Dashboards und Boards

Die Begrüßungstafel, das Dashboard auf der Startseite jedes Moduls, wer was sehen darf und was die Zahlen auf den einzelnen Feldern bedeuten.

Ein Dashboard besteht aus Kacheln und Diagrammen, die dieselben Kennzahlen wie die Berichte verwenden. Genau das macht eine Kachel vertrauenswürdig: Sie ist keine separate Abfrage, die jemand speziell für das Dashboard erstellt hat, sondern basiert auf derselben Definition, sodass Kachel und Bericht nicht voneinander abweichen können.

• Jede Kachel trägt ihr Währungszeichen, auch die kompakte Form – eine Kachel mit der Aufschrift 4,2 m ist genauso uneindeutig wie eine unbeschriftete Tabelle, nur auf kleinerem Raum und schneller lesbar.
• Fliesenbohrer. Die Aufnahme einer Figur öffnet die dahinter liegenden Aufzeichnungen, die den Weg der Fliese verengten.
• Alles im Vorstand unterliegt den Vorgaben des Unternehmens und des Geschäftsbereichs, in dem der Vorstand tätig ist; der Vorstand ist also für die Einheit verantwortlich, in der er sich befindet.

Die sechs Kennzahlen oben: branchenübliche KPIs und Prozessindikatoren

Jedes Modul beginnt mit sechs Kennzahlen, die aus den gängigen Messgrößen für Finanz-, Lieferketten-, Personal- und Betriebsteams ausgewählt wurden. Die Zahlen sind daher für den Leser bereits erwartungsgemäß. Jede Sechsergruppe enthält Ergebnis-KPIs – also die konkreten Arbeitsergebnisse – sowie Prozessleistungsindikatoren (auf der jeweiligen Kachel als „Prozessindikator“ gekennzeichnet), die Aufschluss über den Arbeitsablauf geben: Durchlaufzeiten, Fehlerquote beim ersten Mal und eingehaltene Servicelevel.

Weitere Kennzahlen finden sich unterhalb der sechs unter „Alle Kennzahlen“ – Budgetabweichung, automatisch abgeglichene Rechnungen und Banklinien, DPO, Überstundenanteil, Lieferantenqualität, MTBF, Quote fehlerfreier Fälle, Labordurchlaufzeit und andere. Kennzahlen wie DSO, Lagerumschlag, Fluktuation und Fehlzeiten werden für den gewählten Zeitraum berechnet, nicht für ein ganzes Jahr. Daher ist ein kumulierter Wert seit Jahresbeginn im März korrekt.

Die Überschrift wird, wie in Finanzberichten üblich, in einer Zeile geschrieben – 12,4 Mio., ₹3,2 Cr, 48,2 Tsd. – und niemals auf zwei Zeilen aufgeteilt. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um die vollständige Zahl zu sehen.

Ein Dashboard auf der Startseite jedes Moduls

Die Kennzahlen jedes Moduls finden Sie auf der jeweiligen Modul-Startseite neben den zugehörigen Ansichten: Öffnen Sie beispielsweise „Buchhaltung“, zeigt die Leiste am oberen Rand die Einnahmen, Ihre Forderungen und Ihre ausstehenden Beträge an; öffnen Sie „Studentenlebenszyklus“, sehen Sie Einschreibungen, Kursbelegung, Frühwarnmeldungen und Gebührenstände. Es gibt keine Liste mit Managementansichten mehr zur Auswahl – das jeweilige Modul bestimmt, was angezeigt wird.

• Eine Zahl öffnet die Datensätze, aus denen sie besteht: Die Erfassung der ausstehenden Forderungen öffnet die Kundenrechnungen.
• Die rechte Leiste zeigt an, was im Modul Aufmerksamkeit erfordert, geordnet nach dem, was auf dem Spiel steht, und was gerade darin geschehen ist – wer welchen Datensatz erstellt, geändert oder genehmigt hat.
• Die Zahlen unter jeder Bildschirmkarte – wie viele Datensätze es insgesamt gibt und wie viele davon in den Staaten zuerst gelesen werden sollten – werden aus der Liste selbst gezählt, sodass eine Liste, die Sie möglicherweise nicht öffnen, keine Einträge anzeigt.

Das Willkommensschild

Der Reiter „Dashboard“ öffnet die Startseite: Hier finden Sie die wichtigsten Unternehmenskennzahlen, die Vertriebspipeline, Ihre ausstehenden Aufträge, eine Finanzübersicht, Handlungsbedarf, aktuelle Teamaktivitäten und eine Übersicht der für Sie zugänglichen Modul-Dashboards. Diese Übersicht basiert ausschließlich auf den Modul-Dashboards Ihrer jeweiligen Rolle. So sehen zwei Personen unterschiedliche Dashboards, und niemand sieht Kennzahlen aus Modulen, mit denen er nicht arbeitet.

Wer sieht die Zahlen eines Moduls?

Die Kennzahlen, Benachrichtigungen und die letzten Aktivitäten eines Moduls werden auf dem Dashboard dieses Moduls angezeigt. Dieses Dashboard wird wie jede andere Ansicht unter Plattform → Rollen mit der Option „Anzeigen“ zugewiesen. Rollen, denen alle Aktionen in ihren Modulen zugewiesen sind, verfügen bereits über diese Funktion. Rollen, die auf bestimmte Ansichten beschränkt sind, erhalten diese Funktion, indem sie in der Dashboard-Zeile des Moduls die Option „Anzeigen“ aktivieren. Rollen, die zuvor eine Managementansicht öffnen konnten, erhielten nach dieser Änderung die entsprechenden Modul-Dashboards, sodass keine wichtigen Kennzahlen verloren gingen.

Welchen Zeitraum decken die Zahlen ab?

Über den Zahlen – sowohl auf der Startseite als auch auf jedem Modul – wird der Zeitraum angezeigt: Diese Woche (ab Montag), Dieser Monat, Dieses Quartal, Seit Jahresbeginn oder Benutzerdefiniert mit einem Start- und Enddatum. Alle Kennzahlen im Dashboard werden für den gewählten Zeitraum berechnet, und die Zeile darunter zeigt die entsprechenden Daten an. Ein benutzerdefinierter Zeitraum kann nicht nach dem heutigen Tag enden, und ein Zeitraum, der vor seinem Beginn endet, wird nicht berücksichtigt: Das Dashboard zeigt das laufende Jahr an und erläutert den Grund. Ihre Auswahl wird auf diesem Gerät gespeichert.

Kacheln an Ihr Dashboard anheften

Jede Kachel lässt sich mit der danebenstehenden Stecknadel an Ihr Dashboard anheften: eine Kennzahl aus einem beliebigen Dashboard, eine wichtige Information am oberen Rand eines Berichts oder eine Ansicht auf der Modul-Startseite. Angeheftete Kacheln erscheinen auf der Startseite unter „Meine angehefteten Kacheln“. Durch Klicken auf das „ד neben einer angehefteten Kachel wird diese gelöst; ein erneutes Klicken auf die Stecknadel bewirkt dasselbe.

• Die Pins gehören Ihnen und werden pro Firma aufbewahrt: Die Pins, die Sie in einer Firma anheften, werden in einer anderen nicht angezeigt.
• Eine gespeicherte Zahl wird jedes Mal, wenn das Dashboard geöffnet wird, für denselben Zeitraum und nach denselben Regeln neu berechnet, nach denen sie gespeichert wurde.
• Wenn Ihre Rollen einen festgelegten Wert nicht mehr erreichen, zeigt das Feld anstelle des zuvor angezeigten Wertes die Meldung „Nicht mehr für Sie verfügbar“ an.

Eine Liste als Kachel

Eine angeheftete Kachel kann auch eine Liste genau nach Ihren Vorgaben enthalten – beispielsweise „Lieferantenrechnungen, die noch nicht bezahlt sind und in diesem Jahr fällig werden“ – und zeigt die Anzahl der Einträge sowie, falls ein Eintrag genannt ist, die Summe einer Spalte an. Durch Klicken auf die Kachel wird die Liste mit denselben Bedingungen geöffnet, sodass der Wert jederzeit mit den darunter liegenden Zeilen verglichen werden kann. Er wird bei jedem Öffnen des Dashboards unter Ihren Zugriffsrechten neu gezählt.

ASK bitten, ein Dashboard zu erstellen

Sie können angeben, was Sie im Blick behalten möchten, und ASK erstellt es automatisch: „Erstellen Sie ein Dashboard mit den Zahlungen, die wir 2026 noch leisten müssen.“ ASK heftet für jede Anfrage eine Kachel an – die Liste der im laufenden Jahr fälligen, unbezahlten Lieferantenrechnungen, die Gesamtsumme der noch ausstehenden Beträge und, falls hilfreich, die Fälligkeitsstruktur der Verbindlichkeiten – und öffnet die Liste, die in der Hauptkachel angezeigt wird. Die Antwort benennt die angeheftete Kachel und enthält einen Link zu Ihrem Dashboard.

einen Abschnitt wegklappen

„Benötigt Ihre Aufmerksamkeit“ öffnet sich eingeklappt: Die Überschrift bleibt an ihrer Position, daneben wird die Anzahl der Elemente angezeigt, sodass Sie weiterhin sehen, dass elf Elemente warten, ohne dass die Liste den oberen Seitenrand einnimmt. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Überschrift oder auf die Überschrift selbst, um ein Element zu öffnen. Ein geöffneter Abschnitt bleibt für die Dauer dieses Browser-Tabs geöffnet und wird in einem neuen Tab oder nach erneuter Anmeldung wieder eingeklappt.

Wenn Sie abwesend sind: Delegieren

Unter „Benötigt Ihre Aufmerksamkeit“ werden die Datensätze aufgelistet, die der Prozess-Mining-Agent für Sie bereithält. Während Ihres Urlaubs werden diese Datensätze nicht bearbeitet, und eine festgefahrene Bestellung bleibt zwei Wochen lang unbearbeitet. Der zuständige Mitarbeiter übergibt die Liste an einen Kollegen für die Tage Ihrer Abwesenheit.

1. Drücken Sie den Delegierten auf „Benötigt Ihre Aufmerksamkeit“.
2. Wählen Sie den Kollegen, der Sie vertritt – jeden, der sich noch anmelden kann und in diesem Unternehmen arbeitet.
3. Geben Sie den ersten und den letzten Tag an. Beide Angaben sind erforderlich: Eine Übergabe ohne Ende führt dazu, dass jemand vergisst, sie abzusagen. Falls Ihr Urlaub genehmigt oder beantragt wurde, werden Ihnen zunächst die entsprechenden Daten angeboten.
4. Nennen Sie den Grund und klicken Sie auf „Delegieren“.

• An diesen Tagen erscheint alles, was für Sie ansteht, auf deren Dashboard, gekennzeichnet mit „Delegiert von“ und Ihrem Namen. Sie können es öffnen, verschieben, ablehnen oder weiterleiten – selbst in einem Modul, mit dem sie sonst nicht arbeiten, da das Element angezeigt wird, damit es bearbeitet werden kann, nicht damit sie in diesem Modul arbeiten können.
• Sie sehen oben im Abschnitt den Hinweis „Sie vertreten mich“ mit dem Enddatum; Sie sehen, wer Ihre Liste hat und bis wann.
• Es stoppt automatisch nach dem letzten Tag. Es werden keine Daten kopiert, sodass ein zwischenzeitlich gelöschter Eintrag sofort aus beiden Listen verschwindet und nichts wiederhergestellt werden kann.
• Eine Übergabe darf sich nicht mit einer anderen, noch gültigen Übergabe überschneiden. Wenn zwei Personen jeweils glauben, die Zuständigkeit zu übernehmen, funktioniert das in der Realität nicht.
• Nur Sie oder ein Administrator können den Vorgang vorzeitig beenden – über die Option „Ihre Übergaben“ im selben Dialog.

Ein Artikel für eine Person: Weiterleiten

Mit der Weiterleitungsfunktion wird ein Eintrag in einer beliebigen Zeile bis zu einem von Ihnen festgelegten Datum an eine beliebige Person im Unternehmen gesendet. Optional kann eine Notiz hinzugefügt werden, in der die gewünschte Aktion beschrieben wird. Auf dem Dashboard der anderen Person wird der Eintrag als „Weitergeleitet von“ angezeigt; auf Ihrem Dashboard steht „Weitergeleitet an“ bis zum festgelegten Datum. Mit der Option „Zurückrufen“ kann die Weiterleitung rückgängig gemacht werden. Verwenden Sie diese Funktion, wenn für einen Datensatz die Entscheidung einer anderen Person erforderlich ist. Im Gegensatz zu einer E-Mail bleibt der Eintrag beim Weiterleiten bis zur Bearbeitung oder bis zum Ablauf des Datums auf der Liste der jeweiligen Person.

Vergleichsbenchmarks