निधी लेखांकन आणि जीएल व्युत्पत्ती नियम

प्रत्येक ओळीवरील निधी, अनुदान, कार्यक्रम आणि कार्ये — दस्तऐवज जतन करताना आणि पुन्हा पोस्ट करताना कंपनीच्या स्वतःच्या नियमांनुसार मिळवलेली असतात, तसेच प्रत्येक ओळीवर प्रत्येक मूल्य कोणत्या नियमानुसार तिथे ठेवले आहे याचा मागोवा असतो.

सरकार किंवा सार्वजनिक संस्था निधीनुसार आपला हिशोब ठेवते — सर्वसाधारण निधी, इंधन करासाठी विशेष महसूल निधी, बॉण्डसाठी भांडवली प्रकल्प निधी, पाणीपुरवठा सेवेसाठी उपक्रम निधी. प्रत्येक निधी हा स्व-संतुलित हिशोबाचा संच असतो आणि एका निधीतील पैसा दुसऱ्या निधीतून खर्च केला जाऊ शकत नाही. अनुदानामध्ये दुसरी अट जोडली जाते: त्यावर आकारला जाणारा प्रत्येक खर्च हा अनुदानाच्या कालावधीत आणि ज्या निधीला अनुदान दिले आहे, त्या निधीच्या मर्यादेतच झाला पाहिजे.

कोणालाही प्रत्येक ओळीवर निधीचे नाव टाईप करण्याची गरज भासू नये. निधी विभागानुसार, अनुदान प्रकल्पानुसार, कार्यक्रम खर्च केंद्रानुसार येतो — आणि तसे सांगणारे नियम तुमचे असतात, जे प्रत्येक अर्थसंकल्पीय चक्रात बदलतात. लेखांकन → निधी लेखांकन (Accounting → Fund Accounting) मध्ये ते समाविष्ट असतात.

परिमाणे

निधी, अनुदान, कार्यक्रम आणि कार्य यांची नोंद जर्नल लाईन्स, AP आणि AR इन्व्हॉइस लाईन्स, खरेदी ऑर्डर लाईन्स, खर्चाच्या लाईन्स आणि पेरोल रन्सवर केली जाते. जेव्हा पुरवठादार किंवा ग्राहकाच्या इन्व्हॉइसच्या लाईन्समध्ये निधीची नोंद असते, तेव्हा त्याची नोंद निधीनुसार विभागली जाते.

निधी लेखांकन सेटिंग्ज

• प्रत्येक नोंदवलेल्या ओळीला निधी असणे आवश्यक आहे — निधी नसलेली जर्नल ओळ नाकारली जाते.
• व्युत्पत्तीचे नियम बंद ठेवल्यास, नियम कायम राहतात पण लागू केले जात नाहीत.

नियम संच

व्युत्पत्ती नियम संच: निधी, अनुदान, कार्यक्रम, कार्य, जीएल खाते किंवा खर्च केंद्र यांसारख्या व्युत्पन्न केलेल्या प्रत्येक गोष्टीसाठी एक संच - क्रमाने चालवला जातो, जेणेकरून नंतरचा संच आधीच्या संचाने काय ठरवले आहे ते वाचू शकेल (अनुदान संच जो निधी संचाने निवडलेला निधी वाचतो).

नियम

संचातील प्रत्येक नियमाला एक प्राधान्य, एक अट आणि एक कृती असते. जेव्हा नियमाची अट पूर्ण होते आणि त्याची कृती एक मूल्य निर्माण करते, तेव्हा तो नियम कार्यान्वित होतो.

• अट: एखाद्या फील्डची मूल्यासोबत केलेली चाचणी — जसे की, आहे, नाही, यापैकी एक आहे, ने सुरू होते, समाविष्ट आहे, च्या दरम्यान आहे, रिक्त आहे आणि इतर — जे AND आणि OR गटांमध्ये एकत्र केलेले असतात; किंवा प्लॅटफॉर्मच्या एक्सप्रेशन लँग्वेजमधील एखादे एक्सप्रेशन; किंवा दोन्ही. फील्ड्समध्ये दस्तऐवजाचा प्रकार, टप्पा, तारीख, कालावधी, जीएल खाते क्रमांक आणि प्रकार, कॉस्ट सेंटर, फंड, अनुदान, पुरवठादार, ग्राहक, आयटम आणि खर्चाचा प्रकार यांचा समावेश आहे.
• कृती: मूल्य सेट करणे (एक स्थिरांक), फील्ड कॉपी करणे, ते शोधणे (लुकअप टेबलमध्ये) किंवा त्याची गणना करणे (एक अभिव्यक्ती).
• मोड: डिफॉल्ट (व्यक्ती बदलू शकते) — कोणीतरी टाईप केलेले मूल्य कायम राहते. लॉक (व्यक्तीच्या मूल्याची जागा घेते) — काहीही टाईप केले असले तरी नियमाचे मूल्य वापरले जाते आणि ते बदलले गेले आहे असे ट्रेसमध्ये नमूद केले जाते.

डेरिवेशन रूल्स प्रत्येक नियमाची एक रेकॉर्ड म्हणून नोंद करते, आणि अट JSON स्वरूपात जतन केलेली असते. हे नियम डेरिवेशन स्टुडिओमध्ये लिहिले जातात: एक सेट निवडा, नियम जोडा, नंतर अट तयार करण्यासाठी अट आणि गट जोडा, कृती आणि मोड निवडा, आणि नियम जतन करा.

लुकअप टेबल्स

शंभर कॉस्ट सेंटर्स आणि त्यांचे फंड्स म्हणजे एक टेबल, शंभर नियम नव्हेत. डेरीव्हेशन लुकअप टेबल्स, टेबल काय माहिती देतो आणि तो कोणत्या एक, दोन किंवा तीन की फील्ड्सवर आधारित आहे, याची नावे देतात; डेरीव्हेशन लुकअप रोजमध्ये कीज आणि प्रत्येक कीने दिलेले मूल्य, तारखांसह, ठेवलेले असते. की मधील * हे चिन्ह कशाशीही जुळते आणि सर्वात विशिष्ट रो ग्राह्य धरला जातो.

चाचणी व्युत्पत्ती

डेरिव्हेशन स्टुडिओमध्ये, टेस्ट डेरिव्हेशन एक लाइन जशी प्राप्त होईल तशी घेते — म्हणजे डॉक्युमेंट, स्टेज (डॉक्युमेंट पोस्ट करणे किंवा सेव्ह करणे), तारीख, जीएल अकाउंट, कॉस्ट सेंटर, रक्कम, बाजू, वर्णन, फंड, ग्रँट, प्रोग्राम आणि फंक्शन (जसे की की केलेले आहे), सप्लायर, कस्टमर, आयटम आणि इतर कोणतेही ॲट्रिब्यूट्स — आणि नियमानुसार प्रत्येक नियमासाठी काय निर्णय घेतला जाईल हे दाखवते. नियमांना निर्णय घेऊ देण्यासाठी एक डायमेन्शन रिकामे सोडा; डिफॉल्टमुळे ते तसेच राहते की लॉकमुळे त्याची जागा घेतली जाते हे पाहण्यासाठी ते भरा. काहीही सेव्ह केले जात नाही.

मागोवा आणि तपासण्या

• प्रत्येक नोंदवलेल्या ओळीत, प्रत्येक मूल्य कोणत्या नियमाने तिथे ठेवले आहे, याची नोंद असते. व्युत्पन्न नोंदींमध्ये (Derived Postings) ओळींची त्यांच्या निधी, अनुदान, कार्यक्रम आणि कार्यासह, आणि त्यामागील नियमांसह सूची दिली जाते — जो लेखापरीक्षकाचा पहिला प्रश्न असतो.
• अनुदान अस्तित्वात असले पाहिजे, सक्रिय असले पाहिजे, ते संबंधित विभागाच्या निधीशी संबंधित असले पाहिजे आणि त्यात त्या विभागाची तारीख समाविष्ट असली पाहिजे. अनुदान असूनही निधी नसलेली एखादी शाखा अनुदानाचा निधी स्वीकारते. कामगिरीच्या कालावधीबाहेरील, स्थगित किंवा बंद केलेल्या अनुदानावर केलेला, किंवा दुसऱ्या निधीतील खर्च, पोस्टिंगच्या वेळी आणि डेटाबेसमध्येच कारणासह नाकारला जातो.

त्याची देखभाल कोण करते?

वित्त आणि नियंत्रक भूमिका, गट लेखापाल आणि क्लोज मॅनेजर निधी, अनुदान आणि नियम सांभाळतात; अंतर्गत नियंत्रण समीक्षक आणि सीपीए ते वाचू शकतात. खर्च कोणत्या निधीत जमा होईल हे ठरवणारे नियम लिहिणे आणि खर्चाची नोंद करणे ही कामे वेगळी ठेवली जातात (कर्तव्यांच्या विभाजनाचा नियम एसओडी-८५): एकत्र मिळून, ही कामे खर्च एका प्रतिबंधित निधीत हस्तांतरित करू शकतात आणि ते एक सामान्य काम आहे असे भासवू शकतात.