Bilanci e contabilità degli impegni
Cosa si può spendere, da dove provengono i fondi, cosa è già stato promesso e i quattro livelli di controllo.
In TRANXACT, il budget consente di controllare le spese anziché limitarsi a descriverle, e lo fa nel momento stesso in cui viene presa la promessa di spesa, non al momento dell'arrivo della fattura.
I tre numeri
| Numero | Che cos'è |
|---|---|
| Bilancio | Quanto può essere speso, per centro di costo e conto, in un determinato periodo. |
| Impegno | Ciò che è stato promesso ma non ancora fatturato: una richiesta approvata, un ordine di acquisto aperto. |
| Effettivo | Ciò che è stato registrato nel libro mastro. |
Il totale disponibile corrisponde al budget meno gli impegni meno le spese effettive. Escludendo gli impegni da questo calcolo, le organizzazioni scoprono a marzo di aver speso il budget di febbraio a gennaio, pur avendo la documentazione per provarlo fin dall'inizio.
Livelli di controllo
- Nessuno: il budget viene registrato e rendicontato, e nulla viene bloccato.
- Avvertire: alla persona viene comunicato che il tempo è scaduto e può procedere.
- Blocco: il documento è stato rifiutato.
- Blocco con annullamento: rifiutato a meno che qualcuno autorizzato ad annullare non registri una motivazione, che verrà conservata nel registro.
La contabilità degli impegni non si limita agli acquisti. Qualsiasi attività che prometta denaro prima di spenderlo può generare un impegno, che viene poi rilasciato solo quando il pagamento effettivo viene effettuato, in modo che lo stesso denaro non venga mai conteggiato due volte.
Le fonti di finanziamento registrano la provenienza dei fondi, un aspetto importante quando un bilancio è finanziato da più fonti e la rendicontazione deve indicare a quale voce di spesa è stata destinata ciascuna voce.