古いデータの保持と削除
保持ポリシー：古くなって変更されていないデータはアーカイブまたは削除する。出荷は行わず、デフォルトで有効にするものはなく、移動前にプレビューを行う。
ログは際限なく増え続け、クローズされたドキュメントが山積みになります。プラットフォーム → データとドキュメント → データ保持では、企業が、古くなって誰も使用しなくなったデータをどうするかを決定します。ライブテーブルからアーカイブするか、削除するかです。
何も出荷されず、デフォルト設定もありません。ポリシーがない場合、データは永久に保存されます。企業が請求書やアクセスログをどのくらいの期間保存しなければならないかは、国によって異なる法的問題であり、他社が設定したデフォルト設定は、ほとんどの国にとって不適切な回答となるでしょう。
ポリシーの内容
| 分野 | 決定事項 |
|---|---|
| データ | 完成したデータのみのカタログから選択された、ある種のデータ（下記参照）。 |
| アーカイブまたは削除 | アーカイブ機能は、ライブテーブルから行を移動し、読み取りおよび復元可能な状態で保持します。パージ機能は、それらの行を削除します。 |
| （歳）以上 | データは、少なくともこの年数が経過している場合に考慮されます。 |
| （年）の間、追加または変更されていません。 | そして、この年数の間、何も追加または変更されていない場合に限ります。どちらも完全な年数であり、どちらも必要です。この年数は、より古いものであってはなりません。 |
| 走る | 日次、週次、月次、四半期、または年次。 |
| 初走行 | オプション。空欄の場合は、有効化後の次のチェックを意味します。 |
| 最大（1回の実行あたりの行数） | 1回の実行で処理できる分だけ処理され、残りは次の実行まで待機します。設定しない限り、50,000件までとなります。 |
| 電源オン | ポリシーは無効の状態で作成されます。プレビューしてから有効にしてください。 |
「変更済み」とは、記録自体の日付と監査証跡の両方から読み取られます。例えば、誰かが先月修正した5年前の請求書は、記録自体の日付には記載されていなくても、変更されたとみなされます。
何を選べるのか
- ログ: 監査ログ、シングルサインオン試行、終了したサインインセッション、API Studio コールログ、Webhook 配信、メール送信ボックス、統合イベント、ワークフロー、パイプラインおよびバッチジョブの実行、分析クエリの実行、レポートの実行、印刷フォームの実行、ASK 質問ログ、プロセスマイニングの実行、完了したアテンションアイテム、AI エージェントの実行、IoT シグナル、患者記録アクセスログ、および移行コックピットによってアーカイブされたレガシー履歴。
- 完了した業務文書：完了したサポートチケット、完了したCRM活動、期限切れ、拒否または変換された見積書、完了またはキャンセルされた販売および購入注文、支払い済みまたは無効になった顧客および仕入先請求書。
元帳とその仕訳帳は意図的に提供されていません。元帳は他のすべての記録の基準となるものであり、保留処理の実行によって変更された試算表は、誰も署名できる試算表ではありません。
何が保存され、何が記録に付随するのか
- 他の何かが参照している記録は、理由とともに保管され、カウントされます。請求書が参照している完了済みの発注書は、そのままの場所に保管されます。
- レコードに付随する行（請求書の明細行、チケットのメッセージなど）は、レコードと共に保存されます。これらはレコードと共にアーカイブされ、復元されるため、レコードが不完全な状態になることはありません。
プレビュー、今すぐ実行、スケジュール
- ポリシーを作成します。保存時は無効になっています。
- プレビューボタンを押してください。実行時にアーカイブまたは削除されるデータと、保持されるデータとその理由がカウントされ、何も変更されません。
- プレビュー画面で意図した内容が表示されたら、ポリシーを有効にしてください。バックグラウンドジョブが15分ごとに期限切れのポリシーをチェックし、それぞれのポリシーを期限内に実行します。
- 「今すぐ実行」は、スケジュールに関係なく、すぐに実行します。
スケジュールされた実行、手動実行、プレビュー実行など、すべての実行結果は保持実行に記録されます。具体的には、何が検査され、何がアーカイブまたは削除され、何が保持され、誰が実行したかが記録されます。
アーカイブ、そして記録を戻す
アーカイブ済みレコードには、アーカイブ実行で削除されたレコードとそのレコードに関連する行が一覧表示されます。復元を実行すると、レコードとその行が元の状態に完全に復元されます。レコードが参照する何らかの要素（例えば、顧客による削除など）が既に削除されている場合、何も参照しないレコードを復元するのではなく、復元全体が拒否されます。
削除操作は元に戻せません。削除後のデータにはごみ箱もバックアップ機能もありません。迷った場合はアーカイブしてください。アーカイブされたデータはすべてのリストとレポートから削除され、いつでも復元可能です。
誰が何をできるか
| に | あなたには |
|---|---|
| ポリシーをプレビューする | 保持ポリシーに関する表示 |
| アーカイブポリシーを実行する | 保持ポリシーの変更 |
| パージポリシーを実行するか、またはポリシーを有効にします。 | 保持ポリシーに基づいて削除する |
| アーカイブされたレコードを復元する | アーカイブされた記録の変更 |
パージとは、変更ではなく削除を行う機能です。なぜなら、それがパージの本質だからです。請求書を1件ずつ削除できない人が、スケジュールを編集することで1万件もの請求書を削除できるようなことはあってはなりません。
Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.