Бюджеты и учет обязательств
Какие средства могут быть потрачены, откуда поступили деньги, что уже обещано и четыре уровня контроля.
В системе TRANXACT бюджет контролирует расходы, а не просто описывает их, и делает это в момент вынесения обещания, а не в момент получения счета.
Три числа
| Число | Что это такое |
|---|---|
| Бюджет | Какие средства могут быть потрачены по центрам затрат и счетам за определенный период. |
| Обязательство | То, что было обещано, но еще не выставлено в счете — утвержденная заявка, открытый заказ на покупку. |
| Действительный | Что было внесено в бухгалтерскую книгу. |
Доступная сумма — это бюджет за вычетом обязательств и фактических затрат. Исключение обязательств из этих расчетов приводит к тому, что организации в марте обнаруживают, что потратили февральский бюджет в январе, имея при этом все подтверждающие документы.
Уровни контроля
- Ничего — бюджет фиксируется и отражается в отчетности, и ничего не останавливается.
- Предупреждение — человеку сообщают, что все кончено, и он может продолжить.
- Блокировка — документ отклонен.
- Блокировка с возможностью отмены — отказ в принятии решения, если лицо, имеющее право на отмену, не укажет причину, которая будет зафиксирована в протоколе.
Учет обязательств не ограничивается только закупками. Любое обещание денег до их расходования может повлечь за собой обязательство, и эти деньги высвобождаются, когда фактически поступают, поэтому одни и те же средства никогда не учитываются дважды.
В документах указываются источники финансирования, откуда поступили деньги, что имеет значение, когда бюджет финансируется из нескольких источников, и в отчёте необходимо указывать, из какого фонда были направлены те или иные расходы.