---|
| Presupuesto | Lo que se puede gastar, por centro de costos y cuenta, durante un período. |
| Compromiso | Lo que se ha prometido pero aún no se ha facturado: una solicitud aprobada, una orden de compra abierta. |
| Actual | Lo que se ha registrado en el libro mayor. |
El presupuesto disponible es el presupuesto menos los compromisos menos los gastos reales. Si se omiten los compromisos en ese cálculo, las organizaciones descubren en marzo que gastaron el presupuesto de febrero en enero y que contaban con la documentación para demostrarlo desde el principio.
Niveles de control
- Ninguna; el presupuesto se registra y se informa sobre él, y no se detiene nada.
- Advertencia: se le informa a la persona que ha terminado y que puede continuar.
- Bloqueado: el documento es rechazado.
- Bloqueo con anulación: se deniega a menos que alguien con derecho a anular la solicitud registre el motivo, el cual se conservará en el registro.
La contabilidad de compromisos no se limita a las adquisiciones. Cualquier cosa que prometa dinero antes de gastarlo puede generar un compromiso, y este se libera cuando se recibe el pago, por lo que el mismo dinero nunca se contabiliza dos veces.
Las fuentes de financiación registran de dónde provino el dinero, lo cual es importante cuando un presupuesto se financia con fondos de más de una fuente y el informe debe indicar a qué partida presupuestaria corresponde cada gasto.