ZATCA चरण 2: हस्ताक्षर इकाइयाँ, ऑनबोर्डिंग, क्लीयरेंस और अभिलेखागार

सऊदी अरब की जो कंपनी पहले चरण में है, उसके लिए: एक हस्ताक्षर इकाई पंजीकृत करें, उसे ZATCA के साथ जोड़ें (OTP, अनुपालन जांच, उत्पादन प्रमाणपत्र), दूसरे चरण को सक्रिय करें, और प्रत्येक चालान और नोट पोस्ट होते ही उस पर मुहर लग जाएगी। मानक चालान खरीदार को दिए जाने से पहले ZATCA द्वारा स्वीकृत किए जाते हैं; सरलीकृत चालानों की रिपोर्ट 24 घंटों के भीतर दी जाती है। प्रस्तुतियाँ, एक डैशबोर्ड, केवल जोड़ने योग्य संग्रह और XML के साथ PDF/A-3 फॉर्मेट उपलब्ध हैं। पहले चरण की कंपनियों के लिए कोई बदलाव नहीं किया गया है।

चरण 2 (एकीकरण) चरण 1 के ऊपर स्थित है। चरण 1 की सभी प्रक्रियाएँ जारी रहती हैं; चरण 2 में XML इनवॉइस (UBL 2.1), उसका हैश, क्रिप्टोग्राफिक स्टैम्प और एक काउंटर जोड़ा जाता है जो प्रत्येक इनवॉइस को पिछले इनवॉइस से जोड़ता है। यह प्रत्येक इकाई को ZATCA के Fatoora प्लेटफॉर्म से भी जोड़ता है, प्रत्येक स्टैम्प किए गए दस्तावेज़ को ZATCA को भेजता है (मंजूरी या रिपोर्टिंग के लिए), और भेजे गए दस्तावेज़ और ZATCA द्वारा दिए गए उत्तरों का रिकॉर्ड रखता है।

हस्ताक्षर इकाइयाँ

लेखांकन → समापन एवं अनुपालन → ई-चालान → ZATCA हस्ताक्षर इकाइयाँ (केवल सऊदी अरब में संचालित कंपनी के लिए, और केवल उन भूमिकाओं के लिए जो इसे प्रदान करती हैं) ई-चालान निर्माण इकाइयों (EGS) को सूचीबद्ध करती हैं जो चालानों पर मुहर लगाती हैं: कोड, नाम, शाखा, वातावरण, स्थिति, परीक्षण, प्रमाणपत्र, प्रमाणपत्र की समाप्ति तिथि, अंतिम प्रतिवादी (ICV) और अंतिम मुहर।

1. एक इकाई जोड़ें: कोड, नाम, वह शाखा जिसके लिए यह मुहर लगाती है (पूरी कंपनी के लिए खाली), प्रमाणपत्र अनुरोध विवरण (सामान्य नाम (CN), EGS सीरियल नंबर, संगठन इकाई (OU), चालान प्रकार (TSCZ), स्थान, शाखा का संक्षिप्त राष्ट्रीय पता और उद्योग) और वातावरण (सैंडबॉक्स, सिमुलेशन या उत्पादन)।
2. किसी शाखा की अपनी कोई इकाई न होने पर उपयोग की जाने वाली डिफ़ॉल्ट इकाई के लिए टिक करें।
3. केवल प्रदर्शन के लिए, टेस्ट यूनिट पर टिक करें और टेस्ट सर्टिफिकेट दबाएं: यूनिट को एक कुंजी और एक स्व-हस्ताक्षरित प्रमाणपत्र प्राप्त होगा। ZATCA इस पर मुहर लगाने वाले प्रमाणपत्र को स्वीकार नहीं करेगा।
4. ZATCA के साथ ऑनबोर्डिंग ZATCA ऑनबोर्डिंग पर की जाती है, जिसका ऑनबोर्ड (OTP) चरण आपके लिए यूनिट की अपनी कुंजी और प्रमाणपत्र हस्ताक्षर अनुरोध तैयार करता है। इस स्क्रीन पर जनरेट CSR केवल मैन्युअल रूप से अनुरोध तैयार करने के लिए है; डाउनलोड CSR इसे दिखाता है।

चरण 2 को चालू करना

• लेखांकन → समापन और अनुपालन → कर → कर क्षेत्राधिकार, सऊदी क्षेत्राधिकार पर: ZATCA चरण 2 (एकीकरण) पर टिक करें, और कंपनी के ZATCA वेव के पहले दिन से चरण 2 की तिथि दें (खाली: जिस दिन इसे चालू किया जाता है)।
• यदि चरण 1 पहले से ही चालू नहीं है तो इसे अस्वीकार कर दिया जाता है, और हस्ताक्षर इकाई के बिना इसे अस्वीकार कर दिया जाता है।

खरीदार और शाखा

• CRM → खाते, वैट नंबर के बिना सऊदी ग्राहक के लिए: क्रेता आईडी प्रकार (TIN, CRN, MOM, MLS, 700, SAG, NAT, GCC, IQA, PAS या OTH) और क्रेता आईडी नंबर। यदि यह विकल्प खाली छोड़ दिया जाता है, तो CR नंबर को CRN के रूप में उपयोग किया जाता है।
• एक शाखा का अपना क्रेडिट रिकॉर्ड नंबर और राष्ट्रीय पता हो सकता है; उस शाखा के लिए जारी किए गए बिलों में इनका उपयोग किया जाता है।

पोस्ट विभाग चरण 2 के अंतर्गत क्या करता है

1. फेज 1 में जिन चीजों की जांच होती है, और XML में जिन चीजों की कमी होती है, उन सभी की एक साथ जांच की जाती है और ZATCA नियम संख्या के साथ वाक्यों में उनका नाम दिया जाता है।
2. शाखा की इकाई (या डिफ़ॉल्ट इकाई) ली जाती है, और इनवॉइस को इकाई का अगला काउंटर (ICV) और पिछले इनवॉइस का हैश (PIH) दिया जाता है। एक ही समय पर पोस्ट किए गए पचास इनवॉइस को भी पचास लगातार काउंटर मिलते हैं।
3. यूबीएल 2.1 इनवॉइस बनाया जाता है, हैश किया जाता है (SHA-256), यूनिट की कुंजी (ECDSA) से स्टैम्प किया जाता है और उसकी जाँच की जाती है।
4. सरलीकृत इनवॉइस पर क्यूआर में नौ टैग होते हैं (नौवां टैग प्रमाणपत्र के हस्ताक्षर का होता है) और मानक इनवॉइस पर आठ टैग होते हैं, जो चरण 1 के पांच टैग के स्थान पर हैं।
5. यदि पोस्टिंग विफल हो जाती है, तो कुछ भी उपयोग नहीं होता है: काउंटर वापस दे दिया जाता है।

स्टैम्प, हैश, काउंटर और यूयूआईडी राशि की तरह ही अंतिम हैं। फेज 1 कंपनी और अन्य देशों की हर कंपनी पहले की तरह ही पोस्ट करती है।

ZATCA के साथ एक यूनिट को ऑनबोर्ड करना

लेखांकन → समापन और अनुपालन → ई-चालान → ZATCA ऑनबोर्डिंग में प्रत्येक हस्ताक्षर इकाई को उसके वातावरण, स्थिति, प्राप्त चरण, क्या हुआ, उत्तीर्ण जाँच, प्रमाणपत्र की समाप्ति तिथि, शेष दिन और नवीनीकरण लंबित की जानकारी के साथ सूचीबद्ध किया गया है। ZATCA हस्ताक्षर इकाइयों पर इकाई को पहले पंजीकृत करें। कोई भी चरण प्रशासक द्वारा ही लिया जा सकता है, जब तक कि किसी को भूमिका स्क्रीन पर ZATCA ऑनबोर्डिंग की अनुमति न दी गई हो; लेखांकन डिस्प्ले वाले अन्य लोग भी सूची देख सकते हैं, जिसमें कोई भी गोपनीय जानकारी नहीं है।

1. फातूरा पोर्टल पर, कंपनी का अधिकृत व्यक्ति "नया समाधान इकाई/उपकरण ऑनबोर्ड करें" विकल्प चुनता है और एक बार इस्तेमाल होने वाला पासवर्ड (ओटीपी) प्राप्त करता है: छह अंकों का, एक बार उपयोग के लिए, एक घंटे के लिए वैध। इसे पासवर्ड की तरह ही दें; यह कभी भी संग्रहीत नहीं किया जाता है।
2. ऑनबोर्ड (OTP): वातावरण चुनें (डेवलपर पोर्टल सैंडबॉक्स, सिमुलेशन या प्रोडक्शन) और OTP टाइप करें। एक कुंजी युग्म और प्रमाणपत्र हस्ताक्षर अनुरोध बनाया और भेजा जाता है; ZATCA अनुपालन प्रमाणपत्र (अनुपालन CSID) लौटाता है। अस्वीकृत OTP होने पर यूनिट अपने अनुरोध के साथ प्रतीक्षा करती रहती है: एक नया OTP प्राप्त करें और फिर से ऑनबोर्ड बटन दबाएँ।
3. अनुपालन जांच करें: पंजीकृत इकाई द्वारा जारी किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ का एक नमूना ZATCA को भेजा जाता है। चालान प्रकार 1100 (मानक और सरलीकृत) वाली इकाई छह दस्तावेज़ भेजती है: मानक चालान, क्रेडिट और डेबिट नोट, और सरलीकृत चालान, क्रेडिट और डेबिट नोट। प्रत्येक को जांच में उत्तीर्ण होना चाहिए; किसी भी चेतावनी को ध्यान से पढ़ें।
4. उत्पादन प्रमाणपत्र का अनुरोध करें: इसके बाद इकाई कंपनी के चालानों पर मुहर लगाती है, और उन्हें ZATCA के साथ मंजूरी या रिपोर्ट किया जाता है। प्रमाणपत्र की समाप्ति तिथि प्रदर्शित होती है।
5. पोर्टल पर मौजूदा क्रिप्टोग्राफिक स्टैम्प पहचानकर्ता को नवीनीकृत करने से पहले, नए OTP का उपयोग करके प्रमाणपत्र को नवीनीकृत करें। नया प्रमाणपत्र प्राप्त होने तक यूनिट अपनी वर्तमान कुंजी से स्टैम्पिंग जारी रखती है, और काउंटर चेन चलती रहती है।

किसी प्रमाणपत्र की समय सीमा समाप्त होने से 30 दिन पहले, दैनिक कार्य ACCT-ZATCA-WATCH प्रति इकाई प्रतिदिन एक बार वित्तीय चेतावनी, अधिसूचना और स्वचालित इनबॉक्स प्रविष्टि उत्पन्न करता है।

मंजूरी और रिपोर्टिंग

• एक मानक (बी2बी) इनवॉइस या नोट को पोस्टिंग सेव होते ही मंजूरी के लिए ZATCA को भेज दिया जाता है, और पोस्ट विभाग बताता है कि इसे मंजूरी मिली है, अस्वीकार किया गया है या पुनः प्रयास किया जाएगा। केवल ZATCA द्वारा स्वीकृत XML और उसका QR कोड ही प्रिंट किया जा सकता है या खरीदार को दिया जा सकता है: लंबित मानक इनवॉइस या कोई भी अस्वीकृत दस्तावेज़ प्रिंट नहीं किया जा सकता है, और अस्वीकृति का कारण बताया जाता है।
• स्टैम्प और नौ-टैग क्यूआर के साथ एक सरलीकृत (बी2सी) इनवॉइस तुरंत जारी किया जाता है और 24 घंटों के भीतर ZATCA को सूचित किया जाता है, पहले बैकग्राउंड में और फिर घंटेवार कार्य ACCT-ZATCA-SUBMIT द्वारा। जारी होने के 20 घंटे बाद भी यदि कोई इनवॉइस सूचित नहीं किया जाता है तो वित्तीय अलर्ट जारी किया जाता है।
• यदि ZATCA तक नहीं पहुंचा जा सकता है, तो उसी दस्तावेज़ (उसी UUID और हैश) को बढ़ते अंतराल के साथ, प्रति घंटे तक, पुनः प्रयास किया जाता है। चेतावनियों के साथ स्वीकार किए जाने पर, चेतावनियों को सहेज कर रखा जाता है और दिखाया जाता है।
• यदि ZATCA ने क्लीयरेंस बंद कर दिया है, तो उसी हस्ताक्षरित दस्तावेज़ की रिपोर्ट की जाती है, और डैशबोर्ड दिखाता है कि क्लीयरेंस आखिरी बार कब बंद था।
• एआर इनवॉइस में एक सऊदी कंपनी के लिए जेडएटीसीए कॉलम दिखाया गया है, और इसमें जेडएटीसीए को पुनः प्रस्तुत करने, पुनः जारी करने (जेडएटीसीए द्वारा अस्वीकृत), जेडएटीसीए एक्सएमएल के साथ पीडीएफ/ए-3 और इनवॉइस पर जेडएटीसीए लॉग की सुविधा दी गई है।

ZATCA प्रस्तुतियाँ

फेज 2 के अंतर्गत मुहर लगे प्रत्येक इनवॉइस और नोट पर ZATCA द्वारा जारी की गई जानकारी और बैज अंकित होंगे: स्वीकृत, रिपोर्ट किया गया, चेतावनी (चेतावनी सहित स्वीकृत), अस्वीकृत या लंबित। कॉलम में प्रयास, प्रतीक्षा समय, अगला प्रयास, ZATCA द्वारा जारी जानकारी और पुनः जारी किया गया का विवरण शामिल होगा।

• 'अभी भेजें' विकल्प उन सभी दस्तावेज़ों को साफ़ करता है या उनकी रिपोर्ट करता है जिनकी अगली कोशिश बाकी है। 'पुनः सबमिट करें' विकल्प उसी दस्तावेज़ को उसी UUID और हैश के साथ दोबारा भेजता है।
• पुनः जारी करना अस्वीकृत दस्तावेज़ के लिए होता है। अस्वीकृत दस्तावेज़ को कभी भी उसी रूप में पुनः नहीं भेजा जाता: पुनः जारी करने से वह रिकॉर्ड में रद्द हो जाता है (उसकी डायरी उलट दी जाती है) और एक मसौदा प्रति तैयार की जाती है जिसे सुधार कर अगले काउंटर के साथ एक नए दस्तावेज़ के रूप में पोस्ट किया जाता है। अस्वीकृत दस्तावेज़ को ZATCA के उत्तर के साथ अभिलेखागार में रखा जाता है।
• XML के साथ PDF/A-3 फॉर्मेट में इनवॉइस के साथ उसका ई-इनवॉइस XML भी शामिल होता है (मानक इनवॉइस के लिए क्लियर किया हुआ XML और सरलीकृत इनवॉइस के लिए स्टैम्प किया हुआ XML)। खरीदार के लिए XML फॉर्मेट में केवल XML ही होता है।
• ZATCA लॉग में उस इनवॉइस से संबंधित प्रत्येक अनुरोध और ZATCA के उत्तर की सूची होती है।

डैशबोर्ड, लॉग और संग्रह

• ZATCA डैशबोर्ड: प्रत्येक हस्ताक्षर इकाई के लिए, कितने चालान स्वीकृत, रिपोर्ट किए गए, चेतावनी सहित स्वीकार किए गए, अस्वीकृत और लंबित हैं; घंटों में सबसे पुराना लंबित चालान और 24 घंटे से अधिक समय से लंबित चालानों की संख्या; 30 दिनों में अस्वीकृत चालान और नवीनतम अस्वीकरण; प्रमाणपत्र की समाप्ति तिथि और शेष दिन।
• ZATCA API लॉग: Fatoora को किए गए प्रत्येक कॉल (ऑनबोर्डिंग, अनुपालन जांच, क्लीयरेंस, रिपोर्टिंग) का HTTP उत्तर, परिणाम, संदेश और लिया गया समय लॉग करता है। OTP, सीक्रेट और ऑथराइजेशन हेडर को लिखने से पहले हटा दिया जाता है। केवल डेटा जोड़ें।
• ZATCA आर्काइव: जारी किए गए प्रत्येक मुहर लगे दस्तावेज़, प्रत्येक स्वीकृत दस्तावेज़ और प्रत्येक ZATCA उत्तर, प्रत्येक अपने SHA-256 के साथ। केवल परिशिष्ट: डेटाबेस किसी भी प्रकार के परिवर्तन या विलोपन की अनुमति नहीं देता है। रिकॉर्ड कंपनी के पास कम से कम छह वर्षों तक सुरक्षित रखे जाते हैं (सऊदी अरब में वैट रिकॉर्ड रखने की अवधि; यदि आपके कर सलाहकार ऐसा कहते हैं तो पूंजीगत परिसंपत्तियों या अचल संपत्ति के लिए इसे अधिक समय तक सुरक्षित रखा जा सकता है)। डाउनलोड करने पर आर्काइव किया गया दस्तावेज़ प्राप्त होता है।