रिकॉर्ड बनाना

फॉर्म, आवश्यक फ़ील्ड, ड्रॉपडाउन विकल्प कहाँ से आते हैं, और किसी दस्तावेज़ को उसका नंबर कैसे मिलता है।

नए रिकॉर्ड स्वीकार करने वाली सूची के टूलबार पर एक प्राथमिक बटन होता है। खुलने पर एक फॉर्म दिखाई देता है: लेबल वाले फ़ील्ड, जिनमें आवश्यक फ़ील्ड चिह्नित होते हैं, और जहां लेबल से नियम स्पष्ट नहीं होता वहां संकेत दिए जाते हैं।

ड्रॉपडाउन में विकल्प कहाँ से आते हैं

जब आपको आवश्यक मान न मिले, तो इस अंतर को जानना महत्वपूर्ण है। कॉन्फ़िगरेशन मान का न मिलना प्रशासक का पाँच मिनट का कार्य है। लुकअप मान का न मिलना यह दर्शाता है कि जिस रिकॉर्ड की ओर यह इंगित करता है, वह अभी तक बनाया ही नहीं गया है।

एक फॉर्म के अंदर लाइन ग्रिड

हेडर और पंक्तियों से बने दस्तावेज़ों में क्रिएशन फॉर्म में ग्रिड होता है। पंक्तियाँ जोड़ें, प्रत्येक पंक्ति के लिए खाता या आइटम चुनें, और टाइप करते ही कुल योग अपडेट हो जाएगा। कोई भी जर्नल तब तक सेव नहीं होगा जब तक उसके डेबिट उसके क्रेडिट के बराबर न हों - यह जाँच पोस्टिंग सेवा में होती है, स्क्रीन पर नहीं, इसलिए जर्नल चाहे जैसे भी आया हो, उसमें बदलाव होता है।

दस्तावेज़ संख्या

चाहे आप संख्या टाइप करें या प्लेटफ़ॉर्म इसे आवंटित करे, यह प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार और प्रत्येक कंपनी के लिए कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करता है:

• सिस्टम द्वारा जनरेट किया गया — प्लेटफ़ॉर्म इसे नंबर देता है और आपके द्वारा दिए गए नंबर को स्वीकार नहीं करता है।
• मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया - यह संख्या फॉर्म पर एक अनिवार्य फ़ील्ड बन जाती है।
• या तो—आपके द्वारा दर्ज की गई संख्या ही जीतेगी; अन्यथा एक नई संख्या उत्पन्न होगी।

मास्टर डेटा मैन्युअल प्रविष्टि (आइटम, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, कर्मचारी, रोगी, संपत्ति, जीएल खाता) और सिस्टम द्वारा जनरेट किए गए लेनदेन डेटा के रूप में भेजा जाता है। इनमें से किसी को भी बदला जा सकता है। नंबर प्रत्येक कंपनी के लिए अद्वितीय होते हैं, वैश्विक स्तर पर नहीं — प्रत्येक कंपनी का पहला खरीद आदेश PO-000001 होता है।

रिकॉर्ड किस इकाई में आता है

नया रिकॉर्ड डिफ़ॉल्ट रूप से शीर्ष बार में चयनित व्यावसायिक इकाई से जुड़ जाता है, और रिकॉर्ड पर इकाई को संपादित किया जा सकता है। यदि आप अधिकांश समय एक ही इकाई में काम करते हैं, तो उसे अपनी प्राथमिकताओं में डिफ़ॉल्ट के रूप में सेट करें और प्रश्न का उत्तर देना बंद कर दें।