स्प्रेडशीट आयात करना

किसी भी सूची स्क्रीन में एक्सेल, सीएसवी और पीडीएफ को शामिल करना - वह टेम्पलेट जो स्वयं को मैप करता है, कॉलम कैसे मेल खाते हैं, क्या जांचा जाता है, जब वही फाइल वापस आती है तो क्या होता है, और यह एपीआई के माध्यम से क्यों पोस्ट करता है।

प्लेटफ़ॉर्म की प्रत्येक सूची स्क्रीन आयात स्वीकार करती है। यह कुछ चुनिंदा तालिकाओं के लिए एक अलग माइग्रेशन टूल नहीं है; यह उसी स्क्रीन पर एक ड्रॉअर की तरह काम करता है जिसे आप पहले से देख रहे हैं, और यह उसी स्क्रीन के रिकॉर्ड में लोड हो जाता है।

1. जिस स्क्रीन पर रिकॉर्ड मौजूद हैं उसे खोलें और 'इंपोर्ट' चुनें।
2. .xlsx, .xls, .csv या .pdf फ़ाइल डालें। पुरानी .xls फ़ाइलें सीधे पढ़ी जाती हैं — उन्हें किसी और फॉर्मेट में सेव करने की आवश्यकता नहीं है।
3. कॉलम मैपिंग की जाँच करें। कॉलम को पहले नाम के आधार पर फ़ील्ड से मिलाया जाता है, और जो भी मेल नहीं खाता उसे ड्रॉपडाउन के रूप में दिखाया जाता है ताकि आप उसे सही फ़ील्ड पर निर्देशित कर सकें।
4. पूर्वावलोकन पढ़ें। इसमें पंक्ति दर पंक्ति दिखाया गया है कि क्या बनाया जाएगा, जिसमें छोड़ी जाने वाली पंक्तियों को पहले सूचीबद्ध किया गया है और प्रत्येक के बगल में कारण बताया गया है। यदि पंक्तियाँ पहले से मौजूद रिकॉर्ड से मेल खाती हैं, तो चुनें कि उनके साथ क्या होगा।
5. आयात। पंक्तियों को उन्हीं एपीआई के माध्यम से पोस्ट किया जाता है जिनका उपयोग स्क्रीन करती हैं, और अंतिम चरण में बताया जाता है कि कितनी पंक्तियाँ बनाई गईं, अपडेट की गईं या मर्ज की गईं, कितनी पंक्तियाँ वैसी ही रहीं, और किन पंक्तियों को आयात नहीं किया गया।
6. आयात शुरू होने पर शीर्ष पट्टी में चयनित कंपनी (और उसके बगल में चयनित इकाई) में प्रत्येक पंक्ति दर्ज होती है, आपकी मूल कंपनी में कभी नहीं। यदि आप उस कंपनी में काम नहीं कर सकते, तो पंक्तियों को अस्वीकार कर दिया जाता है, न कि कहीं और दर्ज किया जाता है।

एक टेम्पलेट जो स्वयं को मैप करता है

क्या आप बिल्कुल शुरुआत से शुरू कर रहे हैं? इंपोर्ट ड्रॉअर या लिस्ट के टूलबार से एक टेम्प्लेट डाउनलोड करें। यह एक CSV फ़ाइल है जिसमें एक ही पंक्ति है: इस स्क्रीन के कॉलम हेडिंग, कुछ भी डिलीट करने की ज़रूरत नहीं है। इसे भरें और वापस लाएँ, और हर कॉलम अपने आप मैप हो जाएगा; इंपोर्ट सीधे प्रीव्यू में चला जाएगा। बटन के नीचे ड्रॉअर में हर पंक्ति के लिए आवश्यक जानकारी दी गई है।

• "प्रत्येक पंक्ति की आवश्यकता" स्क्रीन के फॉर्म द्वारा आवश्यक के रूप में चिह्नित फ़ील्ड की गणना करती है, और प्लेटफ़ॉर्म द्वारा स्वयं भरी जाने वाली किसी भी चीज़ की नहीं, जैसे कि आपके कार्यस्थल से ली गई व्यावसायिक इकाई।
• आपकी कंपनी द्वारा नाम दिए गए अतिरिक्त फ़ील्ड भी टेम्पलेट में शामिल किए जाते हैं। बिना नाम वाले फ़ील्ड फ़ाइल में नहीं होते हैं, लेकिन कॉलम मैप करते समय अतिरिक्त फ़ील्ड के अंतर्गत उन्हें चुना जा सकता है।
• एक ऐसी स्क्रीन जिसके रिकॉर्ड केवल एक प्रक्रिया (जैसे पोस्टिंग या स्कैन) द्वारा ही बनाए जा सकते हैं, वह प्रत्येक फ़ाइल की प्रत्येक पंक्ति को अस्वीकार करने के बजाय आयात की सुविधा बिल्कुल भी नहीं देती है।

सिस्टम द्वारा दिए गए नंबर

कई स्क्रीन अपने रिकॉर्ड को एक नंबर रेंज से क्रमांकित करती हैं: उम्मीदवार को उसका उम्मीदवार नंबर मिलता है, और अनुरोध को उसका अनुरोध नंबर। ऐसी स्क्रीन पर, फ़ाइल में मौजूद वह कॉलम जिसमें ये नंबर होते हैं, उसे अलग रखा जाता है, आयात नहीं किया जाता, और मैपिंग इसका कारण बताती है: स्क्रीन प्रत्येक रिकॉर्ड को उस रेंज से अपना नंबर देती है। इसे कभी भी निकटतम फ़ील्ड में नहीं रखा जाता जहाँ यह नंबर आ सके। अपनी फ़ाइल में नंबरों को बनाए रखने के लिए, एक प्रशासक उस नंबर रेंज को इस तरह सेट कर सकता है कि उसमें नंबर दिया जा सके।

संदर्भ किसमें खोजा जाता है

किसी अन्य रिकॉर्ड की ओर इंगित करने वाला फ़ील्ड मैपिंग में यह बताता है कि उसे किसमें खोजा जा रहा है — उदाहरण के लिए, "कर्मचारी आईडी → कर्मचारी" — इसलिए आप देख सकते हैं कि संभावित संख्याओं का कॉलम वहाँ नहीं होना चाहिए। बिना किसी कोड वाला संदर्भ उसके स्वामी (सामग्री के विवरण में उसकी वस्तु) के माध्यम से पाया जाता है, और नाम से रखा गया संदर्भ नाम से ही खोजा जाता है।

उसी फ़ाइल को दोबारा आयात करना

किसी फ़ाइल को दूसरी बार अपलोड करने से हर रिकॉर्ड दोबारा बन जाता था। अब हर पंक्ति को पहले से मौजूद किसी रिकॉर्ड से मिलाया जाता है, और आप तय करते हैं कि मिलान होने पर क्या होगा।

• यदि यह फ़ाइल पहले भी इस स्क्रीन में आयात की गई थी, तो ड्रॉअर इसे पढ़ते ही बता देता है: कब, इसने कितने रिकॉर्ड बनाए और इसे किसने आयात किया।
• यदि फ़ाइल में रिकॉर्ड का नंबर मौजूद है, तो पंक्तियों का मिलान उसी नंबर के आधार पर किया जाता है; अन्यथा स्क्रीन पर मौजूद अद्वितीय कॉलमों के आधार पर; अन्यथा ईमेल, कोड या नाम के आधार पर; और यदि किसी व्यक्ति का कोई नंबर नहीं है, तो उसके पहले और अंतिम नाम के आधार पर। पूर्वावलोकन में "मिलान चालू करें" विकल्प दिखाता है कि कौन सा कॉलम चुना जा सकता है और आपको दूसरा कॉलम चुनने की सुविधा देता है — या "कुछ भी न चुनें", जिससे प्रत्येक पंक्ति नई हो जाती है।

पूर्वावलोकन किसी भी प्रक्रिया के शुरू होने से पहले ही उनकी गिनती करता है: इतने सारे नए, अपडेट किए गए, मर्ज किए गए और पहले से मौजूद, जिन्हें वैसे ही छोड़ दिया गया है। प्रत्येक पंक्ति को यह दर्शाने के लिए चिह्नित किया गया है कि वह क्या बनेगी।

पूर्वावलोकन किन चीज़ों की जाँच करता है

प्रत्येक मान का मूल्यांकन स्क्रीन के अनुसार किया जाता है: संख्या का अर्थ संख्या ही होना चाहिए, हाँ/ना वाले फ़ील्ड में हाँ या ना ही लिखा होना चाहिए, निश्चित सूची वाले फ़ील्ड में उसका एक मान होना चाहिए, संदर्भ में मौजूद रिकॉर्ड का नाम होना चाहिए, और कंपनी के पास पहले से मौजूद कोड — या फ़ाइल में दो बार मौजूद कोड — को चिह्नित किया जाता है। फिर पास होने वाली प्रत्येक पंक्ति का स्क्रीन के साथ मिलान किया जाता है और उसे वापस पहले जैसा कर दिया जाता है, ताकि कंपनी द्वारा जोड़ा गया कोई नियम या दो फ़ील्ड पर एक साथ की गई जाँच भी पकड़ी जा सके। बिना किसी त्रुटि के पूर्वावलोकन का अर्थ है बिना किसी अस्वीकृति के आयात।

बिना अनुमान लगाए जो सुधारा जा सकता है, उसे सुधार दिया जाता है, और पूर्वावलोकन में सही मान दिखाया जाता है: सूची में जहां “Wrap” लिखा है, वह wrap हो जाता है और “Corner Board” corner_board हो जाता है, “Yes” yes हो जाता है, “$1,250.00” और “30%” संख्याएँ बन जाते हैं, और किसी इकाई या वस्तु का कोड (EA, ITM-0042) वही रिकॉर्ड बन जाता है। UOM, Item, Active, Recyclable या Recycled Content % जैसी हेडिंग को मैन्युअल रूप से मैप किए बिना ही उसके फ़ील्ड से मिला दिया जाता है।

जिस मान को ठीक नहीं किया जा सकता, उसे उस फ़ील्ड द्वारा स्वीकार किए जाने वाले मान के साथ नाम दिया जाता है — उदाहरण के लिए, "सामग्री प्रकार 'कार्टन' वह नहीं है जिसे पैकेजिंग सामग्री स्वीकार करती है (डनेज, रैप, स्ट्रैपिंग, आदि)"। फ़ाइल को ठीक करें, या पंक्ति को छोड़ दें: आयात तैयार पंक्तियों को बनाता है और बाकी को छोड़ देता है, और आयात का रन प्रत्येक छोड़ी गई पंक्ति को उसकी पंक्ति संख्या और कारण के साथ रखता है। आयात विफल होने का कारण पूछे जाने पर, Ask उस रन को पढ़ता है और पंक्तियों को उद्धृत करता है।

यह एपीआई के माध्यम से क्यों जाता है?

आयात प्रक्रिया तालिकाओं में डेटा नहीं लिखती है। यह उन्हीं एंडपॉइंट्स को कॉल करती है जिन्हें कंसोल कॉल करता है, जिसका अर्थ है कि हाथ से टाइप किए गए रिकॉर्ड की सुरक्षा करने वाला प्रत्येक नियम स्प्रेडशीट में आए रिकॉर्ड की भी सुरक्षा करता है: जर्नल बैलेंस होना चाहिए, डुप्लिकेट आपूर्तिकर्ता चालान अस्वीकार कर दिया जाता है, लॉट-नियंत्रित आइटम को उसका लॉट नंबर चाहिए होता है, बंद अवधि पोस्टिंग को अस्वीकार कर देती है, और ऑडिट लॉग इसे रिकॉर्ड करता है।

पीडीएफ़

एक पीडीएफ फाइल में तालिकाओं को खोजा जाता है - जैसे आपूर्तिकर्ता का विवरण, बैंक सूची, मुद्रित रिपोर्ट। जो भी जानकारी मिलती है, उसे कुछ भी बनाने से पहले पुष्टि के लिए दिखाया जाता है, क्योंकि पीडीएफ से तालिकाओं को निकालना अनुमान पर आधारित होता है और अनुमानों की जांच की जानी चाहिए।

समूहीकृत दस्तावेज़

जहां किसी दस्तावेज़ में शीर्षक और पंक्तियाँ होती हैं, वहां स्प्रेडशीट में प्रत्येक पंक्ति के लिए एक पंक्ति होती है और एक कॉलम होता है जो बताता है कि पंक्ति किस दस्तावेज़ से संबंधित है। एक ही मान साझा करने वाली पंक्तियाँ कई पंक्तियों वाला एक दस्तावेज़ बन जाती हैं, न कि कई दस्तावेज़।

Ceipal या किसी अन्य आवेदक-ट्रैकिंग प्रणाली से प्राप्त लीड

Ceipal जैसे आवेदक-ट्रैकिंग सिस्टम अपने लीड्स को दो फाइलों के रूप में निर्यात करते हैं: लीड्स, जिनमें से प्रत्येक एक कंपनी का नाम होता है (वेबसाइट, उद्योग, राजस्व, SIC और NAICS कोड, कर्मचारियों की संख्या और स्थान, वित्तीय वर्ष की समाप्ति तिथि, पता, मालिक), और उन कंपनियों के संपर्क व्यक्ति (पहला और अंतिम नाम, ईमेल, मोबाइल, कार्यालय नंबर और एक्सटेंशन, पदनाम, पता)। दोनों फाइलें अपने मूल रूप में आयात हो जाती हैं, और प्रत्येक कॉलम का मिलान किया जाता है: CRM → लीड्स में "लीड का नाम" कंपनी का नाम होता है, और CRM → लीड संपर्क में यह उस लीड का नाम होता है जिससे प्रत्येक व्यक्ति संबंधित है।

1. सबसे पहले लीड्स फाइल को CRM → लीड्स में इंपोर्ट करें।
2. फिर CRM → लीड कॉन्टैक्ट्स में कॉन्टैक्ट्स फ़ाइल आयात करें। प्रत्येक कॉन्टैक्ट आपकी कंपनी में उसी नाम के लीड से जुड़ा होता है।
3. जिस संपर्क का लीड अभी तक मौजूद नहीं है, उसे लीड के नाम के साथ अस्वीकार कर दिया जाता है ("कोई लीड इस नाम से नहीं है ..."), इसलिए फाइलों को गलत तरीके से आयात करने से आपको यह पता चल जाता है, बजाय इसके कि लोग बिना किसी संपर्क के रह जाएं।

लीड में संपर्क व्यक्ति का पहला और अंतिम नाम अलग-अलग रखा जाता है, जैसा कि आवेदक-ट्रैकिंग सिस्टम में होता है, और पूरा नाम इन्हीं नामों से बनता है। जिस फ़ाइल में केवल एक "संपर्क नाम" कॉलम होता है, उसे अंतिम रिक्त स्थान पर विभाजित किया जाता है। लीड में किसी का नाम होना ज़रूरी नहीं है: जिस कंपनी का अभी तक कोई संपर्क नहीं है, वह भी लीड मानी जाती है। जब किसी लीड को खाते में बदला जाता है, तो उसका संपर्क व्यक्ति और लीड संपर्कों के अंतर्गत आने वाले सभी लोग खाते के संपर्क बन जाते हैं।

कनेक्टेड ड्राइव से, और निर्धारित समय सारिणी के अनुसार

फ़ाइल को आपके कंप्यूटर से डाउनलोड करने की आवश्यकता नहीं है। कोई भी सूची स्क्रीन कनेक्टेड ड्राइव से फ़ाइलें आयात कर सकती है, और इस प्रक्रिया को बैकग्राउंड में या निर्धारित समय पर चलाने के लिए सेट किया जा सकता है। इसी तरह, बैंक या आपूर्तिकर्ता द्वारा हर सुबह किसी फ़ोल्डर में डाली गई फ़ाइल बिना किसी के खोले ही रिकॉर्ड बन जाती है। कनेक्टेड ड्राइव देखें।

एक कॉलम में पूरा नाम लिखा होगा

आवेदकों, उम्मीदवारों, संपर्क व्यक्तियों और अन्य लोगों के नाम और उपनाम दोनों दर्ज किए जाते हैं, और दोनों आवश्यक हैं। एक फ़ाइल जिसमें केवल एक नाम कॉलम हो — आवेदक का नाम, पूरा नाम, छात्र का नाम — उसे भी आयात किया जा सकता है: कॉलम को पूरे नाम (जिसे पहले और अंतिम नाम में विभाजित किया गया है) से मिलाया जाता है, अंतिम शब्द उपनाम बन जाता है और उससे पहले के शब्द पहला नाम बन जाते हैं। "तन्वी पाटिल" को तन्वी और पाटिल के रूप में लिखा जाता है। पूर्वावलोकन में कुछ भी सहेजने से पहले प्रत्येक पंक्ति के लिए विभाजन दिखाया जाता है, और जिस फ़ाइल में पहले नाम और अंतिम नाम के अलग-अलग कॉलम होते हैं, वे वैसे ही रहते हैं।

आपकी कंपनी के अपने फ़ील्ड्स (जैसे NEET स्कोर, पसंदीदा कोर्स) को Platform → Customization → Custom Fields में उस स्क्रीन के लिए मौजूद होने पर उनके नाम या लेबल से मिलान किया जाता है। पहले फ़ील्ड्स जोड़ें, फिर इंपोर्ट करें।

Since 20 October a delimited text file (.txt, .tsv — comma, tab, semicolon or pipe; UTF-8, ANSI or Unicode) imports like a CSV, a Word document is refused as not a data file, and a file the inspection finds dangerous is refused. See Uploading Word and text documents, and importing delimited text files.