जुना डेटा ठेवणे आणि काढून टाकणे

डेटा जतन करण्याचे धोरण: डेटा जुना आणि तसाच राहिल्यानंतर संग्रहित करणे किंवा काढून टाकणे — काहीही पाठवले जात नाही, डीफॉल्टनुसार काहीही चालू नसते आणि काहीही हलवण्यापूर्वी त्याचे पूर्वावलोकन केले जाते.

लॉग्स सतत वाढत राहतात आणि बंद केलेल्या कागदपत्रांचे ढीग साचतात. प्लॅटफॉर्म → डेटा आणि डॉक्युमेंट्स → डेटा रिटेन्शन या विभागात कंपनी ठरवते की, डेटा जुना झाल्यावर आणि कोणीही वापरत नसल्यावर त्याचे काय करायचे: त्याला लाइव्ह टेबल्समधून संग्रहित (archive) करायचे की पूर्णपणे काढून टाकायचे (purge).

धोरण काय सांगते

'बदल' हा शब्द नोंदीच्या मूळ तारखांवरून आणि ऑडिट ट्रेलवरून वाचला जातो. गेल्या महिन्यात कोणीतरी दुरुस्त केलेल्या पाच वर्षे जुन्या बिलामध्ये बदल झालेला असतो, जरी त्याच्या मूळ तारखांमध्ये तसे नमूद केलेले नसले तरी.

काय निवडता येईल

• लॉग्स: ऑडिट लॉग, सिंगल साइन-ऑनचे प्रयत्न, समाप्त झालेले साइन-इन सत्र, एपीआय स्टुडिओ कॉल लॉग, वेबहूक डिलिव्हरी, ईमेल आउटबॉक्स, इंटिग्रेशन इव्हेंट्स, वर्कफ्लो, पाइपलाइन आणि बॅच जॉब रन्स, ॲनालिटिक्स क्वेरी रन्स, रिपोर्ट रन्स, प्रिंटेड फॉर्म रन्स, ASK प्रश्न लॉग, प्रोसेस मायनिंग रन्स, पूर्ण झालेले अटेंशन आयटम्स, एआय एजंट रन्स, आयओटी सिग्नल्स, पेशंट रेकॉर्ड ॲक्सेस लॉग, आणि मायग्रेशन कॉकपिटद्वारे संग्रहित केलेला लेगसी इतिहास.
• बंद केलेली व्यावसायिक कागदपत्रे: बंद केलेली सपोर्ट तिकिटे, पूर्ण झालेली CRM कार्ये, मुदत संपलेली, नाकारलेली किंवा रूपांतरित केलेली कोटेशन्स, बंद केलेले किंवा रद्द केलेले विक्री आणि खरेदी आदेश, आणि भरलेली किंवा रद्द केलेली ग्राहक व पुरवठादार बिले.

काय जपून ठेवले जाते, आणि नोंदीसोबत काय असते.

• दुसरी एखादी गोष्ट अजूनही संदर्भित असलेली नोंद ठेवली जाते आणि त्या कारणासह तिची गणना केली जाते. एखादे बीजक (इन्व्हॉइस) अजूनही ज्या बंद केलेल्या खरेदी आदेशाकडे निर्देश करत असेल, तो जिथे आहे तिथेच राहतो.
• एखाद्या रेकॉर्डशी संबंधित ओळी त्याच्यासोबतच जातात: जसे की इनव्हॉइसमधील ओळी, तिकिटातील संदेश. त्या रेकॉर्डसोबतच संग्रहित केल्या जातात आणि पुनर्संचयितही केल्या जातात, त्यामुळे कोणताही रेकॉर्ड कधीही अर्धवट नसतो.

पूर्वावलोकन, आता चालवा आणि वेळापत्रक

1. पॉलिसी तयार करा. ती बंद स्थितीत जतन केली जाते.
2. प्रेस प्रिव्ह्यू. एखादी रन काय आर्काइव्ह किंवा पर्ज करेल, काय ठेवेल आणि का, याची ते गणना करते — आणि काहीही बदलत नाही.
3. जेव्हा प्रिव्ह्यूमध्ये तुमच्या अपेक्षेप्रमाणे माहिती दिसेल, तेव्हा पॉलिसी चालू करा. एक बॅकग्राउंड जॉब दर १५ मिनिटांनी देय असलेल्या पॉलिसी तपासतो आणि प्रत्येक पॉलिसी तिच्या ठरलेल्या वेळेत चालवतो.
4. 'रन नाऊ' वेळापत्रकानुसार ते त्वरित चालवते.

प्रत्येक रन, मग तो नियोजित असो, हाताने चालवलेला असो किंवा पूर्वावलोकन असो, 'रिटेन्शन रन्स'वर नोंदवला जातो: त्याने काय तपासले, काय संग्रहित किंवा काढून टाकले, काय ठेवले आणि तो कोणी चालवला.

संग्रहण, आणि नोंद परत ठेवणे

आर्काइव्ह केलेल्या नोंदींमध्ये (Archived Records) आर्काइव्ह प्रक्रियेतून काय काढून टाकले गेले, याची यादी असते, ज्यात प्रत्येक नोंदीसोबत तिच्या संबंधित ओळीही नमूद केलेल्या असतात. रिस्टोअर (Restore) केल्यावर ती नोंद आणि तिच्या ओळी जशाच्या तशा परत आणल्या जातात. जर त्या नोंदीमध्ये संदर्भित असलेली एखादी गोष्ट आता अस्तित्वात नसेल — उदाहरणार्थ, तिच्या ग्राहकाने ती हटवली असेल — तर कशाचाही संदर्भ न देणारी नोंद परत आणण्याऐवजी, संपूर्ण रिस्टोअर प्रक्रिया नाकारली जाते.

कोण काय करू शकतो

पर्जिंगमध्ये बदल करण्याऐवजी हटवण्याची गरज असते, कारण तेच त्याचे कार्य आहे. जी व्यक्ती एकेक करून इनव्हॉइस हटवू शकत नाही, तिला वेळापत्रकात बदल करून दहा हजार इनव्हॉइस हटवता येऊ नयेत.

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.