ZATCA দ্বিতীয় পর্যায়: চুক্তি স্বাক্ষরকারী ইউনিট, অন্তর্ভুক্তিকরণ, ছাড়পত্র এবং আর্কাইভ

ইতিমধ্যে ফেজ ১-এ থাকা একটি সৌদি কোম্পানির জন্য: একটি স্বাক্ষরকারী ইউনিট নিবন্ধন করুন, এটিকে ZATCA-এর সাথে অনবোর্ড করুন (OTP, কমপ্লায়েন্স চেক, প্রোডাকশন সার্টিফিকেট), ফেজ ২ চালু করুন, এবং প্রতিটি ইনভয়েস ও নোট পোস্ট করার সাথে সাথেই স্ট্যাম্প করা হয়। স্ট্যান্ডার্ড ইনভয়েসগুলো ক্রেতাকে দেওয়ার আগে ZATCA দ্বারা ক্লিয়ার করা হয়; সরলীকৃত ইনভয়েসগুলো ২৪ ঘণ্টার মধ্যে রিপোর্ট করা হয়। সাবমিশন, একটি ড্যাশবোর্ড, একটি অ্যাপেন্ড-অনলি আর্কাইভ এবং XML সহ PDF/A-3 ফাইল। ফেজ ১-এর কোম্পানিগুলো অপরিবর্তিত থাকবে।

দ্বিতীয় পর্যায় (একীকরণ) প্রথম পর্যায়ের উপরে অবস্থান করে। প্রথম পর্যায়ের সমস্ত কাজ আগের মতোই চলতে থাকে; এর সাথে দ্বিতীয় পর্যায়ে যুক্ত হয় এক্সএমএল ইনভয়েস (ইউবিএল ২.১), এর হ্যাশ, ক্রিপ্টোগ্রাফিক স্ট্যাম্প এবং একটি কাউন্টার যা প্রতিটি ইনভয়েসকে তার পূর্ববর্তীটির সাথে শৃঙ্খলিত করে। এটি প্রতিটি ইউনিটকে জ্যাটকা-র ফাতুরা প্ল্যাটফর্মেও অন্তর্ভুক্ত করে, প্রতিটি স্ট্যাম্পযুক্ত নথি জ্যাটকা-র কাছে পাঠায় (ক্লিয়ারেন্স বা রিপোর্টিং), এবং যা পাঠানো হয়েছে ও জ্যাটকা যা উত্তর দিয়েছে তা সংরক্ষণ করে।

স্বাক্ষরকারী ইউনিট

অ্যাকাউন্টিং → ক্লোজ অ্যান্ড কমপ্লায়েন্স → ই-ইনভয়েসিং → ZATCA সাইনিং ইউনিটস (শুধুমাত্র সৌদি আরবে কর্মরত কোম্পানির জন্য, এবং শুধুমাত্র সেই ভূমিকাগুলোর জন্য যা এটি মঞ্জুর করে) সেই ই-ইনভয়েস জেনারেশন ইউনিটগুলোর (EGS) তালিকা দেয় যেগুলো ইনভয়েসে স্ট্যাম্প দেয়: কোড, নাম, শাখা, পরিবেশ, স্ট্যাটাস, টেস্ট, সার্টিফিকেট, সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ, লাস্ট কাউন্টার (ICV) এবং লাস্ট স্ট্যাম্পড।

1. একটি ইউনিট যোগ করুন: কোড, নাম, যে শাখার জন্য এটি স্ট্যাম্প করা হবে (পুরো কোম্পানির জন্য খালি), সার্টিফিকেট অনুরোধের বিবরণ (কমন নেম (CN), EGS সিরিয়াল নম্বর, অর্গানাইজেশন ইউনিট (OU), ইনভয়েসের ধরণ (TSCZ), অবস্থান, শাখার সংক্ষিপ্ত জাতীয় ঠিকানা, এবং ইন্ডাস্ট্রি) এবং এনভায়রনমেন্ট (স্যান্ডবক্স, সিমুলেশন বা প্রোডাকশন)।
2. যখন কোনো শাখার নিজস্ব একক থাকে না, তখন ব্যবহৃত এককটির জন্য 'ডিফল্ট একক' বিকল্পে টিক দিন।
3. শুধুমাত্র প্রদর্শনের জন্য, ‘টেস্ট ইউনিট’ টিক দিন এবং ‘টেস্ট সার্টিফিকেট’ চাপুন: ইউনিটটি একটি কী এবং একটি স্ব-স্বাক্ষরিত সার্টিফিকেট পাবে। ZATCA এতে যা স্ট্যাম্প করে তা গ্রহণ করবে না।
4. ZATCA-এর সাথে অনবোর্ডিং করা হয় ZATCA অনবোর্ডিং-এ, যার অনবোর্ড (OTP) ধাপটি আপনার জন্য ইউনিটের নিজস্ব কী এবং সার্টিফিকেট সাইনিং রিকোয়েস্ট তৈরি করে। এই স্ক্রিনে 'Generate CSR' অপশনটি শুধুমাত্র হাতে একটি রিকোয়েস্ট প্রস্তুত করার জন্য; 'Download CSR' অপশনটি সেটি দেখায়।

ফেজ ২ চালু করা হচ্ছে

• অ্যাকাউন্টিং → ক্লোজ অ্যান্ড কমপ্লায়েন্স → ট্যাক্স → ট্যাক্স জুরিসডিকশনস-এ, সৌদি জুরিসডিকশনের ক্ষেত্রে: ZATCA ফেজ ২ (ইন্টিগ্রেশন)-এ টিক দিন, এবং ফেজ ২ শুরু করার সময় হিসেবে কোম্পানির ZATCA ওয়েভের প্রথম দিনটি উল্লেখ করুন (খালি রাখলে: যেদিন এটি চালু করা হয় সেদিন থেকে)।
• প্রথম পর্যায় আগে থেকে চালু না থাকলে এটি প্রত্যাখ্যান করা হয়, এবং স্বাক্ষরকারী ইউনিট ছাড়া তা প্রত্যাখ্যান করা হয়।

ক্রেতা এবং শাখা

• CRM → অ্যাকাউন্টস, ভ্যাট নম্বরবিহীন একজন সৌদি গ্রাহকের জন্য: ক্রেতা আইডি-র ধরণ (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS বা OTH) এবং ক্রেতা আইডি নম্বর। এটি খালি রাখলে, CR নম্বরটি CRN হিসেবে ব্যবহৃত হয়।
• একটি শাখার নিজস্ব সিআর নম্বর এবং জাতীয় ঠিকানা থাকতে পারে; সেই শাখার জন্য স্ট্যাম্প করা চালানগুলিতে সেগুলি ব্যবহার করা হয়।

দ্বিতীয় পর্যায়ের অধীনে পোস্ট কী করে

1. প্রথম ধাপে যা কিছু পরীক্ষা করা হয়, এবং XML-এ যা কিছুর অভাব থাকবে, তা একবারে পরীক্ষা করা হয় এবং ZATCA নিয়ম নম্বরসহ বাক্যে উল্লেখ করা হয়।
2. শাখার ইউনিট (বা ডিফল্ট) নেওয়া হয়, এবং ইনভয়েসটিকে ইউনিটের পরবর্তী কাউন্টার (ICV) ও পূর্ববর্তী ইনভয়েসের হ্যাশ (PIH) দেওয়া হয়। একই মুহূর্তে পোস্ট করা পঞ্চাশটি ইনভয়েসও পঞ্চাশটি ধারাবাহিক কাউন্টার পায়।
3. UBL 2.1 ইনভয়েসটি তৈরি করা হয়, হ্যাশ করা হয় (SHA-256), ইউনিটের কী (ECDSA) দিয়ে স্ট্যাম্প করা হয় এবং যাচাই করা হয়।
4. ফেজ ১-এর পাঁচটি ট্যাগের পরিবর্তে, সরলীকৃত ইনভয়েসে কিউআর কোডে নয়টি ট্যাগ (নবমটি হলো সার্টিফিকেটের স্বাক্ষর) এবং স্ট্যান্ডার্ড ইনভয়েসে আটটি ট্যাগ থাকে।
5. পোস্টিং ব্যর্থ হলে কিছুই ব্যবহৃত হয় না: কাউন্টারটি ফেরত দেওয়া হয়।

স্ট্যাম্প, হ্যাশ, কাউন্টার এবং UUID টাকার পরিমাণের মতোই চূড়ান্ত। একটি ফেজ ১ কোম্পানি এবং অন্য দেশের প্রতিটি কোম্পানি ঠিক আগের মতোই পোস্ট করে।

ZATCA-এর সাথে একটি ইউনিট অন্তর্ভুক্ত করা

অ্যাকাউন্টিং → ক্লোজ অ্যান্ড কমপ্লায়েন্স → ই-ইনভয়েসিং → ZATCA অনবোর্ডিং প্রতিটি সাইনিং ইউনিটকে তার এনভায়রনমেন্ট, স্ট্যাটাস, স্টেপ রিচড, হোয়াট হ্যাপেন্ড, চেকস পাসড, সার্টিফিকেট এক্সপায়ারস, ডেজ লেফট এবং রিনিউয়াল পেন্ডিং সহ তালিকাভুক্ত করে। প্রথমে ZATCA সাইনিং ইউনিটস-এ ইউনিটটি রেজিস্টার করুন। রোলস স্ক্রিনে কাউকে ZATCA অনবোর্ডিং-এর অনুমতি না দেওয়া পর্যন্ত, প্রতিটি পদক্ষেপ নেওয়ার দায়িত্ব অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের; অ্যাকাউন্টিং ডিসপ্লে থাকা অন্যরাও তালিকাটি দেখতে পারেন, যাতে কোনো গোপনীয় তথ্য থাকে না।

1. ফাতুরা পোর্টালে, কোম্পানির অনুমোদিত ব্যক্তি ‘অনবোর্ড নিউ সলিউশন ইউনিট/ডিভাইস’ বিকল্পটি বেছে নেন এবং একটি ওয়ান-টাইম পাসওয়ার্ড (OTP) পান: ছয় অঙ্কের, একবার ব্যবহারযোগ্য এবং এক ঘণ্টার জন্য বৈধ। এটি একটি পাসওয়ার্ডের মতোই প্রদান করুন; এটি কখনও সংরক্ষিত হয় না।
2. অনবোর্ড (ওটিপি): এনভায়রনমেন্ট (ডেভেলপার পোর্টাল স্যান্ডবক্স, সিমুলেশন বা প্রোডাকশন) বেছে নিন এবং ওটিপি টাইপ করুন। একটি কী পেয়ার এবং সার্টিফিকেট সাইনিং রিকোয়েস্ট তৈরি করে পাঠানো হয়; ZATCA কমপ্লায়েন্স সার্টিফিকেট (কমপ্লায়েন্স CSID) ফেরত পাঠায়। একটি প্রত্যাখ্যাত ওটিপি ইউনিটটিকে তার অনুরোধসহ অপেক্ষায় রাখে: একটি নতুন ওটিপি নিন এবং আবার অনবোর্ড চাপুন।
3. নিয়ম মেনে চলার বিষয়টি যাচাই করুন: ইউনিটটি যে সকল নথির জন্য নিবন্ধিত, তার প্রত্যেকটির একটি করে নমুনা ZATCA-তে পাঠাতে হবে। ১১০০ (স্ট্যান্ডার্ড এবং সরলীকৃত) ইনভয়েস টাইপের একটি ইউনিট ছয়টি নমুনা পাঠাবে: স্ট্যান্ডার্ড ইনভয়েস, ক্রেডিট ও ডেবিট নোট, এবং সরলীকৃত ইনভয়েস, ক্রেডিট ও ডেবিট নোট। প্রত্যেকটি অবশ্যই উত্তীর্ণ হতে হবে; যেকোনো সতর্কবার্তা পড়ুন।
4. উৎপাদন শংসাপত্রের জন্য অনুরোধ করুন: তখন থেকে ইউনিটটি কোম্পানির চালানগুলিতে সিলমোহর দেয় এবং সেগুলি ZATCA-তে অনুমোদন বা রিপোর্ট করা হয়। শংসাপত্রটির মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ দেখানো হয়।
5. সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হওয়ার আগেই, পোর্টালে থাকা বিদ্যমান ক্রিপ্টোগ্রাফিক স্ট্যাম্প আইডেন্টিফায়ারটি একটি নতুন OTP দিয়ে নবায়ন করুন। নতুন সার্টিফিকেট না আসা পর্যন্ত ইউনিটটি তার বর্তমান কী দিয়ে স্ট্যাম্পিং করতে থাকে এবং কাউন্টার চেইনটি চলতে থাকে।

সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হওয়ার ৩০ দিন আগে থেকে, ACCT-ZATCA-WATCH নামক দৈনিক কাজটি প্রতিটি ইউনিটের জন্য দিনে একবার একটি ফিনান্সিয়াল অ্যালার্ট, একটি নোটিফিকেশন এবং একটি অটোমেশন-ইনবক্স এন্ট্রি তৈরি করে।

ছাড়পত্র এবং প্রতিবেদন

• একটি স্ট্যান্ডার্ড (B2B) ইনভয়েস বা নোট পোস্টিং সেভ হওয়ার সাথে সাথেই ক্লিয়ারেন্সের জন্য ZATCA-তে পাঠানো হয়, এবং পোস্ট জানিয়ে দেয় যে এটি ক্লিয়ার হয়েছে, প্রত্যাখ্যাত হয়েছে নাকি পুনরায় চেষ্টা করা হবে। শুধুমাত্র ZATCA-এর ক্লিয়ার করা XML এবং এর QR কোডই প্রিন্ট করা বা ক্রেতাকে দেওয়া যেতে পারে: একটি স্ট্যান্ডার্ড ইনভয়েস যা এখনও পেন্ডিং আছে, বা কোনো প্রত্যাখ্যাত ডকুমেন্ট প্রিন্ট করা যায় না, এবং প্রত্যাখ্যানের কারণ উল্লেখ করা থাকে।
• স্ট্যাম্প এবং নয়-ট্যাগ কিউআর কোডসহ একটি সরলীকৃত (B2C) ইনভয়েস তাৎক্ষণিকভাবে ইস্যু করা হয় এবং ২৪ ঘণ্টার মধ্যে ZATCA-কে রিপোর্ট করা হয়; প্রথমে ব্যাকগ্রাউন্ডে এবং তারপর ACCT-ZATCA-SUBMIT নামক আওয়ারলি জবের মাধ্যমে। ইস্যু করার ২০ ঘণ্টা পরেও কোনো ইনভয়েস রিপোর্ট করা না হলে একটি ফিন্যান্স অ্যালার্ট জারি করা হয়।
• যদি ZATCA-তে পৌঁছানো না যায়, তবে একই ডকুমেন্ট (একই UUID এবং হ্যাশ) ক্রমবর্ধমান অপেক্ষার সময় সহ পুনরায় চেষ্টা করা হয়, যা ঘণ্টায় ঘণ্টায়ও হতে পারে। সতর্কবার্তা সহ গৃহীত হলে তা গ্রহণ করা হয়; সতর্কবার্তাগুলো সংরক্ষণ করে দেখানো হয়।
• যদি ZATCA ক্লিয়ারেন্স বন্ধ করে দেয়, তাহলে তার পরিবর্তে একই স্বাক্ষরিত নথিটি রিপোর্ট করা হয় এবং ড্যাশবোর্ডে দেখানো হয় কখন ক্লিয়ারেন্স শেষবার বন্ধ ছিল।
• এআর ইনভয়েসে একটি সৌদি কোম্পানির জন্য একটি ZATCA কলাম দেখানো হয় এবং এতে ZATCA-তে পুনরায় জমা দেওয়া, পুনরায় ইস্যু করা (ZATCA দ্বারা প্রত্যাখ্যাত), ZATCA XML সহ PDF/A-3 এবং ইনভয়েসে ZATCA লগ-এর মতো বিকল্পগুলো দেওয়া হয়।

ZATCA জমা

দ্বিতীয় পর্যায় এবং ZATCA-এর বক্তব্য অনুযায়ী স্ট্যাম্প করা প্রতিটি ইনভয়েস ও নোটে একটি ব্যাজ থাকে: ক্লিয়ারড, রিপোর্টেড, ওয়ার্নিং (সতর্কবার্তাসহ গৃহীত), রিজেক্টেড বা পেন্ডিং। কলামগুলোর মধ্যে রয়েছে অ্যাটেম্পটস, আওয়ার্স ওয়েটিং, নেক্সট অ্যাটেম্পট, হোয়াট ZATCA সেড এবং রি-ইস্যুড অ্যাজ।

• 'Send due now' বিকল্পটি সেই সমস্ত ডকুমেন্ট মুছে ফেলে বা রিপোর্ট করে, যেগুলোর পরবর্তী চেষ্টার সময় হয়েছে। 'Resubmit' বিকল্পটি একটি ডকুমেন্টকে এখনই আবার পাঠায়: সেই একই ডকুমেন্ট, একই UUID এবং হ্যাশ সহ।
• পুনঃইস্যু করা হয় একটি প্রত্যাখ্যাত নথির জন্য। একটি প্রত্যাখ্যাত নথি কখনোই হুবহু আবার পাঠানো হয় না: পুনঃইস্যুর মাধ্যমে নথিপত্রে এর নথিভুক্তি বাতিল হয়ে যায় (এর সূচি উল্টে দেওয়া হয়) এবং পরবর্তী গণনার সাথে সংশোধন করে নতুন নথি হিসেবে পাঠানোর জন্য একটি খসড়া অনুলিপি তৈরি করা হয়। প্রত্যাখ্যাত নথিটি ZATCA-এর উত্তরসহ আর্কাইভে রাখা হয়।
• XML সহ PDF/A-3 বিকল্পটি ইনভয়েসটিকে একটি PDF ফাইল হিসেবে প্রদান করে, যার ভেতরে এর ই-ইনভয়েস XML ফাইলটি থাকে (স্ট্যান্ডার্ড ইনভয়েসের জন্য ক্লিয়ারড XML এবং সিম্পলিফাইড ইনভয়েসের জন্য স্ট্যাম্পড XML)। ক্রেতার জন্য XML বিকল্পটি শুধুমাত্র XML ফাইলটি প্রদান করে।
• ZATCA লগে সেই ইনভয়েস সম্পর্কিত প্রতিটি অনুরোধ এবং ZATCA-এর উত্তর তালিকাভুক্ত থাকে।

ড্যাশবোর্ড, লগ এবং আর্কাইভ

• ZATCA ড্যাশবোর্ড: প্রতি স্বাক্ষরকারী ইউনিটের জন্য, কতগুলি ইনভয়েস নিষ্পত্তি করা হয়েছে, রিপোর্ট করা হয়েছে, সতর্কীকরণ সহ গৃহীত হয়েছে, প্রত্যাখ্যাত হয়েছে এবং বিচারাধীন রয়েছে; সবচেয়ে পুরোনো বিচারাধীন ইনভয়েসটির সময়সীমা (ঘন্টায়) এবং কতগুলি ২৪ ঘন্টার বেশি পুরোনো; ৩০ দিনের মধ্যে প্রত্যাখ্যাত ইনভয়েস এবং সর্বশেষ প্রত্যাখ্যাত ইনভয়েস; সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ এবং অবশিষ্ট দিন সংখ্যা।
• ZATCA API লগ: ফাতুরা-তে করা প্রতিটি কল (অনবোর্ডিং, কমপ্লায়েন্স চেক, ক্লিয়ারেন্স, রিপোর্টিং) যার মধ্যে HTTP উত্তর, ফলাফল, বার্তা এবং সময় অন্তর্ভুক্ত থাকে। লেখার আগে OTP, সিক্রেট এবং অথরাইজেশন হেডার মুছে ফেলা হয়। শুধুমাত্র সংযোজনযোগ্য।
• ZATCA আর্কাইভ: ইস্যুকৃত প্রতিটি স্ট্যাম্পযুক্ত নথি, প্রতিটি ক্লিয়ারড নথি এবং প্রতিটি ZATCA উত্তর, প্রত্যেকটির সাথে তার SHA-256। শুধুমাত্র সংযোজনযোগ্য: ডেটাবেসটি কোনো পরিবর্তন বা অপসারণ গ্রহণ করে না। রেকর্ডগুলি কোম্পানির সংরক্ষণের জন্য কমপক্ষে ছয় বছর রাখা হয় (সৌদি আরবের ভ্যাট রেকর্ড-সংরক্ষণের সময়কাল; আপনার ট্যাক্স উপদেষ্টা পরামর্শ দিলে মূলধনী সম্পদ বা রিয়েল এস্টেটের জন্য আরও বেশি দিন রাখুন)। ডাউনলোড করলে আর্কাইভ করা নথিটি পাওয়া যায়।