ZATCA टप्पा २: युनिट्सवर स्वाक्षरी करणे, ऑनबोर्डिंग, मंजुरी आणि अभिलेखागार

पहिल्या टप्प्यात (Phase 1) आधीपासूनच असलेल्या सौदी कंपनीसाठी: एका स्वाक्षरी युनिटची नोंदणी करा, त्याला ZATCA मध्ये समाविष्ट करा (OTP, अनुपालन तपासणी, उत्पादन प्रमाणपत्र), दुसरा टप्पा (Phase 2) सुरू करा, आणि प्रत्येक बीजक (invoice) व नोंद (note) पोस्ट करताच त्यावर शिक्का मारला जातो. प्रमाणित बीजके (Standard invoices) खरेदीदाराला देण्यापूर्वी ZATCA द्वारे मंजूर केली जातात; सरलीकृत बीजकांची नोंद २४ तासांच्या आत केली जाते. सबमिशन्स, एक डॅशबोर्ड, केवळ जोडता येण्याजोगे संग्रहण (append-only archive) आणि आतमध्ये XML असलेले PDF/A-3. पहिल्या टप्प्यातील कंपन्यांमध्ये कोणताही बदल नाही.

टप्पा २ (एकीकरण) हा टप्पा १ च्या वर आधारित आहे. टप्पा १ मध्ये होणारी सर्व कामे तशीच होतात; टप्पा २ मध्ये XML इन्व्हॉइस (UBL 2.1), त्याचा हॅश, क्रिप्टोग्राफिक स्टॅम्प आणि प्रत्येक इन्व्हॉइसला आधीच्या इन्व्हॉइसशी जोडणारा एक काउंटर जोडला जातो. तसेच, तो प्रत्येक युनिटला ZATCA च्या फतूरा प्लॅटफॉर्मवर ऑनबोर्ड करतो, प्रत्येक स्टॅम्प लावलेला दस्तऐवज ZATCA कडे पाठवतो (मंजुरी किंवा रिपोर्टिंगसाठी), आणि काय पाठवले गेले व ZATCA ने काय उत्तर दिले, याची नोंद ठेवतो.

स्वाक्षरी युनिट्स

अकाउंटिंग → क्लोज अँड कंप्लायन्स → ई-इनव्हॉइसिंग → ZATCA साइनिंग युनिट्स (फक्त सौदी अरेबियामध्ये कार्यरत असलेल्या कंपनीसाठी आणि फक्त ते प्रदान करणाऱ्या भूमिकांसाठी) मध्ये इनव्हॉइसवर शिक्के मारणाऱ्या ई-इनव्हॉइस जनरेशन युनिट्सची (EGS) यादी दिली आहे: कोड, नाव, शाखा, पर्यावरण, स्थिती, चाचणी, प्रमाणपत्र, प्रमाणपत्राची मुदत संपणे, शेवटचा काउंटर (ICV) आणि शेवटचा शिक्का.

1. एकक जोडा: कोड, नाव, ज्या शाखेसाठी ते शिक्का मारते (संपूर्ण कंपनीसाठी रिक्त), प्रमाणपत्र विनंती तपशील (सामान्य नाव (CN), EGS अनुक्रमांक, संघटनात्मक एकक (OU), बीजक प्रकार (TSCZ), स्थान, शाखेचा संक्षिप्त राष्ट्रीय पत्ता आणि उद्योग) आणि पर्यावरण (सँडबॉक्स, सिम्युलेशन किंवा उत्पादन).
2. जेव्हा एखाद्या शाखेला स्वतःचे एकक नसते, तेव्हा वापरल्या जाणाऱ्या एककासाठी 'डिफॉल्ट युनिट'वर टिक करा.
3. केवळ प्रात्यक्षिकासाठी, 'टेस्ट युनिट'वर टिक करा आणि 'टेस्ट सर्टिफिकेट' दाबा: युनिटला एक की आणि एक सेल्फ-साईन्ड सर्टिफिकेट मिळते. ZATCA स्वतः शिक्का मारलेल्या गोष्टी स्वीकारणार नाही.
4. ZATCA सह ऑनबोर्डिंग हे ZATCA ऑनबोर्डिंगवर केले जाते, ज्याच्या ऑनबोर्ड (OTP) टप्प्यावर तुमच्यासाठी युनिटची स्वतःची की आणि सर्टिफिकेट साइनिंग रिक्वेस्ट तयार केली जाते. या स्क्रीनवरील 'जनरेट CSR' हे केवळ स्वतः रिक्वेस्ट तयार करण्यासाठी आहे; 'डाउनलोड CSR' ते दाखवते.

फेज २ चालू करणे

• अकाउंटिंग → क्लोज अँड कंप्लायन्स → टॅक्स → टॅक्स जुरिसडिक्शन्स, सौदी जुरिसडिक्शनवर: ZATCA फेज 2 (इंटिग्रेशन) वर टिक करा, आणि कंपनीच्या ZATCA वेव्हच्या पहिल्या दिवसापासून फेज 2 द्या (रिक्त: ज्या दिवशी ते चालू केले जाते त्या दिवसापासून).
• पहिला टप्पा आधीच सुरू नसेल तर ते नाकारले जाते, आणि स्वाक्षरी युनिटशिवाय ते नाकारले जाते.

खरेदीदार आणि शाखा

• CRM → खाती, व्हॅट क्रमांक नसलेल्या सौदी ग्राहकासाठी: खरेदीदार आयडी प्रकार (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS किंवा OTH) आणि खरेदीदार आयडी क्रमांक. हे रिकामे ठेवल्यास, CR क्रमांक CRN म्हणून वापरला जातो.
• एखाद्या शाखेचा स्वतःचा CR क्रमांक आणि राष्ट्रीय पत्ता असू शकतो; त्या शाखेच्या नावाने शिक्का मारलेल्या पावत्यांवर त्यांचाच वापर केला जातो.

दुसऱ्या टप्प्याअंतर्गत पोस्ट काय करते

1. फेज १ मध्ये तपासल्या जाणाऱ्या सर्व गोष्टी, आणि XML मध्ये नसलेली कोणतीही गोष्ट, एकाच वेळी तपासली जाते आणि ZATCA नियम क्रमांकासह वाक्यांमध्ये तिचे नाव दिले जाते.
2. शाखेचे युनिट (किंवा डीफॉल्ट) घेतले जाते, आणि इनव्हॉइसला युनिटचा पुढील काउंटर (ICV) आणि मागील इनव्हॉइसचा हॅश (PIH) दिला जातो. एकाच क्षणी पोस्ट केलेल्या पन्नास इनव्हॉइसना तरीही पन्नास सलग काउंटर्स मिळतात.
3. UBL 2.1 इन्व्हॉइस तयार केले आहे, हॅश केले आहे (SHA-256), युनिटच्या कीचा शिक्का मारला आहे (ECDSA) आणि तपासले आहे.
4. पहिल्या टप्प्यातील पाच टॅगऐवजी, सरलीकृत इन्व्हॉइसवर QR कोडमध्ये नऊ टॅग (नववा टॅग प्रमाणपत्रावरील सही असतो) आणि मानक इन्व्हॉइसवर आठ टॅग असतात.
5. पोस्टिंग अयशस्वी झाल्यास, काहीही वापरले जात नाही: काउंटर परत दिला जातो.

स्टॅम्प, हॅश, काउंटर आणि UUID हे रकमांइतकेच अंतिम आहेत. फेज १ कंपनी, आणि दुसऱ्या देशातील प्रत्येक कंपनी, पूर्वीप्रमाणेच पोस्टिंग करते.

ZATCA सह युनिटची नोंदणी करणे

अकाउंटिंग → क्लोज अँड कंप्लायन्स → ई-इनव्हॉइसिंग → ZATCA ऑनबोर्डिंगमध्ये प्रत्येक साइनिंग युनिटची माहिती त्याच्या एन्व्हायर्नमेंट, स्टेटस, गाठलेला टप्पा, काय घडले, यशस्वी तपासण्या, प्रमाणपत्राची मुदत संपणे, शिल्लक दिवस आणि प्रलंबित नूतनीकरणासह सूचीबद्ध केली जाते. सर्वप्रथम ZATCA साइनिंग युनिट्सवर युनिटची नोंदणी करा. जोपर्यंत रोल्स स्क्रीनवर कोणाला ZATCA ऑनबोर्डिंगची परवानगी दिलेली नाही, तोपर्यंत एखादा टप्पा पार पाडणे हे प्रशासकाचे काम आहे; अकाउंटिंग डिस्प्ले असलेले इतर लोक ही यादी पाहू शकतात, ज्यात काहीही गोपनीय नसते.

1. फतूरा पोर्टलवर, कंपनीची अधिकृत व्यक्ती 'ऑनबोर्ड न्यू सोल्युशन युनिट/डिव्हाइस' हा पर्याय निवडते आणि तिला एक-वेळचा पासवर्ड (OTP) मिळतो: सहा अंकी, एकदाच वापरता येणारा, एका तासासाठी वैध. हा पासवर्डप्रमाणेच सुपूर्द करा; तो कधीही संग्रहित केला जात नाही.
2. ऑनबोर्ड (OTP): वातावरण (डेव्हलपर पोर्टल सँडबॉक्स, सिम्युलेशन किंवा प्रोडक्शन) निवडा आणि OTP टाईप करा. एक की-पेअर आणि सर्टिफिकेट साइनिंग रिक्वेस्ट तयार करून पाठवली जाते; ZATCA कंप्लायन्स सर्टिफिकेट (कंप्लायन्स CSID) परत पाठवते. OTP नाकारल्यास, युनिट त्याच्या रिक्वेस्टसह प्रतीक्षा करत राहते: नवीन OTP मिळवा आणि पुन्हा ऑनबोर्ड दाबा.
3. अनुपालन तपासणी करा: युनिट ज्या प्रत्येक दस्तऐवजासाठी नोंदणीकृत आहे, त्याचा एक नमुना ZATCA कडे पाठवला जातो. इन्व्हॉइस प्रकार 1100 (प्रमाणित आणि सरलीकृत) असलेले युनिट सहा नमुने पाठवते: प्रमाणित इन्व्हॉइस, क्रेडिट आणि डेबिट नोट, आणि सरलीकृत इन्व्हॉइस, क्रेडिट आणि डेबिट नोट. प्रत्येक नमुना तपासणीत उत्तीर्ण झालाच पाहिजे; काही चेतावणी असल्यास त्या वाचा.
4. उत्पादन प्रमाणपत्राची विनंती: त्यानंतर युनिट कंपनीच्या पावत्यांवर शिक्का मारते आणि त्या ZATCA कडे क्लिअर केल्या जातात किंवा नोंदवल्या जातात. प्रमाणपत्राची मुदत समाप्ती दर्शविली जाते.
5. प्रमाणपत्र कालबाह्य होण्यापूर्वी, पोर्टलवरील 'विद्यमान क्रिप्टोग्राफिक स्टॅम्प आयडेंटिफायरचे नूतनीकरण करा' येथून नवीन OTP वापरून त्याचे नूतनीकरण करा. नवीन प्रमाणपत्र येईपर्यंत युनिट त्याच्या सध्याच्या की ने स्टॅम्पिंग करत राहते आणि ही प्रक्रिया पुढे चालू राहते.

प्रमाणपत्र कालबाह्य होण्याच्या 30 दिवस आधीपासून, ACCT-ZATCA-WATCH ही दैनंदिन प्रक्रिया प्रत्येक युनिटसाठी दिवसातून एकदा फायनान्स अलर्ट, नोटिफिकेशन आणि ऑटोमेशन-इनबॉक्समध्ये नोंद करते.

मंजुरी आणि अहवाल देणे

• एक मानक (B2B) इनव्हॉइस किंवा नोट पोस्टिंग सेव्ह होताच क्लिअरन्ससाठी ZATCA कडे पाठवली जाते, आणि ती क्लिअर झाली, नाकारली गेली की त्यावर पुन्हा प्रयत्न केला जाईल, हे पोस्ट विभाग कळवतो. केवळ ZATCA ने क्लिअर केलेला XML आणि त्याचा QR कोडच प्रिंट केला जाऊ शकतो किंवा खरेदीदाराला दिला जाऊ शकतो: जे मानक इनव्हॉइस अद्याप प्रलंबित आहे, किंवा कोणताही नाकारलेला दस्तऐवज, प्रिंट केला जाऊ शकत नाही, आणि नकार देण्यामागे त्याचे कारण नमूद केलेले असते.
• स्टॅम्प आणि नऊ-टॅग क्यूआर कोडसह एक सुलभ (B2C) इन्व्हॉइस त्वरित जारी केले जाते आणि २४ तासांच्या आत ZATCA ला कळवले जाते; प्रथम बॅकग्राउंडमध्ये आणि नंतर ACCT-ZATCA-SUBMIT या तासाभराच्या जॉबद्वारे. इन्व्हॉइस जारी केल्याच्या २० तासांनंतरही जर ते कळवले गेले नाही, तर फायनान्स अलर्ट जारी केला जातो.
• ZATCA शी संपर्क होऊ न शकल्यास, त्याच डॉक्युमेंटसाठी (समान UUID आणि हॅश) वाढत्या प्रतीक्षेसह, तासाभरापर्यंत, पुन्हा प्रयत्न केला जातो. इशाऱ्यांसह स्वीकारल्यास ते मान्य होते; इशारे जतन केले जातात आणि दाखवले जातात.
• जर ZATCA ने क्लिअरन्स बंद केला असेल, तर त्याऐवजी त्याच स्वाक्षरी केलेल्या दस्तऐवजाची नोंद केली जाते आणि क्लिअरन्स शेवटचा केव्हा बंद होता हे डॅशबोर्डवर दिसते.
• एआर इन्व्हॉइसेस सौदी कंपनीसाठी ZATCA कॉलम दाखवते आणि ZATCA कडे पुन्हा सादर करा (Resubmit to ZATCA), पुन्हा जारी करा (पुन्हा जारी करा (ZATCA द्वारे नाकारले) (Rejected by ZATCA)), ZATCA XML सह PDF/A-3 आणि इन्व्हॉइसवरील ZATCA लॉग हे पर्याय देते.

ZATCA सबमिशन

फेज २ अंतर्गत शिक्का मारलेले प्रत्येक इनव्हॉइस आणि नोट, तसेच ZATCA ने काय म्हटले आहे, यासोबत 'क्लिअर्ड', 'रिपोर्टेड', 'वॉर्निंग (वॉर्निंगसह स्वीकारलेले)', 'रिजेक्टेड' किंवा 'पेंडिंग' असे बॅज आहेत. कॉलममध्ये 'अटेम्प्ट्स', 'तास प्रतीक्षा', 'पुढील प्रयत्न', 'ZATCA ने काय म्हटले' आणि 'पुन्हा जारी केलेले' यांचा समावेश आहे.

• 'Send due now' पर्याय, ज्या दस्तऐवजांचा पुढील प्रयत्न बाकी आहे ते सर्व दस्तऐवज निकाली काढतो किंवा त्याबद्दल कळवतो. 'Resubmit' पर्याय एक दस्तऐवज पुन्हा पाठवतो: तोच दस्तऐवज, त्याच UUID आणि हॅशसह.
• पुनर्प्रकाशन हे नाकारलेल्या दस्तऐवजासाठी असते. नाकारलेला दस्तऐवज जसाच्या तसा पुन्हा कधीही पाठवला जात नाही: पुनर्प्रकाशनामुळे तो दस्तऐवजांच्या नोंदीतून रद्द होतो (त्याची नोंद उलटवली जाते) आणि पुढील प्रतिवादासोबत, दुरुस्त करून नवीन दस्तऐवज म्हणून सादर करण्यासाठी त्याची एक कच्ची प्रत तयार केली जाते. नाकारलेला दस्तऐवज, ZATCA च्या उत्तरासह, अभिलेखागारात ठेवला जातो.
• XML सह PDF/A-3 मध्ये, इनव्हॉइस PDF स्वरूपात असून त्यामध्ये त्याचे ई-इनव्हॉइस XML असते (स्टँडर्ड इनव्हॉइससाठी क्लिअर केलेले XML, तर सिम्प्लिफाइड इनव्हॉइससाठी स्टॅम्प केलेले XML). खरेदीदारासाठी असलेल्या XML मध्ये फक्त XML दिले जाते.
• ZATCA लॉगमध्ये त्या इनव्हॉइसबद्दलच्या प्रत्येक विनंतीची आणि ZATCA ने दिलेल्या उत्तराची नोंद असते.

डॅशबोर्ड, लॉग आणि संग्रहण

• ZATCA डॅशबोर्ड: प्रत्येक साइनिंग युनिटनुसार, किती इनव्हॉइस क्लिअर झाले, रिपोर्ट झाले, वॉर्निंगसह स्वीकारले गेले, नाकारले गेले आणि प्रलंबित आहेत; सर्वात जुने प्रलंबित इनव्हॉइस तासांमध्ये आणि किती २४ तासांपेक्षा जास्त काळ प्रलंबित आहेत; ३० दिवसांतील आणि सर्वात नवीन नाकारलेले इनव्हॉइस; सर्टिफिकेटची मुदत आणि शिल्लक दिवस.
• ZATCA API लॉग: फतूराला केलेला प्रत्येक कॉल (ऑनबोर्डिंग, अनुपालन तपासणी, मंजुरी, अहवाल) HTTP उत्तर, परिणाम, संदेश आणि लागलेल्या वेळेसह. लिहिण्यापूर्वी OTP, सिक्रेट्स आणि ऑथोरायझेशन हेडर वगळले जातात. केवळ जोडण्यायोग्य.
• ZATCA संग्रह: जारी केलेला प्रत्येक शिक्का मारलेला दस्तऐवज, प्रत्येक मंजूर दस्तऐवज आणि प्रत्येक ZATCA उत्तर, प्रत्येक त्याच्या SHA-256 सह. केवळ जोडणी: डेटाबेस कोणताही बदल किंवा काढण्यास नकार देतो. नोंदी कंपनीच्या संरक्षणासाठी, किमान सहा वर्षे ठेवल्या जातात (सौदी अरेबियातील व्हॅट नोंदी ठेवण्याचा कालावधी; तुमच्या कर सल्लागाराने सांगितल्यास भांडवली मालमत्ता किंवा स्थावर मालमत्तेसाठी अधिक काळ ठेवा). डाउनलोड केल्यावर संग्रहित दस्तऐवज मिळतो.