दस्तावेज़, शीर्षक और पंक्ति मद

एक लेनदेन संबंधी दस्तावेज़ कैसे तैयार किया जाता है, इसके योग हमेशा इसकी पंक्तियों से मेल क्यों खाते हैं, और पंक्तियों में परिवर्तन कब बंद हो जाता है।

प्रत्येक लेनदेन संबंधी दस्तावेज़ एक विवरण पृष्ठ पर खुलता है: ऊपर एक शीर्षक सारांश, नीचे आइटमों की सूची में मौजूद विवरण अनुभाग। शीर्षक को उसी पृष्ठ से संपादित किया जा सकता है - यही वह पृष्ठ है जहाँ आप दस्तावेज़ को पढ़ने और उसमें मौजूद त्रुटियों को देखने के बाद मौजूद होते हैं।

रेखाएँ एक ग्रिड होती हैं, पिंड नहीं।

लाइनें एक ग्रिड में दर्ज की जाती हैं: ड्रॉपडाउन से आइटम या जीएल खाता चुनें, मात्रा टाइप करें और कुल योग देखें। जिन दस्तावेज़ों के शीर्षक और लाइनें एक साथ लिखी जाती हैं — जैसे कि जर्नल, मांग पत्र, खरीद आदेश, आपूर्तिकर्ता चालान, अवसर — उनमें निर्माण फॉर्म के अंदर वही ग्रिड होता है, इसलिए दस्तावेज़ एक ही बार में तैयार हो जाता है, न कि खाली बनाकर बाद में भरा जाता है।

एपीआई में दो नियम लागू किए गए हैं, न कि केवल स्क्रीन पर।

• हेडर के योगफल निकाले जाते हैं। किसी पंक्ति को जोड़ने, बदलने या हटाने से हेडर का उप-योग, कर और कुल योगफल उसी डेटाबेस लेनदेन में पुनर्गणना हो जाता है। हेडर की पंक्तियाँ कभी भी भिन्न नहीं हो सकतीं, चाहे परिवर्तन किसी भी तरीके से हुआ हो।
• दस्तावेज़ के साथ ही लाइनें स्थिर हो जाती हैं। एक बार इनवॉइस पोस्ट हो जाने, परचेज़ ऑर्डर प्राप्त हो जाने, वर्क ऑर्डर पूरा हो जाने या बिल बन जाने के बाद, उनकी लाइनें केवल पढ़ने योग्य हो जाती हैं — क्योंकि इन स्थितियों में पहले ही जर्नल एंट्री और स्टॉक मूवमेंट हो चुके होते हैं। इसी कारण से, वित्तीय अवधि समाप्त होने पर भी लाइनें स्थिर हो जाती हैं।