रिकॉर्ड बनाना

फॉर्म, आवश्यक फ़ील्ड, ड्रॉपडाउन विकल्प कहाँ से आते हैं, और किसी दस्तावेज़ को उसका नंबर कैसे मिलता है।

नए रिकॉर्ड स्वीकार करने वाली सूची के टूलबार पर एक प्राथमिक बटन होता है। खुलने पर एक फॉर्म दिखाई देता है: लेबल वाले फ़ील्ड, जिनमें आवश्यक फ़ील्ड चिह्नित होते हैं, और जहां लेबल से नियम स्पष्ट नहीं होता वहां संकेत दिए जाते हैं।

• किसी नए रिकॉर्ड में डिफ़ॉल्ट मान वाला फ़ील्ड शुरू से ही मौजूद होता है, इसलिए आप देख सकते हैं कि खाली फ़ील्ड किस रूप में सहेजा जाएगा (एक नया प्रशिक्षण पाठ्यक्रम स्व-गति से शुरू होता है, 1 घंटा) और सहेजने से पहले इसे बदल सकते हैं। किसी भी संपादन को कभी भी डिफ़ॉल्ट मान नहीं दिया जाता है।
• रिकॉर्ड के कोड और नाम से पहले और बाद में मौजूद रिक्त स्थान सहेजते समय हटा दिए जाते हैं, और यदि किसी अन्य रिकॉर्ड में पहले से ही कोई कोड मौजूद है, चाहे वह किसी भी अक्षर के केस में हो, तो फ़ील्ड और मान का नामकरण अस्वीकार कर दिया जाता है: "कोड QA-TC-02 वाला एक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम पहले से मौजूद है। कृपया कोई भिन्न कोड उपयोग करें।"
• पुष्टि में रिकॉर्ड का नाम दिया गया है: उसका दस्तावेज़ संख्या, या अन्यथा वह क्या है और उसका कोड ("प्रशिक्षण पाठ्यक्रम QA-TC-06 बनाया गया")।

वे पंक्तियाँ जो स्वयं भर जाती हैं

किसी मांग पत्र, खरीद आदेश, कोटेशन या बिक्री आदेश पर, किसी पंक्ति में आइटम का चयन करने पर उसकी इकाई और शुरुआती कीमत अपने आप भर जाती है: आइटम की स्टॉक इकाई, खरीद के लिए उसकी मानक लागत (या यदि कोई सूची लागत नहीं है तो सूची मूल्य), और बिक्री के लिए उसका सूची मूल्य। ये दोनों ही संपादन योग्य रहते हैं। आइटम बदलने पर ये भी बदल जाते हैं — जब तक कि आपने अपना स्वयं का मान दर्ज न किया हो, जो कि सुरक्षित रहता है।

ड्रॉपडाउन में विकल्प कहाँ से आते हैं

जब आपको आवश्यक मान न मिले, तो इस अंतर को जानना महत्वपूर्ण है। कॉन्फ़िगरेशन मान का न मिलना प्रशासक का पाँच मिनट का कार्य है। लुकअप मान का न मिलना यह दर्शाता है कि जिस रिकॉर्ड की ओर यह इंगित करता है, वह अभी तक बनाया ही नहीं गया है।

प्रत्येक ड्रॉपडाउन में केवल वही मान प्रदर्शित होते हैं जो रिकॉर्ड में वास्तव में मौजूद हो सकते हैं। सहेजने पर अस्वीकृत होने वाले विकल्प को शुरू से ही प्रदर्शित नहीं किया जाता है, इसलिए सूची से चयन करना हमेशा सुरक्षित होता है।

एक लंबी ड्रॉपडाउन सूची में खोज करना

आठ से अधिक विकल्पों वाले ड्रॉपडाउन को फॉर्म पर, कस्टम फ़ील्ड पर और फ़िल्टर बार के कॉलम चयनकर्ता में खोजा जा सकता है।

• टाइप करना शुरू करें और सूची आपके द्वारा टाइप किए गए शब्द से मेल खाने वाले विकल्पों तक सीमित हो जाएगी।
• ऊपर और नीचे तीर के निशान शेष विकल्पों में आगे-पीछे जाने के लिए होते हैं; एंटर दबाने से हाइलाइट किया गया विकल्प चुना जाता है; एस्केप दबाने से सूची में कोई बदलाव किए बिना सूची बंद हो जाती है।
• बॉक्स में मौजूद × का निशान विकल्प को रद्द कर देता है।

वे फ़ील्ड जो केवल तभी दिखाई देते हैं जब वे लागू होते हैं

कुछ फ़ील्ड का महत्व किसी अन्य फ़ील्ड के उत्तर देने के बाद ही पता चलता है, और वे तभी दिखाई देते हैं। जो जानकारी भरना आवश्यक नहीं है, वह फ़ॉर्म में नहीं है।

जब कोई मान गलत प्रारूप में हो

किसी फ़ील्ड में जो मान नहीं डाला जा सकता, उसका नाम फ़ील्ड और उस फ़ील्ड द्वारा लिए जाने वाले मान के साथ दिया जाता है — उदाहरण के लिए, "एप्लिकेशन: "APL-000015" यहाँ मान्य नहीं है — यह सूची से एक विकल्प लेता है" — और फ़ील्ड को फ़ॉर्म पर चिह्नित किया जाता है, ताकि आपको पता चल सके कि किस बॉक्स को सही करना है।

• ईमेल फ़ील्ड में एक पता लिया जाता है: "ईमेल एक मान्य ईमेल पता नहीं है। कृपया नाम@company.com जैसा कोई दूसरा पता दर्ज करें।"
• फ़ोन या मोबाइल फ़ील्ड में केवल फ़ोन नंबर ही लिया जाता है: अंक, +, रिक्त स्थान, - ( ) अक्षर, / और एक एक्सटेंशन।
• एक फ़ील्ड जो किसी अन्य रिकॉर्ड की ओर इशारा करती है, जैसे कि किसी नए ऑफ़र पर 'आवेदन', एक पिक लिस्ट है: रिकॉर्ड का नंबर टाइप करने के बजाय उसे चुनें।

एक फॉर्म के अंदर लाइन ग्रिड

हेडर और पंक्तियों से बने दस्तावेज़ों में क्रिएशन फॉर्म में ग्रिड होता है। पंक्तियाँ जोड़ें, प्रत्येक पंक्ति के लिए खाता या आइटम चुनें, और टाइप करते ही कुल योग अपडेट हो जाएगा। कोई भी जर्नल तब तक सेव नहीं होगा जब तक उसके डेबिट उसके क्रेडिट के बराबर न हों - यह जाँच पोस्टिंग सेवा में होती है, स्क्रीन पर नहीं, इसलिए जर्नल चाहे जैसे भी आया हो, उसमें बदलाव होता है।

किसी क्षेत्र को क्या करना होगा

फॉर्म और लाइन ग्रिड पर मौजूद हर संख्या और तारीख की जाँच नियमों के एक ही सेट के अनुसार की जाती है। यह जाँच ब्राउज़र में टाइप करते समय और सर्वर पर सेव करते समय दोबारा की जाती है, इसलिए नियम चाहे किसी भी रूप में आए, लागू होता है - चाहे वह कंसोल से आए, इंपोर्ट से, ASK से या प्रकाशित API से। जो फ़ील्ड नियम का उल्लंघन करती है, वह लाल रंग में दिखाई देती है और उसके नीचे नियम लिखा होता है। जब तक नियम को ठीक नहीं किया जाता, फॉर्म सेव नहीं होगा।

वे आंकड़े जो प्रकृति से ही चिह्नबद्ध होते हैं — जैसे कि जर्नल राशियाँ, शेष राशियाँ, भिन्नताएँ, स्टॉक समायोजन, पुनर्मूल्यांकन, तापमान — अपना चिह्न बरकरार रखते हैं। डेटाबेस में इनमें से सबसे महत्वपूर्ण नियम भी मौजूद होते हैं, इसलिए यदि कोई मान स्क्रीन से आगे निकल भी जाता है, तो उसे भी अस्वीकार कर दिया जाएगा, और इसके लिए प्रतिबंध के नाम के बजाय वही सरल वाक्य लिखा जाएगा।

आपके द्वारा ऊपर चुने गए विकल्प के आधार पर विकल्पों को सीमित कर दिया गया है।

एक ड्रॉपडाउन जो किसी अन्य फ़ील्ड पर निर्भर करता है, केवल उसी से संबंधित जानकारी दिखाता है। किसी मांग पत्र पर स्थान चुनें और 'वेयरहाउस में डिलीवरी करें' विकल्प चुनने पर केवल उसी स्थान के वेयरहाउस सूचीबद्ध होते हैं; वेयरहाउस चुनें और 'बिन' विकल्प में केवल उसके बिन सूचीबद्ध होते हैं। पहले वेयरहाउस चुनें और स्थान अपने आप भर जाएगा। स्थान बदलने पर, जो वेयरहाउस मौजूद नहीं है, वह हट जाएगा, इसलिए किसी रिकॉर्ड में ऐसा कोई संयोजन नहीं हो सकता जो संगठन के पास न हो।

• संगठन श्रृंखला: कंपनी → व्यावसायिक इकाई → स्थान → गोदाम → बिन, मांग पत्रों, खरीद आदेशों, कोटेशन, बिक्री आदेशों, डिलीवरी, माल की आवाजाही, चक्र गणना और गोदाम स्क्रीन पर।
• लागत और लाभ केंद्र, स्थान और गोदाम रिकॉर्ड की अपनी कंपनी और व्यावसायिक इकाई से संबंधित होते हैं। यदि कोई लागत केंद्र किसी अन्य इकाई से संबंधित है — जैसे कि विश्वविद्यालय के दस्तावेज़ में अस्पताल का — तो उसे अस्वीकार कर दिया जाता है, और दोनों इकाइयों का नाम भी दिया जाता है। अवरुद्ध या बंद लागत केंद्र को भी अस्वीकार कर दिया जाता है।
• चयनित ग्राहक से संपर्क; चयनित आपूर्तिकर्ता से आपूर्तिकर्ता साइट, खरीद आदेश या अनुबंध; चयनित रोगी से मुलाकात या देखभाल योजना; चयनित ग्राहक से कार्य आदेश; चयनित परियोजना से कार्य पैकेज; चयनित वस्तु से रूटिंग या सामग्री का बिल।
• लाइन ग्रिड पर, किसी लाइन का गोदाम या बिन उसके ऊपर मौजूद दस्तावेज़ द्वारा संकुचित हो जाता है।
• यदि ऊपर दिए गए विकल्प से कुछ भी मेल नहीं खाता है, तो फ़ील्ड खाली सूची दिखाने के बजाय यह बात स्पष्ट रूप से बता देता है।

सर्वर प्रत्येक सेव पर एक ही परीक्षण लागू करता है, चाहे रिकॉर्ड किसी भी स्क्रीन, आयात या एकीकरण के माध्यम से आया हो, और कंपनियों या व्यावसायिक इकाइयों को जोड़ने वाले किसी भी संयोजन को अस्वीकार कर देता है।

अन्य अभिलेखों पर निर्भर सीमाएँ

कुछ नियमों का आकलन केवल प्रपत्र देखकर नहीं किया जा सकता, क्योंकि वे पहले से हो चुकी घटनाओं पर निर्भर करते हैं। इनकी जाँच सेव करते समय, पोस्ट करते समय या स्वीकृत करते समय की जाती है, और अस्वीकृति में सीमा और उसके उल्लंघन की मात्रा बताई जाती है।

दस्तावेज़ संख्या

चाहे आप संख्या टाइप करें या प्लेटफ़ॉर्म इसे आवंटित करे, यह प्रत्येक दस्तावेज़ प्रकार और प्रत्येक कंपनी के लिए कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करता है:

• सिस्टम द्वारा जनरेट किया गया — प्लेटफ़ॉर्म इसे नंबर देता है और आपके द्वारा दिए गए नंबर को स्वीकार नहीं करता है।
• मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया - यह संख्या फॉर्म पर एक अनिवार्य फ़ील्ड बन जाती है।
• या तो—आपके द्वारा दर्ज की गई संख्या ही जीतेगी; अन्यथा एक नई संख्या उत्पन्न होगी।

मास्टर डेटा मैन्युअल प्रविष्टि (आइटम, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक, कर्मचारी, रोगी, संपत्ति, जीएल खाता) और सिस्टम द्वारा जनरेट किए गए लेनदेन डेटा के रूप में भेजा जाता है। इनमें से किसी को भी बदला जा सकता है। नंबर प्रत्येक कंपनी के लिए अद्वितीय होते हैं, वैश्विक स्तर पर नहीं — प्रत्येक कंपनी का पहला खरीद आदेश PO-000001 होता है।

यह फ़ॉर्म कंपनी की अपनी सेटिंग का पालन करता है। जहाँ रेंज सिस्टम द्वारा जनरेट की जाती है, वहाँ नंबर फ़ील्ड नहीं पूछा जाता: यह रीड-ओनली के रूप में दिखाया जाता है, 'सेव करने पर असाइन किया गया' लिखा होता है, और सेव करते समय अपने आप भर जाता है। जहाँ इसे मैन्युअल रूप से दर्ज किया जाता है, वहाँ यह फ़ील्ड अनिवार्य है। जहाँ यह दोनों में से कोई भी हो, वहाँ यह फ़ील्ड वैकल्पिक है और खाली फ़ील्ड को नंबर दिया जाता है। जिस कंपनी के पास किसी दस्तावेज़ के लिए अभी तक कोई रेंज नहीं है, उसे उस दस्तावेज़ को पहली बार नंबर देने पर एक रेंज दी जाती है, जो उसकी मूल कंपनी (या किसी अन्य कंपनी) से कॉपी की जाती है और उसका काउंटर 1 पर सेट होता है।

रिकॉर्ड किस इकाई में आता है

नया रिकॉर्ड डिफ़ॉल्ट रूप से शीर्ष बार में चयनित व्यावसायिक इकाई से जुड़ जाता है, और रिकॉर्ड पर इकाई को संपादित किया जा सकता है। यदि आप अधिकांश समय एक ही इकाई में काम करते हैं, तो उसे अपनी प्राथमिकताओं में डिफ़ॉल्ट के रूप में सेट करें और प्रश्न का उत्तर देना बंद कर दें।