پرانے ڈیٹا کو رکھنا اور ہٹانا

برقرار رکھنے کی پالیسیاں: مکمل شدہ ڈیٹا کو آرکائیو یا صاف کریں ایک بار جب یہ پرانا اور اچھوتا ہے — کچھ بھی نہیں بھیج دیا گیا، کچھ بھی نہیں بطور ڈیفالٹ، اور کسی بھی چیز کے منتقل ہونے سے پہلے ایک پیش نظارہ۔

نوشتہ جات ہمیشہ کے لیے بڑھتے رہتے ہیں اور بند دستاویزات کا ڈھیر لگ جاتا ہے۔ پلیٹ فارم → ڈیٹا اور دستاویزات → ڈیٹا برقرار رکھنا وہ جگہ ہے جہاں کمپنی فیصلہ کرتی ہے کہ ڈیٹا پرانے ہونے کے بعد اس کا کیا ہوتا ہے اور کوئی بھی اسے استعمال نہیں کر رہا ہے: اسے لائیو ٹیبلز سے محفوظ کریں، یا اسے صاف کریں۔

پالیسی کیا کہتی ہے۔

"تبدیل" کو ریکارڈ کی اپنی تاریخوں اور آڈٹ ٹریل سے پڑھا جاتا ہے۔ پانچ سال پرانی انوائس کو چھو لیا گیا ہے جسے کسی نے پچھلے مہینے درست کیا تھا، چاہے اس کی اپنی تاریخیں ایسا نہ بھی ہوں۔

کیا منتخب کیا جا سکتا ہے

• لاگز: آڈٹ لاگ، سنگل سائن آن کی کوششیں، ختم ہونے والے سائن ان سیشنز، API اسٹوڈیو کال لاگ، ویب ہُک ڈیلیوری، ای میل آؤٹ باکس، انٹیگریشن ایونٹس، ورک فلو، پائپ لائن اور بیچ جاب رنز، اینالیٹکس استفسار، رپورٹ رن، پرنٹ شدہ فارم رن، ASK سوال لاگ، پراسیس مائننگ رنز، تیار شدہ توجہ کی اشیاء، AI ٹی جی ریکارڈنگ سائن ان، لیجینٹ لاگ ان اور ایکسیس ریکارڈ مائیگریشن کاک پٹ کے ذریعے محفوظ شدہ تاریخ۔
• بند کاروباری دستاویزات: بند سپورٹ ٹکٹ، CRM کی مکمل سرگرمیاں، میعاد ختم، مسترد یا تبدیل شدہ کوٹیشن، بند یا منسوخ شدہ سیلز اور خریداری کے آرڈرز، اور ادا شدہ یا باطل کسٹمر اور سپلائر انوائس۔

کیا رکھا جاتا ہے، اور کیا ریکارڈ کے ساتھ جاتا ہے۔

• ایک ریکارڈ جس کا اب بھی کوئی اور حوالہ دیتا ہے اسے رکھا جاتا ہے، اور وجہ کے ساتھ شمار کیا جاتا ہے۔ ایک بند خریداری کا آرڈر جسے انوائس اب بھی اس جگہ کی طرف اشارہ کرتا ہے جہاں وہ ہے۔
• قطاریں جو ریکارڈ سے تعلق رکھتی ہیں اس کے ساتھ جاتی ہیں: انوائس کی لائنیں، ٹکٹ کے پیغامات۔ وہ اس کے ساتھ آرکائیو کیے جاتے ہیں اور اس کے ساتھ بحال ہوتے ہیں، اس لیے کوئی ریکارڈ کبھی آدھا نہیں ہوتا۔

پیش نظارہ، ابھی چلائیں، اور شیڈول

1. پالیسی بنائیں۔ اسے بند کرکے محفوظ کیا جاتا ہے۔
2. پریس پیش نظارہ۔ یہ شمار کرتا ہے کہ ایک رن کیا آرکائیو یا صاف کرے گا، اور یہ کیا رکھے گا اور کیوں — اور کچھ بھی نہیں بدلتا۔
3. پالیسی کو آن کریں جب پیش نظارہ یہ کہے کہ آپ کا کیا مطلب ہے۔ بیک گراؤنڈ جاب ہر 15 منٹ میں ان پالیسیوں کی جانچ پڑتال کرتا ہے جو واجب الادا ہیں، اور ہر ایک کو اس کی مدت پر چلتا ہے۔
4. اب چلائیں اسے ایک ہی وقت میں چلاتے ہیں، شیڈول کے مطابق کچھ بھی ہو۔

ہر رن، شیڈول کردہ، ہاتھ سے یا ایک پیش نظارہ، Retention Runs پر ہے: اس نے کیا جانچا، اس نے کیا آرکائیو یا صاف کیا، اس نے کیا رکھا، اور اسے کس نے چلایا۔

محفوظ شدہ دستاویزات، اور ایک ریکارڈ واپس ڈال

آرکائیو شدہ ریکارڈز فہرست کرتا ہے کہ آرکائیو کے رنز سے کیا نکلا، ہر ایک اس کے ساتھ جانے والی قطاروں کے ساتھ۔ بحال کرنے سے ریکارڈ اور اس کی قطاریں بالکل اسی طرح واپس آتی ہیں جیسے وہ تھیں۔ اگر ریکارڈ جس چیز کا حوالہ دیتا ہے تب سے چلا گیا ہے - اس کے صارف کو حذف کردیا گیا ہے، کہیں - بحالی کو مکمل طور پر انکار کر دیا گیا ہے بجائے اس کے کہ کوئی ایسا ریکارڈ واپس لایا جائے جو کچھ بھی نہیں بتاتا۔

کون کیا کر سکتا ہے۔

صاف کرنے کو تبدیل کرنے کے بجائے حذف کرنے کی ضرورت ہے کیونکہ یہ وہی کرتا ہے۔ ایک شخص جو ایک وقت میں ایک انوائس کو حذف نہیں کرسکتا ہے اسے شیڈول میں ترمیم کرکے ان میں سے دس ہزار کو حذف کرنے کے قابل نہیں ہونا چاہئے۔

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.