Budgets et comptabilité des engagements
Ce qui peut être dépensé, d'où vient l'argent, ce qui a déjà été promis et les quatre niveaux de contrôle.
Dans TRANXACT, un budget contrôle les dépenses au lieu de simplement les décrire, et ce, dès la prise de engagement plutôt qu'à la réception de la facture.
Les trois nombres
| Nombre | Qu'est-ce que c'est |
|---|---|
| Budget | Dépenses admissibles, par centre de coûts et par compte, pour une période donnée. |
| Engagement | Ce qui a été promis mais pas encore facturé — une demande d'achat approuvée, un bon de commande ouvert. |
| Réel | Qu'est-ce qui a été inscrit au grand livre ? |
Le budget disponible correspond au budget moins les engagements moins les dépenses réelles. C’est en omettant les engagements dans ce calcul que les organisations découvrent en mars qu’elles ont dépensé le budget de février dès janvier, alors qu’elles disposaient des justificatifs depuis le début.
Niveaux de contrôle
- Aucun — le budget est enregistré et fait l'objet de rapports, et rien n'est bloqué.
- Avertissement — la personne est informée qu'elle a terminé et peut continuer.
- Bloquer — le document est refusé.
- Blocage avec possibilité de dérogation — refusé sauf si une personne habilitée à déroger à cette règle consigne une raison, qui est conservée dans le dossier.
La comptabilité des engagements ne se limite pas aux achats. Tout engagement financier, c'est-à-dire toute promesse de paiement avant la dépense effective, peut générer un engagement. Ce paiement est débloqué lorsque la transaction est effectivement effectuée, évitant ainsi de comptabiliser deux fois les mêmes sommes.
Les sources de financement indiquent d'où proviennent les fonds, ce qui est important lorsqu'un budget est financé par plusieurs sources et que le rapport doit préciser à quel fonds une dépense a été imputée.