ভূমিকা এবং অনুমতি

আপনি স্ক্রিন দেখতে পারবেন কি না, তা কিসের উপর নির্ভর করে, এবং এমন দুটি বিষয় যা কোনো রোল আপনাকে এড়াতে পারবে না।

ভূমিকার মাধ্যমে প্রবেশাধিকার দেওয়া হয়। ভূমিকা হলো মডিউল এবং কাজের অনুমতির একটি সমষ্টি, যা প্রতিটি কোম্পানির জন্য সংরক্ষিত থাকে — প্রতিটি কোম্পানির নিজস্ব ভূমিকা সেট এবং নিজস্ব প্রশাসক থাকে, এবং একজন ব্যবহারকারীকে শুধুমাত্র তার নিজের কোম্পানির মধ্যেই একটি ভূমিকা প্রদান করা যায়।

অনুমতি আসলে কী গেট

• নেভিগেশন। যে মডিউলে আপনি পৌঁছাতে পারছেন না, তার কোনো ট্যাব নেই; যে স্ক্রিনে আপনি পৌঁছাতে পারছেন না, তার কোনো টাইল এবং কোনো সার্চ রেজাল্ট নেই।
• এপিআই। প্রতিটি এন্ডপয়েন্ট যাচাই করে, তাই অনুরোধটি যে রুট দিয়ে এসেছে—যেমন কনসোল, একটি ইম্পোর্ট, একটি নির্ধারিত কাজ বা ASK—সেই রুটটি গেটটিকে ধারণ করে।
• রিপোর্টিং। প্রতিটি কোয়েরিতে প্রতিটি কিউব পরীক্ষা করা হয়, তাই রিপোর্ট এমন কোনো নরম দরজা নয় যা স্ক্রিন দ্বারা সুরক্ষিত ডেটাতে প্রবেশ করতে পারে।

দুটি জিনিস যা একটি ভূমিকা আপনাকে এড়াতে দেয় না

• দায়িত্বের বিভাজন। যেখানে প্ল্যাটফর্মের জন্য দুজন ব্যক্তির প্রয়োজন হয় — যেমন, বেতন গণনা এবং বেতন অনুমোদন — সেখানে উভয় ভূমিকা পালন করলে একজন ব্যক্তি একই সাথে দুটি কাজই করতে পারেন না।
• অডিট ট্রেইল। সাইন-ইন, সাইন-আউট এবং ভূমিকার পরিবর্তন সর্বদা রেকর্ড করা হয় এবং প্রশাসক সহ কেউই এটি বন্ধ করতে পারে না।

প্রতিটি স্ক্রিনকে একটি ভূমিকায় রাখা যেতে পারে।

যে রোলের জন্য সমস্ত অ্যাকশন সেট করা নেই, সেটি শুধুমাত্র সেই স্ক্রিনগুলোই দেখতে পায় যেগুলোর অনুমতি তাকে দেওয়া হয়েছে। কনসোলের প্রতিটি স্ক্রিনের অনুমতি দেওয়া যেতে পারে, যার মধ্যে সেই বোর্ড, ওয়ার্কবেঞ্চ এবং রিপোর্টগুলোও অন্তর্ভুক্ত যাদের নিজস্ব কোনো রেকর্ড নেই — যেমন OEE বোর্ড, MRP ওয়ার্কবেঞ্চ, সোর্সিং পাইপলাইন, এবং প্রতিটি অ্যানালিটিক্স রিপোর্ট। এগুলোর ক্ষেত্রে, শুধুমাত্র প্রদর্শনের অনুমতিই অর্থবহ, তাই অন্য তিনটি অনুমতি দেওয়া হয় না। যে স্ক্রিনগুলো শুধুমাত্র একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর খুলতে পারেন (যেমন ব্যবহারকারী, রোল, রানটাইম সেটিংস ইত্যাদি) সেগুলো গ্রিডে থাকে না, কারণ সেখানে অনুমতি দিলে কোনো কাজ হবে না।

প্রতিটি মডিউলের একটি ড্যাশবোর্ড স্ক্রিনও আছে — মডিউলটির হোমপেজে এর পরিসংখ্যান, অ্যালার্ট এবং সাম্প্রতিক কার্যকলাপ দেখা যায়। একটি সীমাবদ্ধ রোলের জন্য এটিতে 'ডিসপ্লে' টিক দিন, যার এগুলো দেখার কথা; যে রোলকে তার মডিউলগুলোর সমস্ত অ্যাকশনের জন্য সেট করা হয়েছে, সে এগুলো ইতিমধ্যেই দেখতে পায়।

একটি ডকুমেন্টের লাইনগুলো সেই ডকুমেন্টেরই অংশ। সাপ্লাই চেইন → স্ট্র্যাটেজিক সোর্সিং-এর অধীনে রেসপন্স মঞ্জুর করলে, তার সাথে রেসপন্সের লাইনগুলোও যুক্ত হয়ে যায়: এর জন্য আলাদা কোনো 'রেসপন্সেস লাইনস' পারমিশন খোঁজার প্রয়োজন হয় না, এবং হেডারের 'চেঞ্জ' অপশনটিই একটি লাইন যোগ বা সম্পাদনা করার সুযোগ দেয়।

প্রতিটি অনুমতি একজন ব্যক্তিকে কী করতে দেয়

যে কোনো বাটন যা কিছু পরিবর্তন করে, তা তার স্ক্রিনে থাকা অনুমতির উপর নির্ভর করে। একটি রেকর্ড তৈরি করা হলো ‘অ্যাড’ (add)। বিদ্যমান কোনো রেকর্ডের উপর যা কিছু করা হয় — যেমন অনুমোদন (approv), পোস্ট (post), গ্রহণ (receive), রিলিজ (release), সাবমিট (submit), বাতিল (cancel), রিভার্স (reverse), বা এর লাইনগুলো সম্পাদনা (edit) — তা হলো ‘চেঞ্জ’ (change)। কোনো রেকর্ড মুছে ফেলা হলো ‘ডিলিট’ (delete)। পড়া, রিপোর্ট চালানো বা প্রিভিউ দেখা হলো ‘ডিসপ্লে’ (display)। পারচেজ অর্ডারের (Purchase Orders) উপর শুধুমাত্র ‘ডিসপ্লে’ অনুমতিপ্রাপ্ত একটি রোল একটি অর্ডার দেখতে পারে কিন্তু তা অনুমোদন, গ্রহণ বা এতে কোনো লাইন যোগ করতে পারে না; ‘চেঞ্জ’ অনুমতিপ্রাপ্ত একটি রোল তা পারে।

রোল এডিটর প্রতিটি স্ক্রিনের সারিতে এটি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে: "এছাড়াও পরিবর্তন করুন: গ্রহণ করুন, অনুমোদনের জন্য জমা দিন, লাইন সম্পাদনা করুন"। একটি বাটন যে অনুমতিগুলো চায়, তার প্রত্যেকটির জন্য টিক দেওয়ার একটি বক্স থাকে। কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা রোলের কাছে পাঠানো অনুমোদনগুলোর সিদ্ধান্ত শুধুমাত্র সেই ব্যক্তি বা রোলই নেয়, এবং যদি কোনো অনুমোদন নিয়ম এমন কোনো রোলের কাছে পাঠানো হয় যেটি অনুমোদনটি খুলতে পারবে না, তবে সেটি সংরক্ষণ করা যায় না।

মডিউলগুলোর বাইরেও একই নিয়ম প্রযোজ্য: কোনো ডকুমেন্ট সংযুক্ত করা বা সরানো, কাস্টম-ফিল্ডের মান, শ্রেণিবিন্যাস, একটি সংযুক্ত ড্রাইভ, স্প্রেডশিট ইম্পোর্ট, এবং কোনো ইনভয়েস বা অর্ডার বাতিল বা প্রত্যাহার করার জন্য রেকর্ডটি যে স্ক্রিনের অন্তর্গত, সেই স্ক্রিনের অনুমতির প্রয়োজন হয়।

শত শত ব্যবহারকারীর মধ্যে একজনকে খুঁজে বের করা

প্ল্যাটফর্ম → অ্যাক্সেস → ব্যবহারকারী তালিকায় অন্যান্য তালিকার মতোই একই অনুসন্ধান এবং শর্তাবলী রয়েছে: নামের অংশবিশেষ, একটি ইমেল বা ভূমিকা টাইপ করুন, অথবা একটি শর্ত যোগ করুন (যেমন: স্ট্যাটাস নিষ্ক্রিয়, ভূমিকাতে অর্থায়ন রয়েছে)। যে নতুন ব্যবহারকারীর ইমেল ইতিমধ্যে ব্যবহৃত হয়েছে, তাকে পেছনের তালিকায় নয়, বরং নতুন ব্যবহারকারী ফর্মের মধ্যেই প্রত্যাখ্যান করা হয়, যেখানে আপনি টাইপ করছেন।

একটি ভূমিকা খোঁজা

• Platform → Access → Roles-এ যেকোনো তালিকার মতোই একটি সার্চ ও ফিল্টার বার রয়েছে: এখানে কোনো রোলের নাম, কোড বা বিবরণের অংশবিশেষ, অথবা এটি যে মডিউলের আওতাভুক্ত তার নাম টাইপ করুন।
• ইউজার্স ড্রয়ারে, যেখানে কোনো ব্যক্তির জন্য ভূমিকাগুলো টিক দেওয়া থাকে, সেখানে কোনো কোম্পানিতে একাধিক ভূমিকা থাকলে ‘ফাইন্ড এ রোল’ তালিকাটিকে সংক্ষিপ্ত করে দেয়।
• সাইনিং লিমিটের জন্য ভূমিকা বাছাইকারী পিকারগুলোও একইভাবে অনুসন্ধান করা যায়।

যারা ভূমিকা পাওয়ার আগে সাইন ইন করেছিলেন

যেখানে নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য সাইন-ইন তৈরি করতে সিঙ্গেল সাইন-অন সেট করা থাকে, সেখানে আপনার কোম্পানি ডিরেক্টরিতে TRANXACT অ্যাকাউন্ট ছাড়া কেউ সাইন ইন করলে তাকে এমন একটি অ্যাকাউন্ট দেওয়া হয় যা দিয়ে শুধুমাত্র হেল্প অ্যান্ড সাপোর্ট (Help & Support) পর্যন্ত পৌঁছানো যায়। ব্যবহারকারীদের তালিকায় তাদের "প্রথম সাইন-ইন-এর সময় তৈরি" (Created at first sign-in) হিসেবে চিহ্নিত করা থাকে। ব্যবহারকারীর প্রোফাইলটি খুলুন, তাদের আসল ভূমিকা (role) দিন, এবং এটি তাদের পরবর্তী স্ক্রিনে প্রয়োগ হয়ে যাবে। আপনার কোম্পানি ডিরেক্টরির মাধ্যমে প্রথমবার সাইন ইন করার পদ্ধতি দেখুন।

রিপোর্টগুলো মডিউলগুলোর বাইরে পৌঁছায় না।

যে রিপোর্টটি একই সাথে একাধিক মডিউলের উপর নির্ভর করে, সেটি কেবল তার জন্যই কার্যকর যার ভূমিকা প্রকৃতপক্ষে সেই মডিউলগুলো পর্যন্ত বিস্তৃত। যে ভূমিকাটি শুধুমাত্র 'হেল্প অ্যান্ড সাপোর্ট' বা কোনো মডিউলের ড্যাশবোর্ড খোলে, সে সেগুলোর কোনোটিই দেখতে পায় না।

একটি নতুন স্ক্রিন অন্য যেকোনোটির মতোই মঞ্জুর করা হয়।

সাপ্লাই চেইনের অধীনে ফিক্সড অ্যাসেট ডিটেইলস, ফিক্সড অ্যাসেট লেবেল এবং ডকুমেন্ট রিট্রিভাল আলাদাভাবে প্রদান করা হয়: অ্যাসেট গণনা করার জন্য ফিক্সড অ্যাসেট ডিটেইলস অ্যাড-অন প্রয়োজন, লেবেল প্রিন্ট করার জন্য ফিক্সড অ্যাসেট লেবেলস অ্যাড-অন প্রয়োজন, এবং কোনো মেটেরিয়াল ডকুমেন্ট খোঁজার জন্য ডকুমেন্ট রিট্রিভাল অপশনটি ব্যবহৃত হয়। ওয়্যারহাউসের বিভিন্ন ভূমিকা এবং অ্যাসেট অ্যাকাউন্ট্যান্টকে তাদের কাজের জন্য প্রয়োজনীয় সুবিধাগুলো দেওয়া হয়।

CRM → লিড কন্টাক্টস, অর্থাৎ প্রতিটি লিডের সাথে যুক্ত ব্যক্তিরা, অন্য যেকোনো স্ক্রিনের মতোই আলাদাভাবে পাওয়া যায়: কন্টাক্ট তৈরি বা ইম্পোর্ট করার জন্য 'অ্যাড', সম্পাদনা করার জন্য 'চেঞ্জ', দেখার জন্য 'ডিসপ্লে', এবং অপসারণ করার জন্য 'ডিলিট' ব্যবহার করুন। যে রোল লিড পরিচালনা করে, তার জন্য সাধারণত লিডস এবং লিড কন্টাক্টস উভয়েরই প্রয়োজন হয়।

একটি রিলিজের মাধ্যমে যুক্ত হওয়া প্রতিটি স্ক্রিনকে Platform → Roles-এর অধীনে প্রতিটি রোলের জন্য বাকিগুলোর মতোই চারটি অনুমতি দেওয়া যেতে পারে: যোগ করা, পরিবর্তন করা, প্রদর্শন করা এবং মুছে ফেলা। সার্টিফিকেট, রিটেনশন পলিসি, রিটেনশন রান এবং আর্কাইভড রেকর্ড হলো সর্বশেষ সংযোজন। অ্যাডমিনিস্ট্রেটর ছাড়া, কোনো রোলের অনুমতি না পাওয়া পর্যন্ত আর কেউ এগুলোতে প্রবেশ করতে পারে না।

মাইগ্রেশন ককপিট এবং মাইগ্রেশন রেডিয়েন্স প্রতিটি রোলের জন্যও প্রদান করা যেতে পারে। ককপিটে, 'অ্যাড' হলো একটি এক্সট্র্যাক্ট আপলোড করা, 'ডিলিট' হলো একটি বাতিল করা বা কাটওভার রিসেট করা, এবং অন্য সব অ্যাকশন হলো পরিবর্তন। মাইগ্রেশন লিড এবং গো-লাইভ রিভিউয়ার রোলগুলো অ্যাসাইন করার জন্য প্রস্তুত। 'অন্য সিস্টেম থেকে আসা' দেখুন → কে কী করতে পারে।

কিছু স্ক্রিনে একটি পারমিশনের অর্থ তার নামের চেয়েও বেশি, কারণ এর পেছনের কাজটি এমন যা পূর্বাবস্থায় ফেরানো যায় না। রিটেনশন পলিসির ক্ষেত্রে, পার্জ চালানো বা পার্জ পলিসি চালু করার জন্য ডিলিট পারমিশন প্রয়োজন, চেঞ্জ নয় — পার্জ রেকর্ড ডিলিট করে, এবং যে পারমিশনটি একটি একটি করে রেকর্ড ডিলিট করে, সেটিই হাজার হাজার রেকর্ড ডিলিট করার জন্য উপযুক্ত হওয়া উচিত। পুরোনো ডেটা রাখা এবং মুছে ফেলা দেখুন।

সেপ্টেম্বরের শেষে যোগ করা পদক্ষেপগুলো বাকিগুলোর মতোই, তাদের সংশ্লিষ্ট স্ক্রিনে মঞ্জুর করা হয়:

অন্য কেউ হিসেবে সাইন ইন করা হচ্ছে

কোনো সমস্যা তদন্তকারী একজন প্রশাসক অন্য ব্যবহারকারীর পরিচয় ধারণ করে তিনি যা দেখছেন তা দেখতে পারেন। এর জন্য দুটি অনুমোদনের প্রয়োজন হয়, সুস্পষ্টভাবে প্রসারিত না করা পর্যন্ত এটি শুধুমাত্র পঠনযোগ্য (read-only) থাকে, এর অধীনে করা প্রতিটি কল একটি অনুমিত পরিচয়ের অধীনে করা হয়েছে বলে রেকর্ড করা হয়, এবং যার পরিচয় এটি, তিনি দেখতে পারেন যে এটি ঘটেছে।

Since 20 October new shipped roles include Security administrator, Security & AI Governance Admin, Records & Legal Admin, Governance Auditor (read only), Benefits Administrator, GL Interface Administrator, Payroll Auditor (read only), Learning & Development Administrator, HR Auditor, HR Recruiter and EEO Officer. HR Auditor reads the HR screens — people, recruiting, time and leave, learning, skills, performance, benefits, expenses and records — but not payroll; Payroll Auditor reads payroll (runs, payslips, pay rates, tax, garnishments, the GL interface and parallel payroll). A company that wants both gives a person both roles. See HRIS/HCM capability map.