भूमिकाएँ और अनुमतियाँ

यह किस बात पर निर्भर करता है कि आप स्क्रीन देख सकते हैं या नहीं, और वे दो चीजें जिनसे कोई भूमिका आपको बचा नहीं सकती।

पहुँच भूमिका के आधार पर होती है। भूमिका मॉड्यूल और क्रिया अनुमतियों का एक समूह है, जो प्रत्येक कंपनी के लिए आरक्षित होती है - प्रत्येक कंपनी का अपना भूमिका समूह और अपना प्रशासक होता है, और एक भूमिका केवल उसी कंपनी के भीतर के उपयोगकर्ता को सौंपी जा सकती है।

अनुमति वास्तव में क्या नियंत्रित करती है

• नेविगेशन। जिस मॉड्यूल तक आप नहीं पहुँच सकते, उसमें कोई टैब नहीं है; जिस स्क्रीन तक आप नहीं पहुँच सकते, उसमें कोई टाइल और कोई खोज परिणाम नहीं है।
• एपीआई। प्रत्येक एंडपॉइंट जांच करता है, इसलिए गेट उस मार्ग को रोक कर रखता है जिसके माध्यम से अनुरोध आया है - कंसोल, एक आयात, एक निर्धारित कार्य या ASK।
• रिपोर्टिंग। प्रत्येक क्यूब की प्रत्येक क्वेरी पर जाँच की जाती है, इसलिए रिपोर्ट उन डेटा तक पहुँचने का कोई अप्रत्यक्ष रास्ता नहीं है जिन्हें स्क्रीन सुरक्षित रखती हैं।

दो चीजें जो आपको किसी पद से नहीं मिल सकतीं

• कर्तव्यों का पृथक्करण। जहां प्लेटफॉर्म को दो लोगों की आवश्यकता होती है - उदाहरण के लिए, वेतन गणना और वेतन अनुमोदन - वहां दोनों भूमिकाएं निभाने से एक व्यक्ति एक ही समय में दोनों कार्य नहीं कर सकता।
• ऑडिट ट्रेल। साइन-इन और साइन-आउट तथा भूमिका परिवर्तन हमेशा रिकॉर्ड किए जाते हैं और इन्हें किसी के द्वारा भी, यहां तक कि प्रशासक द्वारा भी, बंद नहीं किया जा सकता है।

हर स्क्रीन को एक रोल पर रखा जा सकता है

जिस भूमिका को सभी क्रियाओं के लिए सेट नहीं किया गया है, वह केवल उन्हीं स्क्रीन को देख सकती है जिन्हें उसे अनुमति दी गई है। कंसोल में मौजूद हर स्क्रीन को अनुमति दी जा सकती है, जिसमें वे बोर्ड, वर्कबेंच और रिपोर्ट भी शामिल हैं जिनका अपना कोई रिकॉर्ड नहीं होता — जैसे OEE बोर्ड, MRP वर्कबेंच, सोर्सिंग पाइपलाइन, और सभी एनालिटिक्स रिपोर्ट। इन पर, केवल डिस्प्ले की अनुमति ही मायने रखती है, इसलिए बाकी तीन अनुमतियाँ नहीं दी जातीं। वे स्क्रीन जिन्हें केवल एक एडमिनिस्ट्रेटर ही खोल सकता है (उपयोगकर्ता, भूमिकाएँ, रनटाइम सेटिंग्स इत्यादि) ग्रिड में नहीं हैं, क्योंकि वहाँ अनुमति देने से कोई फर्क नहीं पड़ेगा।

प्रत्येक मॉड्यूल में एक डैशबोर्ड स्क्रीन भी होती है — मॉड्यूल के होम पेज पर इसके आंकड़े, अलर्ट और हाल की गतिविधियां दिखाई देती हैं। सीमित भूमिका वाले उपयोगकर्ताओं के लिए इसे डिस्प्ले पर टिक करें; मॉड्यूल में सभी कार्यों के लिए निर्धारित भूमिका वाले उपयोगकर्ता इसे पहले से ही देख सकते हैं।

किसी दस्तावेज़ की पंक्तियाँ दस्तावेज़ का ही हिस्सा होती हैं। सप्लाई चेन → स्ट्रेटेजिक सोर्सिंग के अंतर्गत प्रतिक्रियाएँ प्रदान करने पर प्रतिक्रिया की पंक्तियाँ भी साथ में जुड़ जाती हैं: इसके लिए कोई अलग से "प्रतिक्रिया पंक्तियाँ" अनुमति नहीं होती, और हेडर में बदलाव करने पर ही कोई पंक्ति जोड़ी या संपादित की जा सकती है।

प्रत्येक अनुमति किसी व्यक्ति को क्या करने की अनुमति देती है

प्रत्येक बटन जो कुछ बदलता है, वह स्क्रीन पर दी गई अनुमति के अनुसार कार्य करता है। रिकॉर्ड बनाना जोड़ना कहलाता है। किसी मौजूदा रिकॉर्ड में किया गया कोई भी कार्य — स्वीकृत करना, पोस्ट करना, प्राप्त करना, जारी करना, सबमिट करना, रद्द करना, उलट देना, उसकी पंक्तियों को संपादित करना — परिवर्तन कहलाता है। किसी रिकॉर्ड को हटाना हटाना कहलाता है। पढ़ना, रिपोर्ट चलाना या पूर्वावलोकन करना प्रदर्शन कहलाता है। केवल क्रय आदेशों पर प्रदर्शन की अनुमति प्राप्त भूमिका वाला व्यक्ति आदेश देख सकता है, लेकिन उसे स्वीकृत, प्राप्त या उसमें कोई पंक्ति जोड़ नहीं सकता; परिवर्तन की अनुमति वाली भूमिका वाला व्यक्ति ये सब कर सकता है।

रोल एडिटर प्रत्येक स्क्रीन की पंक्ति में यह स्पष्ट रूप से बताता है: "इनमें भी बदलाव करें: प्राप्त करें, अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करें, पंक्तियों को संपादित करें"। प्रत्येक बटन द्वारा मांगी गई अनुमति के लिए एक बॉक्स होता है जिस पर टिक करना होता है। किसी नामित व्यक्ति या भूमिका को भेजे गए अनुमोदन का निर्णय केवल वही व्यक्ति या भूमिका कर सकती है, और यदि कोई अनुमोदन नियम ऐसी भूमिका को भेजा जाता है जो अनुमोदन खोल नहीं सकती, तो उसे सहेजा नहीं जा सकता।

मॉड्यूल के बाहर भी यही बात लागू होती है: किसी दस्तावेज़ को संलग्न करना या हटाना, कस्टम फ़ील्ड मान, वर्गीकरण, कनेक्टेड ड्राइव, स्प्रेडशीट आयात, और किसी चालान या ऑर्डर को रद्द करना या उलटना, इन सभी के लिए उस स्क्रीन पर अनुमति मांगी जाती है जिससे वह रिकॉर्ड संबंधित है।

सैकड़ों उपयोगकर्ताओं में से एक उपयोगकर्ता को ढूंढना

प्लेटफ़ॉर्म → एक्सेस → उपयोगकर्ता में अन्य सभी सूचियों के समान खोज और शर्तें हैं: नाम का कुछ हिस्सा, ईमेल या भूमिका टाइप करें, या कोई शर्त जोड़ें (स्थिति अक्षम है, भूमिकाओं में वित्त शामिल है)। जिस नए उपयोगकर्ता का ईमेल पहले से ही लिया जा चुका है, उसे नए उपयोगकर्ता फ़ॉर्म में अस्वीकार कर दिया जाता है, जहाँ आप टाइप कर रहे हैं, न कि उसके पीछे वाली सूची में।

नौकरी ढूँढना

• प्लेटफ़ॉर्म → एक्सेस → रोल्स में किसी भी सूची की तरह एक खोज और फ़िल्टर बार होता है: किसी भूमिका के नाम, कोड या विवरण का कुछ हिस्सा टाइप करें, या उस मॉड्यूल का नाम टाइप करें जिससे वह जुड़ा हुआ है।
• उपयोगकर्ता सूची में, जहां किसी व्यक्ति के लिए भूमिकाओं पर निशान लगाया जाता है, 'भूमिका खोजें' विकल्प कंपनी में कई भूमिकाएं होने पर सूची को छोटा कर देता है।
• हस्ताक्षर सीमा के लिए भूमिका चुनने वाले पिकर्स को भी उसी तरह खोजा जा सकता है।

जिन लोगों ने भूमिका दिए जाने से पहले साइन इन किया था

यदि सिंगल साइन-ऑन नए उपयोगकर्ताओं के लिए साइन-इन बनाने के लिए सेट किया गया है, तो आपकी कंपनी डायरेक्टरी से बिना TRANXACT खाते के साइन-इन करने वाले व्यक्ति को केवल सहायता और समर्थन तक पहुँचने वाला एक खाता दिया जाता है। उपयोगकर्ता सूची में उन्हें "पहले साइन-इन पर बनाया गया" के रूप में चिह्नित किया जाता है। उपयोगकर्ता खोलें, उन्हें उनकी वास्तविक भूमिका दें, और यह उनकी अगली स्क्रीन पर लागू हो जाएगी। अपनी कंपनी डायरेक्टरी के माध्यम से पहली बार साइन इन करने का तरीका देखें।

रिपोर्ट मॉड्यूल से आगे नहीं पहुंच पाती हैं।

एक रिपोर्ट जो एक साथ कई मॉड्यूल पर आधारित होती है, वह केवल उसी व्यक्ति के लिए उपयोगी होती है जिसकी भूमिका वास्तव में उन मॉड्यूल तक पहुंच रखती है। वह व्यक्ति जो केवल सहायता और समर्थन खोलता है, या केवल किसी मॉड्यूल का डैशबोर्ड खोलता है, उसे इनमें से कोई भी मॉड्यूल दिखाई नहीं देता।

अन्य सभी स्क्रीन की तरह ही एक नई स्क्रीन प्रदान की जाती है।

आपूर्ति श्रृंखला के अंतर्गत स्थिर परिसंपत्ति विवरण, स्थिर परिसंपत्ति लेबल और दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति अलग-अलग प्रदान किए जाते हैं: परिसंपत्तियों की गिनती के लिए स्थिर परिसंपत्ति विवरण जोड़ा जाता है, लेबल मुद्रण के लिए स्थिर परिसंपत्ति लेबल जोड़ा जाता है, और सामग्री दस्तावेज़ देखने के लिए दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति का उपयोग किया जाता है। गोदाम के कर्मचारियों और परिसंपत्ति लेखाकार को उनकी कार्य-आवश्यकताएँ प्रदान की जाती हैं।

CRM → लीड संपर्क, प्रत्येक लीड से जुड़े व्यक्तियों की जानकारी, अन्य सभी स्क्रीन की तरह अलग से उपलब्ध होती है: संपर्क बनाने या आयात करने के लिए जोड़ें, संपादित करने के लिए बदलें, देखने के लिए प्रदर्शित करें, हटाने के लिए हटाएं। लीड प्रबंधन भूमिका के लिए आमतौर पर लीड और लीड संपर्क दोनों की आवश्यकता होती है।

किसी रिलीज़ में जोड़ी गई प्रत्येक स्क्रीन को प्लेटफ़ॉर्म → भूमिकाओं के अंतर्गत प्रत्येक भूमिका के लिए समान चार अनुमतियाँ दी जा सकती हैं: जोड़ना, बदलना, प्रदर्शित करना और हटाना। प्रमाणपत्र, प्रतिधारण नीतियाँ, प्रतिधारण रन और संग्रहीत रिकॉर्ड नवीनतम हैं। प्रशासक के अलावा, कोई भी व्यक्ति तब तक इन तक नहीं पहुँच सकता जब तक कि कोई भूमिका इसकी अनुमति न दे।

माइग्रेशन कॉकपिट और माइग्रेशन रेडीनेस को भूमिका के अनुसार भी प्रदान किया जा सकता है। कॉकपिट पर, 'जोड़ें' का अर्थ है एक्सट्रैक्ट अपलोड करना, 'हटाएँ' का अर्थ है किसी एक्सट्रैक्ट को हटाना या कटओवर को रीसेट करना, और बाकी सभी क्रियाएँ 'परिवर्तन' हैं। माइग्रेशन लीड और गो-लाइव रिव्यूअर भूमिकाएँ असाइन करने के लिए तैयार हैं। देखें किसी अन्य सिस्टम से आना → कौन क्या कर सकता है।

कुछ स्क्रीन पर, अनुमति का महत्व उसके नाम से कहीं अधिक होता है, क्योंकि इसके पीछे की कार्रवाई को पूर्ववत नहीं किया जा सकता। प्रतिधारण नीतियों पर, किसी रिकॉर्ड को हटाने या उसे सक्रिय करने के लिए डिलीट अनुमति की आवश्यकता होती है, न कि बदलाव की। हटाने की प्रक्रिया में रिकॉर्ड डिलीट हो जाते हैं, और रिकॉर्ड को एक-एक करके डिलीट करने की अनुमति ही हजारों रिकॉर्ड को डिलीट करने की अनुमति होनी चाहिए। पुराने डेटा को सुरक्षित रखने और हटाने के बारे में जानकारी देखें।

सितंबर के अंत में जोड़े गए कार्यों को भी बाकी कार्यों की तरह ही, उसी स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जाता है जिससे वे संबंधित हैं:

किसी और के रूप में लॉग इन करना

किसी समस्या की जांच कर रहा प्रशासक, किसी अन्य उपयोगकर्ता की पहचान का उपयोग करके यह देख सकता है कि वह क्या देख रहा है। इसके लिए दो स्वीकृतियों की आवश्यकता होती है, यह केवल पढ़ने योग्य है जब तक कि इसे स्पष्ट रूप से विस्तारित न किया जाए, इसके तहत की गई प्रत्येक कॉल को एक काल्पनिक पहचान के तहत की गई कॉल के रूप में रिकॉर्ड किया जाता है, और जिसकी पहचान का उपयोग किया गया है वह देख सकता है कि कॉल हुई है।

Since 20 October new shipped roles include Security administrator, Security & AI Governance Admin, Records & Legal Admin, Governance Auditor (read only), Benefits Administrator, GL Interface Administrator, Payroll Auditor (read only), Learning & Development Administrator, HR Auditor, HR Recruiter and EEO Officer. HR Auditor reads the HR screens — people, recruiting, time and leave, learning, skills, performance, benefits, expenses and records — but not payroll; Payroll Auditor reads payroll (runs, payslips, pay rates, tax, garnishments, the GL interface and parallel payroll). A company that wants both gives a person both roles. See HRIS/HCM capability map.