فنڈ اکاؤنٹنگ اور GL اخذ کرنے کے قواعد

ہر سطر پر فنڈز، گرانٹس، پروگرامز اور فنکشنز — کمپنی کے اپنے قوانین سے اخذ کیے گئے ہیں جب کوئی دستاویز محفوظ کی جاتی ہے اور جب دوبارہ پوسٹ ہوتی ہے، جس میں ہر ایک لائن پر ایک ٹریس ہوتا ہے جس کے اصول نے ہر ایک قدر کو وہاں رکھا ہے۔

ایک حکومت یا عوامی ادارہ اپنی کتابیں بذریعہ فنڈ رکھتا ہے — جنرل فنڈ، ایندھن کے ٹیکس کے لیے ایک خصوصی ریونیو فنڈ، بانڈ کے لیے کیپیٹل پروجیکٹس فنڈ، پانی کی افادیت کے لیے ایک انٹرپرائز فنڈ۔ ہر ایک اکاؤنٹس کا ایک خود توازن سیٹ ہے، اور ایک میں پیسہ دوسرے سے خرچ نہیں کیا جا سکتا. ایک گرانٹ ایک دوسرے ٹیسٹ کا اضافہ کرتی ہے: اس سے وصول کی جانے والی ہر قیمت ایوارڈ کی مدت کے اندر اور اس فنڈ کے اندر ہونی چاہیے جس کو ایوارڈ دیا گیا تھا۔

کسی کو بھی ہر لائن پر فنڈ ٹائپ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ فنڈ محکمہ کی طرف سے، پروجیکٹ سے گرانٹ، لاگت کے مرکز سے پروگرام کی پیروی کرتا ہے - اور جو اصول کہتے ہیں وہ آپ کے ہیں، اور بجٹ کے ہر دور کو تبدیل کریں۔ اکاؤنٹنگ → فنڈ اکاؤنٹنگ انہیں رکھتا ہے۔

طول و عرض

فنڈ، گرانٹ، پروگرام اور فنکشن جرنل لائنز، اے پی اور اے آر انوائس لائنز، پرچیز آرڈر لائنز، ایکسپینس لائنز اور پے رول پر چلائے جاتے ہیں۔ جب کسی سپلائر یا کسٹمر انوائس کی لائنیں فنڈز لے جاتی ہیں، تو اس کی پوسٹنگ فنڈ کے لحاظ سے تقسیم ہوتی ہے۔

فنڈ اکاؤنٹنگ کی ترتیبات

• ہر پوسٹ کردہ لائن میں ایک فنڈ ہونا ضروری ہے - بغیر کسی جرنل کی لائن سے انکار کر دیا گیا ہے۔
• اخذ کرنے کے قواعد کو چلائیں — آف، اور قواعد رکھے گئے ہیں لیکن لاگو نہیں ہوئے۔

اصول طے کرتا ہے۔

اخذ کردہ اصول سیٹ: اخذ کردہ ہر چیز کے لیے ایک سیٹ — فنڈ، گرانٹ، پروگرام، فنکشن، GL اکاؤنٹ یا لاگت کا مرکز — ترتیب میں چلتا ہے، تاکہ بعد میں آنے والا سیٹ پڑھ سکے کہ پہلے والے نے کیا فیصلہ کیا (ایک گرانٹ سیٹ جو فنڈ سیٹ کے منتخب کردہ فنڈ کو پڑھتا ہے)۔

قواعد

سیٹ میں ہر قاعدہ کی ایک ترجیح، ایک شرط اور ایک عمل ہوتا ہے۔ ایک اصول اس وقت فائر ہوتا ہے جب اس کی حالت برقرار رہتی ہے اور اس کا عمل ایک قدر پیدا کرتا ہے۔

• شرط: کسی قدر کے خلاف فیلڈ کے ٹیسٹ — ہے، نہیں ہے، میں سے ایک ہے، شروع ہوتا ہے، پر مشتمل ہوتا ہے، درمیان، خالی ہے اور باقی — AND اور OR گروپس میں جمع ہوتے ہیں۔ یا پلیٹ فارم کی اظہاری زبان میں اظہار؛ یا دونوں. فیلڈز میں دستاویز کی قسم، مرحلہ، تاریخ، مدت، GL اکاؤنٹ نمبر اور قسم، لاگت کا مرکز، فنڈ، گرانٹ، سپلائر، کسٹمر، آئٹم اور اخراجات کی قسم شامل ہیں۔
• عمل: ایک قدر مقرر کریں (ایک مستقل)، ایک فیلڈ کاپی کریں، اسے تلاش کریں (لک اپ ٹیبل میں) یا اس کی گنتی کریں (ایک اظہار)۔
• موڈ: ڈیفالٹ (کوئی شخص اوور رائڈ کر سکتا ہے) — ایک قدر جو کسی نے ٹائپ کی ہے۔ لاک (کسی شخص کی قدر کی جگہ لے لیتا ہے) - اصول کی قدر استعمال ہوتی ہے جو بھی ٹائپ کیا گیا تھا، اور ٹریس کہتا ہے کہ اسے تبدیل کر دیا گیا تھا۔

اخذ کرنے کے اصول ہر قاعدہ کو بطور ریکارڈ درج کرتے ہیں، اس شرط کے ساتھ JSON کے بطور محفوظ کیا جاتا ہے۔ ڈیریویشن اسٹوڈیو وہ جگہ ہے جہاں وہ لکھا جاتا ہے: ایک سیٹ چنیں، قاعدہ شامل کریں، پھر شرط شامل کریں اور کنڈیشن بنانے کے لیے گروپ شامل کریں، ایکشن اور موڈ کا انتخاب کریں، اور اصول محفوظ کریں۔

میزیں تلاش کریں۔

ان کے فنڈز میں سو لاگت کے مراکز ایک ٹیبل ہیں، سو اصول نہیں۔ ڈیریویشن لوک اپ ٹیبلز ان کے نام بتاتے ہیں جو ٹیبل دیتا ہے اور ایک، دو یا تین کلیدی فیلڈز جن پر اسے کلید کیا جاتا ہے۔ ماخوذ تلاش کرنے والی قطاریں تاریخوں کے ساتھ چابیاں اور قدر رکھتی ہیں۔ * کلید میں کسی بھی چیز سے میل کھاتا ہے، اور سب سے مخصوص قطار جیت جاتی ہے۔

ٹیسٹ اخذ کرنا

ڈیریویشن اسٹوڈیو میں، ٹیسٹ ڈیریویشن ایک لائن لیتا ہے جیسا کہ یہ آتا ہے — دستاویز، مرحلہ (دستاویز پوسٹ کرنا یا محفوظ کرنا)، تاریخ، جی ایل اکاؤنٹ، لاگت کا مرکز، رقم، سائیڈ، تفصیل، فنڈ، گرانٹ، پروگرام اور فنکشن بطور کلید، سپلائر، کسٹمر، آئٹم اور کوئی دوسری خصوصیات — اور دکھاتا ہے کہ قواعد اس کے لیے کیا فیصلہ کریں گے، اصول کے مطابق۔ قواعد کو فیصلہ کرنے دینے کے لیے ایک طول و عرض خالی چھوڑ دیں۔ یہ دیکھنے کے لیے بھریں کہ آیا ڈیفالٹ اسے رکھتا ہے یا لاک اس کی جگہ لے لیتا ہے۔ کچھ بھی نہیں بچا۔

ٹریس، اور چیک

• ہر پوسٹ کی گئی لائن رکھتی ہے کہ کون سا قاعدہ ہر قدر کو وہاں رکھتا ہے۔ اخذ کردہ پوسٹنگ ان کے فنڈ، گرانٹ، پروگرام اور فنکشن کے ساتھ لائنوں کی فہرست بناتی ہے، اور ان کے پیچھے کے اصول — آڈیٹر کا پہلا سوال۔
• گرانٹ کا موجود ہونا، فعال ہونا، لائن کے فنڈ سے تعلق رکھنا اور لائن کی تاریخ کا احاطہ کرنا ضروری ہے۔ گرانٹ کے ساتھ ایک لائن اور کوئی فنڈ گرانٹ کا فنڈ نہیں لیتا ہے۔ کارکردگی کی مدت سے باہر، معطل یا بند گرانٹ کے خلاف، یا کسی اور فنڈ میں لاگت سے انکار کر دیا جاتا ہے، اس وجہ سے — پوسٹنگ کے وقت اور خود ڈیٹا بیس میں۔

جو اسے برقرار رکھتا ہے۔

فنانس اور کنٹرولر کے کردار، گروپ اکاؤنٹنٹ اور قریبی مینیجر فنڈز، گرانٹس اور قواعد کو برقرار رکھتے ہیں۔ اندرونی کنٹرول کا جائزہ لینے والا اور CPA انہیں پڑھ سکتا ہے۔ ان قواعد کو لکھنا جو طے کرتے ہیں کہ کون سا فنڈ لاگت میں آتا ہے اور لاگت کو پوسٹ کرنا الگ رکھا جاتا ہے (فرائض کے اصول SOD-85 کی علیحدگی): ایک ساتھ مل کر، وہ اخراجات کو ایک محدود فنڈ میں منتقل کر سکتے ہیں اور اسے معمول بنا سکتے ہیں۔