दस्तावेज़, शीर्षक और पंक्ति मद

एक लेनदेन संबंधी दस्तावेज़ कैसे तैयार किया जाता है, इसके योग हमेशा इसकी पंक्तियों से मेल क्यों खाते हैं, और पंक्तियों में परिवर्तन कब बंद हो जाता है।

प्रत्येक लेनदेन संबंधी दस्तावेज़ एक विवरण पृष्ठ पर खुलता है: ऊपर एक शीर्षक सारांश, नीचे आइटमों की सूची में मौजूद विवरण अनुभाग। शीर्षक को उसी पृष्ठ से संपादित किया जा सकता है - यही वह पृष्ठ है जहाँ आप दस्तावेज़ को पढ़ने और उसमें मौजूद त्रुटियों को देखने के बाद मौजूद होते हैं।

रेखाएँ एक ग्रिड होती हैं, पिंड नहीं।

लाइनें एक ग्रिड में दर्ज की जाती हैं: ड्रॉपडाउन से आइटम या जीएल खाता चुनें, मात्रा टाइप करें और कुल योग देखें। जिन दस्तावेज़ों के शीर्षक और लाइनें एक साथ लिखी जाती हैं — जैसे कि जर्नल, मांग पत्र, खरीद आदेश, आपूर्तिकर्ता चालान, अवसर — उनमें निर्माण फॉर्म के अंदर वही ग्रिड होता है, इसलिए दस्तावेज़ एक ही बार में तैयार हो जाता है, न कि खाली बनाकर बाद में भरा जाता है।

एपीआई में दो नियम लागू किए गए हैं, न कि केवल स्क्रीन पर।

• हेडर के योगफल निकाले जाते हैं। किसी पंक्ति को जोड़ने, बदलने या हटाने से हेडर का उप-योग, कर और कुल योगफल उसी डेटाबेस लेनदेन में पुनर्गणना हो जाता है। हेडर की पंक्तियाँ कभी भी भिन्न नहीं हो सकतीं, चाहे परिवर्तन किसी भी तरीके से हुआ हो।
• Lines freeze with the document. Once an invoice is posted, a purchase order received, a work order completed or an encounter billed, its lines are read-only — those states have already produced journal entries and stock movements. They freeze with a closed fiscal period too, for the same reason. A partly delivered sales order is the exception: it still takes new lines, and only the lines delivered, invoiced, on a delivery or on a drop-ship purchase order are Frozen — Copy beside one starts a new line from it.

हेडर पर संपादन करें

एक बार सेल्स ऑर्डर जैसे दस्तावेज़ बन जाने के बाद, इसका अधिकांश भाग इसे बनाने वाली प्रक्रिया द्वारा निर्धारित हो चुका होता है। रिकॉर्ड के शीर्ष पर स्थित एडिट विकल्प केवल कुछ ही विवरण बदलने की अनुमति देता है - जैसे सेल्स ऑर्डर पर अनुरोधित तिथि, ग्राहक का पीओ, शिप-टू, स्थान, वेयरहाउस और नोट्स।

• इन फ़ील्ड्स के ऊपर, एडिट फ़ॉर्म रिकॉर्ड का विवरण - उसका नंबर, ग्राहक, आइटम, तारीख, मुद्रा - टेक्स्ट के रूप में दिखाता है, ताकि आप देख सकें कि आप किस दस्तावेज़ को बदल रहे हैं, भले ही बदलने योग्य सभी फ़ील्ड अभी भी खाली हों।
• वे विवरण पढ़ने के लिए उपलब्ध हैं। उनमें से कुछ भी बदला नहीं जा सकता या सेव फ़ाइल के साथ वापस नहीं भेजा जा सकता।
• फॉर्म में लिखा है कि हेडर के नीचे की पंक्तियों में बदलाव किया गया है। मात्रा बदलने या कोई आइटम जोड़ने के लिए, एडिट विंडो बंद करें और लाइन ग्रिड का उपयोग करें।