Module
GRH
Personnel, temps de travail, congés, avantages sociaux, formation et paie — la paie est directement enregistrée dans le grand livre.
10 groupes · 27 sections · 179 écrans
Effectifs
The people, the jobs they hold, and how they are performing.
Personnes
5Les effectifs, les rôles qu'ils occupent, les liens hiérarchiques et les nouvelles recrues.
ArchivesEmployésUn employé bénéficie d'un suivi complet de ses relations de travail, de son droit au travail, de sa conformité, de son profil de compétences, de ses objectifs, de ses évaluations et de son départ. Une réembauche implique une nouvelle relation avec la même personne, garantissant ainsi la continuité du service.OuvrirVoirEmployés potentiellement en doubleChaque employé dont le nom correspond à une autre fiche, ainsi qu'à une adresse e-mail, un identifiant national (comme un numéro Iqama), le même poste et la même date d'embauche, ou à la même fiche personne. Ouvrez les deux fiches pour les comparer. S'il s'agit de personnes différentes : sélectionnez « Pas un doublon » et indiquez pourquoi (ou indiquez-le lors de l'enregistrement avec « Créer »). La paire sera alors retirée de la liste.OuvrirEspace de travailOrganigrammeLa hiérarchie, représentée graphiquement. Faites glisser une personne sur une autre pour changer son responsable.OuvrirArchivesPostesLes postes sur l'organigramme : chacun représente un emploi, dans un département et un lieu, avec l'effectif budgétisé et le niveau de rémunération correspondant. Les personnes sont embauchées pour occuper ces postes.OuvrirArchivesMesures relatives au personnelPromotions, mutations et changements de rémunération, chacun approuvé par une personne autre que celle qui en a fait la demande et appliqué à l'employé le jour de sa prise d'effet — avec l'historique des changements.Ouvrir
Performance et talent
13Analyses, objectifs, le système à neuf cases et qui pourrait occuper ce poste si le titulaire partait.
ArchivesCycles de performanceLa période, l'échelle d'évaluation et la nécessité que les évaluations correspondent à une distribution.OuvrirArchivesÉvaluations de performancePerformance et potentiel sont deux axes différents, et les confondre est ce qui rend impossible la construction ultérieure d'un système à neuf modules.OuvrirArchivesObjectifsLes modalités d'évaluation d'un objectif doivent être convenues avant la période et non discutées après coup ; c'est précisément le rôle de la mesure et de l'objectif.OuvrirArchivesGoal Check-insWhere each goal stood at each check-in, the owner’s update and the manager’s answer.OuvrirVoirCheck-in StatusEach goal’s check-in clock: the cycle’s cadence, the last check-in, when the next is due, and which are overdue.OuvrirArchivesDevelopment PlansWhat a person will do to grow: actions with due dates, linked to courses and skills. Activating a plan enrols its courses.OuvrirArchivesDevelopment ActionsThe steps of each plan: a course (enrolled, and closed when completed), a skill to a level, mentoring, a stretch assignment.OuvrirArchivesReview WorkflowsThe steps a performance review passes through, per review type or chosen on a cycle: self review, manager review, calibration, approval, acknowledgement.OuvrirArchivesReview Workflow StepsEach step, in order: what it is, who acts (the employee, their manager, the manager’s manager, or a role) and how many days it has.OuvrirVoirReview HistoryEvery move of every review: who started, submitted, approved, sent back or acknowledged it, and what they said.OuvrirArchivesProfils de talentsLe modèle à neuf cases constitue ses deux axes, auxquels s'ajoutent le risque de fuite, la mobilité et ce que la personne elle-même déclare vouloir — ce qui diffère de ce qui a été prévu pour elle.OuvrirArchivesPlans de successionUn plan concerne un POSTE, pas une personne — planifier la succession d'une personne, c'est se retrouver sans plan lorsqu'elle est promue.OuvrirArchivesCandidats à la successionLe fait que le candidat soit au courant est important : un plan qui lui a été communiqué et un plan dont il n'a pas connaissance sont deux choses différentes.Ouvrir
Learning & Development
Required training and who has done it, certifications and licenses, skills, and the learning platform.
Learning
12Courses, who must take them and by when, sessions, paths, evaluations, and who is compliant.
ArchivesCours de formationOuvrirArchivesInscriptions aux coursQui est sur quel parcours, où ils en sont et quel est leur score.OuvrirArchivesTraining Assignment RulesWho must take a course or a learning path -- by job, position, department, location or as new hires -- by when, and how often again. Run daily, or now.OuvrirArchivesTraining SessionsInstructor-led dates: where (or the link), who teaches, how many places, who registered and who attended.OuvrirArchivesSession AttendanceWho registered for each session, who was wait-listed and who attended.OuvrirArchivesLearning PathsCourses in order. A sequential path enrols the next course when the one before it is completed.OuvrirArchivesLearning Path CoursesThe courses of each path and their order.OuvrirArchivesLearning Path AssignmentsWho is on which path and how far along -- completion %.OuvrirArchivesCourse EvaluationsWhat people thought of a course after completing it: ratings from 1 to 5 and comments.OuvrirVoirCompletion HistoryEvery completion ever recorded -- a recurring course keeps each round -- with whether it was on time and until when it counts.OuvrirVoirCompliance TrainingEvery assigned course and whether each person is compliant today -- completed, and the completion still valid -- with what is overdue. Filter to compliance courses for the mandatory-training report.OuvrirVoirProgramme EffectivenessPer course: how many finish, how well they score, and what they thought of it.Ouvrir
Certifications & Skills
6What people hold and when it lapses, what they can do, and what their jobs need.
ArchivesCertifications & LicensesWhat each person holds and when it expires. Alerts go at 90, 60 and 30 days and on expiry, and a renewal task is raised.OuvrirArchivesCompétencesThe skill catalogue: what can be held, grouped by category, on a scale of 1 to its top level.OuvrirArchivesSkills InventoryWho has which skill at what level, where the level came from -- self, manager, course or certification -- and whether it is verified.OuvrirArchivesJob Skill RequirementsWhat a job (or one position) needs, and at what level. The gaps are measured against these.OuvrirArchivesSkills a Course TeachesCompleting the course raises the skill to this level, verified, as from the course.OuvrirVoirSkill GapsEach person against what their job requires: the level held, the level needed, and the gap.Ouvrir
LMS Integration
3An external learning platform -- Aspire or any other -- connected by file or HTTP.
ArchivesLMS ConnectorsAn external learning platform -- Aspire, or any other -- exchanging courses, enrolments and completions by file (CSV, Excel, text) or over HTTP, with the field mapping and the schedule.OuvrirVoirLMS Sync RunsEvery exchange with a learning platform: what was read, created, updated and refused.OuvrirArchivesLMS Error LogRows a platform sent that could not be taken, and why. Put the mapping or the master data right, then reprocess.Ouvrir
Embauche
Une demande de poste, les personnes qui l'ont signée, tous les candidats et ce qui doit être prêt pour le premier jour.
Recrutement et intégration
25Une demande de poste, les personnes qui ont postulé, l'endroit où l'offre a été publiée, tous les candidats, les personnes rencontrées, les personnes nommées — et ce qui doit être prêt pour leur premier jour.
Espace de travailRecruiting DashboardThe funnel by stage and its conversion, time to fill and time to hire, which sources produce hires, offer acceptance, and whether every hire went through the required steps.OuvrirEspace de travailOnboarding DashboardHow many accepted offers turned into people who started, every joiner's checklist and how far it has got, and the tasks overdue by who owns them.OuvrirEspace de travailOffboarding DashboardWho is leaving and who has left, and the offboarding tasks each department owes -- access, equipment, final pay -- with the overdue ones first.OuvrirEspace de travailEEO Applicant FlowSelection rates by race and ethnicity, sex, veteran and disability status from applicants' voluntary self-identification, with the four-fifths comparison. Counts only; small groups are suppressed.OuvrirArchivesDemandes d'embaucheUne demande de création de poste : description du poste, niveau requis, lieu, coût annuel et justification. Soumise à signature, elle recueille les approbations nécessaires ; seul un poste approuvé peut être publié.OuvrirVoirApprobations d'embaucheChaque signature est en attente pour un poste vacant, dans l'ordre de leur collecte. Le niveau en attente est celui dont tous les niveaux précédents ont signé ; aucune décision ne peut être prise en dessous.OuvrirArchivesOffres d'emploiOù et pendant combien de temps l'offre d'emploi a-t-elle été publiée ? Une même offre peut être diffusée simultanément sur plusieurs canaux : le portail du personnel et un journal comptent pour deux publications distinctes. Joignez l'annonce publiée à l'offre d'emploi ; elle sera conservée dans le dossier de recrutement.OuvrirArchivesCandidatsToute personne ayant postulé à un poste au sein de cette entreprise, qu'elle ait déposé sa candidature ou ait été recrutée, est considérée comme interne. Les personnes déjà employées sont identifiées comme faisant partie de l'équipe interne, ce qui permet de rendre visible une mutation interne.OuvrirVoirApplicationsChaque candidature reçue pour un poste vacant, ainsi que son état d'avancement, est affichée à cet écran. Il indique le nombre de candidatures reçues, le nombre de candidats présélectionnés, le nombre de candidats convoqués à un entretien et les candidats retenus, grâce à des données enregistrées et non à partir d'un tableur.OuvrirArchivesEntretiensQui est vu, par qui, quand et quelles en ont été les conséquences ? Une réunion sans retour d’information est une réunion sur laquelle personne ne peut agir, c’est pourquoi le résultat reste en suspens.OuvrirVoirjurys d'entretienChaque siège dans chaque jury d'entretien : qui y siège, quel rôle, leurs recommandations et leur note sur 100. Chaque membre du jury marque sa propre ligne avec la note.OuvrirVoirClassement des candidatsTous les candidats ayant postulé à un poste sont classés selon l'ordre de passage des jurys d'entretien. Les candidats ayant obtenu le même score partagent le même rang. Il est possible de sélectionner un candidat classé après un autre candidat encore en lice, la raison de ce choix étant consignée au dossier.OuvrirArchivesOffresOffres envoyées aux candidats, et indication de l'état d'avancement de chacune dans son cycle d'approbation et de réponse.OuvrirVoirAdhésion et départChaque liste de contrôle en vigueur indique à qui elle appartient, ce qui est fait et ce qui est en retard. L'accès, la carte et le bureau d'un nouvel employé y figurent, de même que le matériel qu'un employé quittant l'entreprise doit encore restituer.OuvrirArchivesListes de contrôle d'intégrationQuelles sont les procédures à suivre avant l'arrivée d'une personne et à son départ ? Un formulaire d'inscription, une carte d'identité à imprimer, un bureau à attribuer, du matériel à restituer : autant de documents standardisés pour éviter toute mémorisation.OuvrirArchivesÉtapes du pipelineLes différentes étapes d'un processus de candidature, et notamment la présélection, l'entretien, l'offre d'emploi et l'embauche. Le suivi de ce processus est possible car il s'agit d'enregistrements et non de simples mots dans une colonne.OuvrirArchivesRègles d'approbation d'embaucheQuels postes vacants nécessitent une signature et par qui ? Les personnes concernées sont indiquées dans la section « Niveaux d’approbation » de la règle, qui correspond à l’écran utilisé pour un bon de commande : une seule délégation de pouvoir, rédigée une seule fois.OuvrirArchivesFiches d'évaluation des entretiensLes critères d’évaluation d’un candidat par un jury, l’importance relative de chaque critère et la manière dont l’avis du jury se transforme en recommandation sont définis avant tout entretien. Ces critères peuvent concerner un poste vacant, un emploi ou être la recommandation par défaut de l’entreprise.OuvrirArchivesCandidate MessagesWhat a candidate is told when their application arrives, reaches a stage, is invited to interview, is not taken further or is made an offer. Switch a message on to send it by itself.OuvrirVoirMessages to CandidatesEvery message written to a candidate -- by itself or by hand, sent, held, opted out or failed -- and why.OuvrirArchivesOffer Letter TemplatesThe letter an offer is sent with. Send writes it from the default template, files it as a PDF on the offer and sends it for the candidate's electronic signature.OuvrirArchivesTask DepartmentsWhich department does the onboarding and offboarding tasks of each owner role, and who answers for them. The offboarding dashboard counts each department's tasks, overdue ones first.OuvrirArchivesRecruiting SettingsWhether offers go out for electronic signature and who countersigns them, how long an applicant's self-identification link works, and the smallest group the EEO report will show.OuvrirArchivesCareers SiteThe company's public careers site: its live postings on the careers-site channel, each with an apply form that works without signing in. Closed until you open it; at an unguessable address until you choose a public one. Internal postings are never shown there (employees see them under Internal Jobs).OuvrirRapportCalendar InvitationsInvitations sent from interviews, performance reviews and check-ins: who was invited to what, when, and how often it was sent. Sending again after a change updates the same calendar entry; cancelling removes it from every calendar.Ouvrir
Heures et congés
Ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et ce qui a été emporté.
Gestion du temps et des présences
13Ce qui était prévu, ce qui a été réalisé et ce que la règle en a fait.
ArchivesFeuilles de tempsLes heures saisies sont ensuite évaluées par rapport à la règle qui régit la personne, de sorte que le paiement ne sera effectué que si le responsable l'approuve.OuvrirArchivesSaisie des heuresOuvrirRapportWho’s InWho is clocked in, on a break or out right now, with the status they last gave and where.OuvrirVoirClock PunchesEvery clock-in, clock-out, break and status, with the server’s time, where it came from and, where asked for, the position. Never edited: a wrong one is put right by a punch correction.OuvrirVoirPunch CorrectionsA missed or wrong punch put right, with the reason, decided by somebody other than whoever asked and never by the employee themselves. Those an employee asks for wait in their manager’s Team Approvals too.OuvrirRapportPunch ExceptionsThe last two weeks’ missed punches: a clock-in never clocked out, a break never ended, and -- for people whose policy requires punches -- a scheduled day with no punch and no leave.OuvrirArchivesHoraires de travailLe rythme de travail idéal pour une personne. Un cycle ne dure pas forcément sept jours : quatre jours de travail suivis de quatre jours de repos équivalent à huit jours.OuvrirArchivesPlanifier les affectationsOuvrirArchivesChangementsUn quart de travail qui se termine avant de commencer se prolonge après minuit, ce qui répartit ses heures sur deux dates.OuvrirArchivesListeOuvrirArchivesRègles des heures supplémentairesLes heures supplémentaires sont une conclusion, non une inscription. Ce sont les règles du pays où la personne est rémunérée qui s'appliquent, et la plus spécifique prévaut : un accord régional prime sur la règle nationale.OuvrirArchivesTime PoliciesHow time is captured and counted for a pay group, the people an overtime rule governs, or the whole company: clock punches required or hours typed allowed, whether the browser’s position is asked for, rounding, and a premium for working a holiday.OuvrirArchivesExceptions horairesConstatations du contrôle quotidien : un poste non validé, une absence non justifiée, un retard au démarrage, une journée très longue, des heures supplémentaires non approuvées, une feuille de temps non soumise. Corrigez les heures enregistrées ; indiquez ici les tâches effectuées.Ouvrir
ArchivesDemandes de congéOuvrirArchivesSolde des congésTout ce qui a été gagné, moins ce qui a été pris et ce qui a été demandé mais pas encore décidé.OuvrirArchivesMouvements de congéChaque accumulation, chaque jour pris en compte et chaque report, de sorte qu'un solde puisse être expliqué plutôt que simplement considéré comme acquis.OuvrirArchivesQui est déconnectéAbsence réservée et demandée, pour un responsable cherchant un remplaçant.OuvrirArchivesTypes de congésLa définition d'un jour de congé, les modalités d'acquisition des droits et son coût sont autant d'éléments à prendre en compte pour chaque demande de congé et chaque solde.OuvrirArchivesCalendriers des jours fériésOuvrir
Voyages des employés
Demander l'autorisation de partir et réclamer le remboursement des frais.
Rapports de voyage et de dépenses
5Autorisation de voyage avant le départ, détails des dépenses, politique de contrôle applicable à chaque étape, indemnité journalière et cartes de paiement utilisées. (Déplacé depuis la section « Chaîne d'approvisionnement » : les déplacements professionnels relèvent de la responsabilité des employés.)
ArchivesDemandes de voyageCe qui avait été approuvé avant le voyage. Une dépense nécessitant une approbation préalable ne peut être dissimulée sans celle-ci.OuvrirArchivesNotes de fraisChaque ligne est vérifiée par rapport à la politique correspondant à son type lors de sa soumission, et l'infraction est mentionnée sur la ligne — quelle règle et dans quelle mesure.OuvrirArchivesPolitique de remboursement des fraisLes plafonds, les limites journalières et les seuils de réception par rapport auxquels chaque demande est évaluée.OuvrirArchivesTaux journaliersHébergement, repas et dépenses diverses selon la destination.OuvrirArchivesCartes d'entrepriseLe titulaire de chaque carte et le compte débité sont indiqués. Les sommes versées par carte ne sont pas dues une seconde fois au demandeur.Ouvrir
Paie
Du brut au net, tout ce que le calcul indique et ce qui est déclaré.
VoirPayroll ReadinessEach pay group’s period now due, how far its cycle has got, and what is still open before it can be run.OuvrirVoirTraitements de la paieOuvrirArchivesRegistre de paieChaque fiche de paie, pour chaque cycle, avec le coût pour l'employeur.OuvrirRapportExplication du bulletin de paieChaque ligne de chaque bulletin de paie accompagnée de la phrase explicative — pour la seule conversation que chaque employé de la paie a.OuvrirArchivesAnnée à ce jourVoici ce que chaque règle fiscale stipule réellement : les assiettes salariales, les seuils et les limites sont tous des questions qui s’appliquent depuis le début de l’année.OuvrirArchivesCumul annuel par juridictionChaque État, programme d'État et localité doit remplir les cases 14 à 20 du formulaire W-2. Ces informations sont cumulées par paie ; corrigez le bulletin de paie et les informations suivantes s'afficheront.OuvrirArchivesPaiement rétroactifSommes dues pour des périodes déjà payées, suite à un changement daté rétroactivement.OuvrirVoirDirect DepositsWho is paid where, masked to the last four, and the pay periods each account is in force. A change is asked for, approved by somebody else, and paid from the next pay period.OuvrirVoirPay FilesEach payroll run’s net-pay file for the bank, every version kept with its checksum and control totals. Made from Payroll Runs > Create pay file.OuvrirEspace de travailPay File SettingsThe account net pay leaves from, the ACH identity the bank gave the company, balanced files and prenotes.Ouvrir
Configuration du paiement
9De quel montant s'agit-il, qui est payé, quand et de quoi dépend l'impôt ?
ArchivesCodes de gainsComment appelle-t-on cette somme, comment chaque type est calculé et si elle est considérée comme un salaire.OuvrirArchivesCodes de déductionQuels impôts sont prélevés, dans quel ordre et quels impôts sont réduits auparavant ?OuvrirArchivesGroupes de rémunérationQui est payé ensemble, à quelle fréquence et quel moteur de calcul effectue ces paiements ?OuvrirArchivesCalendrier de paiementLes périodes de paie d'un groupe de rémunération, et les dates de paiement de chaque groupe.OuvrirArchivesRetenue à la source (W-4)Ce que chaque employé a déclaré à son employeur devoir retenir. Aucun calcul n'est possible pour une personne dont les informations ne sont pas enregistrées.OuvrirArchivesAffectations fiscales localesLes villes, comtés, districts scolaires et services de santé publique (PSD) auxquels chaque employé est imposé, que ce soit en tant que résident ou employé. Le lieu de travail et le domicile figurant dans le dossier de l'employé sont également pris en compte ; ceci s'applique à tout élément supplémentaire.OuvrirArchivesRevenus récurrentsUn salaire qui se répète à chaque période sans avoir besoin d'être ressaisi.OuvrirArchivesDéductions salarialesCe qui est prélevé sur le salaire d'une personne, y compris les saisies et les prêts.OuvrirArchivesComptes de retenue à la sourceLors de la comptabilisation d'une paie, quel compte de passif est affecté à chaque type d'impôt ? Les montants restants sur le compte 2110 demeurent inchangés.Ouvrir
Impôts et déclarations
10Les taux en vigueur, les formulaires à remplir et les moteurs qui peuvent s'appliquer.
Espace de travailFormulaires légauxLes formulaires de paie légaux du pays de l’entreprise et l’endroit où chacun d’eux est établi.OuvrirEspace de travailMoteurs fiscaux et de paiePrestataires externes qui calculent les impôts ou gèrent l'intégralité de la paie. Appels réels, identifiants réels, sécurisés au repos.OuvrirArchivesConstantes fiscalesLes taux et les assiettes salariales en vigueur pour une année donnée. Ces données sont conservées car elles changent chaque année ; veuillez les vérifier dans la publication 15-T en vigueur.OuvrirArchivesTableaux de retenueLes tranches de pourcentage. « Emplois multiples » est le tableau standard avec chaque seuil divisé par deux, ce qui correspond à la sélection effectuée à l’étape 2(c) du formulaire W-4.OuvrirArchivesTarifs d'ÉtatComment chaque État prélève l'impôt : pas d'impôt, un taux fixe, son barème progressif (State Brackets) ou le DE 44 de la Californie. La note indique l'année à partir de laquelle chaque chiffre est basé ; vérifiez-le par rapport au guide de l'employeur de l'État avant une simulation en direct.OuvrirArchivesTableau des étatsLes barèmes gradués utilisés par les méthodes de calcul des États sont les suivants : seuls les champs « De » et « Taux » sont pris en compte ; un État sans tableau pour les personnes mariées exclut les contribuables mariés de son tableau unique.OuvrirArchivesProgrammes d'ÉtatCe à quoi les employés cotisent dans l'État où ils travaillent : invalidité, congé familial et payé, soins de longue durée, chômage des employés — chacun avec sa propre base salariale, et chacun une ligne sur le bulletin de paie et une entrée dans la case 14 du W-2.OuvrirArchivesJuridictions fiscales localesVilles, comtés, districts scolaires, subdivisions politiques de Pennsylvanie et districts de transport en commun, avec leurs taux pour résidents et non-résidents et la règle qui détermine la différence entre eux.OuvrirArchivesSupports locauxÉchelle de population graduée d'une localité — celle de New York, principalement.OuvrirArchivesÉchanges de moteursChaque échange avec un système externe de gestion fiscale ou de paie. En cas de désaccord entre un fournisseur et le registre six mois plus tard, c'est ce système qui tranche.Ouvrir
Garnishments
2Court and agency orders, taken in priority within the legal limits, and remitted to each payee.
ArchivesGarnishment OrdersChild support, tax levies and creditor orders: the case, the payee and where the money goes, and the order of precedence. Payroll takes them in priority order within the CCPA limits of their deduction code.OuvrirEspace de travailGarnishment RemittancesWhat each payroll run withheld under each order, one remittance per payee, its file (with the child support DED addenda) and the payment reference once it is sent.Ouvrir
Salaires saoudiens
4Cotisations GOSI, fichier des salaires WPS et primes de fin de service, pour une entreprise en Arabie saoudite.
ArchivesTarifs GOSICe que prélève la GOSI, auprès de qui et à partir de quand. Un Saoudien enregistré avant le 3 juillet 2024 paie 9,75 % et l'employeur 11,75 % ; un Saoudien enregistré après cette date bénéficie du taux de rente progressif prévu par la nouvelle loi ; pour tous les autres, l'employeur paie 2 % pour les risques professionnels. Pour le salaire de base et le logement, le minimum est de 1 500 SAR et le maximum de 45 000 SAR par mois.OuvrirEspace de travailDéclaration de GOSILes cotisations mensuelles à GOSI, par employé (salaire cotisable, rente, SANED et parts de risque), en plus des déductions salariales effectives. À régler avant le 15 du mois suivant.OuvrirEspace de travailFichier de salaires WPSLe fichier d'informations salariales pour une paie approuvée, destiné au paiement par la banque et à l'enregistrement par Mudad. Ce fichier contient l'iqama ou la carte d'identité de chaque employé, ses coordonnées bancaires et son IBAN, ainsi que le détail de la rémunération : salaire de base, logement, autres revenus et déductions.OuvrirEspace de travailFin de serviceCe à quoi chaque employé aurait droit en quittant l’entreprise : un demi-mois de salaire pour chacune des cinq premières années et un mois pour chacune des suivantes, sur le dernier salaire ; un tiers, deux tiers ou la totalité en cas de démission, selon la durée de service (articles 84 et 85).Ouvrir
Labor Distribution & GL Interface
9What each payslip was for -- grant, property, program, fund, cost center, department, job -- and the payroll journal as a file for the general ledger that receives it, balanced, reconciled and sent.
Espace de travailGL Interface ConsoleChoose an interface and a payroll run: the control totals, anything that would stop the file, make it, send it, and take the specification and mapping workbook away.OuvrirArchivesGL InterfacesWhere payroll goes in the general ledger that receives it: the target system profile (Yardi Voyager journal ETL, or a generic CSV / JSON journal), its codes, the schedule and the transport. A new interface sends TEST files until Go live.OuvrirArchivesGL Interface MappingsWhich target account (and property, segments) each payroll amount goes to. The most specific rule wins: a code before *, then each dimension it names, then priority.OuvrirArchivesGL Interface Code CrosswalkA property, department, program, fund, grant, cost center or job as the target system codes it.OuvrirArchivesGL Interface Valid CodesThe receiving system's own chart and property list. With a list loaded, a code not on it stops the file.OuvrirVoirGL Interface FilesEvery file made, version by version, with its checksum and control totals -- never changed, never deleted. Resend sends the same file again; Reprocess makes the next version after a correction.OuvrirVoirGL Interface ExceptionsWhat stopped a file: a missing mapping, an invalid code, an imbalance, a control total that did not agree, a failed transmission. Correct the cause and Reprocess.OuvrirArchivesLabor SplitsThe standing distribution of an employee's (or a position's) pay, used where no time says otherwise: salaried people, holidays, retro and off-cycle pay.OuvrirVoirPayslip AllocationsEach payslip split by what the work was for. The employer's taxes and benefit costs follow the gross.Ouvrir
Parallel Payroll
2The system being replaced and this one, side by side for each cycle until they agree.
VoirLegacy Payroll RegistersThe payroll register of the system being replaced, one per cycle: Import a CSV, text or Excel file -- employee rows (gross, net, taxes, deductions, benefits, employer costs, accruals, liabilities), GL rows (account, debit, credit) and labor allocation rows.OuvrirVoirParallel Payroll ComparisonsLegacy register against a TRANXACT run, category by category and employee by employee, with a tolerance and a sign-off. Go-live is ready after two cycles in a row are signed off.Ouvrir
Récompense
Qu’est-ce qui est offert au-delà du salaire, et où se situe une personne dans l’échelle salariale ?
Espace de travailBenefits DashboardEligibility and enrollment, open-enrollment progress, life events, dependents waiting on proof, and -- in the United States -- ACA compliance, carrier files and garnishments, each figure a link to its list.OuvrirArchivesRégimes d'avantages sociauxQu'est-ce qui est proposé, qui le propose et quel est le coût, pour l'employé comme pour l'employeur, d'une période donnée ? Chaque élection porte sur l'un de ces aspects.OuvrirArchivesÉlections de prestationsCe que chaque personne a choisi, le niveau auquel elle appartient et ce que cela coûte à elle et à son employeur à chaque période.OuvrirArchivesAnnées de planificationL'année pendant laquelle un événement caritatif se déroule, et la période au cours de laquelle chacun peut changer d'avis sans événement de vie majeur.OuvrirArchivesPersonnes à chargeOuvrirArchivesÉvénements de la vieCe qui permet à une personne de modifier ses choix en dehors de la période d'inscription ouverte, et pendant combien de temps. La durée est calculée à partir de l'événement, et non saisie manuellement.OuvrirArchivesInscriptions aux prestationsOuvrir
Carriers & ACA
5Enrollment and contribution files for carriers and recordkeepers, and the Affordable Care Act forms.
ArchivesCarriers & RecordkeepersWho is sent what: an insurer (Aflac, Prudential ...) its 834 enrollment file, a 401(k) or 457 recordkeeper (Vanguard, Nationwide ...) its contribution file after each payroll, in its own layout, and how it is delivered.OuvrirEspace de travailCarrier FilesEvery 834, contribution and eligibility file built, sealed: download, send, resend, regenerate a corrected version, and the delivery log of every attempt.OuvrirEspace de travailACA Full-Time StatusWho is full time under the ACA, month by month -- by look-back measurement or monthly hours -- and why.OuvrirEspace de travailACA Forms (1095-C / 1094-C)Form 1095-C lines 14, 15 and 16 for every month, the 1094-C transmittal, printing, AIR-shaped XML and corrections.OuvrirArchivesACA SettingsThe measurement method and periods, the affordability safe harbor, and the employer (ALE member) on the 1094-C. Mark which plans are minimum essential coverage and minimum value with "Plan ACA flags".Ouvrir
ArchivesPoste de rémunérationLe point de référence est celui où chaque individu se situe. Un ratio de 1,00 correspond au point médian.OuvrirArchivesÉchelles de salairesUne fourchette, pas un chiffre. Tout ce qui relève de la décision salariale dépend de la position au sein de cette fourchette.OuvrirArchivesSalary Grade StepsThe steps of a grade: step 1 on hire, the next after a year’s service. A grade with no steps is paid anywhere in its range.OuvrirArchivesStructures salarialesOuvrirArchivesCycles de rémunérationUn examen, son budget et la question de savoir si les propositions s'y inscrivent.OuvrirArchivesIndemnitésCe que prévoyait la matrice et ce que le responsable a demandé : l’écart entre les deux est examiné par un comité.OuvrirArchivesSubventions d'équitéOuvrirArchivesRémunération globaleL’ensemble des éléments : salaire, bonus, contribution de l’employeur aux avantages sociaux et aux impôts, actions et congés.Ouvrir
Signatures
2Documents envoyés à l'autre partie pour signature électronique, et personnes habilitées à les signer au nom de l'entreprise.
Espace de travailSignature électroniqueContrats, commandes et accords envoyés à l'autre partie pour signature, avec indication de leur état d'avancement. Un exemplaire est envoyé directement depuis le document ; la copie signée est retournée au dossier accompagnée d'un certificat mentionnant le signataire et la date.OuvrirEspace de travailAutorité de signatureQui peut signer ces documents au nom de l'entreprise et pour quel montant ? L'autorisation est liée à un rôle ; les limites sont définies par la plateforme.Ouvrir
Conformité
Ce qui est dû à un gouvernement, ce qui a mal tourné et ce qui a été fait pour y remédier.
Impôt sur les salaires
7Trois horloges — l'argent, le formulaire et le rapprochement annuel — et celle qui tourne le plus vite est celle qui entraîne la pénalité.
Espace de travailAssistant fiscal sur la paieSuivez les étapes d'une période de déclaration des charges sociales. Le versement initial, la déclaration et la clôture de l'exercice sont trois processus distincts, effectués à des échéances différentes : une entreprise qui remplit parfaitement ses déclarations mais verse ses acomptes en retard est pénalisée, tandis qu'une entreprise qui verse ses acomptes à temps mais dépose ses déclarations en retard est moins pénalisée.OuvrirArchivesInscriptions fiscales sur la paieUn compte par obligation, pas un par autorisation : un compte de retenue d’impôt sur le revenu et un compte chômage auprès du même État sont des enregistrements différents avec des numéros, des taux et des dates d’échéance différents.OuvrirArchivesCalendrier des taxes sur la paieQuelles sont les sommes dues et à quelle échéance ? Le dépôt et le remboursement figurent sur des lignes distinctes car il s’agit d’obligations distinctes assorties de pénalités distinctes.OuvrirArchivesPériodes fiscales sur la paieUne séquence de paie a un objectif et une durée. La même période de paie apparaît à différents moments dans une séquence de dépôt, une déclaration et une clôture annuelle, mais est calculée de la même manière et rapprochée entre elles.OuvrirVoirObligations fiscales sur la masse salarialeUne ligne par obligation. « Cotisations sociales » n’est pas un chiffre : il s’agit de six chiffres correspondant à cinq autorités et quatre périodes de paiement, et le total cumulé est la somme de ces montants et non l’inverse.OuvrirArchivesDépôts de cotisations socialesChaque dépôt effectué fait l'objet d'une déclaration distincte de la dette, car une dette peut être réglée par versements échelonnés et un dépôt peut couvrir plusieurs dettes. Le rapprochement annuel entre ces deux éléments permet de déceler les erreurs.OuvrirArchivesRésultats concernant les taxes sur la masse salarialeVoici ce que les vérifications ont révélé : un salaire net négatif et une inscription manquante bloquent l’accès, et ce pour la même raison : une personne extérieure à l’entreprise les découvre en premier.Ouvrir
Santé et sécurité
1Incidents, quasi-accidents et mesures prises à leur sujet — selon les critères définis par l'organisme de réglementation.
Employee Relations & Records
3Disciplinary actions and their appeals, the legal holds on people's records, and AI-assisted decisions waiting for a person.
ArchivesDisciplinary ActionsWarnings, suspensions, demotions and dismissals for cause, with the policy they rest on, the employee's acknowledgement and any appeal. Never deleted: an action given in error is rescinded and the record stays. Retained, held and exported like every personnel record.OuvrirRapportLegal HoldsThe legal holds on people's records, active first. While a hold is active its records cannot be changed or deleted — that is why a save on a held employee is refused. Holds are placed and released under Platform › Legal Holds.OuvrirRapportAI Decision ReviewsAI-assisted decisions about people that wait for a person: accept, override or reject, with the reason.Ouvrir
VoirW-4 SubmissionsForms W-4 employees signed in self service. Each took effect from the next pay period as a new withholding record (Employee Tax Setup); the old one is kept. A W-4 needs no approval -- acknowledge that HR has seen it.OuvrirVoirForm I-9Employment eligibility: Section 1 is the employee’s, by their first day; Section 2 is yours, within three business days of it; Supplement B when a work authorization expires. Overdue forms come first. Numbers are sealed and shown as their last four. Retain until the later of 3 years after the first day and 1 year after employment ends.OuvrirVoirFMLA CasesFamily and Medical Leave Act requests: eligibility when asked, the certification, your designation, and the hours used against the 12-week (or 26-week) entitlement. Designating here also decides the request in the self-service inbox. Medical certifications are filed on the case, not on the employee file.OuvrirArchivesFMLA SettingsHow this company applies FMLA: the entitlement, the 12-month method (one for everybody), whether paid leave runs at the same time, the eligibility rule, and whether the worksite has 50 employees within 75 miles.Ouvrir
Signalement
Le catalogue, les effectifs notamment, et la suite des événements.
Signalement
2Rapports de direction, de gestion, opérationnels et d'audit sur les données de ce module.
RapportRapports et analysesLe catalogue de rapports de ce module, ainsi que les modèles sous-jacents — dimensions et indicateurs clés que vous pouvez réorganiser, filtrer, totaliser et exporter.OuvrirRapportPrédictif et prescriptifOù vont les mesures de ce module, quelle est la valeur de cette projection et que faire à ce sujet tant qu’il est encore temps.Ouvrir
Plus
Accessible par lien
5Ces écrans ne comportent aucune vignette sur la page du module. On y accède depuis l'enregistrement auquel ils appartiennent, depuis une vue enregistrée ou par leur adresse ; une fois ouverts, ils se comportent comme n'importe quelle autre liste.
ArchivesRelations de travailL'interface entre une personne et ses missions. Une réembauche représente une nouvelle relation avec la même personne, ce qui garantit la continuité du service.OuvrirArchivesIdentifiants et droit au travailPasseports, visas, permis de travail et licences. Le statut est indiqué après la date d'expiration, et la colonne « Conséquences » explique pourquoi une expiration entraîne l'arrêt du travail plutôt qu'une simple constatation.OuvrirArchivesConformité des travailleursQuelles sont les conditions requises pour qu'un travailleur puisse effectuer le travail ? Et que se passe-t-il si ce n'est pas le cas ?OuvrirArchivesDépartLe départ, y compris la retraite — l’entretien de départ, le solde de tout compte, les actifs, l’accès à ces actifs et les obligations qui survivent à la fin de l’emploi.OuvrirVoirÉtapes du traitement des impôts sur la paieChaque étape de chaque course, avec qui l'a effectuée et qui l'a approuvée.Ouvrir