Importer une feuille de calcul

Intégration de fichiers Excel, CSV et PDF dans n'importe quel écran de liste : le modèle qui se configure automatiquement, la manière dont les colonnes sont appariées, les éléments cochés, ce qui se passe lorsque le même fichier est renvoyé et la raison pour laquelle il est envoyé via l'API.

Chaque écran de liste de la plateforme accepte une importation. Il ne s'agit pas d'un outil de migration distinct pour quelques tables seulement ; c'est un menu latéral intégré à l'écran que vous consultez déjà, et les données sont chargées dans les enregistrements de cet écran.

Ouvrez l'écran contenant les enregistrements et choisissez Importer.
Importez un fichier .xlsx, .xls, .csv ou .pdf. Les anciens fichiers .xls sont lus directement ; il n’est pas nécessaire de les enregistrer à nouveau.
Vérifiez la correspondance des colonnes. Les colonnes sont d'abord associées aux champs par leur nom ; les colonnes non associées sont proposées dans une liste déroulante afin que vous puissiez les associer vous-même au champ approprié.
Consultez l'aperçu. Il affiche le contenu qui sera créé, ligne par ligne, les lignes à ignorer étant listées en premier, avec la raison à côté de chacune. Si des lignes correspondent à des enregistrements existants, choisissez ce qu'il adviendra de ces lignes.
Importation. Les lignes sont envoyées via la même API que celle utilisée par les écrans, et la dernière étape indique combien ont été créées, mises à jour ou fusionnées, combien sont restées inchangées et pourquoi certaines n'ont pas été importées.
Chaque ligne est importée dans l'entreprise sélectionnée dans la barre supérieure lors du lancement de l'importation (et dans l'unité correspondante), jamais dans votre entreprise d'origine. Si vous ne pouvez pas travailler dans cette entreprise, les lignes sont refusées plutôt que d'être importées ailleurs.

Un modèle qui se cartographie lui-même

Vous partez de zéro ? Téléchargez un modèle, soit depuis le panneau d’importation, soit depuis la barre d’outils de la liste. Il s’agit d’un fichier CSV contenant une seule ligne : les en-têtes de colonnes de cet écran. Rien à supprimer. Remplissez-le et importez-le : chaque colonne s’aligne automatiquement et l’aperçu s’affiche instantanément. Sous le bouton, le panneau indique les informations nécessaires pour chaque ligne.

« Chaque ligne nécessite » comptabilise les champs que le formulaire à l’écran marque comme obligatoires, et rien de ce que la plateforme remplit elle-même, comme l’unité commerciale extraite de votre lieu de travail.
Les champs supplémentaires auxquels votre entreprise a attribué un nom doivent également figurer dans le modèle. Les champs sans nom ne sont pas inclus dans le fichier, mais peuvent être sélectionnés lors du mappage des colonnes, dans la section « Champs supplémentaires ».
Un écran dont les enregistrements ne peuvent être effectués que par un processus (une publication, une analyse) ne propose aucune importation, plutôt que de refuser chaque ligne de chaque fichier.

Les chiffres que le système donne

De nombreux écrans attribuent une numérotation automatique à leurs enregistrements à partir d'une plage de numéros : un candidat reçoit son numéro de candidat, une demande son numéro de demande. Sur un tel écran, une colonne du fichier contenant ces numéros est réservée et non importée. Le mappage explique pourquoi : l'écran attribue à chaque enregistrement un numéro unique issu de cette plage. Ce numéro n'est jamais reporté dans le champ le plus proche pouvant l'accepter. Pour conserver les numéros dans votre fichier, un administrateur peut configurer cette plage de numéros afin d'autoriser l'attribution d'un numéro.

Dans quelle référence est-on recherché ?

Un champ pointant vers un autre enregistrement indique dans le mappage où il est recherché (par exemple, « ID employé → employés »). On constate ainsi qu'une colonne de numéros de candidats n'a pas sa place ici. Une référence sans code propre est trouvée par son élément associé (une nomenclature par son article), et une référence conservée par son nom est recherchée par son nom.

Importer à nouveau le même fichier

Un fichier téléchargé une seconde fois permettait de créer une seconde entrée pour chaque enregistrement. Désormais, chaque ligne est associée à un enregistrement existant, et vous choisissez le traitement à appliquer à chaque correspondance.

Si ce fichier a déjà été importé dans cet écran, le tiroir l'indique dès sa lecture : quand, combien d'enregistrements il a créés et qui l'a importé.
Les lignes sont appariées selon le numéro d'enregistrement si celui-ci est présent dans le fichier ; sinon, selon les colonnes que l'écran conserve uniques ; sinon, selon une adresse e-mail, un code ou un nom ; et pour une personne sans numéro, selon son nom et son prénom. L'option « Apparier selon », dans l'aperçu, indique la colonne à utiliser et vous permet d'en choisir une autre, ou de ne rien choisir, ce qui rend chaque ligne unique.

Choix	Que se passe-t-il pour une ligne qui correspond
Ajouter uniquement les nouveaux (par défaut)	On le laisse tel quel. Seules les lignes ne correspondant à aucune correspondance sont créées ; ainsi, copier deux fois le même fichier ne produit rien deux fois.
Mise à jour des matchs	Les champs mappés par ce fichier remplacent ceux de l'enregistrement. Les champs non mappés par le fichier restent inchangés.
Fusionner	Seuls les champs vides de l'enregistrement sont remplis. Rien de ce qui est déjà présent n'est modifié.
Ajouter chaque ligne comme un nouvel enregistrement	Chaque ligne est créée, qu'elle corresponde ou non — comme le faisait l'importation auparavant.

L'aperçu les compte avant toute modification : éléments nouveaux, mis à jour, fusionnés et éléments déjà présents, laissés tels quels. Chaque ligne est marquée avec sa future fonction.

Une mise à jour ou une fusion correspond à une modification apportée à l'enregistrement via la fonction d'enregistrement intégrée. Un enregistrement publié, fermé ou verrouillé, ou tout enregistrement que votre rôle ne vous autorise pas à modifier, est refusé avec indication du motif et signalé à la dernière étape. Il n'est jamais modifié en dehors des règles.

Un fichier de documents avec des lignes (les lignes étant regroupées en documents) est toujours créé comme un nouveau fichier ; l’option permettant d’importer des enregistrements sur une seule ligne est proposée. Une importation planifiée depuis un lecteur connecté conserve le choix effectué lors de sa planification.

Ce que vérifie l'aperçu

Chaque valeur est évaluée selon les critères de l'écran : un nombre doit être un nombre, un champ oui/non doit contenir la valeur « oui » ou « non », un champ à liste fixe doit contenir l'une de ses valeurs, une référence doit pointer vers un enregistrement existant, et tout code déjà utilisé par l'entreprise (ou présent deux fois dans le fichier) est signalé. Ensuite, chaque ligne validée est comparée à l'écran et annulée, ce qui permet de détecter également les règles ajoutées par l'entreprise ou les vérifications simultanées de deux champs. Un aperçu sans aucun signalement correspond à une importation sans refus.

Ce qui peut être corrigé sans deviner l'est, et l'aperçu affiche la valeur corrigée : « Wrap » devient wrap et « Corner Board » devient corner_board là où la liste les contient, « Yes » devient yes, « $1,250.00 » et « 30% » deviennent des nombres, et une unité ou un article désigné par son code (EA, ITM-0042) devient l'enregistrement correspondant. Un en-tête tel que UOM, Article, Actif, Recyclable ou % de contenu recyclé est associé à son champ sans mappage manuel.

Une valeur incorrecte est signalée par le type de données accepté par le champ ; par exemple : « Le type de matériau “Carton” n’est pas un type accepté par un matériau d’emballage (calage, film étirable, feuillard, etc.) ». Corrigez le fichier ou supprimez la ligne : l’importation crée les lignes correctes et ignore les autres. Chaque ligne ignorée est conservée dans le journal d’exécution, avec son numéro et la raison de l’erreur. Si la cause d’un échec d’importation est demandée, l’outil « Demander » analyse le journal d’exécution et extrait les lignes concernées.

Pourquoi cela passe-t-il par l'API ?

L'importation n'écrit pas dans les tables. Elle appelle les mêmes points de terminaison que la console, ce qui signifie que chaque règle protégeant un enregistrement saisi manuellement protège également un enregistrement importé dans une feuille de calcul : un journal doit être équilibré, une facture fournisseur en double est refusée, un article géré par lot exige son numéro de lot, une période clôturée rejette la comptabilisation et le journal d'audit l'enregistre.

Cette méthode est plus lente qu'une insertion en masse, et c'est voulu. Une importation qui contournerait les règles permettrait d'introduire des données dans la plateforme sans que celle-ci puisse les garantir.

PDF

Un fichier PDF est analysé pour en extraire les tableaux — relevé fournisseur, liste bancaire, rapport imprimé. Les résultats sont affichés pour confirmation avant toute création, car l'extraction de tableaux à partir d'un PDF repose sur une interprétation et toute interprétation doit être vérifiée.

Documents groupés

Lorsqu'un document comporte un en-tête et des lignes, la feuille de calcul contient une ligne par ligne et une colonne indiquant le document auquel elle appartient. Les lignes partageant cette valeur forment un seul document contenant plusieurs lignes, et non plusieurs documents distincts.

Les pistes provenant de Ceipal ou d'un autre système de suivi des candidatures

Un système de suivi des candidatures comme Ceipal exporte ses prospects sous forme de deux fichiers : les prospects eux-mêmes, chacun associé à une entreprise (site web, secteur d’activité, chiffre d’affaires, codes SIC et NAICS, nombre d’employés et d’implantations, date de clôture de l’exercice fiscal, adresse, propriétaire), et les contacts au sein de ces entreprises (nom, prénom, courriel, téléphone portable, numéro de téléphone fixe et extension, fonction, adresse). Les deux fichiers sont importés tels quels, chaque colonne étant correctement appariée : « Nom du prospect » correspond à l’entreprise dans CRM → Prospects, et dans CRM → Contacts du prospect, il s’agit du nom du prospect auquel chaque personne est rattachée.

Importez d'abord le fichier des prospects dans CRM → Prospects.
Importez ensuite le fichier de contacts dans CRM → Contacts des prospects. Chaque contact est associé au prospect du même nom dans votre entreprise.
Un contact dont le prospect n'est pas encore enregistré est refusé avec le nom du prospect (« Aucun prospect ne s'appelle… »), donc importer les fichiers à l'envers vous le signale au lieu de laisser des personnes sans contact.

Un prospect conserve le nom et le prénom de son contact séparément, comme dans un système de suivi des candidatures, et son nom complet est formé à partir de ces deux éléments. Un fichier avec une seule colonne « Nom du contact » est divisé au dernier espace. Un prospect n'a pas besoin de désigner de contact : une entreprise sans contact est également un prospect. Lorsqu'un prospect est converti en compte, son contact et tous les contacts associés au prospect deviennent les contacts du compte.

À partir d'un disque connecté et selon une planification

Le fichier n'a pas besoin d'être supprimé de votre ordinateur. N'importe quelle liste peut importer des données depuis un lecteur connecté, et cette importation peut être configurée pour s'exécuter en arrière-plan ou selon une planification. C'est ainsi qu'un fichier déposé chaque matin par une banque ou un fournisseur dans un dossier est automatiquement intégré aux archives, sans que personne ne l'ouvre. Voir Lecteurs connectés.

Une colonne contenant le nom complet

Les candidats, les contacts et autres personnes sont identifiés par leur prénom et leur nom, tous deux nécessaires. Un fichier contenant une seule colonne « Nom » (par exemple : « Nom_du_candidat », « Nom complet », « Nom_de_l'étudiant ») peut être importé : la colonne est associée au nom complet (séparé en prénom et nom), le dernier mot devenant le nom et les mots précédents le prénom. « Tanvi Patil » devient Tanvi et Patil. L'aperçu affiche cette séparation pour chaque ligne avant l'enregistrement. Un fichier contenant ses propres colonnes « Prénom » et « Nom » conserve ces informations.

Les colonnes correspondant aux champs propres à votre entreprise (par exemple, Score NEET, Formation préférée) sont identifiées par leur nom ou leur libellé une fois que les champs sont créés dans Plateforme → Personnalisation → Champs personnalisés pour cet écran. Ajoutez d'abord les champs, puis importez-les.

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.