पुराने डेटा को रखना और हटाना

प्रतिधारण नीतियां: तैयार डेटा के पुराने और अछूते हो जाने पर उसे संग्रहित या हटा दें — कुछ भी भेजा नहीं गया, कुछ भी डिफ़ॉल्ट रूप से उपलब्ध नहीं है, और कुछ भी स्थानांतरित होने से पहले पूर्वावलोकन किया जाता है।

लॉग्स लगातार बढ़ते रहते हैं और बंद किए गए दस्तावेज़ जमा होते रहते हैं। प्लेटफ़ॉर्म → डेटा और दस्तावेज़ → डेटा रिटेंशन वह जगह है जहाँ कोई कंपनी यह तय करती है कि डेटा पुराना हो जाने और कोई उसका उपयोग न कर रहा हो तो उसका क्या होगा: उसे लाइव टेबल से आर्काइव कर दिया जाए या पूरी तरह से हटा दिया जाए।

कोई भी चीज़ भेजी नहीं जाती और कोई डिफ़ॉल्ट सेटिंग नहीं होती। बिना किसी नीति के, डेटा हमेशा के लिए सुरक्षित रखा जाता है। आपकी कंपनी को इनवॉइस या एक्सेस लॉग कितने समय तक रखना चाहिए, यह एक कानूनी सवाल है जिसका जवाब हर देश में अलग-अलग होता है, और किसी और द्वारा चुना गया डिफ़ॉल्ट विकल्प उनमें से अधिकांश के लिए गलत होगा।

नीति क्या कहती है

मैदान	यह क्या निर्णय लेता है
डेटा	केवल तैयार डेटा की सूची (नीचे) से चयनित एक प्रकार का डेटा।
संग्रहित करें या हटाएं	आर्काइव मोड में पंक्तियों को लाइव टेबल से बाहर ले जाया जाता है और उन्हें पठनीय और पुनर्स्थापित करने योग्य स्थिति में रखा जाता है। पर्ज मोड में उन्हें डिलीट कर दिया जाता है।
(वर्षों) से अधिक उम्र का	डेटा को तभी मान्य माना जाता है जब वह कम से कम इतने वर्ष पुराना हो।
(वर्षों) से इसमें कोई बदलाव या जोड़ नहीं किया गया है।	और केवल तभी जब इतने वर्षों में इसमें कुछ भी जोड़ा या बदला न गया हो। दोनों पूरे वर्ष हैं और दोनों आवश्यक हैं; यह इससे अधिक पुराना नहीं हो सकता।
दौड़ें	दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक।
पहली दौड़	यह वैकल्पिक है। खाली छोड़ने का मतलब है कि इसे चालू करने के बाद अगली जाँच की जाएगी।
अधिकतम (प्रति रन पंक्तियाँ)	एक बार में जो काम हो जाता है, बाकी अगले बार चलने तक इंतजार करते हैं। 50,000, जब तक आप इसे सेट न करें।
ऑन किया	एक पॉलिसी बनाई गई है जो बंद स्थिति में है। इसका पूर्वावलोकन करें, फिर इसे चालू करें।

"बदलाव" शब्द रिकॉर्ड की तारीखों और ऑडिट ट्रेल दोनों से पढ़ा जाता है। पांच साल पुराने बिल में अगर किसी ने पिछले महीने सुधार किया है, तो भी उसमें बदलाव हुआ है, भले ही उसकी तारीखों में ऐसा न लिखा हो।

क्या चुना जा सकता है

लॉग्स: ऑडिट लॉग, सिंगल साइन-ऑन प्रयास, समाप्त साइन-इन सत्र, एपीआई स्टूडियो कॉल लॉग, वेबहुक डिलीवरी, ईमेल आउटबॉक्स, एकीकरण इवेंट, वर्कफ़्लो, पाइपलाइन और बैच जॉब रन, एनालिटिक्स क्वेरी रन, रिपोर्ट रन, प्रिंटेड फॉर्म रन, ASK प्रश्न लॉग, प्रोसेस माइनिंग रन, समाप्त ध्यान आइटम, एआई एजेंट रन, IoT सिग्नल, रोगी रिकॉर्ड एक्सेस लॉग, और माइग्रेशन कॉकपिट द्वारा संग्रहीत लेगेसी हिस्ट्री।
बंद किए गए व्यावसायिक दस्तावेज़: बंद किए गए सपोर्ट टिकट, पूरी हो चुकी CRM गतिविधियाँ, समाप्त हो चुके, अस्वीकृत या परिवर्तित कोटेशन, बंद या रद्द किए गए बिक्री और खरीद ऑर्डर, और भुगतान किए गए या रद्द किए गए ग्राहक और आपूर्तिकर्ता चालान।

बहीखाता और उसके जर्नल जानबूझकर प्रस्तुत नहीं किए जाते हैं। बहीखाता वह रिकॉर्ड है जिसके आधार पर अन्य सभी मदों का मिलान किया जाता है; एक ट्रायल बैलेंस जो किसी रिटेंशन कार्य के चलने के कारण बदल जाता है, वह ऐसा ट्रायल बैलेंस नहीं है जिस पर कोई भी हस्ताक्षर कर सके।

क्या रखा जाता है, और रिकॉर्ड के साथ क्या जाता है

एक ऐसा रिकॉर्ड जिसे कोई और चीज़ संदर्भित करती है, उसे रखा जाता है और कारण के साथ गिना जाता है। एक बंद खरीद आदेश, जिसका उल्लेख अभी भी चालान में है, वहीं रहता है।
किसी रिकॉर्ड से संबंधित पंक्तियाँ उसी रिकॉर्ड के साथ रहती हैं: जैसे इनवॉइस की लाइनें, टिकट के संदेश। इन्हें रिकॉर्ड के साथ ही संग्रहित किया जाता है और रिकॉर्ड के साथ ही पुनर्स्थापित किया जाता है, इसलिए कोई भी रिकॉर्ड कभी अधूरा नहीं रहता।

पूर्वावलोकन, अभी चलाएँ और अनुसूची

पॉलिसी बनाएं। यह बंद स्थिति में सुरक्षित रहेगी।
प्रीव्यू बटन दबाएं। यह गणना करता है कि रन के दौरान क्या संग्रहीत या हटाया जाएगा, क्या रखा जाएगा और क्यों - और कुछ भी नहीं बदलता है।
जब पूर्वावलोकन में आपकी इच्छानुसार जानकारी दिखाई दे, तब नीति को चालू करें। एक बैकग्राउंड जॉब हर 15 मिनट में उन नीतियों की जाँच करता है जो लागू होने वाली हैं, और प्रत्येक नीति को उसके निर्धारित समय पर चलाता है।
Run now इसे तुरंत चलाता है, चाहे शेड्यूल कुछ भी कहे।

प्रत्येक रन, चाहे वह निर्धारित हो, मैन्युअल रूप से किया गया हो या पूर्वावलोकन के माध्यम से, रिटेंशन रन में दर्ज होता है: इसने क्या जांचा, इसने क्या संग्रहीत या हटाया, इसने क्या रखा और इसे किसने चलाया।

अभिलेख बनाना और रिकॉर्ड को वापस रखना

आर्काइव्ड रिकॉर्ड्स में उन रिकॉर्ड्स की सूची होती है जिन्हें आर्काइव रन के दौरान हटाया गया था, साथ ही उनसे संबंधित पंक्तियाँ भी। रिस्टोर करने पर रिकॉर्ड और उसकी पंक्तियाँ ठीक उसी स्थिति में वापस आ जाती हैं जैसी वे पहले थीं। यदि रिकॉर्ड से संबंधित कोई चीज़ अब मौजूद नहीं है — उदाहरण के लिए, उसके ग्राहक ने उसे हटा दिया है — तो रिस्टोर प्रक्रिया पूरी तरह से अस्वीकार कर दी जाती है, न कि ऐसे रिकॉर्ड को वापस लाने की कोशिश की जाती है जिसका कोई संदर्भ नहीं है।

हटाए गए रिकॉर्ड को पूर्ववत नहीं किया जा सकता। इसके पीछे कोई रीसायकल बिन नहीं है और इस स्क्रीन द्वारा समर्थित कोई बैकअप भी नहीं है। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो रिकॉर्ड को आर्काइव करें: आर्काइव किया गया रिकॉर्ड हर सूची और हर रिपोर्ट से हट जाता है, लेकिन फिर भी वापस आ सकता है।

कौन क्या कर सकता है

तक	आप की जरूरत है
किसी नीति का पूर्वावलोकन करें	प्रतिधारण नीतियों पर प्रदर्शित करें
संग्रह नीति चलाएँ	प्रतिधारण नीतियों में परिवर्तन
एक प्यूर्ज पॉलिसी चलाएं, या उसे चालू करें	प्रतिधारण नीतियों पर हटाएं
संग्रहीत रिकॉर्ड को पुनर्स्थापित करें	संग्रहीत अभिलेखों में परिवर्तन

किसी दस्तावेज़ को हटाने के लिए उसे बदलने की बजाय डिलीट करना ज़रूरी है, क्योंकि यही उसका काम है। जो व्यक्ति एक-एक करके इनवॉइस डिलीट नहीं कर सकता, उसे शेड्यूल में बदलाव करके दस हज़ार इनवॉइस डिलीट करने की सुविधा नहीं मिलनी चाहिए।

Since 20 October HR records can be retention targets, an archive can be purged after a number of years, and records under legal hold are always kept. See HR records: retention, legal hold, records exports and disciplinary actions.