ASK – der integrierte Assistent

Auf jedem Bildschirm befindet sich ein Bedienfeld, das Fragen zu Ihren Daten beantwortet und die entsprechenden Aufgaben gemäß Ihren Berechtigungen ausführen kann.

Jede Seite enthält ein ASK-Panel. Es beantwortet Fragen zum Unternehmen und kann Aufgaben ausführen – es steuert die TRANXACT-eigene API mit Ihrer Sitzung an, kann aber nichts tun, was Sie nicht auch über die Konsole erledigen könnten.

Antworten in einfacher Geschäftssprache

ASK antwortet wie ein Kollege: mit Belegnummern, Namen, Beträgen und Daten. Es zeigt keine Systemadressen, internen Kennungen oder Feldnamen an, und die aufgelisteten Schritte beschreiben die durchgeführten Aktionen – „PO-000123 gefunden“, „Positionen aktualisiert“ – und nicht Systemaufrufe.

• Wenn ASK im Hintergrund einen zweiten Versuch unternehmen muss, wird dieser Wiederholungsversuch separat abgewickelt und Ihnen nicht als fehlgeschlagener Schritt angezeigt. Ein Schritt wird nur dann als fehlgeschlagen markiert, wenn er tatsächlich fehlgeschlagen ist.
• Die Option „Technische Details anzeigen“ unter einer Antwort speichert die Rohdaten für den Support. Öffnen Sie diese Option nur, wenn ein Supportmitarbeiter danach fragt; ansonsten benötigen Sie sie in der Regel nicht.

Gut fragen

• Geben Sie bitte an, welches Unternehmen und welchen Zeitraum Sie meinen, falls es sich nicht um das Unternehmen handelt, in dem Sie sich gerade befinden. ASK funktioniert standardmäßig innerhalb Ihres aktuellen Bereichs.
• Fragen Sie nach dem Produkt, nicht nach dem Bildschirm: „Welche Lieferantenrechnungen sind seit mehr als 30 Tagen überfällig?“ anstatt „Öffnen Sie den Fälligkeitsbericht.“
• Frage „Wie mache ich …?“, um zu erfahren, wie etwas gemacht wird. ASK die einzelnen Schritte und ändert nichts.
• Fragen Sie: „Wer genehmigt PO-000123?“ und ASK Antworten aus dem Genehmigungsprozess dieser Bestellung – also von den Personen, die tatsächlich dafür zuständig sind, Ebene für Ebene – und nicht aus der Benutzerliste.
• Lesen Sie den Aktionsverlauf, bevor Sie eine Antwort akzeptieren, die etwas verändert hat. Er ist dazu da, gelesen zu werden, und er ist der entscheidende Unterschied zwischen einem Werkzeug, auf das Sie sich verlassen können, und einem, dem Sie vertrauen müssen.

Es ändert sich nichts, bis Sie bestätigen.

ASK nimmt niemals selbstständig Änderungen vor. Vor jeder Änderung – sei es das Erstellen, Aktualisieren, Löschen, Einreichen, Genehmigen, Kopieren oder Ändern einer Genehmigungsregel – hält das Programm inne und zeigt Ihnen unter „ ASK führt dies nur nach Ihrer Bestätigung aus“ an, was geschehen wird: eine einfache Liste mit den einzelnen Datensätzen anhand ihrer Dokumentnummer, den jeweils festzulegenden Werten sowie den Schaltflächen „Bestätigen“ und „Abbrechen“ darunter.

• Eine Bestätigung oder ein einfaches „Ja“, „Mach weiter“ oder „Tu es“ führt genau das aus, was gezeigt wurde, und nichts anderes.
• Abbrechen oder „Nein“ bedeutet, dass alles so bleibt, wie es war.
• Mehrere gemeinsam angeforderte Änderungen werden zusammen aufgelistet und einmal bestätigt – eine Bestätigung, nicht eine pro Datensatz.
• Eine Antwort mit einer Änderung – „Ja, aber zwölf“ – ist kein Ja. ASK schlägt die Antwort mit der Änderung erneut vor und wartet abermals.
• Nur der aktuellste Vorschlag kann bestätigt werden. Eine Bestätigung durch eine frühere Position im Gespräch wird nicht mehr angeboten.
• Fragen brauchen keine Bestätigung. Zu fragen, was etwas ist, wo es ist oder wie man es macht, ändert nichts, also ASK einfach die Fragen.

Wenn Sie aufgefordert werden, einen Datensatz zu ändern, ändert ASK diesen Datensatz. „Fügen Sie zwei weitere Zeilen zu PO-000123 hinzu“ oder „ändern Sie den Lieferanten“ findet die Bestellung und aktualisiert sie – entweder den Kopf oder die Positionen – anstatt eine neue Bestellung daneben zu erstellen.

Im Gespräch mit ASK

Mit der Mikrofontaste neben „Senden“ können Sie laut sprechen und ein Gespräch führen. Drücken Sie sie, sprechen Sie und beenden Sie das Gespräch.

• Beim ersten Mal fragt ASK Sie um Ihre Zustimmung, bevor das Mikrofon aktiviert wird – welche Funktionen aktiviert werden, wohin der Ton übertragen wird und wie Sie die Aktivierung stoppen können. Anschließend fragt Ihr Browser seine eigene Zustimmung. Wählen Sie „Auf diesem Gerät nicht mehr fragen“, um nur einmal gefragt zu werden; Ihre Antwort wird nur für Sie gespeichert, sodass andere Benutzer desselben Geräts erneut um ihre Zustimmung gebeten werden.
• Ihre Worte erscheinen während des Sprechens im Feld, sodass Sie sehen können, was gehört wird.
• Wenn Sie die Eingabe stoppen, erscheint die Frage im Feld: „Ist das die Antwort, die Sie gesucht haben? Senden in 4 Sekunden.“ Ändern Sie ein Wort, stoppt der Zählvorgang und wartet auf „Senden“. Klicken Sie auf „Jetzt senden“, um die Eingabe sofort zu starten, auf „Warten“, um sie zu speichern, oder auf „Verwerfen“, um sie zu verwerfen. Es werden keine weiteren Fragen gestellt, bis Sie die gewünschten Wörter eingegeben haben.
• Die Antwort wird wie gewohnt angezeigt und vorgelesen. Anschließend wartet ASK auf Ihre nächste Frage – ein Gespräch entsteht. Wenn Sie nichts sagen, ist das Gespräch beendet; sobald Sie aufhören zu sprechen, die leuchtende Mikrofontaste drücken oder das Bedienfeld schließen, wird es sofort beendet.
• Zwei Häkchen unter dem Kästchen legen Folgendes für Sie fest: ob gesprochene Antworten vorgelesen werden und ob eine gesprochene Frage nach dem Countdown automatisch gesendet wird oder immer auf das Senden wartet.

In Ihrer eigenen Sprache fragen

Die ASK-Funktion beantwortet Ihre Frage in der Sprache, in der Sie sie stellen – unabhängig von der Konsolensprache. Ein Lagerleiter, dessen Konsole auf Englisch eingestellt ist, kann beispielsweise auf Tamil fragen und die Antwort ebenfalls auf Tamil hören. Die Option „Zuhören“ unter dem ASK-Feld legt fest, wie eine gesprochene Frage wiedergegeben wird.

• In jedem Fall wird die Frage zuerst in das Feld eingegeben, sodass man sehen kann, was gehört wurde, bevor sie gestellt wird.
• Die Antwort wird im Bedienfeld eingegeben und über den Lautsprecher in der Sprache, in der Sie die Frage gestellt haben, vorgelesen.
• Eine getippte Frage wird ebenfalls in der Sprache beantwortet, in der sie gestellt wurde.
• Eine Frage, die zu kurz ist, um sie zu beantworten – beispielsweise eine Dokumentennummer oder drei Wörter, die mehrere Sprachen umfassen könnten – wird in der Sprache beantwortet, die Ihre Konsole eingestellt hat, also in Ihrer bevorzugten Sprache. Wenn Englisch die Antwort ist, wird explizit danach gefragt, damit die Engine nicht in eine andere Sprache wechseln kann.
• Unter einer Antwort in einer anderen Sprache als der Konsolensprache erscheint der Hinweis „Beantwortet in“ mit Angabe der Sprache.
• Und die Antwort wird nicht nur erfragt, sondern auch überprüft: Die Sprache wird mit der Frage selbst wiederholt, und eine Antwort, die dann in einer anderen Sprache zurückkommt, wird in Ihre Sprache eingefügt, bevor Sie sie sehen.

Eine Sprache, die TRANXACT nicht versendet

Stellen Sie Ihre Frage in einer Sprache außerhalb der siebzehn verfügbaren Sprachen und lassen Sie sich von ASK in der nächstgelegenen verfügbaren Sprache antworten, anstatt auf Englisch zurückzugreifen – ein Nepali-Sprecher kann viel eher Hindi als Englisch lesen. Der Hinweis unter der Antwort besagt, dass es sich um die TRANXACT-Sprache handelt, die Ihrer gesprochenen Sprache am nächsten kommt.

Dashboards aus einem Satz

Bitten Sie ASK, ein Dashboard zu erstellen oder etwas im Auge zu behalten, und ASK heftet Kacheln an Ihr eigenes Dashboard an, anstatt nur einen Bildschirm zu öffnen – siehe Dashboards und Boards → ASK bitten, ein Dashboard zu erstellen.

Arbeiten mit geöffnetem Bedienfeld

Das ASK Panel öffnet sich neben der Seite – rechts oder links, wenn die Konsole auf Arabisch oder einer anderen von rechts nach links geschriebenen Sprache eingestellt ist – sodass Sie den Bildschirm weiterlesen können, während Sie Ihre Frage stellen.

• Die Seite passt sich dem Platz neben dem Bedienfeld an, nicht dem gesamten Fenster. Auf einem Tablet wie dem iPad Pro wechselt eine Seite, die bei dieser Breite zu eng wäre, in ein schmaleres Layout, genau wie auf einem kleineren Bildschirm.
• Bearbeitungsformulare, Dialogfelder und die Suchpalette öffnen sich über der Seite neben dem Bedienfeld, anstatt darunter zu gleiten. Sie können das Bearbeitungsformular eines Datensatzes und ASK gleichzeitig geöffnet haben und beide sehen.
• In einem schmalen Fenster, wie beispielsweise einem aufrecht gehaltenen Smartphone oder Tablet, nimmt das Panel die volle Breite ein, und durch Schließen wird die Seite wiederhergestellt.
• Die Dialogfelder für Dienstkonten und für die Auswahl einer Datei von einem Laufwerk oder einem Anhang öffnen sich als richtige Dialogfelder auf einer abgedunkelten Seite und nicht als ein in der Mitte des Bildschirms gezeichnetes Feld.