ASK — l'assistant intégré

Un panneau sur chaque écran qui répond aux questions concernant vos données et peut effectuer le travail, exactement selon vos autorisations.

Chaque page comporte un panneau ASK. Il répond aux questions sur l'activité et peut exécuter des tâches : il utilise l'API de TRANXACT avec votre session, et ne peut donc rien faire que vous ne puissiez faire en cliquant directement sur la console.

Des réponses en langage commercial clair

ASK répond comme le ferait un collègue : avec les numéros de document, les noms, les montants et les dates. Elle n’affiche ni les adresses système, ni les identifiants internes, ni les noms de champs, et les étapes listées correspondent aux actions effectuées — « trouvé le bon de commande 000123 », « mis à jour ses lignes » — et non aux appels système.

• ASK doit tenter une deuxième approche en arrière-plan, cette tentative est indépendante et ne vous est pas présentée comme un échec. Une étape est marquée comme ayant échoué uniquement lorsqu'elle a réellement échoué.
• L'option « Afficher les détails techniques » sous une réponse conserve les informations brutes pour le support. Ouvrez-la lorsqu'un technicien vous le demande ; vous n'en aurez normalement pas besoin autrement.

Demander bien

• Si vous ne faites pas partie de l'entreprise et de la période concernées, veuillez les préciser. La fonction ASK fonctionne par défaut dans votre contexte actuel.
• Demandez l'élément, pas l'écran : « quelles factures fournisseurs sont impayées depuis plus de 30 jours » plutôt que « ouvrir le rapport d'ancienneté ».
• Pour apprendre comment faire quelque chose, posez la question « Comment faire ? ». ASK des réponses détaillées, étape par étape, et ne changez rien.
• Demandez « qui approuve la commande PO-000123 ? » et ASK des réponses provenant du circuit d'approbation propre à cette commande — les personnes avec lesquelles elle est réellement en contact, niveau par niveau — et non de la liste des utilisateurs.
• Consultez l'historique des actions avant d'accepter une réponse ayant entraîné des modifications. Il est là pour être lu, et c'est ce qui distingue un outil fiable d'un outil auquel on ne peut se fier qu'à des raisons douteuses.

Rien ne change tant que vous n'avez pas confirmé.

ASK ne modifie jamais rien de lui-même. Avant toute modification (création, mise à jour, suppression, soumission, approbation, copie ou modification d'une règle d'approbation d'un enregistrement), le logiciel s'arrête et affiche les actions qui seront effectuées sous la mention « ASK effectuera cette action uniquement après confirmation » : une liste simple nommant chaque enregistrement par son numéro de document, avec les valeurs qui seront définies, et les boutons « Confirmer » et « Annuler » en dessous.

• Confirmer, ou un simple « oui », « allez-y » ou « faites-le », réalise exactement ce qui a été montré, et rien de plus.
• Annuler, ou « non », laisse tout en l'état.
• Plusieurs modifications demandées simultanément sont regroupées et confirmées une seule fois – une seule confirmation, et non une par enregistrement.
• Une réponse nuancée – « oui, mais douze » – n'est pas un oui. ASK propose à nouveau en tenant compte de la modification et attend encore.
• Seule la dernière proposition peut être confirmée. La confirmation des propositions antérieures à la conversation n'est plus possible.
• Les questions n'ont pas besoin de confirmation. Demander ce qu'est quelque chose, où c'est ou comment faire ne change rien ; ASK donc simplement des réponses.

Lorsqu'on demande de modifier un enregistrement, ASK modifie cet enregistrement. Par exemple, « Ajouter deux lignes à la commande d'achat PO-000123 » ou « Modifier le fournisseur » recherche la commande d'achat et la met à jour (son en-tête ou ses lignes) au lieu de créer une nouvelle commande d'achat.

Parler à ASK

Le bouton microphone situé à côté d'Envoyer vous permet de poser des questions à voix haute et de tenir une conversation. Appuyez dessus, parlez, puis arrêtez.

• La première fois, ASK vous demande votre consentement avant d'activer le microphone : il vous indique ce qui est activé, où le son est enregistré et comment le désactiver. Ensuite, votre navigateur vous demandera sa propre autorisation. Choisissez « Ne plus me demander sur cet appareil » pour n'être posé la question qu'une seule fois ; votre réponse reste confidentielle, donc toute autre personne se connectant sur le même ordinateur recevra la même demande.
• Vos paroles apparaissent dans l'encadré au fur et à mesure que vous les prononcez, vous pouvez donc voir ce qui est entendu.
• Lorsque vous terminez, la question suivante s'affiche : « Est-ce bien ce que vous avez demandé ? Envoi dans 4 s. » Modifiez un mot pour interrompre le décompte et attendre l'envoi. Appuyez sur « Envoyer maintenant » pour un envoi immédiat, sur « Attendre » pour conserver la réponse ou sur « Annuler » pour la supprimer. Aucune autre question ne vous sera posée tant que vous n'aurez pas saisi les mots que vous vouliez.
• La réponse s'affiche et se lit à voix haute comme d'habitude, puis ASK attend votre prochaine question : une conversation s'engage. Le silence y met fin ; arrêter de parler, appuyer sur le bouton du microphone allumé ou fermer le panneau y met fin immédiatement.
• Deux cases à cocher sous la case vous permettent de configurer cela : si les réponses orales sont lues à haute voix, et si une question orale est envoyée automatiquement après le compte à rebours ou si elle attend toujours l’option « Envoyer ».

Posez votre question dans votre propre langue

Les réponses ASK dans la langue de votre choix, quelle que soit la langue configurée sur la console. Un responsable d'entrepôt dont la console est en anglais peut poser sa question en tamoul et obtenir une réponse en tamoul. L'option « Écouter » sous le bouton « ASK » détermine le mode d'écoute de la question posée.

• Dans les deux cas, la question est d'abord saisie dans la case, ce qui vous permet de voir ce qui a été entendu avant qu'elle ne soit posée.
• La réponse est saisie dans le panneau et lue à haute voix par le haut-parleur, dans la langue que vous avez posée.
• Une question posée par écrit reçoit également une réponse dans la langue dans laquelle elle est écrite.
• Une question trop courte pour être résolue (un numéro de document ou trois mots pouvant appartenir à plusieurs langues) reçoit une réponse dans la langue configurée sur votre console, selon votre préférence. L'anglais est demandé explicitement lorsqu'il s'agit de la réponse, afin d'éviter que le moteur ne bascule vers une autre langue.
• Sous une réponse rédigée dans une langue autre que celle de la console, une note indique « Réponse donnée en » et précise la langue.
• Et la réponse est vérifiée, elle n'est pas seulement demandée : la langue est répétée avec la question elle-même, et une réponse qui arrive encore dans une autre langue est traduite dans la vôtre avant que vous ne la voyiez.

TRANXACT ne livre pas de langue

Posez votre question dans une langue autre que les dix-sept langues disponibles et ASK de vous répondre dans la langue la plus proche qu'ils possèdent, plutôt que de vous rabattre sur l'anglais : un locuteur népalais est bien plus susceptible de lire l'hindi que l'anglais. La note sous la réponse précise qu'il s'agit de la langue TRANXACT la plus proche de celle que vous avez parlée.

Tableaux de bord d'une phrase

Demandez à ASK de « créer un tableau de bord » ou de « surveiller » quelque chose et il épinglera des vignettes à votre propre tableau de bord plutôt que d'ouvrir simplement un écran — voir Tableaux de bord et tableaux → Demander à ASK de créer un tableau de bord.

Travailler avec le panneau ouvert

Le panneau ASK s'ouvre à côté de la page — à droite, ou à gauche lorsque la console est en arabe ou dans une autre langue s'écrivant de droite à gauche — vous permettant ainsi de continuer à lire l'écran tout en posant votre question.

• La page s'adapte à l'espace restant à côté du panneau, et non à la largeur de la fenêtre. Sur une tablette comme l'iPad Pro, une page qui serait trop étroite à cette largeur passe à une mise en page plus étroite, exactement comme sur un écran plus petit.
• Les formulaires de modification, les boîtes de dialogue et la palette Rechercher s'affichent au-dessus de la page, à côté du panneau, au lieu de se glisser en dessous. Vous pouvez ainsi avoir le formulaire de modification d'un enregistrement et ASK ouverts simultanément, et les visualiser tous les deux.
• Dans une fenêtre étroite, comme celle d'un téléphone ou d'une tablette tenue à la verticale, le panneau occupe toute la largeur, et sa fermeture permet de récupérer la page.
• Les boîtes de dialogue pour les comptes de service et pour choisir un fichier à partir d'un lecteur ou d'une pièce jointe s'ouvrent sous forme de véritables boîtes de dialogue, sur une page grisée, plutôt que sous forme de boîte dessinée au milieu de l'écran.