পুরানো ডেটা রাখা এবং মুছে ফেলা

ডেটা সংরক্ষণের নীতিমালা: পুরোনো ও অব্যবহৃত হয়ে যাওয়া সমাপ্ত ডেটা আর্কাইভ বা মুছে ফেলুন — কোনো ডেটা পাঠানো হবে না, ডিফল্টরূপে কোনো কিছু চালু থাকবে না, এবং কোনো কিছু স্থানান্তরের আগে একটি প্রিভিউ দেখার সুযোগ থাকবে।

লগগুলো অনন্তকাল ধরে বাড়তে থাকে এবং বন্ধ হয়ে যাওয়া ডকুমেন্টগুলো জমতে থাকে। প্ল্যাটফর্ম → ডেটা ও ডকুমেন্টস → ডেটা রিটেনশন হলো সেই জায়গা, যেখানে একটি কোম্পানি সিদ্ধান্ত নেয় যে ডেটা পুরোনো হয়ে গেলে এবং কেউ ব্যবহার না করলে সেটির কী হবে: সেটিকে লাইভ টেবিল থেকে আর্কাইভ করা হবে, নাকি মুছে ফেলা হবে।

একটি নীতিতে কী বলা আছে

রেকর্ডের নিজস্ব তারিখ এবং অডিট ট্রেইল—উভয় থেকেই ‘পরিবর্তিত’ বিষয়টি বোঝা যায়। পাঁচ বছর পুরোনো একটি ইনভয়েস, যা গত মাসে কেউ সংশোধন করেছে, সেটিতেও পরিবর্তন আনা হয়েছে, যদিও তার নিজস্ব তারিখে তা উল্লেখ না-ও থাকতে পারে।

কী বেছে নেওয়া যেতে পারে

• লগসমূহ: অডিট লগ, সিঙ্গেল সাইন-অন প্রচেষ্টা, সমাপ্ত সাইন-ইন সেশন, এপিআই স্টুডিও কল লগ, ওয়েবহুক ডেলিভারি, ইমেল আউটবক্স, ইন্টিগ্রেশন ইভেন্ট, ওয়ার্কফ্লো, পাইপলাইন এবং ব্যাচ জব রান, অ্যানালিটিক্স কোয়েরি রান, রিপোর্ট রান, প্রিন্টেড ফর্ম রান, ASK প্রশ্ন লগ, প্রসেস মাইনিং রান, সমাপ্ত অ্যাটেনশন আইটেম, এআই এজেন্ট রান, আইওটি সিগন্যাল, রোগীর রেকর্ড অ্যাক্সেস লগ, এবং মাইগ্রেশন ককপিট দ্বারা আর্কাইভ করা লিগ্যাসি হিস্ট্রি।
• বন্ধ ব্যবসায়িক নথি: বন্ধ সাপোর্ট টিকেট, সমাপ্ত CRM কার্যক্রম, মেয়াদোত্তীর্ণ, প্রত্যাখ্যাত বা রূপান্তরিত কোটেশন, বন্ধ বা বাতিলকৃত বিক্রয় ও ক্রয় আদেশ, এবং পরিশোধিত বা অকার্যকর গ্রাহক ও সরবরাহকারীর ইনভয়েস।

কী রাখা হয়, এবং রেকর্ডের সাথে কী যায়

• যে নথিটি অন্য কোনো কিছুর দ্বারা এখনও নির্দেশিত হয়, তা কারণসহ সংরক্ষণ করা হয় এবং গণনা করা হয়। একটি বন্ধ হয়ে যাওয়া ক্রয় আদেশ, যা একটি চালানের মাধ্যমে এখনও নির্দেশিত হয়, সেটি যেখানে আছে সেখানেই থাকে।
• একটি রেকর্ডের অন্তর্গত সারিগুলো এর সাথেই থাকে: যেমন একটি ইনভয়েসের লাইন, একটি টিকেটের মেসেজ। এগুলো এর সাথেই আর্কাইভ করা হয় এবং এর সাথেই পুনরুদ্ধার করা হয়, তাই একটি রেকর্ড কখনোই অসম্পূর্ণ থাকে না।

প্রিভিউ, এখনই চালান, এবং সময়সূচী

1. পলিসিটি তৈরি করুন। এটি বন্ধ অবস্থায় সংরক্ষিত আছে।
2. প্রিভিউ চাপুন। এটি গণনা করে যে একটি রান কী আর্কাইভ বা মুছে ফেলবে, এবং কী রাখবে ও কেন — কিন্তু কোনো পরিবর্তন করে না।
3. প্রিভিউতে আপনার উদ্দেশ্য অনুযায়ী কিছু দেখা গেলে পলিসিটি চালু করুন। একটি ব্যাকগ্রাউন্ড জব প্রতি ১৫ মিনিট পর পর মেয়াদোত্তীর্ণ পলিসিগুলো পরীক্ষা করে এবং প্রতিটি তার নির্ধারিত সময়ে চালায়।
4. রান এখন শিডিউলে যা-ই বলা থাকুক না কেন, তা একবারে চালিয়ে দেয়।

নির্ধারিত সময়ে, হাতে লিখে অথবা প্রিভিউ হিসেবে নেওয়া প্রতিটি রানই রিটেনশন রানস-এ থাকে: এতে কী পরীক্ষা করা হয়েছে, কী আর্কাইভ বা মুছে ফেলা হয়েছে, কী রাখা হয়েছে এবং কে এটি চালিয়েছে।

আর্কাইভ, এবং একটি রেকর্ড ফিরিয়ে রাখা

আর্কাইভ করা রেকর্ডগুলো তালিকাভুক্ত করে যে আর্কাইভ রানগুলো কী কী সরিয়ে দিয়েছে, এবং প্রতিটির সাথে সংশ্লিষ্ট সারিগুলোও দেখায়। রিস্টোর করলে রেকর্ড এবং এর সারিগুলো ঠিক আগের অবস্থায় ফিরিয়ে আনা হয়। যদি রেকর্ডটি যেটির সাথে সম্পর্কিত কিছু এর মধ্যে আর না থাকে — যেমন, এর গ্রাহক তা মুছে দিয়েছে — তাহলে এমন একটি রেকর্ড ফিরিয়ে আনার পরিবর্তে সম্পূর্ণ রিস্টোর প্রক্রিয়াটি প্রত্যাখ্যান করা হয়, যা কোনো কিছুর দিকেই নির্দেশ করে না।

কে কী করতে পারে

পার্জিং-এর ক্ষেত্রে পরিবর্তনের পরিবর্তে ডিলিট করা উচিত, কারণ এর কাজই হলো ডিলিট করা। যে ব্যক্তি একটি একটি করে ইনভয়েস ডিলিট করতে পারেন না, তার পক্ষে একটি শিডিউল এডিট করে দশ হাজার ইনভয়েস ডিলিট করার সুযোগ থাকা উচিত নয়।

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.