তহবিল হিসাবরক্ষণ এবং জিএল ডিরাইভেশন নিয়মাবলী

প্রতিটি লাইনে তহবিল, অনুদান, কর্মসূচি এবং কার্যাবলী — যা একটি নথি সংরক্ষণ এবং পুনরায় পোস্ট করার সময় কোম্পানির নিজস্ব নিয়ম অনুসারে নির্ধারিত হয়, এবং প্রতিটি লাইনে একটি চিহ্ন থাকে যে কোন নিয়মটি সেখানে প্রতিটি মান স্থাপন করেছে।

একটি সরকার বা সরকারি সংস্থা তহবিল অনুযায়ী তার হিসাবপত্র রাখে — যেমন সাধারণ তহবিল, জ্বালানি করের জন্য একটি বিশেষ রাজস্ব তহবিল, বন্ডের জন্য একটি মূলধন প্রকল্প তহবিল, পানি সরবরাহ পরিষেবার জন্য একটি উদ্যোগ তহবিল। প্রতিটিই হলো স্ব-ভারসাম্যপূর্ণ হিসাবের একটি সেট, এবং একটির অর্থ অন্যটি থেকে ব্যয় করা যায় না। একটি অনুদানের ক্ষেত্রে দ্বিতীয় একটি শর্ত যুক্ত হয়: এর অধীনে ধার্য করা প্রতিটি খরচ অবশ্যই অনুদানের মেয়াদের মধ্যে এবং যে তহবিলে অনুদানটি দেওয়া হয়েছে, তার মধ্যেই হতে হবে।

কাউকেই প্রতিটি লাইনে তহবিল টাইপ করতে হবে না। তহবিল আসে বিভাগ থেকে, অনুদান আসে প্রকল্প থেকে, কর্মসূচি আসে ব্যয় কেন্দ্র থেকে — এবং এর পেছনের নিয়মগুলো আপনার, যা প্রতিটি বাজেট চক্রে পরিবর্তিত হয়। অ্যাকাউন্টিং → ফান্ড অ্যাকাউন্টিং এগুলো ধারণ করে।

মাত্রা

তহবিল, অনুদান, প্রোগ্রাম এবং ফাংশন জার্নাল লাইন, এপি (AP) ও এআর (AR) ইনভয়েস লাইন, পারচেজ অর্ডার লাইন, এক্সপেন্স লাইন এবং পে-রোল রানে অন্তর্ভুক্ত থাকে। যখন কোনো সরবরাহকারী বা গ্রাহকের ইনভয়েসের লাইনগুলোতে তহবিল অন্তর্ভুক্ত থাকে, তখন তার পোস্টিং তহবিল অনুযায়ী বিভক্ত করা হয়।

তহবিল অ্যাকাউন্টিং সেটিংস

• প্রকাশিত প্রতিটি লাইনে অবশ্যই একটি তহবিলের উল্লেখ থাকতে হবে — তহবিল উল্লেখ ছাড়া কোনো লাইন গ্রহণ করা হবে না।
• ডেরিভেশন নিয়মগুলো বন্ধ রাখলে, নিয়মগুলো সংরক্ষিত থাকে কিন্তু প্রয়োগ করা হয় না।

নিয়ম সেট

ডেরিভেশন রুল সেট: ফান্ড, গ্র্যান্ট, প্রোগ্রাম, ফাংশন, জিএল অ্যাকাউন্ট বা কস্ট সেন্টারের মতো প্রতিটি উদ্ভূত বিষয়ের জন্য একটি করে সেট থাকে, যা ক্রমানুসারে চলে, যাতে পরবর্তী সেট পূর্ববর্তী সেটের সিদ্ধান্ত পড়তে পারে (যেমন, একটি গ্র্যান্ট সেট ফান্ড সেটের নির্বাচিত ফান্ডটি পড়তে পারে)।

নিয়ম

একটি সেটের প্রতিটি নিয়মের একটি অগ্রাধিকার, একটি শর্ত এবং একটি ক্রিয়া থাকে। যখন কোনো নিয়মের শর্ত পূরণ হয় এবং তার ক্রিয়া একটি মান তৈরি করে, তখন নিয়মটি কার্যকর হয়।

• শর্ত: কোনো মানের সাথে একটি ফিল্ডের পরীক্ষা — যেমন আছে, নেই, এর মধ্যে একটি, দিয়ে শুরু হয়, ধারণ করে, মধ্যে আছে, খালি এবং বাকিগুলো — যা AND এবং OR গ্রুপে একত্রিত করা হয়; অথবা প্ল্যাটফর্মের এক্সপ্রেশন ল্যাঙ্গুয়েজে একটি এক্সপ্রেশন; অথবা উভয়ই। ফিল্ডগুলোর মধ্যে রয়েছে ডকুমেন্ট টাইপ, স্টেজ, তারিখ, পিরিয়ড, জিএল অ্যাকাউন্ট নম্বর ও টাইপ, কস্ট সেন্টার, ফান্ড, গ্রান্ট, সাপ্লায়ার, কাস্টমার, আইটেম এবং এক্সপেন্স টাইপ।
• ক্রিয়া: একটি মান নির্ধারণ করা (ধ্রুবক), একটি ফিল্ড অনুলিপি করা, এটি সন্ধান করা (একটি লুকআপ টেবিলে) অথবা এটি গণনা করা (একটি এক্সপ্রেশন)।
• মোড: ডিফল্ট (একজন ব্যক্তি পরিবর্তন করতে পারেন) — কেউ যা টাইপ করেছে, সেই মানটিই বহাল থাকে। লক (একজন ব্যক্তির মান প্রতিস্থাপন করে) — যা-ই টাইপ করা হোক না কেন, নিয়মের মানটিই ব্যবহৃত হয় এবং ট্রেসে বলা থাকে যে এটি প্রতিস্থাপিত হয়েছে।

ডেরিভেশন রুলস প্রতিটি নিয়মকে একটি রেকর্ড হিসাবে তালিকাভুক্ত করে, যেখানে শর্তটি JSON ফরম্যাটে সংরক্ষিত থাকে। ডেরিভেশন স্টুডিওতে এগুলো লেখা হয়: একটি সেট বেছে নিন, 'অ্যাড রুল' (Add rule), তারপর শর্তটি তৈরি করার জন্য 'অ্যাড কন্ডিশন' (Add condition) এবং 'অ্যাড গ্রুপ' (Add group)-এ যান, অ্যাকশন ও মোড নির্বাচন করুন এবং নিয়মটি সংরক্ষণ করুন।

লুকআপ টেবিল

একশটি কস্ট সেন্টার ও তাদের ফান্ড একটি টেবিল, একশটি নিয়ম নয়। ডেরিভেশন লুকআপ টেবিলস (Derivation Lookup Tables) টেবিলটি কী প্রদান করে এবং এটি যে এক, দুই বা তিনটি কী ফিল্ডের উপর ভিত্তি করে তৈরি, তার নাম দেয়; ডেরিভেশন লুকআপ রো (Derivation Lookup Rows) কী-গুলো এবং প্রতিটি কী-এর ভ্যালু তারিখসহ ধারণ করে। কোনো কী-এর মধ্যে * চিহ্ন থাকলে তা যেকোনো কিছুর সাথে মেলে, এবং সবচেয়ে সুনির্দিষ্ট সারিটি নির্বাচিত হয়।

পরীক্ষার ব্যুৎপত্তি

ডেরিভেশন স্টুডিওতে, টেস্ট ডেরিভেশন একটি লাইনকে তার স্বাভাবিক রূপে গ্রহণ করে — যেমন ডকুমেন্ট, পর্যায় (ডকুমেন্ট পোস্টিং বা সেভ করা), তারিখ, জিএল অ্যাকাউন্ট, কস্ট সেন্টার, পরিমাণ, সাইড, বিবরণ, ফান্ড, গ্র্যান্ট, প্রোগ্রাম ও ফাংশন (যেগুলো ইনপুট করা হয়েছে), সাপ্লায়ার, কাস্টমার, আইটেম এবং অন্য যেকোনো অ্যাট্রিবিউট — এবং নিয়ম অনুযায়ী দেখায় যে নিয়মগুলো এর জন্য কী সিদ্ধান্ত নেবে। নিয়মগুলোকে সিদ্ধান্ত নিতে দেওয়ার জন্য একটি ডাইমেনশন খালি রাখুন; ডিফল্ট মানটি এটিকে রাখবে নাকি একটি লক এটিকে প্রতিস্থাপন করবে তা দেখতে এটি পূরণ করুন। কোনো কিছুই সেভ করা হয় না।

ট্রেস এবং চেকগুলি

• প্রতিটি পোস্ট করা লাইনে উল্লেখ থাকে কোন নিয়মের ভিত্তিতে প্রতিটি মান সেখানে স্থাপন করা হয়েছে। ডিরাইভড পোস্টিংস লাইনগুলোকে তাদের তহবিল, অনুদান, প্রোগ্রাম ও ফাংশন এবং সেগুলোর পেছনের নিয়মগুলোসহ তালিকাভুক্ত করে — যা একজন অডিটরের প্রথম প্রশ্ন।
• একটি অনুদান অবশ্যই বিদ্যমান, সক্রিয়, সংশ্লিষ্ট লাইনের তহবিলের অন্তর্ভুক্ত এবং লাইনের নির্দিষ্ট তারিখকে অন্তর্ভুক্ত করবে। অনুদান থাকা সত্ত্বেও তহবিলবিহীন কোনো লাইন সেই অনুদানের তহবিল থেকে অর্থ গ্রহণ করে। কার্যকালের বাইরে, স্থগিত বা বন্ধ কোনো অনুদানের বিপরীতে, অথবা অন্য কোনো তহবিলের অধীনে করা কোনো খরচ, পোস্ট করার সময় এবং খোদ ডাটাবেসেই কারণসহ প্রত্যাখ্যান করা হয়।

কে এটি রক্ষণাবেক্ষণ করে

ফাইন্যান্স ও কন্ট্রোলার পদ, গ্রুপ অ্যাকাউন্ট্যান্ট এবং ক্লোজ ম্যানেজার তহবিল, অনুদান ও নিয়মকানুন রক্ষণাবেক্ষণ করেন; ইন্টারনাল কন্ট্রোল রিভিউয়ার এবং সিপিএ সেগুলো পড়তে পারেন। কোনো খরচ কোন তহবিলে যাবে তা নির্ধারণকারী নিয়ম লেখা এবং সেই খরচ পোস্টিং করা—এই দুটি কাজ আলাদা রাখা হয় (দায়িত্ব পৃথকীকরণের নিয়ম SOD-85): কারণ, এই দুটি কাজ একসাথে করলে কোনো ব্যয়কে একটি সীমাবদ্ধ তহবিলে সরিয়ে নিয়ে সেটিকে একটি সাধারণ কাজ হিসেবে দেখানো যেতে পারে।