Création d'un enregistrement

Formulaires, champs obligatoires, provenance des choix dans les listes déroulantes et méthode d'attribution du numéro de document.

Une liste permettant d'ajouter de nouveaux enregistrements comporte un bouton principal dans sa barre d'outils. Ce bouton ouvre un formulaire : des champs avec des libellés, les champs obligatoires étant marqués, et des indications lorsque la règle n'est pas évidente d'après le libellé.

• Un champ avec une valeur par défaut est initialisé à cette valeur lors d'un nouvel enregistrement. Vous pouvez ainsi voir ce que donnerait un champ vide (par exemple, une nouvelle formation commence par « À votre rythme, 1 heure ») et le modifier avant l'enregistrement. Aucune valeur par défaut n'est attribuée à une modification.
• Lors de l'enregistrement, les espaces avant et après le code et le nom d'un enregistrement sont supprimés. De plus, tout code déjà utilisé par un autre enregistrement, quelle que soit sa casse, est refusé, avec indication du champ et de sa valeur : « Une formation portant le code QA-TC-02 existe déjà. Veuillez utiliser un code différent. »
• La confirmation mentionne l'enregistrement : son numéro de document, ou autrement sa nature et son code (« Cours de formation QA-TC-06 créé. »).

Des lignes qui se remplissent d'elles-mêmes

Lors d'une demande d'achat, d'un bon de commande, d'un devis ou d'une commande client, la sélection d'un article sur une ligne renseigne automatiquement son unité de mesure et son prix de départ : son unité de stockage, son coût standard (ou son prix catalogue s'il n'en possède pas) pour l'achat, et son prix catalogue pour la vente. Ces informations restent modifiables. Toute modification apportée à l'article entraîne la mise à jour automatique de ces informations, sauf si vous avez saisi une valeur personnalisée, qui est conservée.

D'où proviennent les choix dans une liste déroulante ?

Il est important de faire la distinction lorsqu'une valeur nécessaire est manquante. Une valeur de configuration manquante ne nécessite que cinq minutes de travail de l'administrateur. Une valeur de recherche manquante signifie que l'enregistrement auquel elle fait référence n'a pas encore été créé.

Chaque menu déroulant ne propose que les valeurs que l'enregistrement peut contenir. Une option qui serait refusée lors de l'enregistrement n'est pas proposée d'emblée ; choisir dans la liste est donc toujours sans risque.

Recherche dans un long menu déroulant

Il est possible d'effectuer une recherche dans une liste déroulante comportant plus de huit choix — sur les formulaires, sur les champs personnalisés et dans le sélecteur de colonnes de la barre de filtre.

• Commencez à taper et la liste se restreint aux choix contenant ce que vous avez saisi.
• Les flèches haut et bas permettent de parcourir les éléments restants ; la touche Entrée valide l’option sélectionnée ; la touche Échap ferme la liste sans rien modifier.
• La croix (×) dans la case efface le choix.

Champs qui n'apparaissent que lorsqu'ils sont appliqués

Certains champs ne prennent sens qu'après une autre réponse et ne sont affichés qu'à ce moment-là. Les champs que vous n'avez pas besoin de remplir ne figurent pas sur le formulaire.

Lorsqu'une valeur est sous une forme incorrecte

Une valeur qui ne peut pas être saisie dans un champ est nommée, avec le nom du champ et le type de valeur qu'il accepte — par exemple « Application : « APL-000015 » n'est pas valide ici — il faut choisir une valeur dans la liste » — et le champ est marqué sur le formulaire, afin que vous sachiez quelle case corriger.

• Le champ « email » accepte une adresse : « L’adresse email n’est pas valide. Veuillez en saisir une, par exemple nom@entreprise.com ».
• Un champ de téléphone ou de mobile ne prend qu'un numéro de téléphone : des chiffres, +, des espaces, les caractères - ( ) . / et une extension.
• Un champ qui renvoie à un autre enregistrement, tel que « Candidature à une nouvelle offre », est une liste de sélection : choisissez l’enregistrement plutôt que de saisir son numéro.

Grilles de lignes à l'intérieur d'un formulaire

Les documents composés d'un en-tête et de lignes conservent la grille lors de leur création. Ajoutez des lignes, sélectionnez le compte ou l'élément par ligne, et le total cumulé se met à jour automatiquement. Un journal ne sera pas enregistré si ses débits ne sont pas égaux à ses crédits ; la vérification se fait dans le service de comptabilisation, et non à l'écran, ce qui explique pourquoi le journal est bloqué.

Ce qu'un champ prendra

Chaque nombre et date de chaque formulaire et grille est vérifié selon un ensemble de règles, à la fois dans le navigateur lors de la saisie et sur le serveur lors de l'enregistrement. Ainsi, la règle est appliquée quelle que soit la source des données : console, importation, requête ASK ou API publiée. Un champ ne respectant pas une règle s'affiche en rouge avec la règle correspondante, et le formulaire ne sera pas enregistré tant que la règle n'aura pas été corrigée.

Les données qui sont signées par nature — montants d'écritures, soldes, écarts, ajustements de stock, réévaluations, températures — conservent leur signe. La base de données intègre également la plus importante de ces règles ; par conséquent, une valeur ayant passé le filtre serait tout de même refusée, avec le même message clair plutôt que le nom d'une contrainte.

Choix restreints en fonction de votre sélection ci-dessus

Une liste déroulante qui dépend d'un autre champ n'affiche que les éléments qui lui sont associés. Si vous sélectionnez un emplacement dans une demande d'achat, l'option « Livrer à l'entrepôt » n'affiche que les entrepôts situés à cet emplacement ; si vous sélectionnez un entrepôt, l'option « Emplacement » n'affiche que ses emplacements. Sélectionnez d'abord l'entrepôt, et l'emplacement est automatiquement renseigné. Si vous modifiez l'emplacement, tout entrepôt absent est supprimé, de sorte qu'un enregistrement ne peut jamais contenir une combinaison absente de l'organisation.

• La chaîne organisationnelle : entreprise → unité commerciale → emplacement → entrepôt → emplacement, sur les demandes d'approvisionnement, les bons de commande, les devis, les commandes clients, les livraisons, les mouvements de marchandises, les inventaires tournants et les écrans d'entrepôt.
• Les centres de coûts et de profits, les sites et les entrepôts proviennent de l'entreprise et de l'unité commerciale concernées. Un centre de coûts rattaché à une autre unité (par exemple, celui de l'hôpital dans un document universitaire) est refusé, les deux étant mentionnés. Un centre de coûts bloqué ou fermé est également refusé.
• Un contact du client choisi ; un site fournisseur, un bon de commande ou un contrat du fournisseur choisi ; une consultation ou un plan de soins du patient choisi ; un ordre de travail du client choisi ; un lot de travaux du projet choisi ; une gamme opératoire ou une nomenclature de l'article choisi.
• Sur une grille linéaire, l’entrepôt ou le bac d’une ligne est réduit par le document situé au-dessus.
• Si aucune option ne correspond à votre choix ci-dessus, le champ l'indique au lieu d'afficher une liste vide sans explication.

Le serveur applique le même test à chaque sauvegarde, quel que soit l'écran, l'importation ou l'intégration par lesquels l'enregistrement est arrivé, et refuse toute combinaison qui concerne plusieurs sociétés ou unités commerciales.

Limites qui dépendent d'autres enregistrements

Certaines règles ne peuvent être interprétées à partir du seul formulaire, car elles dépendent des actions effectuées. Elles sont vérifiées lors de l'enregistrement, de la publication ou de l'approbation, et un refus indique la limite et l'écart constaté.

Le numéro du document

Que vous saisissiez le numéro ou que la plateforme l'attribue, cela dépend de la configuration, du type de document et de l'entreprise :

• Généré par le système — la plateforme lui attribue un numéro et refuse tout numéro que vous fournissez.
• Saisie manuelle — le nombre devient un champ obligatoire du formulaire.
• Soit le numéro que vous saisissez gagne, soit un numéro est généré automatiquement.

Les données de base sont transmises sous forme de saisie manuelle (article, fournisseur, client, employé, patient, actif, compte général) et les données transactionnelles sous forme générée par le système. Les deux peuvent être modifiées. Les numéros sont uniques à chaque entreprise, et non globaux : le premier bon de commande de chaque entreprise porte le numéro PO-000001.

Le formulaire est conforme aux paramètres de l'entreprise. Lorsque la plage est générée automatiquement, le champ numérique n'est pas demandé : il est en lecture seule, affiche « Attribué » à l'enregistrement et est rempli automatiquement lors de l'enregistrement. Lorsqu'il est saisi manuellement, le champ est obligatoire. Dans les deux cas, le champ est facultatif et un champ vide est numéroté. Une entreprise qui n'a pas encore de plage pour un document se voit attribuer une plage lors de la première numérotation de ce document, copiée de sa société mère (ou d'une autre entreprise) avec un compteur initialisé à 1.

Dans quelle unité le disque se retrouve-t-il ?

Par défaut, un nouvel enregistrement est associé à l'unité commerciale sélectionnée dans la barre supérieure, et cette unité est modifiable dans l'enregistrement. Si vous travaillez principalement dans une seule unité, définissez-la comme unité par défaut dans vos préférences et cessez de répondre à cette question.