निधि लेखांकन और जीएल व्युत्पत्ति नियम
प्रत्येक पंक्ति पर निधि, अनुदान, कार्यक्रम और कार्य - दस्तावेज़ को सहेजते समय और फिर पोस्ट करते समय कंपनी के अपने नियमों द्वारा प्राप्त किए जाते हैं, और प्रत्येक पंक्ति पर इस बात का विवरण होता है कि किस नियम ने प्रत्येक मान को वहां रखा है।
सरकार या सार्वजनिक निकाय अपने खातों को अलग-अलग निधियों के अनुसार रखता है - सामान्य निधि, ईंधन कर के लिए विशेष राजस्व निधि, बांड के लिए पूंजीगत परियोजना निधि, जल उपयोगिता के लिए उद्यम निधि। प्रत्येक निधि स्वतः संतुलित खातों का एक समूह है, और एक निधि में जमा धन को दूसरी निधि से खर्च नहीं किया जा सकता। अनुदान के मामले में एक अतिरिक्त शर्त लागू होती है: अनुदान से संबंधित प्रत्येक लागत अनुदान अवधि और अनुदान दी गई निधि के अंतर्गत ही आनी चाहिए।
किसी को भी हर पंक्ति में फंड टाइप करने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। फंड विभाग से, अनुदान परियोजना से, कार्यक्रम लागत केंद्र से संबंधित होता है — और इसके लिए बनाए गए नियम आपके हैं, जो प्रत्येक बजट चक्र में बदलते रहते हैं। लेखांकन → फंड लेखांकन इन्हें संभालता है।
एक कंपनी जिसके पास कोई नियम-कानून नहीं है, कोई सेटिंग नहीं है और किसी भी लाइन पर कोई फंड नहीं है, वह पहले की तरह ही पोस्ट करती है।
आयाम
| स्क्रीन | इसमें क्या है |
|---|---|
| फंड | कोड, नाम और निधि का प्रकार — सामान्य, विशेष राजस्व, पूंजी परियोजनाएं, ऋण सेवा, स्थायी (सरकारी), उद्यम, आंतरिक सेवा (स्वामित्व वाली), ट्रस्ट, अभिरक्षित (न्यायिक)। श्रेणी प्रकार से निर्धारित होती है। साथ ही निधि शेष वर्ग, प्रमुख निधि और प्रतिबंध भी। |
| अनुदान | प्रत्येक पुरस्कार में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए: अनुदानकर्ता और उसका प्रकार, पास-थ्रू इकाई, सहायता सूची संख्या (सीएफडीए), पुरस्कार संख्या और राशि, प्रदर्शन की अवधि, वह निधि जिससे यह संबंधित है, स्थानीय मिलान और अप्रत्यक्ष लागत दर, और इसकी स्थिति (लंबित, सक्रिय, निलंबित, बंद)। |
| प्रोग्राम और फ़ंक्शन | पैसा किस लिए था (एक कार्यक्रम), और वह गतिविधि विवरण स्तंभ जिसके अंतर्गत यह रिपोर्ट करता है (एक कार्य)। |
फंड, अनुदान, कार्यक्रम और कार्य से संबंधित लेनदेन जर्नल लाइन, एपी और एआर इनवॉइस लाइन, परचेज ऑर्डर लाइन, व्यय लाइन और पेरोल रन पर दर्ज किए जाते हैं। जब किसी आपूर्तिकर्ता या ग्राहक के इनवॉइस में फंड शामिल होता है, तो उसकी पोस्टिंग फंड के आधार पर विभाजित की जाती है।
निधि लेखांकन सेटिंग्स
- प्रत्येक प्रकाशित पंक्ति में धनराशि होनी चाहिए - धनराशि के बिना कोई भी जर्नल पंक्ति अस्वीकृत कर दी जाती है।
- व्युत्पत्ति नियमों को चलाएँ — बंद करने पर, नियम रखे तो जाते हैं लेकिन लागू नहीं होते।
नियम सेट
व्युत्पत्ति नियम सेट: प्रत्येक व्युत्पन्न वस्तु के लिए एक सेट - निधि, अनुदान, कार्यक्रम, कार्य, जीएल खाता या लागत केंद्र - अनुक्रम में चलते हैं, ताकि बाद वाला सेट यह पढ़ सके कि पहले वाले ने क्या निर्णय लिया (एक अनुदान सेट जो उस निधि को पढ़ता है जिसे निधि सेट ने चुना था)।
| मैदान | यह क्या करता है |
|---|---|
| रणनीति | पहला मैच जीतने वाला: नियमों को प्राथमिकता क्रम में आजमाया जाता है और जो नियम पहले लागू होता है वही निर्णायक होता है। सभी लागू नियम, प्राथमिकता क्रम में: लागू होने वाला प्रत्येक नियम बारी-बारी से लागू होता है, प्रत्येक नियम पिछले नियम को परिष्कृत करता है, और जिसका अंतिम निर्णय होता है वही विजयी होता है। |
| दस्तावेज़ | यह किन दस्तावेजों पर लागू होता है: जर्नल, आपूर्तिकर्ता चालान, ग्राहक चालान, खरीद आदेश, व्यय रिपोर्ट, वेतन भुगतान। |
| दस्तावेज़ की पंक्ति सहेजते समय इसे लागू करें | इसलिए व्यक्ति को कुछ भी पोस्ट करने से पहले ही फंड दिखाई देता है, और वह डिफ़ॉल्ट सेटिंग को बदल सकता है। |
| जर्नल प्रकाशित होने पर आवेदन करें | जर्नल की हर पंक्ति, चाहे उसे किसी ने भी लिखा हो — इसलिए नियमों का पालन न करने के बावजूद भी पोस्टिंग को उसका फंड मिलता है, और किसी लॉक किए गए मूल्य को दस्तावेज़ पर टाइप करके दरकिनार नहीं किया जा सकता है। |
नियम
नियमों के एक समूह में प्रत्येक नियम की एक प्राथमिकता, एक शर्त और एक क्रिया होती है। कोई नियम तब सक्रिय होता है जब उसकी शर्त पूरी होती है और उसकी क्रिया से कोई मान प्राप्त होता है।
- स्थिति: किसी फ़ील्ड का किसी मान के विरुद्ध परीक्षण — है, नहीं है, इनमें से एक है, से शुरू होता है, शामिल है, के बीच में है, खाली है इत्यादि — जिन्हें AND और OR समूहों में एकत्रित किया जाता है; या प्लेटफ़ॉर्म की अभिव्यक्ति भाषा में एक अभिव्यक्ति; या दोनों। फ़ील्ड में दस्तावेज़ प्रकार, चरण, दिनांक, अवधि, जीएल खाता संख्या और प्रकार, लागत केंद्र, निधि, अनुदान, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, मद और व्यय प्रकार शामिल हैं।
- क्रिया: एक मान (एक स्थिरांक) सेट करना, एक फ़ील्ड की प्रतिलिपि बनाना, उसे (लुकअप टेबल में) खोजना या उसकी गणना करना (एक व्यंजक)।
- मोड: डिफ़ॉल्ट (कोई व्यक्ति इसे बदल सकता है) — किसी व्यक्ति द्वारा टाइप किया गया मान यथावत रहता है। लॉक (किसी व्यक्ति के मान को प्रतिस्थापित करता है) — नियम का मान टाइप किए गए मान के अनुसार ही उपयोग किया जाता है, और ट्रेस से पता चलता है कि मान को प्रतिस्थापित कर दिया गया है।
डेरिवेशन रूल्स प्रत्येक नियम को एक रिकॉर्ड के रूप में सूचीबद्ध करता है, जिसमें शर्त JSON फ़ाइल के रूप में सहेजी जाती है। डेरिवेशन स्टूडियो में इन्हें लिखा जाता है: एक सेट चुनें, नियम जोड़ें, फिर शर्त जोड़ें और शर्त बनाने के लिए समूह जोड़ें, क्रिया और मोड चुनें, और नियम सहेजें।
तालिकाओं को देखो
उनके फंडों के लिए सौ लागत केंद्रों को एक तालिका में दर्शाया जाता है, सौ नियमों में नहीं। व्युत्पत्ति लुकअप टेबल्स यह बताती हैं कि तालिका क्या प्रदान करती है और इसमें कौन से एक, दो या तीन मुख्य फ़ील्ड शामिल हैं; व्युत्पत्ति लुकअप रोज़ में कुंजी और प्रत्येक द्वारा दिए गए मान, साथ ही तिथियां भी शामिल होती हैं। कुंजी में * किसी भी चीज़ से मेल खाता है, और सबसे विशिष्ट पंक्ति को प्राथमिकता दी जाती है।
परीक्षण व्युत्पत्ति
डेरिवेशन स्टूडियो में, टेस्ट डेरिवेशन किसी लाइन को उसके मूल स्वरूप में लेता है — दस्तावेज़, चरण (दस्तावेज़ पोस्ट करना या सहेजना), दिनांक, जीएल खाता, लागत केंद्र, राशि, पक्ष, विवरण, निधि, अनुदान, प्रोग्राम और फ़ंक्शन (जैसा दर्ज किया गया), आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, आइटम और अन्य सभी विशेषताएँ — और दिखाता है कि नियम इसके लिए क्या निर्णय लेंगे, नियम दर नियम। किसी आयाम को खाली छोड़ दें ताकि नियम निर्णय ले सकें; इसे भरें और देखें कि क्या कोई डिफ़ॉल्ट मान उसे बनाए रखता है या कोई लॉक उसे बदल देता है। कुछ भी सहेजा नहीं जाता है।
ट्रेस और जाँच
- प्रत्येक पोस्ट की गई पंक्ति में यह दर्ज होता है कि किस नियम के तहत प्रत्येक मान वहां रखा गया है। व्युत्पन्न पोस्टिंग में फंड, अनुदान, कार्यक्रम और कार्य के साथ-साथ उनसे संबंधित नियम भी सूचीबद्ध होते हैं - जो लेखा परीक्षक का पहला प्रश्न होता है।
- अनुदान का अस्तित्व होना, सक्रिय होना, लाइन के फंड से संबंधित होना और लाइन की तिथि को कवर करना आवश्यक है। अनुदान वाली लेकिन फंड रहित लाइन अनुदान के फंड का उपयोग करती है। प्रदर्शन अवधि के बाहर, निलंबित या बंद अनुदान के विरुद्ध, या किसी अन्य फंड में देय लागत को अस्वीकार कर दिया जाता है, जिसका कारण पोस्टिंग के समय और डेटाबेस में दर्ज किया जाता है।
इसका रखरखाव कौन करता है?
वित्त और नियंत्रक की भूमिकाएं, समूह लेखाकार और क्लोज मैनेजर निधियों, अनुदानों और नियमों का रखरखाव करते हैं; आंतरिक नियंत्रण समीक्षक और सीपीए इन्हें पढ़ सकते हैं। लागत किस निधि में जाएगी, यह तय करने वाले नियम बनाना और लागत को दर्ज करना अलग-अलग रखा जाता है (कर्तव्यों के पृथक्करण का नियम एसओडी-85): साथ मिलकर, वे खर्च को प्रतिबंधित निधि में स्थानांतरित कर सकते हैं और इसे नियमित प्रक्रिया जैसा दिखा सकते हैं।
Since 18 October: fiscal-year budgets, line accounts and the commitment lifecycle (see Fund accounting: fiscal-year budgets, line accounts and the commitment lifecycle), and payments across funds, Due to / Due from Other Funds, assets, grants and the bank (see Fund accounting: payments across funds, due to and due from, assets, grants and the bank).