பழைய தரவுகளை வைத்திருத்தல் மற்றும் அகற்றுதல்

தக்கவைப்புக் கொள்கைகள்: முடிக்கப்பட்ட தரவு பழையதாகவும், தொடப்படாததாகவும் ஆனவுடன் அதைக் காப்பகப்படுத்துதல் அல்லது முழுமையாக நீக்குதல் — புதிதாக அனுப்பப்படாதவை, இயல்பாக எதுவும் இயக்கப்படாதவை, மற்றும் எதுவும் நகர்த்தப்படுவதற்கு முன்பு ஒரு முன்னோட்டம் காட்டப்படுதல்.

பதிவுகள் முடிவில்லாமல் வளர்ந்துகொண்டே இருக்கின்றன, மேலும் மூடப்பட்ட ஆவணங்கள் குவியலாகின்றன. தளம் → தரவு மற்றும் ஆவணங்கள் → தரவுத் தக்கவைப்பு என்பது, ஒரு தரவு பழையதாகி யாரும் அதைப் பயன்படுத்தாத நிலையில், அதற்கு என்ன செய்வது என்பதை ஒரு நிறுவனம் தீர்மானிக்கும் இடமாகும்: அதைச் செயல்பாட்டில் உள்ள அட்டவணைகளிலிருந்து காப்பகப்படுத்துவதா அல்லது முற்றிலுமாக நீக்குவதா.

ஒரு கொள்கை என்ன சொல்கிறது

'மாற்றப்பட்டது' என்பது பதிவின் சொந்தத் தேதிகளிலிருந்தும் தணிக்கைப் பதிவேட்டிலிருந்தும் படிக்கப்படுகிறது. கடந்த மாதம் யாரோ ஒருவர் திருத்திய ஐந்து வருடப் பழைய விலைப்பட்டியல், அதன் சொந்தத் தேதிகளில் குறிப்பிடப்படவில்லை என்றாலும், மாற்றியமைக்கப்பட்டதாகவே கருதப்படும்.

எதைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம்

• பதிவுகள்: தணிக்கைப் பதிவு, ஒற்றை உள்நுழைவு முயற்சிகள், முடிவடைந்த உள்நுழைவு அமர்வுகள், ஏபிஐ ஸ்டுடியோ அழைப்புப் பதிவு, வெப்ஹூக் விநியோகங்கள், மின்னஞ்சல் வெளிப்பெட்டி, ஒருங்கிணைப்பு நிகழ்வுகள், பணிப்பாய்வு, பைப்லைன் மற்றும் தொகுதிப் பணி இயக்கங்கள், பகுப்பாய்வு வினவல் இயக்கங்கள், அறிக்கை இயக்கங்கள், அச்சிடப்பட்ட படிவ இயக்கங்கள், ASK கேள்விப் பதிவு, செயல்முறைச் சுரண்டல் இயக்கங்கள், முடிக்கப்பட்ட கவன உருப்படிகள், AI முகவர் இயக்கங்கள், IoT சமிக்ஞைகள், நோயாளிப் பதிவு அணுகல் பதிவு, மற்றும் இடமாற்றக் காக்பிட் மூலம் காப்பகப்படுத்தப்பட்ட மரபு வரலாறு.
• முடிக்கப்பட்ட வணிக ஆவணங்கள்: முடிக்கப்பட்ட ஆதரவுப் பதிவுகள், நிறைவு செய்யப்பட்ட CRM செயல்பாடுகள், காலாவதியான, நிராகரிக்கப்பட்ட அல்லது மாற்றப்பட்ட விலைப்புள்ளிகள், முடிக்கப்பட்ட அல்லது ரத்து செய்யப்பட்ட விற்பனை மற்றும் கொள்முதல் ஆணைகள், மற்றும் செலுத்தப்பட்ட அல்லது செல்லாத வாடிக்கையாளர் மற்றும் விநியோகஸ்தர் விலைப்பட்டியல்கள்.

எது பாதுகாக்கப்படும், மற்றும் ஒரு பதிவேட்டுடன் எது சேர்க்கப்படும்.

• வேறொன்று இன்னும் குறிப்பிடும் ஒரு பதிவு, அதற்கான காரணத்துடன் சேர்த்துப் பராமரிக்கப்படுகிறது. ஒரு விலைப்பட்டியல் இன்னும் சுட்டிக்காட்டும் முடிக்கப்பட்ட கொள்முதல் ஆணை, அது இருக்கும் இடத்திலேயே இருக்கும்.
• ஒரு பதிவிற்குரிய வரிசைகள் அதனுடனேயே இருக்கும்: ஒரு விலைப்பட்டியலின் வரிகள், ஒரு ரசீதின் செய்திகள் போன்றவை. அவை அதனுடன் காப்பகப்படுத்தப்பட்டு, அதனுடனேயே மீட்டெடுக்கப்படுவதால், ஒரு பதிவு ஒருபோதும் அரைகுறையாக இருப்பதில்லை.

முன்னோட்டம், இப்போது இயக்கவும், மற்றும் அட்டவணை

1. கொள்கையை உருவாக்கவும். அது அணைக்கப்பட்ட நிலையில் சேமிக்கப்படும்.
2. முன்னோட்டத்தை அழுத்தவும். ஒரு செயல்பாடு எவற்றைச் சேமிக்கும் அல்லது நீக்கும், எவற்றைத் தக்கவைத்துக் கொள்ளும் மற்றும் ஏன் என்பதை இது கணக்கிடுகிறது — மேலும் எதையும் மாற்றுவதில்லை.
3. முன்னோட்டம் நீங்கள் குறிப்பிட்டதைக் காட்டும்போது கொள்கையைச் செயல்படுத்தவும். ஒரு பின்னணிச் செயல்பாடு, காலாவதியாகும் கொள்கைகளை ஒவ்வொரு 15 நிமிடங்களுக்கும் சரிபார்த்து, ஒவ்வொன்றையும் அதன் காலக்கட்டத்தில் இயக்கும்.
4. அட்டவணை என்ன சொன்னாலும், 'இப்போது இயக்கு' என்பதை உடனடியாக இயக்க வேண்டும்.

திட்டமிடப்பட்ட, கைமுறையாகச் செய்யப்பட்ட அல்லது முன்னோட்டமாகச் செய்யப்பட்ட ஒவ்வொரு இயக்கமும் தக்கவைப்பு இயக்கங்களில் (Retention Runs) அடங்கும்: அது எவற்றை ஆராய்ந்தது, எவற்றைக் காப்பகப்படுத்தியது அல்லது நீக்கியது, எவற்றைத் தக்கவைத்துக் கொண்டது, மற்றும் அதை யார் இயக்கினார் என்பன போன்ற விவரங்கள் அதில் உள்ளன.

காப்பகப்படுத்துதல், மற்றும் ஒரு பதிவை மீண்டும் வைத்தல்

காப்பகப்படுத்தப்பட்ட பதிவுகள், காப்பகச் செயல்பாடுகள் எவற்றை நீக்கியுள்ளன என்பதையும், ஒவ்வொன்றையும் அதனுடன் தொடர்புடைய வரிசைகளையும் பட்டியலிடுகின்றன. மீட்டமைத்தல் என்பது, அந்தப் பதிவையும் அதன் வரிசைகளையும் அவை இருந்தபடியே துல்லியமாக மீண்டும் கொண்டுவருகிறது. அந்தப் பதிவு குறிப்பிடும் ஏதேனும் ஒன்று அதன் பிறகு நீக்கப்பட்டிருந்தால் — உதாரணமாக, அதன் வாடிக்கையாளர் அதை நீக்கியிருந்தால் — எதையும் சுட்டிக்காட்டாத ஒரு பதிவை மீண்டும் கொண்டுவருவதற்குப் பதிலாக, மீட்டமைத்தல் செயல்பாடு முழுவதுமாக நிராகரிக்கப்படுகிறது.

யார் என்ன செய்யலாம்

சுத்தப்படுத்துதலுக்கு மாற்றங்களை விட நீக்குவதே தேவைப்படுகிறது, ஏனெனில் அதுதான் அதன் வேலை. ஒரு நேரத்தில் ஒரு விலைப்பட்டியலை நீக்க முடியாத ஒருவரால், ஒரு கால அட்டவணையைத் திருத்துவதன் மூலம் பத்தாயிரம் விலைப்பட்டியல்களை நீக்க முடியாது.

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.