Budget- und Verbindlichkeitsrechnung
Was ausgegeben werden darf, woher das Geld stammt, was bereits zugesagt wurde und die vier Kontrollebenen.
Ein Budget in TRANXACT kontrolliert die Ausgaben, anstatt sie nur zu beschreiben, und zwar zu dem Zeitpunkt, an dem das Versprechen abgegeben wird, und nicht erst zu dem Zeitpunkt, an dem die Rechnung eintrifft.
Die drei Zahlen
| Nummer | Was es ist |
|---|---|
| Budget | Welche Ausgaben pro Kostenstelle und Konto für einen bestimmten Zeitraum anfallen. |
| Engagement | Was versprochen, aber noch nicht in Rechnung gestellt wurde – eine genehmigte Anforderung, eine offene Bestellung. |
| Tatsächlich | Was wurde im Hauptbuch verbucht? |
Verfügbar ist das Budget abzüglich der Verpflichtungen und der tatsächlichen Ausgaben. Lässt man die Verpflichtungen bei dieser Berechnung außer Acht, stellen Unternehmen erst im März fest, dass sie das Februar-Budget bereits im Januar ausgegeben haben und die entsprechenden Belege die ganze Zeit vorweisen konnten.
Kontrollniveaus
- Nichts – der Haushalt wird erfasst und darüber wird berichtet, und nichts wird gestoppt.
- Warnung – der Person wird mitgeteilt, dass sie die Frist überschritten hat und fortfahren kann.
- Block – das Dokument wird abgelehnt.
- Sperre mit Überschreibung – wird verweigert, es sei denn, eine zur Überschreibung berechtigte Person gibt einen Grund dafür an, der im Protokoll festgehalten wird.
Die Mittelbindung beschränkt sich nicht auf die Beschaffung. Alles, was Geld vor seiner Ausgabe zusagt, kann eine Mittelbindung auslösen, die erst bei der tatsächlichen Lieferung freigegeben wird, sodass dasselbe Geld niemals doppelt gezählt wird.
Bei der Dokumentation der Finanzierungsquellen wird festgehalten, woher das Geld stammt. Dies ist wichtig, wenn ein Budget aus mehreren Quellen finanziert wird und im Bericht angegeben werden muss, aus welchem Topf die Kosten stammen.