ZATCA فیز 2: سائننگ یونٹس، آن بورڈنگ، کلیئرنس اور آرکائیو

ایک سعودی کمپنی کے لیے جو پہلے ہی فیز 1 پر ہے: سائننگ یونٹ کو رجسٹر کریں، اسے ZATCA (OTP، کمپلائنس چیک، پروڈکشن سرٹیفکیٹ) کے ساتھ رجسٹر کریں، فیز 2 کو سوئچ کریں، اور ہر انوائس اور نوٹ کو پوسٹ ہوتے ہی اس پر مہر لگائی جاتی ہے۔ خریدار کو دیے جانے سے پہلے معیاری رسیدیں ZATCA کے ذریعے صاف کر دی جاتی ہیں۔ آسانیاں 24 گھنٹے کے اندر رپورٹ کی جاتی ہیں۔ گذارشات، ایک ڈیش بورڈ، صرف ضمیمہ آرکائیو اور PDF/A-3 کے اندر XML کے ساتھ۔ فیز 1 کمپنیاں غیر تبدیل شدہ ہیں۔

فیز 2 (انضمام) فیز 1 کے سب سے اوپر بیٹھتا ہے۔ فیز 1 کی ہر چیز اب بھی ہوتی ہے۔ فیز 2 میں XML انوائس (UBL 2.1)، اس کی ہیش، کرپٹوگرافک اسٹیمپ اور ایک کاؤنٹر شامل کیا گیا ہے جو ہر انوائس کو پہلے والے سے جوڑتا ہے۔ یہ ZATCA کے Fatoora پلیٹ فارم کے ساتھ ہر یونٹ کو بھی آن بورڈ کرتا ہے، ہر مہر لگی دستاویز ZATCA (کلیئرنس یا رپورٹنگ) کو بھیجتا ہے، اور جو بھیجا گیا تھا اور ZATCA نے کیا جواب دیا اسے رکھتا ہے۔

دستخط کرنے والے یونٹ

اکاؤنٹنگ → بند اور تعمیل → ای انوائسنگ → ZATCA دستخط کرنے والے یونٹس (صرف ایک کمپنی کے لیے جو سعودی عرب میں کام کرتی ہے، اور صرف ان کرداروں کے لیے جو اسے فراہم کرتی ہے) ان ای انوائس جنریشن یونٹس (EGS) کی فہرست بناتی ہے جو انوائس پر مہر لگاتے ہیں: کوڈ، نام، برانچ، ماحولیات، اسٹیٹس، ٹیسٹ، سرٹیفکیٹ، لایئکسٹیٹیفکیٹ، کاؤنٹر سٹیٹس مہر لگا دی

1. ایک یونٹ شامل کریں: کوڈ، نام، وہ شاخ جس کے لیے یہ مہر لگاتا ہے (پوری کمپنی کے لیے خالی)، سرٹیفکیٹ کی درخواست کی تفصیلات (عام نام (CN)، EGS سیریل نمبر، تنظیمی یونٹ (OU)، انوائس کی اقسام (TSCZ)، مقام، برانچ کا مختصر قومی پتہ، اور صنعت) اور ماحولیات (سینڈ باکس، نقلی یا پیداوار)۔
2. جب کسی برانچ کی اپنی کوئی اکائی نہ ہو تو استعمال شدہ یونٹ کے لیے ڈیفالٹ یونٹ پر نشان لگائیں۔
3. صرف مظاہرے کے لیے، ٹیسٹ یونٹ پر نشان لگائیں اور ٹیسٹ سرٹیفکیٹ دبائیں: یونٹ کو ایک کلید اور خود دستخط شدہ سرٹیفکیٹ ملتا ہے۔ ZATCA اس کو قبول نہیں کرے گا جس پر یہ مہر لگاتا ہے۔
4. ZATCA کے ساتھ آن بورڈنگ ZATCA آن بورڈنگ پر کی جاتی ہے، جس کا آن بورڈ (OTP) مرحلہ آپ کے لیے یونٹ کی اپنی کلید اور سرٹیفکیٹ پر دستخط کرنے کی درخواست کرتا ہے۔ اس اسکرین پر CSR تیار کرنا صرف ہاتھ سے درخواست کی تیاری کے لیے ہے۔ ڈاؤن لوڈ CSR اسے دکھاتا ہے۔

فیز 2 کو آن کیا جا رہا ہے۔

• اکاؤنٹنگ → بند اور تعمیل → ٹیکس → ٹیکس کے دائرہ اختیار، سعودی دائرہ اختیار پر: ZATCA فیز 2 (انضمام) پر نشان لگائیں، اور کمپنی کی ZATCA لہر کے پہلے دن سے فیز 2 دیں (خالی: جس دن سے اسے آن کیا گیا ہے)۔
• اس سے انکار کر دیا جاتا ہے جب تک کہ فیز 1 پہلے سے شروع نہ ہو، اور دستخطی یونٹ کے بغیر انکار کر دیا جائے۔

خریدار اور برانچ

• CRM → اکاؤنٹس، بغیر VAT نمبر والے سعودی کسٹمر کے لیے: خریدار کی شناخت کی قسم (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS یا OTH) اور خریدار کا شناختی نمبر۔ خالی چھوڑ کر، CR نمبر بطور CRN استعمال ہوتا ہے۔
• برانچ اپنا سی آر نمبر اور قومی پتہ لے سکتی ہے۔ اس برانچ کے لیے مہر شدہ رسیدیں ان کا استعمال کرتی ہیں۔

فیز 2 کے تحت پوسٹ کیا کرتی ہے۔

1. فیز 1 کی ہر چیز کی جانچ پڑتال کی جاتی ہے، اور XML میں کسی بھی چیز کی کمی ہوتی ہے، ایک ساتھ چیک کی جاتی ہے اور ZATCA رول نمبر کے ساتھ جملوں میں اس کا نام دیا جاتا ہے۔
2. برانچ کا یونٹ (یا پہلے سے طے شدہ) لیا جاتا ہے، اور انوائس کو یونٹ کے اگلے کاؤنٹر (ICV) اور پچھلی انوائس کی ہیش (PIH) دی جاتی ہے۔ ایک ہی لمحے میں پوسٹ کی گئی پچاس رسیدوں کو اب بھی لگاتار پچاس کاؤنٹر ملتے ہیں۔
3. UBL 2.1 انوائس بنایا گیا ہے، ہیش کیا گیا ہے (SHA-256)، یونٹ کی کلید (ECDSA) سے مہر لگا کر چیک کیا گیا ہے۔
4. QR ایک آسان انوائس پر نو ٹیگ رکھتا ہے (نویں نمبر پر سرٹیفکیٹ کا دستخط ہوتا ہے) اور آٹھ معیاری ایک پر، فیز 1 کے پانچ کی جگہ۔
5. اگر پوسٹنگ ناکام ہو جاتی ہے، تو کچھ بھی استعمال نہیں ہوتا: کاؤنٹر واپس دیا جاتا ہے۔

ڈاک ٹکٹ، ہیش، کاؤنٹر اور یو یو آئی ڈی کی رقم کی طرح حتمی ہیں۔ ایک فیز 1 کمپنی، اور دوسرے ملک میں ہر کمپنی، بالکل پہلے کی طرح پوسٹ کرتی ہے۔

ZATCA کے ساتھ یونٹ میں سوار ہونا

اکاؤنٹنگ → بند اور تعمیل → ای انوائسنگ → ZATCA آن بورڈنگ ہر دستخط کرنے والے یونٹ کو اس کے ماحول، حیثیت، مرحلہ، کیا ہوا، چیک پاس، سرٹیفکیٹ کی میعاد ختم، دن باقی اور تجدید زیر التواء کے ساتھ فہرست کرتا ہے۔ یونٹ کو پہلے ZATCA سائننگ یونٹس پر رجسٹر کریں۔ کوئی قدم اٹھانا ایڈمنسٹریٹر کے لیے ہے جب تک کہ کسی کو رولز اسکرین پر ZATCA آن بورڈنگ کی اجازت نہ دی جائے۔ اکاؤنٹنگ ڈسپلے والے دوسرے لوگ فہرست دیکھ سکتے ہیں، جس میں کچھ بھی خفیہ نہیں ہے۔

1. فتوورا پورٹل پر، کمپنی کا مجاز شخص آن بورڈ نئے حل یونٹ/ڈیوائس کا انتخاب کرتا ہے اور اسے ایک وقتی پاس ورڈ (OTP) ملتا ہے: چھ ہندسے، واحد استعمال، ایک گھنٹے کے لیے درست۔ پاس ورڈ کے طور پر اسے حوالے کریں؛ یہ کبھی ذخیرہ نہیں کیا جاتا ہے.
2. آن بورڈ (OTP): ماحولیات (ڈیولپر پورٹل سینڈ باکس، سمولیشن یا پروڈکشن) کا انتخاب کریں اور OTP ٹائپ کریں۔ ایک کلیدی جوڑا اور سرٹیفکیٹ پر دستخط کرنے کی درخواست کی جاتی ہے اور بھیجی جاتی ہے۔ ZATCA تعمیل کا سرٹیفکیٹ (تعمیل CSID) واپس کرتا ہے۔ انکار شدہ OTP یونٹ کو اس کی درخواست کے ساتھ انتظار کر رہا ہے: ایک نیا OTP حاصل کریں اور دوبارہ آن بورڈ کو دبائیں۔
3. تعمیل کی جانچ پڑتال کریں: ہر دستاویز کا ایک نمونہ جس کے لیے یونٹ رجسٹرڈ ہے ZATCA کو جاتا ہے۔ انوائس کی اقسام 1100 (معیاری اور آسان) والی یونٹ چھ بھیجتی ہے: معیاری انوائس، کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹ، اور آسان انوائس، کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹ۔ ہر ایک کو گزرنا ہوگا؛ کوئی انتباہ پڑھیں۔
4. پروڈکشن سرٹیفکیٹ کی درخواست کریں: اس کے بعد سے یونٹ کمپنی کے رسیدوں پر مہر لگاتا ہے، اور انہیں ZATCA کے ساتھ صاف یا رپورٹ کیا جاتا ہے۔ سرٹیفکیٹ کی میعاد ختم ہونے کو دکھایا گیا ہے۔
5. سرٹیفکیٹ کی تجدید کریں، اس کی میعاد ختم ہونے سے پہلے پورٹل پر موجودہ کرپٹوگرافک سٹیمپ شناخت کنندہ کی تجدید سے ایک نئے OTP کے ساتھ۔ یونٹ اپنی موجودہ کلید کے ساتھ اس وقت تک مہر لگاتا رہتا ہے جب تک کہ نیا سرٹیفکیٹ نہیں آتا، اور کاؤنٹر چین جاری رہتا ہے۔

ایک سرٹیفکیٹ کی میعاد ختم ہونے سے 30 دن پہلے سے، روزانہ کی نوکری ACCT-ZATCA-WATCH ایک فنانس الرٹ، ایک نوٹیفکیشن اور آٹومیشن-ان باکس انٹری، فی یونٹ دن میں ایک بار پیش کرتی ہے۔

کلیئرنس اور رپورٹنگ

• ایک معیاری (B2B) انوائس یا نوٹ ZATCA کو کلیئرنس کے لیے بھیج دیا جاتا ہے جیسے ہی اس کی پوسٹنگ محفوظ ہو جاتی ہے، اور پوسٹ کہتی ہے کہ آیا اسے کلیئر کیا گیا، مسترد کیا گیا یا دوبارہ کوشش کی جائے گی۔ صرف ZATCA کا کلیئر شدہ XML اور اس کا QR پرنٹ کیا جا سکتا ہے یا خریدار کو دیا جا سکتا ہے: ایک معیاری انوائس جو ابھی زیر التواء ہے، یا کوئی مسترد شدہ دستاویز پرنٹ نہیں کی جا سکتی، اور انکار یہ بتاتا ہے کہ کیوں۔
• ایک آسان (B2C) رسید ایک ساتھ اسٹامپ اور نو ٹیگ QR کے ساتھ جاری کیا جاتا ہے، اور 24 گھنٹے کے اندر ZATCA کو رپورٹ کیا جاتا ہے، پہلے پس منظر میں اور پھر فی گھنٹہ کام ACCT-ZATCA-SUBMIT کے ذریعے۔ ایشو کے 20 گھنٹے بعد رپورٹ نہ ہونے والے کسی بھی شخص کے لیے مالیاتی الرٹ جاری کیا جاتا ہے۔
• اگر ZATCA تک نہیں پہنچا جا سکتا ہے تو، ایک ہی دستاویز (وہی UUID اور ہیش) کو بڑھتے ہوئے انتظار کے ساتھ، فی گھنٹہ تک دوبارہ آزمایا جاتا ہے۔ انتباہ کے ساتھ قبول کیا جاتا ہے؛ انتباہات رکھے اور دکھائے جاتے ہیں۔
• اگر ZATCA نے کلیئرنس کو بند کر دیا ہے، تو اس کے بجائے وہی دستخط شدہ دستاویز کی اطلاع دی جاتی ہے، اور ڈیش بورڈ دکھاتا ہے کہ کلیئرنس کو آخری بار کب بند کیا گیا تھا۔
• AR انوائسز سعودی کمپنی کے لیے ZATCA کالم دکھاتا ہے، اور ZATCA کو دوبارہ جمع کرانے، دوبارہ جاری کرنے (ZATCA کے ذریعے مسترد)، PDF/A-3 ZATCA XML کے ساتھ اور انوائس پر ZATCA لاگ کی پیشکش کرتا ہے۔

ZATCA گذارشات

فیز 2 کے تحت ہر انوائس اور نوٹ پر مہر لگائی گئی ہے اور ZATCA نے کیا کہا ہے، ایک بیج کے ساتھ: صاف کیا گیا، رپورٹ کیا گیا، وارننگ (انتباہ کے ساتھ قبول کیا گیا)، مسترد یا زیر التواء۔ کالموں میں کوششیں، انتظار کے اوقات، اگلی کوشش، ZATCA نے کیا کہا اور بطور دوبارہ جاری کیا۔

• اب بھیجنے کی وجہ سے ہر دستاویز کو صاف یا رپورٹ کریں جس کی اگلی کوشش باقی ہے۔ دوبارہ جمع کروائیں اب ایک دستاویز دوبارہ بھیجیں: وہی دستاویز، اسی UUID اور ہیش کے ساتھ۔
• ری ایشو مسترد شدہ دستاویز کے لیے ہے۔ مسترد شدہ دستاویز کو دوبارہ کبھی نہیں بھیجا جاتا ہے جیسا کہ یہ ہے: دوبارہ جاری کرنا اسے کتابوں میں باطل کردیتا ہے (اس کا جریدہ الٹ جاتا ہے) اور اسے درست کرنے کے لیے ایک مسودہ کاپی بناتا ہے اور اسے اگلے کاؤنٹر کے ساتھ نئی دستاویز کے طور پر پوسٹ کرتا ہے۔ مسترد شدہ کو، ZATCA کے جواب کے ساتھ، محفوظ شدہ دستاویزات میں رکھا جاتا ہے۔
• XML کے ساتھ PDF/A-3 انوائس کو PDF کے بطور اس کے ای-انوائس XML کے اندر دیتا ہے (معیاری انوائس کے لیے کلیئر شدہ XML، ایک آسان انوائس کے لیے مہر لگا ہوا)۔ خریدار کے لیے XML اکیلے XML دیتا ہے۔
• ZATCA لاگ اس انوائس اور ZATCA کے جواب کے بارے میں ہر درخواست کی فہرست دیتا ہے۔

ڈیش بورڈ، لاگ اور آرکائیو

• ZATCA ڈیش بورڈ: فی دستخط کرنے والا یونٹ، کتنی رسیدیں کلیئر ہوئیں، اطلاع دی گئیں، وارننگ کے ساتھ قبول کی گئیں، مسترد اور زیر التواء؛ گھنٹوں میں سب سے پرانا زیر التواء اور کتنے 24 گھنٹے سے زیادہ ہیں۔ 30 دنوں میں مسترد اور تازہ ترین؛ سرٹیفکیٹ کی میعاد ختم ہونے اور دن باقی ہیں۔
• ZATCA API لاگ: فتورا کو ہر کال (آن بورڈنگ، تعمیل کی جانچ، کلیئرنس، رپورٹنگ) HTTP جواب، نتیجہ، پیغام اور وقت کے ساتھ۔ OTPs، راز اور اجازت کے ہیڈر کو لکھے جانے سے پہلے نکال لیا جاتا ہے۔ صرف شامل کریں۔
• ZATCA آرکائیو: ہر اسٹیمپڈ دستاویز جیسا کہ جاری کیا گیا، ہر صاف شدہ دستاویز اور ہر ZATCA جواب، ہر ایک اس کے SHA-256 کے ساتھ۔ صرف شامل کریں: ڈیٹا بیس کسی تبدیلی یا ہٹانے سے انکار کرتا ہے۔ ریکارڈز کمپنی کی برقراری کے لیے رکھے جاتے ہیں، کم از کم چھ سال (KSA VAT ریکارڈ رکھنے کی مدت؛ اگر آپ کا ٹیکس مشیر ایسا کہتا ہے تو کیپیٹل اثاثوں یا رئیل اسٹیٹ کے لیے زیادہ رکھیں)۔ ڈاؤن لوڈ محفوظ شدہ دستاویز دیتا ہے۔