Création d'un enregistrement
Formulaires, champs obligatoires, provenance des choix dans les listes déroulantes et méthode d'attribution du numéro de document.
Une liste permettant d'ajouter de nouveaux enregistrements comporte un bouton principal dans sa barre d'outils. Ce bouton ouvre un formulaire : des champs avec des libellés, les champs obligatoires étant marqués, et des indications lorsque la règle n'est pas évidente d'après le libellé.
D'où proviennent les choix dans une liste déroulante ?
| Gentil | D'où cela vient-il ? | Qui peut le changer ? |
|---|---|---|
| Liste fixe | Indiqué dans l'écran lui-même — généralement un petit décor structurel. | Une sortie. |
| Liste de configuration | Une liste de classification sous Plateforme → Configuration, par entreprise. | Un administrateur, immédiatement, sans libération. |
| Chercher | Des enregistrements en direct d'un autre type : un compte, un fournisseur, un employé, un centre de coûts. | Quiconque est capable de réaliser ce genre de disque. |
Il est important de faire la distinction lorsqu'une valeur nécessaire est manquante. Une valeur de configuration manquante ne nécessite que cinq minutes de travail de l'administrateur. Une valeur de recherche manquante signifie que l'enregistrement auquel elle fait référence n'a pas encore été créé.
Grilles de lignes à l'intérieur d'un formulaire
Les documents composés d'un en-tête et de lignes conservent la grille lors de leur création. Ajoutez des lignes, sélectionnez le compte ou l'élément par ligne, et le total cumulé se met à jour automatiquement. Un journal ne sera pas enregistré si ses débits ne sont pas égaux à ses crédits ; la vérification se fait dans le service de comptabilisation, et non à l'écran, ce qui explique pourquoi le journal est bloqué.
Le numéro du document
Que vous saisissiez le numéro ou que la plateforme l'attribue, cela dépend de la configuration, du type de document et de l'entreprise :
- Généré par le système — la plateforme lui attribue un numéro et refuse tout numéro que vous fournissez.
- Saisie manuelle — le nombre devient un champ obligatoire du formulaire.
- Soit le numéro que vous saisissez gagne, soit un numéro est généré automatiquement.
Les données de base sont transmises sous forme de saisie manuelle (article, fournisseur, client, employé, patient, actif, compte général) et les données transactionnelles sous forme générée par le système. Les deux peuvent être modifiées. Les numéros sont uniques à chaque entreprise, et non globaux : le premier bon de commande de chaque entreprise porte le numéro PO-000001.
Dans quelle unité le disque se retrouve-t-il ?
Par défaut, un nouvel enregistrement est associé à l'unité commerciale sélectionnée dans la barre supérieure, et cette unité est modifiable dans l'enregistrement. Si vous travaillez principalement dans une seule unité, définissez-la comme unité par défaut dans vos préférences et cessez de répondre à cette question.
Si vous saisissez plusieurs enregistrements simultanément, ne les tapez pas un par un. Chaque écran de liste accepte une feuille de calcul ; consultez la section Importer une feuille de calcul.