スプレッドシートのインポート
Excel、CSV、PDFを任意のリスト画面に取り込む方法 ― 自動的にマッピングされるテンプレート、列のマッチング方法、チェックされる項目、同じファイルが返された場合の処理、そしてAPI経由で送信される理由。
プラットフォーム上のすべてのリスト画面でインポートが可能です。これは、少数のテーブル専用の移行ツールではなく、現在表示している画面上の引き出しとして機能し、その画面のレコードにデータを読み込みます。
- レコードが表示されている画面を開き、「インポート」を選択します。
- .xlsx、.xls、.csv、または.pdfファイルをドロップインしてください。従来の.xlsファイルは直接読み込まれるため、別の形式で保存する必要はありません。
- 列のマッピングを確認してください。列はまず名前に基づいてフィールドと照合され、一致しない列はドロップダウンリストとして表示されるので、適切なフィールドを自分で指定できます。
- プレビューを確認してください。作成される内容が1行ずつ表示され、スキップされる行が最初にリストされ、それぞれの行の横に理由が表示されます。既に存在するレコードと一致する行がある場合は、それらの行の処理方法を選択してください。
- インポート。行は画面で使用されるのと同じAPIを介して送信され、最後のステップでは、作成、更新、またはマージされた行の数、変更されなかった行の数、およびインポートされなかった行の理由が示されます。
- インポート開始時に上部のバーで選択した会社（およびその横で選択したユニット）にすべての行が配置され、所属会社には配置されません。その会社で勤務できない場合は、行は他の場所に配置されるのではなく、拒否されます。
自身をマッピングするテンプレート
何も入力せずに始める場合は、インポートドロワーまたはリストのツールバーからテンプレートをダウンロードしてください。これは1行のCSVファイルで、この画面の列見出しが含まれているため、削除する必要はありません。入力して読み込むと、すべての列が自動的にマッピングされ、インポートはそのままプレビュー画面に反映されます。ボタンの下には、各行に必要な項目が表示されます。
- 「各行に必要な項目」とは、画面のフォームで必須項目としてマークされたフィールドを指し、勤務先から取得した事業部門など、プラットフォームが自動的に入力する項目は含まれません。
- 貴社が名前を付けた追加フィールドもテンプレートに含めます。名前のないフィールドはファイルには含まれませんが、列をマッピングする際に「追加フィールド」から選択できます。
- プロセスのみが記録できる画面（投稿、スキャンなど）は、すべてのファイルのすべての行を拒否するのではなく、そもそもインポート機能を提供しない。
システムが表示する数値
多くの画面では、番号範囲からレコードに番号が自動的に割り当てられます。候補者には候補者番号が、依頼書には依頼書番号が割り当てられます。このような画面では、これらの番号を保持するファイル内の列はインポートされずに保留されます。その理由は、画面が各レコードにその範囲から独自の番号を割り当てるためです。番号は、その番号を受け入れることができる最も近いフィールドには決して割り当てられません。ファイル内の番号を保持するには、管理者がその番号範囲を設定して、番号の割り当てを許可することができます。
参照先はどこで調べられるのか
別のレコードを参照するフィールドは、マッピング内でそのフィールドが何から参照されるかを示します（たとえば、「従業員ID → 従業員」）。そのため、候補番号の列はそこに属さないことがわかります。独自のコードを持たない参照は、それを所有するもの（部品表の品目別）を通じて検索され、名前で保持されている参照は名前で検索されます。
同じファイルを再度インポートする
以前は、ファイルを二度アップロードすると、すべてのレコードが二度目の登録として扱われていました。しかし、現在は各行が既に存在するレコードと照合され、一致した場合にどのような処理を行うかを選択できます。
- このファイルが以前にこの画面にインポートされていた場合、ドロワーはファイルが読み込まれるとすぐにその旨を表示します。インポートされた日時、作成されたレコード数、インポートしたユーザーなどが表示されます。
- ファイルにレコード番号が含まれている場合は、レコード番号に基づいて行が照合されます。番号がない場合は、画面上で一意に保持される列に基づいて照合されます。それ以外の場合は、メールアドレス、コード、または名前に基づいて照合されます。番号がない人物の場合は、名と姓に基づいて照合されます。プレビューで「照合対象」を選択すると、どの列が照合対象かが表示され、別の列を選択したり、何も選択せずにすべての行を新規に処理したりできます。
| 選択 | 一致する行はどうなりますか |
|---|---|
| 新規追加のみ（デフォルト） | そのまま放置されます。一致する行が存在しない行のみが作成されるため、同じファイルが2回作成されても、何も作成されません。 |
| 更新一致 | このファイルがマッピングするフィールドは、レコードの既存のフィールドを上書きします。ファイルがマッピングしないフィールドは、そのままの状態になります。 |
| マージ | レコード上で空欄になっている項目のみが入力されます。既に存在する項目は変更されません。 |
| 各行を新しいレコードとして追加する | 一致するかどうかにかかわらず、すべての行が作成されます。これは以前のインポート処理と同じです。 |
プレビューでは、何も変更される前に、新規追加、更新、統合、そして既に存在していてそのまま残っている項目の数が表示されます。各行には、将来どうなるかが示されています。
更新またはマージとは、画面の保存機能を通じて、ユーザーとしてレコードに変更を加えることです。投稿済み、クローズ済み、ロック済みのレコード、またはユーザーの役割で変更できないレコードは、理由とともに拒否され、最終ステップで報告されます。ルールに反して変更されることは決してありません。
行（文書ごとにグループ化された行）を含む文書ファイルは、常に新規ファイルとして作成されます。単一行のレコードの場合は、新規ファイルとして作成するかどうかを選択できます。接続されたドライブからのスケジュールされたインポートでは、スケジュール時に選択された設定が引き継がれます。
プレビューでチェックされる内容
すべての値は、画面が判断するのと同じ方法で評価されます。数値は数値である必要があり、はい/いいえのフィールドははいまたはいいえのいずれかである必要があり、固定リストを持つフィールドはリスト内のいずれかの値が保持されている必要があり、参照は存在するレコードを指定する必要があり、会社が既に持っているコード、またはファイルに2回含まれているコードはフラグが立てられます。次に、合格したすべての行は画面自体に対して試行され、ロールバックされるため、会社が追加したルールや2つのフィールドを同時にチェックした場合も検出されます。フラグが立てられていないプレビューは、拒否されていないインポートです。
推測せずに修正できるものは修正され、プレビューには修正後の値が表示されます。「Wrap」は「wrap」に、「Corner Board」は「corner_board」に、リスト内の該当箇所で「Yes」は「yes」に、「$1,250.00」と「30%」は数値に、コード（EA、ITM-0042）で記述された単位またはアイテムは、そのレコードになります。UOM、Item、Active、Recyclable、Recycled Content %などの見出しは、手動でマッピングすることなく、該当するフィールドに一致します。
修正できない値は、フィールドが受け入れる値で命名されます。たとえば、「マテリアルタイプ「Carton」は、梱包材（緩衝材、包装材、結束材など）が受け入れるタイプではありません」のように表示されます。ファイルを修正するか、該当行を除外してください。Import は準備が整った行を作成し、残りをスキップします。インポートの実行では、スキップされた各行とその行番号および理由が記録されます。インポートが失敗した理由を尋ねると、Ask はその実行を読み取り、該当する行を引用します。
APIを経由する理由
インポート処理ではテーブルへの書き込みは行われません。コンソールが呼び出すエンドポイントと同じエンドポイントが呼び出されるため、手書きで入力されたレコードを保護するすべてのルールが、スプレッドシートで入力されたレコードも保護します。つまり、仕訳帳は残高が一致している必要があり、重複した仕入先請求書は拒否され、ロット管理品目はロット番号を要求し、締め切り済みの期間は転記を拒否し、監査ログに記録されます。
これは一括挿入よりも時間がかかりますが、それは意図的なものです。ルールを無視したインポートは、プラットフォームがサポートできないデータをプラットフォームに取り込む方法となるからです。
PDFファイルから表（仕入先明細書、銀行一覧、印刷レポートなど）を読み取ります。PDFからの表抽出は推論であり、推論は検証されるべきであるため、何かを作成する前に、見つかった内容を確認してから実行します。
グループ化された文書
文書にヘッダーと行がある場合、スプレッドシートには行ごとに1行と、その行がどの文書に属するかを示す列が含まれます。同じ値を持つ行は、複数の文書ではなく、複数の行を持つ1つの文書として扱われます。
Ceipalまたは他の応募者追跡システムからのリード
Ceipalのような応募者追跡システムは、リードを2つのファイルとしてエクスポートします。1つはリード自体で、各リードは企業（ウェブサイト、業種、売上高、SICおよびNAICSコード、従業員数と拠点数、会計年度末、住所、所有者）を表し、もう1つはそれらの企業の担当者（氏名、メールアドレス、携帯電話番号、オフィス番号と内線番号、役職、住所）を表します。どちらのファイルも、すべての列が一致するようにそのままインポートされます。「リード名」はCRM → リードの企業名であり、CRM → リード担当者は各担当者が属するリードの名前を表します。
- まず、CRMの「リード」にリードファイルをインポートしてください。
- 次に、CRMの「リード連絡先」に連絡先ファイルをインポートします。各連絡先は、社内の同名のリードに紐付けられます。
- リードがまだ存在しない連絡先は、リードの名前とともに拒否されます（「リードは存在しません…」）。そのため、ファイルを間違った順序でインポートすると、何も関連付けられていない状態に人々を放置するのではなく、その旨が通知されます。
リードは、応募者追跡システムと同様に、連絡先の氏名（姓と名）を分けて管理し、それらを組み合わせてフルネームを作成します。単一の「連絡先名」列を持つファイルは、最後のスペースで分割されます。リードは必ずしも特定の人物を登録する必要はありません。まだ連絡先が登録されていない企業もリードとして扱われます。リードがアカウントに変換されると、その連絡先とリード連絡先リストに登録されているすべてのユーザーがアカウントの連絡先になります。
接続されたドライブから、スケジュールに従って
ファイルは必ずしも自分のマシンから取り出す必要はありません。どのリスト画面でも接続されたドライブからインポートでき、同じインポートをバックグラウンドまたはスケジュールに基づいて実行するように設定できます。これにより、銀行やサプライヤーが毎朝フォルダにドロップするファイルが、誰も開かなくても記録として保存されるようになります。詳しくは「接続されたドライブ」を参照してください。
名前全体を表示する1列
応募者、候補者、連絡先、その他の人物は、名と姓の両方で管理され、両方とも必要です。応募者名、氏名、学生名という単一の名前列を持つファイルもインポートできます。この列は氏名（名と姓に分割）に一致し、最後の単語が姓に、その前の単語が名になります。「Tanvi Patil」は「Tanvi」と「Patil」になります。プレビューでは、保存前に各行の分割が表示され、名と姓の列を持つファイルは、それらの列を保持します。
NEETスコアや希望コースなど、貴社独自のフィールドである列は、プラットフォーム→カスタマイズ→カスタムフィールドで該当画面にフィールドが存在する場合、その名前またはラベルで照合されます。まずフィールドを追加してからインポートしてください。
Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.