Fatturazione elettronica in Arabia Saudita: Fase 1 del ZATCA

Fatture ai clienti, note di credito e note di debito emesse in arabo e inglese con un codice QR, numerate da una serie ininterrotta e fisse una volta emesse — standard o semplificate, categorie IVA dal codice fiscale, numero CR e indirizzo nazionale dell'acquirente, e vengono emesse anche le fatture registrate prima del passaggio.

La Fase 1 di ZATCA, la fase di generazione, richiede a un venditore registrato ai fini IVA in Arabia Saudita tre cose: ogni fattura e nota di pagamento deve contenere un contenuto predefinito in arabo, un codice QR leggibile da smartphone e nulla di quanto emesso deve essere modificato successivamente (un eventuale errore deve essere corretto con una nota di credito o di debito). TRANXACT garantisce tutte e tre le condizioni una volta che l'azienda attiva il sistema, e non prevede alcuna modifica per le aziende che non lo hanno ancora attivato.

Accenderlo

Aprire la giurisdizione fiscale dell'azienda in Contabilità → Imposte → Giurisdizioni fiscali. Se il Paese è SA, compaiono due campi aggiuntivi: Nome (in arabo) e Regime di fatturazione elettronica. Impostare il regime su ZATCA Fase 1 (generazione) e salvare.

Il salvataggio viene rifiutato, con tutti gli elementi mancanti elencati contemporaneamente, finché l'azienda non potrà effettivamente emetterlo in base ad esso:

• L'opzione "Registrato" è selezionata nella giurisdizione.
• Il numero di registrazione è un numero di partita IVA saudita: quindici cifre, che inizia e finisce con 3.
• La carta intestata riporta la denominazione legale dell'azienda in arabo e il suo indirizzo, anch'esso in arabo. È possibile modificarla accedendo a Piattaforma → Moduli stampati → Modifica carta intestata; per un'azienda saudita, la carta intestata richiede anche il numero civico, il distretto e il numero aggiuntivo dell'indirizzo nazionale.

Una volta acceso:

• Gli intervalli di numerazione per fatture, note di credito e note di debito dei clienti (ARINV, ARCREDIT, ARDEBIT) sono numerati dal sistema, non vengono mai azzerati e progrediscono soltanto in avanti. Il database stesso rifiuta qualsiasi modifica che possa riportare indietro un numero o riutilizzarne uno.
• I moduli bilingue ZATCA-A4 (fatture) e ZATCA-A4-MEMO (note di credito e di debito) diventano i moduli stampati predefiniti dell'azienda.
• Tutte le fatture e le note emesse dalla società prima del passaggio al nuovo sistema sono state emesse a posteriori (vedi "Fatture emesse prima del passaggio al nuovo sistema" di seguito).

Emissione di una fattura

Contabilità → Fornitori e Clienti → Fatture Clienti: è presente la sezione "Nuova fattura". Vengono richiesti il cliente, la data di fatturazione e di scadenza, la valuta (lasciare vuoto per la valuta aziendale), il tipo di fattura, la data di fornitura e, per una fornitura distribuita nel tempo, la data di fine, e le righe.

Fino alla sua emissione, la fattura è una bozza con un numero provvisorio che inizia con DRAFT-. Può essere corretta e annullata, come qualsiasi altra bozza. Assume il numero definitivo solo al momento dell'emissione, pertanto una bozza annullata non lascia mai un'interruzione nella serie.

Standard o semplificato, e modificarlo

Una fattura fiscale (B2B, "standard") indica il nome dell'acquirente, il suo indirizzo e il suo numero di partita IVA; una fattura fiscale semplificata (B2C) non li riporta e, per legge, il campo relativo all'acquirente viene lasciato vuoto. La tipologia viene scelta al momento dell'emissione della fattura: si può optare per la tipologia selezionata oppure, lasciando il campo vuoto, generare una fattura fiscale per un acquirente con partita IVA registrata e una fattura semplificata per un acquirente senza partita IVA.

Finché la fattura è in bozza, la funzione "Modifica tipo di fattura" nelle fatture clienti la converte. La modifica viene registrata: la colonna "Tipo modificato" indica quando è stata effettuata, il record conserva l'identità dell'autore e la traccia di controllo include entrambe le informazioni. Una volta emessa la fattura, il suo tipo viene corretto insieme a tutti gli altri dati.

I codici fiscali rientrano nella categoria ZATCA

Contabilità → Imposte → Codici fiscali contiene tre campi per ZATCA, visualizzati nell'elenco come colonna ZATCA:

I codici IVA esistenti sono stati compilati in base al loro trattamento: i codici standard, ridotti, del regime del margine e presunti sono S; quelli a aliquota zero sono Z; quelli esenti sono E; quelli fuori ambito e con inversione contabile sono O. Ai codici fuori ambito sono stati assegnati i codici VATEX-SA-OOS, e ai codici a aliquota zero indicati come esportazioni sono state assegnate le motivazioni di esportazione. Tutti gli altri codici a aliquota zero o esenti sono lasciati volutamente senza motivazione — sta a voi indicare quale delle motivazioni di ZATCA si applica — e Post nomina ogni riga finché non viene indicata.

Dati dell'acquirente

Una fattura fiscale saudita identifica l'acquirente così come è registrato nel registro delle imprese. Per un cliente il cui paese è l'Arabia Saudita (CRM → Contabilità e contatti → Contabilità), il modulo aggiunge:

• Nome in arabo.
• Numero di registrazione commerciale (CR).
• Le parti dell'indirizzo nazionale sono: numero civico, distretto e numero aggiuntivo di quattro cifre. La rubrica (Piattaforma → Classificazione → Rubrica) richiede le stesse tre informazioni anche per un indirizzo saudita.

In base a questo regime, il numero di partita IVA del cliente viene verificato al momento del salvataggio dei dati del sito o finanziari: si tratta di un codice di quindici cifre che inizia e termina con 3. Un numero errato viene rifiutato in questa fase, anziché al momento dell'emissione.

Il post è un problema

La registrazione di una fattura tramite ZATCA la genera automaticamente. Tutti i dati vengono verificati insieme e qualsiasi elemento mancante viene elencato in un unico messaggio anziché singolarmente.

• Nome del venditore in arabo, indirizzo in arabo e partita IVA;
• una categoria IVA su ogni riga e una motivazione su ogni riga Z, E e O;
• Sulla fattura fiscale (B2B), il nome, l'indirizzo e il numero di partita IVA dell'acquirente;
• Su una nota di credito o di debito, allegare la fattura originale e la motivazione.

Quindi, in un unico passaggio: viene preso il numero successivo della serie; viene impresso l'orario di emissione dall'orologio del server (stampato nell'ora di Riyadh); i dati del venditore e dell'acquirente vengono copiati sulla fattura, in modo che un successivo cambio di indirizzo non modifichi una fattura già emessa; l'IVA viene indicata anche in SAR se la fattura è in un'altra valuta; e viene creato il codice QR.

Il codice QR è quello specificato da ZATCA per la Fase 1: cinque tag, codificati insieme come Base64 TLV (tag, lunghezza, valore). L'app proprietaria di ZATCA lo legge.

Note di credito e di debito

Le note di credito/debito AR ai sensi della ZATCA devono indicare la fattura emessa che rettificano e il motivo. Il motivo è richiesto dal momento della creazione della nota, non solo al momento dell'emissione: una nota senza motivo viene rifiutata in fase di salvataggio. Una nota di credito non può essere inferiore a zero rispetto al valore della fattura: la somma di tutte le note di credito emesse a fronte di una fattura non può superare il valore della fattura stessa più le relative note di debito. Una nota viene emessa per posta, come una fattura, con un proprio numero di serie e un proprio codice QR.

Una nota di credito è denaro dovuto al cliente, non da quest'ultimo. Riduce l'importo della fattura a cui si riferisce, oppure viene rimborsata al cliente; non viene mai ricevuta in cambio. Quindi, per ogni azienda e non solo ai sensi della ZATCA:

• La ricevuta di pagamento non viene rilasciata su una nota di credito e il cameriere si rifiuta di emetterla a fronte di una di esse.
• Una nota di credito non viene mai visualizzata come scaduta: l'elenco dei crediti commerciali inserisce le note di credito in una fascia di credito a sé stante, senza indicare i giorni di ritardo.
• In base a tale regime, viene rifiutata anche la ricevuta per una fattura non ancora emessa.

Fatture emesse prima del passaggio (il riempimento arretrato)

Un'azienda che aveva già un registro contabile quando ha attivato ZATCA aveva fatture e note che erano state registrate ma mai emesse. L'attivazione ora le emette a posteriori, e lo stesso accade ad ogni avvio del sistema per tutto ciò che è ancora in sospeso. Ogni fattura, nota di credito e nota di debito che è stata registrata, parzialmente pagata, pagata o stornata è così riassunta:

• Data di emissione: la data di pubblicazione (o la data di fatturazione se non è presente un giornale) a mezzogiorno ora di Riyadh, quindi l'orario nel QR corrisponde alla data indicata sul giornale.
• Tipo di fattura: quella emessa, oppure fattura fiscale quando l'acquirente ha un numero di partita IVA registrato o è un ente governativo, e in caso contrario una versione semplificata. Alla fattura segue una nota.
• Categoria e aliquota IVA per ogni riga: dal codice fiscale della riga, se presente, altrimenti dall'imposta con cui è stata registrata. Le righe tassate sono contrassegnate con S; una riga non tassata è contrassegnata con Z per un acquirente al di fuori del Regno (un'esportazione) e con O per un acquirente al suo interno, con una motivazione che indica che è stata classificata in base a una registrazione con aliquota dello 0%.
• Il venditore e l'acquirente così come risultano attualmente registrati, l'IVA in SAR, un UUID e il codice QR, ricavato dai totali con cui è stata effettuata la transazione.

Nessun dato registrato si sposta: né il totale, né il numero, né la data, né il giornale. L'elenco delle fatture clienti le contrassegna come "Inserite in un secondo momento", perché non sono state verificate al momento dell'emissione e il loro orario di emissione corrisponde a una data di registrazione anziché a un orario effettivo.

La fattura stampata

• Testo arabo e inglese affiancati, con il codice QR in alto a destra.
• Il riquadro del venditore con nome in arabo, indirizzo e partita IVA, e il riquadro dell'acquirente, omesso nella fattura semplificata.
• IVA per riga con colonna per categoria IVA, riepilogo IVA per categoria con totali in arabo in celle separate, riepilogo IVA in lettere con separatori delle migliaia, motivo di esenzione per ogni riga Z, E o O e IVA in SAR.
• Il titolo di una nota indica a quale tipo di fattura si riferisce; una nota riporta la fattura originale e la motivazione.
• L'orario di emissione è quello di Riyadh.

Una fattura corretta viene stampata senza alcun avviso. I campi lasciati vuoti di proposito, come il blocco acquirente di una fattura semplificata, i campi per le note di una fattura, il codice QR di una bozza, la riga SAR di una fattura già in SAR, l'elenco delle esenzioni quando non sono presenti esenzioni, non generano più un avviso di campo vuoto.

Cosa non fa la Fase 1

La Fase 2 — la fattura XML, il timbro crittografico, la catena di hash e la compensazione o la segnalazione tramite la piattaforma di ZATCA (Fatoora) — non fa parte di questo processo. I campi necessari alla Fase 2 sono riservati: a ogni fattura viene assegnato il suo UUID al momento dell'emissione, in modo che abbia già l'identità con cui la Fase 2 la segnalerà, e l'hash della fattura, l'hash della fattura precedente e il contatore vengono mantenuti vuoti finché la Fase 2 non li compila.

Conservato per tutto il tempo richiesto dalla legge.

Le fatture e le note emesse ai sensi della legge ZATCA, la registrazione di ogni loro stampa e il registro di controllo aziendale non vengono mai archiviati o eliminati da una politica di conservazione dei dati, indipendentemente da quanto previsto dalla politica stessa. Vedere "Conservazione e rimozione dei dati obsoleti".