Facturation électronique en Arabie saoudite : ZATCA Phase 1

Les factures clients, les avoirs et les notes de débit émis en arabe et en anglais avec un code QR, numérotés à partir d'une série ininterrompue et fixes une fois émis — standard ou simplifié, catégories de TVA issues du code fiscal, numéro CR et adresse nationale de l'acheteur, ainsi que les factures enregistrées avant le changement sont également émises.

La phase 1 de ZATCA, la phase de génération, exige trois choses d'un vendeur saoudien assujetti à la TVA : chaque facture et note fiscale doit comporter un contenu prédéfini en arabe, un code QR lisible par téléphone, et aucun document émis ne doit être modifié a posteriori ; toute erreur est corrigée par un avoir ou un débit. TRANXACT effectue ces trois opérations dès que l'entreprise active le service, et le fonctionnement reste identique pour une entreprise qui ne l'a pas encore fait.

L'allumer

Ouvrez la section relative à la juridiction fiscale de l'entreprise sous Comptabilité → Fiscalité → Juridictions fiscales. Si le pays est l'Afrique du Sud, deux champs supplémentaires apparaissent : Nom (en arabe) et Régime de facturation électronique. Sélectionnez le régime ZATCA Phase 1 (génération) et enregistrez.

La sauvegarde est refusée, avec la liste complète des éléments manquants, jusqu'à ce que l'entreprise puisse effectivement effectuer l'émission :

• La case « Enregistré » est cochée dans la juridiction.
• Le numéro d'enregistrement est un numéro de TVA saoudien : quinze chiffres, commençant et se terminant par 3.
• L’en-tête comporte la dénomination sociale et l’adresse de l’entreprise en arabe. Modifiez-le via Plateforme → Formulaires imprimés → Modifier l’en-tête ; pour une entreprise saoudienne, l’en-tête requiert également le numéro de bâtiment, le district et le numéro supplémentaire de l’adresse nationale.

Une fois allumé :

• Les plages de numéros des factures clients, des avoirs et des notes de débit (ARINV, ARCREDIT, ARDEBIT) sont numérotées par le système, ne sont jamais réinitialisées et progressent systématiquement. La base de données refuse toute modification qui entraînerait la suppression ou la réutilisation d'un numéro.
• Les formulaires bilingues ZATCA-A4 (factures) et ZATCA-A4-MEMO (notes de crédit et de débit) deviennent les formulaires imprimés par défaut de l’entreprise.
• Toutes les factures et notes émises par l'entreprise avant le changement sont émises a posteriori — voir Factures émises avant le changement, ci-dessous.

Émettre une facture

Comptabilité → Comptes fournisseurs et clients → Factures clients : Nouvelle facture. Ce menu demande le client, la date et l’échéance de la facture, la devise (laisser vide pour la devise de l’entreprise), le type de facture, la date de livraison et, pour une livraison échelonnée, sa date de fin, ainsi que les lignes de paiement.

Tant qu'elle n'est pas enregistrée, la facture est un brouillon portant un numéro provisoire commençant par BROUILLON-. Elle peut être corrigée et annulée, comme toute facture provisoire. Elle ne reçoit son numéro définitif qu'à son émission ; ainsi, une facture annulée ne crée jamais de rupture dans la série.

Standard ou simplifié, et le modifier

Une facture avec TVA (B2B, « standard ») mentionne l’acheteur, son adresse et son numéro de TVA ; une facture simplifiée (B2C) ne comporte pas ces informations et son champ « acheteur » est légalement laissé vide. Le type de facture est déterminé lors de son émission : soit vous choisissez ce type de facture, soit, en laissant le champ vide, une facture avec TVA sera établie pour un acheteur disposant d’un numéro de TVA et une facture simplifiée pour un acheteur ne disposant pas de ce numéro.

Tant que la facture est à l'état de brouillon, l'option « Modifier le type de facture » dans la section « Factures clients » permet de la modifier. La modification est enregistrée : la colonne « Type modifié » indique la date et l'heure de la modification, l'auteur de la modification est consigné et l'historique des modifications contient ces informations. Une fois la facture émise, son type est définitif, comme toutes les autres données.

Les codes fiscaux relèvent de la catégorie ZATCA

Comptabilité → Fiscalité → Codes fiscaux comporte trois champs pour la ZATCA, affichés dans la liste sous forme de colonne ZATCA :

Les codes de TVA existants ont été complétés en fonction de leur traitement : les codes à taux normal, réduit, sur marge et assimilés sont désignés par S ; le taux zéro par Z ; l’exonération par E ; les codes hors champ d’application et d’autoliquidation par O. Les codes hors champ d’application ont reçu la désignation VATEX-SA-OOS, et les codes à taux zéro désignés comme exportations ont reçu les motifs d’exportation. Tous les autres codes à taux zéro ou exonérés sont volontairement laissés sans motif – il vous appartient de préciser lequel des motifs de la ZATCA s’applique – et Post nomme chaque ligne jusqu’à ce que le motif soit indiqué.

Les coordonnées de l'acheteur

Une facture fiscale saoudienne mentionne l'acheteur tel qu'il figure au registre du commerce. Pour un client dont le pays est l'Arabie saoudite (CRM → Comptes et contacts → Comptes), le formulaire ajoute :

• Nom en arabe.
• Numéro d'enregistrement commercial (CR)
• Les éléments d'une adresse nationale sont : le numéro de bâtiment, le district et le numéro additionnel à quatre chiffres. Le carnet d'adresses (Plateforme → Classification → Carnet d'adresses) demande les mêmes trois éléments pour une adresse saoudienne.

Dans le cadre de ce régime, le numéro de TVA du client est vérifié lors de l'enregistrement de ses informations de site ou financières : quinze chiffres, commençant et se terminant par 3. Un numéro erroné est refusé à ce moment-là, plutôt qu'au moment de l'émission.

Le problème est que le poste

L'émission d'une facture via ZATCA déclenche son émission. Tout est vérifié simultanément, et les éléments manquants sont listés dans un seul message plutôt que pièce par pièce.

• le nom arabe du vendeur, son adresse arabe et son numéro de TVA ;
• une catégorie de TVA sur chaque ligne et une raison sur chaque ligne Z, E et O ;
• sur une facture fiscale (B2B), le nom, l’adresse et le numéro de TVA de l’acheteur ;
• Sur une note de crédit ou de débit, la facture originale et le motif.

Ensuite, en une seule étape : le numéro suivant de la série est sélectionné ; l’heure d’émission est horodatée à partir de l’horloge du serveur (impression à l’heure de Riyad) ; les coordonnées du vendeur et de l’acheteur sont reportées sur la facture, de sorte qu’un changement d’adresse ultérieur ne modifie pas une facture émise ; la TVA est également affichée en SAR lorsque la facture est dans une autre devise ; et le code QR est généré.

Le code QR est celui spécifié par ZATCA pour la phase 1 : cinq étiquettes, encodées ensemble au format Base64 TLV (étiquette, longueur, valeur). L’application de ZATCA permet de le lire.

Notes de crédit et de débit

Les notes de crédit/débit AR émises sous la réglementation ZATCA doivent mentionner la facture concernée et le motif de la correction. Ce motif est obligatoire dès la création de la note, et non seulement lors de son émission : une note sans motif est refusée à l’enregistrement. Un crédit ne peut pas réduire le montant de la facture à zéro : le total des crédits relatifs à une même facture ne peut excéder le montant de cette facture plus ses notes de débit. Une note est émise par voie postale, comme une facture, avec un numéro unique, un numéro de série et un code QR.

Un avoir est une somme due au client, et non par lui. Il réduit la facture qu'il crédite ou est remboursé au client ; il n'est jamais encaissé. Par conséquent, pour toute entreprise, et pas seulement sous le régime de la ZATCA :

• L'émission d'un reçu n'est pas possible avec un avoir, et le serveur refuse d'en délivrer un.
• Une note de crédit n'est jamais affichée comme étant en retard : la liste des comptes clients place les notes de crédit dans une catégorie « Crédit » à part, sans indication de jours de retard.
• Dans ce régime, un reçu est également refusé pour une facture qui n'a pas encore été émise.

Factures émises avant le changement (le remplissage rétroactif)

Une entreprise qui tenait déjà une comptabilité lors de l'activation de ZATCA avait des factures et des notes enregistrées mais jamais émises. Désormais, l'activation de ZATCA les émet a posteriori, et ce processus se répète à chaque démarrage du système pour toutes les factures restantes. Chaque facture, note de crédit et note de débit enregistrée, partiellement payée, payée ou annulée est répertoriée comme suit :

• Une heure d'émission : sa date d'envoi (ou sa date de facturation s'il n'y a pas de journal) à midi, heure de Riyad, de sorte que l'heure dans le QR corresponde à la date indiquée sur le document.
• Type de facture : facture détaillée, facture avec TVA lorsque l’acheteur dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire ou est un organisme public, ou facture simplifiée dans les autres cas. Une note accompagne la facture.
• Une catégorie et un taux de TVA sur chaque ligne : à partir du code fiscal de la ligne lorsqu’il en existe un, sinon à partir de la taxe avec laquelle elle a été enregistrée — les lignes taxées sont S ; une ligne non taxée est Z pour un acheteur hors du Royaume (une exportation) et O pour un acheteur à l’intérieur de celui-ci, avec une raison indiquant qu’elle a été catégorisée à partir d’une enregistrement à 0 %.
• Le vendeur et l'acheteur tels qu'ils sont enregistrés actuellement, la TVA en SAR, un UUID et le code QR, calculés à partir des totaux enregistrés.

Aucun élément enregistré n'est déplacé : ni le total, ni un nombre, ni une date, ni l'écriture comptable. La liste des factures clients les marque comme « Remplies rétroactivement », car elles n'ont pas été vérifiées lors de leur émission et leur date d'émission correspond à une date de comptabilisation et non à une heure.

La facture imprimée

• Arabe et anglais côte à côte, avec le code QR en haut à droite.
• Le bloc du vendeur avec son nom arabe, son adresse et son numéro de TVA, et le bloc de l'acheteur — omis sur une facture simplifiée.
• TVA par ligne avec une colonne de catégorie de TVA, un récapitulatif de TVA par catégorie avec les totaux arabes dans leurs propres cellules, le récapitulatif de TVA en toutes lettres avec séparateurs de milliers, le motif d'exonération pour chaque ligne Z, E ou O et la TVA en SAR.
• L’intitulé d’une note indique le type de facture à laquelle elle se rapporte ; une note comporte la facture originale et le motif.
• L'heure d'émission, heure de Riyad.

Une facture correcte s'imprime sans avertissement. Les champs volontairement laissés vides (le bloc acheteur d'une facture simplifiée, les champs de notes d'une facture, le code QR d'un brouillon, la ligne SAR d'une facture déjà traitée par SAR, la liste des exemptions lorsqu'il n'y a pas d'exemptions) ne génèrent plus d'avertissement.

Ce que la phase 1 ne fait pas

La phase 2 — la facture XML, le cachet cryptographique, la chaîne de hachage et le traitement ou la déclaration via la plateforme ZATCA (Fatoora) — n'en fait pas partie. Les champs nécessaires à la phase 2 sont réservés : chaque facture reçoit un UUID lors de son émission, ce qui lui confère déjà l'identité que la phase 2 utilisera pour sa déclaration ; le hachage de la facture, le hachage de la facture précédente et le compteur restent vides jusqu'à ce que la phase 2 les renseigne.

Conservé aussi longtemps que la loi l'exige

Les factures et les notes émises en vertu de la loi ZATCA, l'historique de leur impression et le journal d'audit de l'entreprise ne sont jamais archivés ni supprimés par une politique de conservation des données, quelles que soient les dispositions de cette politique. Voir Conservation et suppression des données anciennes.