Legal Holds
A matter — litigation, an audit, an investigation, a public records request, a grievance or a complaint — holds the records it may need. While a hold is active the records it reaches cannot be changed, deleted, archived or purged, and their files cannot be deleted: the database refuses, whoever asks. Name the people (employees, applicants), the document types, the dates and, if you want, only some tables. A hold is never deleted; Release ends it and both stay on record.
Où le trouver
- Module: Plate-forme
- Groupe: Données et documents
- Section: Records & Legal Hold
- Écran: Legal Holds
Adresse dans la console: /platform/legal-holds
Liste · 11 colonnes · 11 champs sur son formulaire · 2 d'entre eux requis · 3 actes
Les données ne sont pas supprimées. Lorsqu'une action doit être annulée, elle est inversée ou remplacée, préservant ainsi la trace de l'historique.
Ce que la liste affiche
Voici les colonnes de la liste, dans l'ordre où elles apparaissent. Chacune d'elles peut être triée, filtrée, masquée ou exportée.
| Colonne | Gentil | Nom du champ |
|---|---|---|
| Hold | Code | hold_no |
| Matter | Texte | matter_name |
| Raison | Statut | reason |
| Statut | Statut | status |
| Employés | Nombre | employee_count |
| Applicants | Nombre | applicant_count |
| Document types | Nombre | document_type_count |
| Gardien | Texte | custodian_user_name |
| Publié par | Texte | placed_by_name |
| Mis | Date et heure | placed_at |
| Libéré | Date et heure | released_at |
Le formulaire
Voici les informations demandées lors de la création d'un enregistrement. Les champs obligatoires sont indiqués ; un choix issu d'une liste de configuration est un choix qu'un administrateur peut compléter sans nouvelle version.
| Champ | Taper | Choix | Notes |
|---|---|---|---|
| Matter requis | Texte | e.g. Smith v. Agency, or Open records request 2026-114 | |
| Raison requis | Choix | litigation, audit, investigation, public_records_request, grievance, plainte | |
| Description | Texte long | ||
| Gardien | Choix | Consulté à partir des archives existantes | The person answerable for the held records. |
| Custodian (outside the system) | Texte | Counsel or an auditor who has no sign-in. | |
| Employés | Texte | Consulté à partir des archives existantes | |
| Applicants | Texte | Consulté à partir des archives existantes | |
| Document types | Texte | Consulté à partir des archives existantes | With people: only these documents of theirs. Alone: these documents of everybody. |
| Records made from | Date | ||
| Records made to | Date | ||
| Only these tables | Texte | Consulté à partir des archives existantes | Empty = every table a hold can reach (see Hold Coverage). |
Ce que vous pouvez faire ici
Ce qu'il contient primaire
The records this hold holds now
Export its records
Export everything this hold holds
Libérer
Release this hold
Demande confirmation : Release this hold? Its records can be changed again, and retention may reach them.
Demande : Why it is released*
* requis
Les règles qui s'appliquent ici
Tout ce qui s'affiche à l'écran obéit aux règles de la plateforme et non à des règles propres. Voici celles qu'il est important de connaître avant de l'utiliser :
- Réduire une liste — Recherche, conditions, tri, totaux, exportation et vues enregistrées.
- Ce qui peut être changé — les cinq motifs pour lesquels un enregistrement ne peut être modifié.
- Entreprises et unités commerciales — ce que le commutateur situé au-dessus de cette liste lui fait.
- Création d'un enregistrement — champs obligatoires, provenance des choix et mode d'attribution des numéros.
- Importer une feuille de calcul — Cet écran en accepte un, et il suit les mêmes règles que la saisie au clavier.