保留和删除旧数据
保留策略：一旦数据过时且未被修改，就将其归档或清除——不发布任何内容，不默认启用任何内容，并且在任何内容移动之前进行预览。
日志会不断增长，已关闭的文档也会堆积如山。“平台 → 数据与文档 → 数据保留”中，公司可以决定如何处理过时且无人使用的数据：将其从实时表中归档，或将其彻底清除。
没有任何产品交付，也没有默认设置。由于没有相关政策，数据将永久保存。贵公司必须保留发票或访问日志多长时间是一个法律问题，每个国家/地区的答案都不同，而其他人选择的默认设置对大多数国家/地区来说都是错误的。
政策内容
| 场地 | 它决定了什么 |
|---|---|
| 数据 | 一种数据，仅选自已完成数据目录（如下）。 |
| 存档或清除 | 归档操作会将行从活动表中移出并保留它们，使其可读且可恢复。清除操作则会删除它们。 |
| 比（岁）年长 | 数据只有至少达到这个年限才会被考虑使用。 |
| （年）未添加或更改 | 前提是，在这么多年来，没有任何新增或更改。两者都是整年，而且两者都是必需的；这个年份不能超过“比……更老”。 |
| 跑 | 每日、每周、每月、每季度或每年。 |
| 首次运行 | 可选。空值表示开启后进行的下一次检查。 |
| 最多（每次运行的行数） | 一次运行处理完毕后，其余的运行将等待下一次运行。默认为 50,000 次运行，除非您另行设置。 |
| 已开启 | 策略创建时处于关闭状态。请预览该策略，然后将其开启。 |
“已更改”状态的判断依据是记录本身的日期以及审计跟踪记录。即使五年前的发票日期没有显示更改，但如果上个月有人对其进行了更正，则该发票已被修改。
可以选择什么
- 日志：审计日志、单点登录尝试、已结束的登录会话、API Studio 调用日志、webhook 发送、电子邮件发件箱、集成事件、工作流、管道和批处理作业运行、分析查询运行、报告运行、打印表单运行、ASK 问题日志、流程挖掘运行、已完成的关注项、AI 代理运行、IoT 信号、患者记录访问日志以及迁移驾驶舱存档的旧版历史记录。
- 已关闭的业务文件：已关闭的支持工单、已完成的 CRM 活动、已过期、已拒绝或已转换的报价单、已关闭或已取消的销售和采购订单，以及已支付或已作废的客户和供应商发票。
总账及其日记账故意不予提供。总账是所有其他账目核对的依据；因运行保留作业而发生变化的试算表，任何人都不能签字确认。
哪些内容会被保留，以及哪些内容会随记录一起保存。
- 一条记录如果仍被其他记录引用，则会被保留，并注明原因。例如，一张已关闭的采购订单，如果仍有发票指向它，则会保留在原处。
- 记录中包含的行信息与记录本身是一致的：例如发票的明细行、工单的留言等。它们与记录一起归档，也与记录一起恢复，因此记录永远不会只存在一部分。
预览、立即运行和日程安排
- 创建策略。已保存但处于关闭状态。
- 预览版。它会统计运行过程中哪些数据会被存档或清除，哪些数据会被保留以及原因——但不会做任何更改。
- 当预览结果符合您的预期时，即可启用该策略。后台作业每 15 分钟检查一次是否有到期策略，并按时运行每个策略。
- 现在它会立即运行，不管日程安排如何。
每次运行，无论是计划运行、手动运行还是预览运行，都会记录在保留运行中：它检查了什么、它存档或清除了什么、它保留了什么以及由谁运行的。
存档，并将记录放回
归档记录列出了归档运行删除的所有记录及其对应的行。恢复操作会将记录及其行原样恢复。如果记录所指向的内容已消失（例如，被客户删除），则整个恢复操作将被拒绝，而不是恢复一条指向空无一物的记录。
清除操作无法撤销。它背后没有回收站，也无法访问任何备份。如果您不确定，请先归档：归档的记录将从所有列表和报告中移除，但仍有可能恢复。
谁可以做什么
| 到 | 你需要 |
|---|---|
| 预览政策 | 保留政策显示 |
| 运行归档策略 | 保留政策变更 |
| 运行清除策略，或启用该策略 | 根据保留策略删除 |
| 恢复已存档的记录 | 存档记录的变更 |
清理操作需要的是删除而不是修改，因为它本质上就是删除。一个人可能不会逐个删除发票，那么他就不应该能够通过编辑日程表来删除上万张发票。
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.