오래된 데이터 유지 및 삭제

보존 정책: 완료된 데이터는 오래되고 더 이상 수정되지 않으면 보관하거나 삭제합니다. 즉, 아무것도 출시하지 않고, 기본적으로 활성화하지 않으며, 모든 변경 전에 미리 보기를 제공합니다.

로그는 끝없이 늘어나고, 완료된 문서는 쌓입니다. 플랫폼 → 데이터 및 문서 → 데이터 보존은 기업이 오래되어 더 이상 사용하지 않는 데이터를 어떻게 처리할지 결정하는 곳입니다. 활성 테이블에서 데이터를 보관 처리할지, 아니면 완전히 삭제할지 결정할 수 있습니다.

배송되는 물품은 없으며 기본 설정도 없습니다. 정책이 없으므로 데이터는 영구적으로 보관됩니다. 회사가 송장이나 접속 기록을 얼마나 오래 보관해야 하는지는 국가마다 답이 다른 법적 문제이며, 다른 사람이 선택한 기본값은 대부분의 국가에서 잘못된 답이 될 것입니다.

정책의 내용은 무엇인가?

필드	그것이 결정하는 것
데이터	아래의 완성된 데이터 목록에서 선택된 한 종류의 데이터입니다.
보관 또는 삭제	아카이브는 활성 테이블에서 행을 이동시켜 읽기 및 복원 가능한 상태로 유지합니다. 퍼지는 해당 행을 완전히 삭제합니다.
(년)보다 나이가 많습니다.	데이터는 최소한 이 기간 이상 경과했을 때만 고려 대상으로 간주됩니다.
(년) 동안 추가되거나 변경되지 않았습니다.	그리고 이 기간 동안 아무것도 추가되거나 변경되지 않았을 경우에만 해당됩니다. 두 기간 모두 완전한 연도이며 두 기간 모두 필요합니다. 이 기간은 이전 기간보다 길어서는 안 됩니다.
실행	매일, 매주, 매월, 분기별 또는 매년.
첫 번째 실행	선택 사항입니다. 비어 있으면 해당 기능이 켜진 후 다음 검사를 수행합니다.
최대 (실행당 행 수)	한 번의 실행으로 처리된 작업만 처리되고, 나머지는 다음 실행을 기다립니다. 설정하지 않는 한 최대 50,000개입니다.
켜짐	정책이 비활성화된 상태로 생성되었습니다. 미리 보기를 확인한 후 활성화하십시오.

'변경됨' 여부는 기록 자체의 날짜와 감사 추적 기록을 모두 고려하여 판단합니다. 예를 들어, 5년 전에 발행된 송장을 누군가가 지난달에 수정했다면, 해당 송장의 날짜에 수정 내용이 없더라도 변경된 것으로 간주합니다.

무엇을 선택할 수 있을까요?

로그: 감사 로그, 싱글 사인온 시도, 종료된 로그인 세션, API 스튜디오 호출 로그, 웹훅 전달, 이메일 발송함, 통합 이벤트, 워크플로, 파이프라인 및 배치 작업 실행, 분석 쿼리 실행, 보고서 실행, 인쇄 양식 실행, ASK 질문 로그, 프로세스 마이닝 실행, 완료된 주의 항목, AI 에이전트 실행, IoT 신호, 환자 기록 접근 로그, 그리고 마이그레이션 콕핏에 보관된 기존 기록.
완료된 비즈니스 문서: 종료된 지원 티켓, 완료된 CRM 활동, 만료, 거부 또는 변경된 견적, 종료 또는 취소된 판매 및 구매 주문, 지불 또는 무효화된 고객 및 공급업체 송장.

원장과 회계 장부는 의도적으로 공개하지 않습니다. 원장은 다른 모든 항목의 대조 기준이 되는 기록입니다. 예를 들어, 유보금 지급 업무로 인해 변경된 시산표는 누구도 서명할 수 있는 시산표가 아닙니다.

무엇이 보관되고, 기록과 함께 무엇이 첨부되는가?

다른 무언가가 여전히 참조하는 기록은 그 이유와 함께 보관됩니다. 송장이 여전히 참조하는 마감된 구매 주문서는 그대로 유지됩니다.
레코드에 속하는 행(예: 송장의 품목, 티켓의 메시지)은 레코드와 함께 보관됩니다. 이러한 행들은 레코드와 함께 보관되고 복원되므로 레코드가 불완전하게 남아 있는 경우는 없습니다.

미리보기, 지금 실행, 일정

정책을 생성합니다. 해당 기능은 비활성화된 상태로 저장됩니다.
보도 자료 미리보기. 실행 시 어떤 데이터가 보관되거나 삭제되는지, 어떤 데이터가 유지되는지, 그리고 그 이유는 무엇인지 알려줍니다. 하지만 아무것도 변경하지 않습니다.
미리보기에서 원하는 내용이 표시되면 정책을 활성화하세요. 백그라운드 작업이 15분마다 만료 예정인 정책을 확인하고, 각 정책의 실행 주기에 맞춰 실행합니다.
지금 실행하면 일정과 상관없이 즉시 실행됩니다.

예약 실행, 수동 실행 또는 미리보기 실행을 포함한 모든 실행 내역은 보존 실행 보고서에 기록됩니다. 여기에는 검토한 내용, 보관 또는 삭제된 내용, 유지된 데이터, 그리고 실행한 담당자가 포함됩니다.

아카이브, 그리고 기록을 다시 제자리에 두는 것

보관된 기록 목록에는 보관 실행에서 삭제된 항목과 해당 행이 표시됩니다. 복원하면 기록과 해당 행이 원래 상태 그대로 복원됩니다. 만약 기록이 참조하는 항목이 이후에 사라진 경우(예: 고객이 삭제한 경우) 복원이 전체적으로 거부되며, 아무것도 참조하지 않는 기록이 복원되지 않습니다.

삭제는 되돌릴 수 없습니다. 삭제 후에는 휴지통이 없으며, 이 화면에서 접근할 수 있는 백업도 없습니다. 확실하지 않은 경우, 보관하세요. 보관된 기록은 모든 목록과 보고서에서 제외되지만, 언제든 다시 복구될 수 있습니다.

누가 무엇을 할 수 있는가

에게	당신은 필요합니다
정책 미리보기	보존 정책에 표시
아카이브 정책을 실행합니다	유지 정책 변경
삭제 정책을 실행하거나 정책을 활성화하세요.	보존 정책에 따른 삭제
보관된 기록을 복원합니다	보관된 기록의 변경 사항

삭제 기능은 변경이 아닌 삭제를 의미해야 합니다. 왜냐하면 삭제 기능은 말 그대로 삭제를 하기 때문입니다. 송장을 하나씩 삭제하는 데 어려움을 겪는 사람이 일정을 편집하여 수만 건의 송장을 한꺼번에 삭제할 수 있어서는 안 됩니다.

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.